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标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]
作者: 办公室业务    时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

1 p* G2 h! r3 V# Y mso-font-kerning:0pt">2012 : B$ _- ^7 Z3 W2 ^0 g8 vfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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3 i& f7 y0 z2 G* I( Tfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容7 w, z5 j$ R5 o& j; ] color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

* D9 m$ P1 }. h& k& ~. K3 q! m: c8 l" }- }! f' n$ A5 [

+ N7 n" @4 ]. D. l9 l9 [mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。' m( L- k9 ^. Z4 v) H$ Hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

" Y) v8 V6 ^4 ` + {5 K1 K# T9 F% n5 i2 @

- T0 ]: J1 q- \. W* u( J: Amso-font-kerning:0pt">1. ; m/ u+ f- C# }$ C宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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, W) e: ?+ ~( I. S% ?, O2 u" `1 u mso-font-kerning:0pt">2. & U/ b# g# r5 J) F1 W宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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0 p7 J. L" H/ ]0 t- B# ? mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。3 N$ C) ~/ w2 b U1 pcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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8 A& {7 N1 s% z' T" \& G( x$ H mso-font-kerning:0pt">1. / e* y3 Q2 U6 X宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

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/ Q; R3 P; W& p# W/ R. @2 ? ` mso-font-kerning:0pt">2. & v0 ]( ~& X9 q9 x9 a. J4 X 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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4 p: @7 b& A! f5 W# _mso-font-kerning:0pt">3. - _' l! N6 \1 @/ |! {9 `* X宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

0 J+ M4 x ^2 g5 S: U# T4 t: M. C 3 g+ k* L; |- Y1 V1 S: N& {* a4 `

% \% x, O) F4 O: gfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;) \# L! o1 ]1 _. ~! Q color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。9 i" x' A$ ]6 {% V# l mso-font-kerning:0pt">

4 s, g6 j# Z: y* T4 w" p - N+ T2 F% A+ ~% x: W

- V b6 y! I; x, S1 |; _0 l% E. | mso-font-kerning:0pt">1. " T4 x$ c+ y# o% ~- ?1 j$ m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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0 U- {8 Y' A2 V" `; _ mso-font-kerning:0pt">2. 1 ]2 |" o0 ?: x/ D 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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8 }; F8 t6 }$ P. d7 y8 T# B mso-font-kerning:0pt">3. 8 N3 U" P- k0 h, e T 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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% ^6 j1 Q9 b0 g$ l) O" b* i mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。9 X0 I' O8 @) b9 m. E& t color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

9 z1 [& N- I2 k# [2 f c+ e$ Y# D4 c" x; a- U

$ C8 k# Y1 H$ o mso-font-kerning:0pt">1. 8 R: i. W6 z! y- M: [ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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4 I6 s! \# [. H8 J/ j1 ` mso-font-kerning:0pt">2. 4 |8 z/ o, _2 M4 p 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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6 `% V6 n3 B( k# Tmso-font-kerning:0pt">3. $ ~: D3 f# m3 x; r 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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! s. d$ B+ [# a7 Y6 o9 @mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。# B K4 A' o h+ k8 t0 i9 ]9 t color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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9 U# ]2 o1 {9 ^8 Bmso-font-kerning:0pt">

4 A% K3 r: o) z 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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8 x- A2 d* C4 hfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考& G7 S u. Y# B Q# u color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

8 ]: y( M" ]: {. f u) U9 r 5 j2 J- ?4 d4 W7 w( B

9 U% ]) P+ }" Q3 l- K7 N12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: , r* [( A$ ~3 ?# n0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

) r H* ?( Y2 J. j) B5 g# Z7 C' ]2 v: J, y4 P' |1 [ 5 T8 ?2 @" d4 J+ x* H color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:1 M; Z$ ~9 i, Y4 [" x AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 9 s* n- R2 h+ e" x5 j color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: 5 G/ q4 C W m# E1 u7 aAR-SA">）

作者: tshli    时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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作者: yqczqcz    时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用



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