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标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]
作者: 办公室业务    时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

( {0 F+ t) _8 q4 d' C, }1 g mso-font-kerning:0pt">2012 9 N/ z& B( B' X# Lfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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; x9 ^, F- l' r/ _: bfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容$ Z5 i# [+ X& q7 x+ } color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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9 k+ T* w& }4 t ?: t" E* l/ z) q4 t/ emso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。% |/ s" P0 |! n/ H$ O* lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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8 E, D5 z; ~: `" X2 N+ ymso-font-kerning:0pt">1. - C7 J7 S3 k8 n. `( M& z 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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* h! O: o# H, X' s; ]1 V& g% Nmso-font-kerning:0pt">2. 2 p7 [' z. Q, w宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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, P: b" a. U/ smso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。, N, v: {6 _% M* i: ^- i1 y color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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0 `) o- ~ V% _+ T- C3 n3 T* a mso-font-kerning:0pt">1. ; ?, e1 T0 |5 d4 |7 N5 p" X 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

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" z8 } y4 ^: C, N mso-font-kerning:0pt">2. ; S. F% R3 D9 c1 e# S+ e0 u1 t宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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& P+ U4 P [8 m# s/ v4 ~" U5 J mso-font-kerning:0pt">3. / U1 F* f: s3 v9 F G宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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4 v! Y* e2 C/ ^7 T- r3 H/ |+ y font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;# ?. d4 u0 M$ C& c color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。" ~+ z2 I5 D5 zmso-font-kerning:0pt">

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8 ^! _9 q% c$ j" t, r/ q5 } mso-font-kerning:0pt">1. - B" \; ]( ` u) U5 B% }: Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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* ~ d- |' B3 Y, K, B2 imso-font-kerning:0pt">2. 9 y: d: N7 T; E& p6 m/ j. r) o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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$ V) A; P% F4 N4 Q3 \( K mso-font-kerning:0pt">3. ( b9 i( A: q: Z8 o+ o# H1 P' u( a 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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1 s, P1 G2 r4 J! d8 B2 f3 O6 V5 {mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。% @2 C; Z' y8 }" y' V6 Kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

( o6 b. u. X1 H9 u2 H' M8 D- _ 1 E0 C& V& [9 T; Z4 D

4 d1 M1 [. }, o mso-font-kerning:0pt">1. ) n B; D3 S2 U- P1 y. f' y( w6 g9 n宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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+ A( R$ t0 V9 {mso-font-kerning:0pt">2. ) D. a5 n6 K+ }1 R: z; k 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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, r' F! s9 q" ^, h5 Vmso-font-kerning:0pt">3.  f1 }0 Z4 k) ^, B% x' L2 p1 g7 d 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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3 }: ^9 c2 c! u8 x3 smso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。3 f. @, c# B C color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

3 v- A& j* Q& e" D g5 A1 w9 i 3 R! }" `& ?" n

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8 x G, ], D- J; z 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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9 W0 S# ^/ s9 n! n' A/ N1 O font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考3 s2 o5 L# X. h: o color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

; o# U# Q' X: E9 i 8 N8 s3 d' [7 n. R1 f' P

" t8 p3 J5 D! r7 T# T. m12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: ' { R1 P7 ]' z, {0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

; M( c- B- s% f2 ]/ K5 H* X3 p; q9 w7 }5 I* i: y6 \8 z: r * g' e0 K$ ?! z: ~9 @0 p color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:, K4 _- j% J6 Z. w3 `# [+ U AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 # G5 `( M) G; h/ Q/ a0 _color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:. A: m4 z4 u2 y2 B# w AR-SA">）

作者: tshli    时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。% T2 r" r% F2 \! H
作者: yqczqcz    时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用



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