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标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]

作者: 办公室业务 时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

! O" U5 g/ W% V( ~7 T' Fmso-font-kerning:0pt">2012 0 f, C9 ^4 V$ s* d/ o, ^font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

4 M! C6 M9 I: ~; c8 J# J* r3 n. X font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容1 p9 E9 x6 V/ \0 T& c/ [color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

; S+ t+ C/ F2 dmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。; Q& q4 B( U6 E9 l color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

$ e8 _: A$ L4 } t1 i& n, {) a0 nmso-font-kerning:0pt">1. # }5 u8 u5 {3 g# M6 K4 k2 e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

' I# P/ e+ y7 R+ r Y% C7 ~% m( c! s9 w mso-font-kerning:0pt">2. , ~1 j9 j% Z. `' _& a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm，版心高度297mm37mm-35mm=225mm，版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

& a9 h( A( I2 Y0 N4 i9 v# A; n mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。' o7 B2 p$ a, y* ecolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

' {) e i9 i0 A5 s0 [1 W: E mso-font-kerning:0pt">1. % X' l. S+ w4 z/ y# ]% e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值）都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

% d" G/ @$ ~: Vmso-font-kerning:0pt">2. ( D; O3 v8 F a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

5 D; N1 R$ h; u* ?7 ? mso-font-kerning:0pt">3. 5 l A' W6 S' j' A5 Z' s 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

0 @4 F# \/ t8 u( x" l5 _ font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; 5 |, M: a: `, o2 hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。% a6 I* X5 S1 P& Z( }0 H: X3 \ mso-font-kerning:0pt">

, e. b P! }9 W3 Q- _ mso-font-kerning:0pt">1. 4 b2 u- l6 B- C1 f( U/ A9 J- [ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

. [% i, R* j% l" T/ Ymso-font-kerning:0pt">2. & } R s) p( o 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”，用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

1 a& F `) C2 Jmso-font-kerning:0pt">3. % U; |! E; A6 p0 b$ u 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

: ?- v! f9 \3 U1 G4 u+ Q9 f mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。: |# U3 G' t8 X5 q# t2 ~6 g color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

4 N" m0 o: u1 ]6 Q1 q. R) k, |: _ mso-font-kerning:0pt">1. - `5 @' U! N9 o4 ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

0 _0 d" q0 ^# E9 ]# _/ a mso-font-kerning:0pt">2. ; C/ V4 p5 p+ E" E! k0 [' i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

% C3 x* N1 o% f8 x0 u4 X0 T8 d mso-font-kerning:0pt">3. + Q& G# i! o1 _! V) L 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”，线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

& m4 U6 {. n) u" P+ }/ a! o+ Omso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。' Z0 K6 K2 f' U3 `. W4 @ color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

' a8 r% g$ t& ~( _. e; k! N1 ~ y mso-font-kerning:0pt">

- ~/ b7 m1 F4 z( [4 G 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

+ A/ Z; a% z, q, V$ pfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考& c( r( g2 m- _* `3 M! o. T color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

! H! m, l) P) ?7 q" V12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: & e6 o$ G$ f4 R: ]* K0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

/ B9 I% Q: Z! {/ Y: Ucolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ( z% z; G( l2 n0 _& Mcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: AR-SA">）

作者: tshli 时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

作者: yqczqcz 时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！

作者: zhongsm520 时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用

作者: zhongsm520 时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用

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