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标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]
作者: 办公室业务    时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

' P: b- Y5 \- r* cmso-font-kerning:0pt">2012 / @7 J; w% B+ v3 n font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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+ ?5 J+ B" V1 }. @font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容6 n' O2 M1 W# }# |2 X- |7 ~ color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

, N3 d5 s1 L$ U6 g4 i6 I , F" d4 o2 l S( v

; M, P% [3 V# K# U mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。( ^+ |" s7 n$ ?! D4 H0 {' \7 v1 Ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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3 N; ]3 E( E& Y. N mso-font-kerning:0pt">1. 2 W" B1 u L0 j, {" }! x5 Y$ o 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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1 z) }0 I# W' I0 z2 b! Imso-font-kerning:0pt">2. , P0 _* b. V5 {! V# a; J. q/ x 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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- x. y9 m, b% w( L- Hmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。) m1 f" `6 {7 C$ Mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

) }- h) i9 f) A2 ^; G2 e2 e( ^8 W0 T. E1 z: W

2 ^: g* w! \2 p( smso-font-kerning:0pt">1. 0 f B$ [- k1 g& _ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

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" z7 Z0 ]9 f# n- w; n8 }mso-font-kerning:0pt">2. ) h, z o5 r+ p- t% _宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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$ r! n( a, p1 W; s% \ mso-font-kerning:0pt">3. ; l- \- I6 h, A- f* J4 a# i* Y 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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1 R: H- f' T9 J/ R font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; 6 L# f* K1 H: a% J4 dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。3 @8 h+ b7 s+ Y# }mso-font-kerning:0pt">

! e8 }! J# I1 Y3 V2 V3 r ~0 K) I7 a. N* `

1 c" c) {8 `5 {# M0 C: R9 o& X2 Z* emso-font-kerning:0pt">1. : f" z a1 ?4 z* X6 I 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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+ V/ Q+ F% _, Imso-font-kerning:0pt">2. & G$ y5 f( t# g+ U! B4 g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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: J3 t! {/ L' B, F. \% ~mso-font-kerning:0pt">3. ( }8 D5 a0 i* |# l' T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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, T2 A$ m* o: K; j8 _mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。' k' x) W( Z [color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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9 M" Z5 x9 l9 w: P6 M. G) C mso-font-kerning:0pt">1. . q3 R( F* s- b1 y$ f, `4 m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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& u# z# ?) o q4 h$ S! X1 g mso-font-kerning:0pt">2. 5 R4 p: W" a: r0 q! ~- X1 s 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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! z) X! X/ W$ v# C6 X7 D mso-font-kerning:0pt">3. % ]9 o; d; g$ e* T1 G/ F0 \' O 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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- B9 h! a/ G9 Pmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。& @- t3 y! Q' O7 A( N$ `( y& \color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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3 m P: @! @2 w& \8 l mso-font-kerning:0pt">

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1 u% [4 x' s. Mfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考. ^# V" j2 ?* S color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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2 m% u- _8 @5 m( z: f3 P 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: " [+ }: {* V' b0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

; ^4 S' W* G# |1 w3 A; x% L$ U # F# m3 t, {7 x* u5 V2 a, M& r: [! Q; A Y9 p9 x- a: qcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:% a, M! z* F/ T! A6 y" [ AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 % X. U% |$ a; i2 c* z0 z color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:9 @) s% q I% ~$ M- @ AR-SA">）

作者: tshli    时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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作者: yqczqcz    时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用



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