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标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]
作者: 办公室业务    时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

* {9 [- k$ _ B. w. Kmso-font-kerning:0pt">2012 9 \# G: _. [5 T% F. C) e' rfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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2 y+ \: _/ e! u$ M) G( Y font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容$ s6 g% `1 k0 x7 S" z( B- W% @ color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

, B, Q2 j0 g' B% [' U8 o1 u4 t7 |3 K2 S

- U! @6 S6 ^0 }( d0 n& s6 M9 i mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。& @" o; E( |% O) P9 b% }7 m color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

2 c9 m" \8 J+ _: E & Q- t! V6 ?9 R9 V; O9 L' f, @

, j& Y% ]5 s% p7 ]mso-font-kerning:0pt">1. , s& z* n# B- o2 ?# _- [7 x 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

2 T! r; g$ [0 a# j- U) }7 B: }; f% s* ^. K1 {8 B- p1 t9 n) O( F

, K% Y( L( b [* w mso-font-kerning:0pt">2. 7 H5 T' C, r5 n5 Z+ W; L$ J 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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, q H& a; m) T4 P% ? mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。4 A4 d4 H6 M" t" {, ~& n+ F color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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$ ^/ A1 \7 t6 Hmso-font-kerning:0pt">1. & o; p* B5 u5 X X# I宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

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" }3 }4 X% W3 Tmso-font-kerning:0pt">2. : W J# ^* A1 D" x# r 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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- [4 P6 F2 i3 p( O1 E8 A6 K- \2 Omso-font-kerning:0pt">3. " D) z. h3 J) d+ p: W/ G5 R" ` 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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5 S! F1 F" p3 [7 x! U' L! J$ tfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; - O; o! y; m) X+ b6 S0 Y% Bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。/ o1 K7 _4 n- t" E$ O mso-font-kerning:0pt">

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9 h* [( Z: Y$ {1 _* z, x mso-font-kerning:0pt">1. & w1 P* {2 |. ^3 h4 B 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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" ]% a# w% K7 T# |; o/ p mso-font-kerning:0pt">2. , O; _) |; |5 `( v宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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5 Y9 m- J! g* j8 U* o mso-font-kerning:0pt">3.  N' k- X4 T% i# e4 k0 _ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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$ ~9 {$ u% l$ z6 t2 _2 P mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。% [% r- B8 p& H8 L color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

& P9 W) t( |; d5 l& B$ l' y- E2 I- u

- a8 n- N& Z6 P9 m mso-font-kerning:0pt">1. 6 v5 B" R( h2 b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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& m1 J% I$ U3 j3 c/ X% @" o% a mso-font-kerning:0pt">2. $ Q% e2 \+ ]6 U: C0 n8 C 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

8 T* ^$ q+ b9 g , I2 }. G7 v# J- ?) Z! Z( {

. f$ {( y. \* D$ v/ M2 Z mso-font-kerning:0pt">3. ! }$ q3 Q& b1 |2 E: B y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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6 E: Q5 Z+ q( P9 L/ w& Y' t mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。 R) C" [( X' U1 o) c" ^5 e7 A color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

5 A% `7 V- ?3 T% t7 M+ s 3 \' t1 z0 l/ T" U I* s

; Z: L* v, h5 b/ {2 V: ?mso-font-kerning:0pt">

0 x7 T, C6 t8 a0 H# \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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# L8 b' W. ~5 }3 Kfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考7 v& B6 ]+ Q: n F, t3 T% T, lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

; b. Q" o }6 m& V: d) O) [+ X a7 j* s& r {

( l) |( k3 i+ }) {# U- O9 Z0 ]% \ 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: ^* B0 U" `3 X/ g# ?. O0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

) E9 D; e5 h2 D/ Z. ]* v. X* R; T$ u, U1 ^. W8 f+ d0 Y 7 W5 D# Q) x5 f$ I$ K3 Kcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: X9 a; P j1 [9 ] F2 D AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 $ m- Z2 v6 }0 @- ~/ a& E color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: + r. b% J5 j9 C; f3 XAR-SA">）

作者: tshli    时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。& q3 v* P! ~& ?& l9 G
作者: yqczqcz    时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用



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