谈谈公文处理与写作 - 老秘网_材夜思范文

本文系本人给几个参加公务员考试的同学的讲稿，有不对的地方请批评指正。

各位同学：

下面由我来给大家讲一下公文处理与写作。在正式讲之前我先普及一下三个理念，就是我们申论考试中如果涉及公文写作要遵守的东西，第一个是坚持入戏原则，我们在答题时要注意自己是一种准公务员的身份，不是学生，你在审题的时候就相当于你在实践中是在聆听领导的指示；第二个是要掌握套路，因为公文写作有固定的模式，这是基础，当然要写好光有套路还远远是不够的；第三个是要关心社会，因为公文是一种因为公务活动产生的文书，是为了解决实际问题用的，所以对社会的各种现象必须通过上网看报予以密切关注，这样子你的答题才不会脱离实际。

下面正式开始，前面我说了学习公文，首先要掌握套路。现在网上有一句流行语，就是自古深情留不住，唯有套路得人心，这说的是我们要多点真情，少点套路。其实套路是前人经验的总结，是一种模板，是有可取之处的。今天我要讲的主要就是公文写作的套路。

我讲的内容总的来说主要分为形式和内容两大块。关于这两部分的关系，我打个比方，你学会开车以后，上路了，你必须知道的是交通规则，什么时候转弯，什么是单行线，这个就是公文的形式，你会不会写公文，主要是下面第一部分；那么内容呢，就是你开车的水平，如果你老是急刹车，经常被扣分，耗油也很高，那么你的开车水平就还有很大的提升空间，主要是下面的第二、三部分，就是你公文写得好不好。

公文公文，就是公务文书，就是因为公务活动而产生的应用文，这就和私人的文书区别开来了。所谓党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。具有权威性、针对性、规范性和时效性等特点。

一般而言，公文有狭义广义之分，狭义上的公文就是法定公文，根据2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》主要有通知、决定、批复、请示、报告等15种广义上的公文，还包括诸如领导讲话、计划总结、实施方案等等，我今天主要交流的是法定公文。

第一部分 谈谈公文的基础知识

在公文的基础知识这一部分，我主要分为四个小点来讲，分别是公文的种类、公文的组成、行文的规则和公文的管理这么四点。

下面开始第一点，就是公文的种类

现在我们法定公文写作依据的是《党政机关公文处理工作条例》，它把公文种类分为15类，分别是命令（令）、决议、公告、议案、通告、公报、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。这里注意下前面6种我们使用频率不高以外，后面9种使用频率还是比较高的，使用频率最高的是“通知”。我逐项作简要分析：

一、命令（令），适用于依照有关法律、行政法规发布规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员，具有很强的权威性、指挥性和强制性。命令（令）属下行文，一般无主送、抄送。

这里我先说一下公文按照来源划分为上行文（报给上级）、下行文（发给下级）、平行文（同级或不相隶属机关之间使用）。

二、决议，适用于会议讨论通过的重大决策事项。一般无主送和抄送。一般由党的组织使用而行政机关不使用。

三、议案，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

四、公报，适用于公布重要决定或者重大事项。如《中国共产党第十八届中央委员会第六次全体会议公报》是2016年10月27日中国共产党第十八届中央委员会第六次全体会议通过。

五、公告，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。党政机关应当依照有关法律、法规、规章向国内外公布税收规范性文件和其他重要税收事项。公告应当公开发布，无主送、抄送。

六、通告，适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事务性事项。通告面向社会并具有一定的约束力，可采用张贴或媒体刊播的形式公布，无主送、抄送。

注意通告与公告的区别，一是从使用上看，公告主要是国家行政机关使用，通告则各级机关、人民团体和企事业单位都可以使用；二是从发布内容看，公告用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”，侧重于法定性；通告的内容是“在一定范围内应当遵守或周知的事项”，侧重于事务性；三是从公布范围看，公告面向国内外发布，范围广泛；通告只是面向“一定范围内的”的有关单位和人员。四是从实效性上看，公告长期使用，通告则具有明显的时间性，一般不反复适用。

七、决定，适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项，一般可以分为奖惩性的决定、指挥性的决定、法规定的决定等几种，具有行文的权威性、内容的严肃性、表述的准确性、态度的坚决性。决定属下行文。关于表彰性命令与表彰性决定的区别，前者的层次和级别要高。

八、意见，是一项或一类工作的指导性文件，一般由较高级别机关制发，适用于对重要问题提出见解和处理办法，用以指导下级机关执行的文件，政策性、操作性强，写作要求比较高。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。意见的主体一般分为四个部分：形势分析、总体要求任务目标基本原则、重点工作、保障措施。缺项一般不能成为一个完整的意见。

九、通知，适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免干部。通知一般分为指示性通知（用于上级机关指示下级机关如何开展工作）、发布性通知（用于发布行政规章制度及党内规章制度）和转发性通知（用于转发上级机关、同级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行，注意不得转发下级机关的公文）、事务性通知（用于处理日常工作中带事务性的事情，如召开会议、布置工作等情况）和知照性通知（用于转达要求各有关方面周知的事项，只需要知晓而不要求直接执行，如机构成立、调整、合并、撤销，人事任免，启用新印章，更改电话，更正文件差错等情况）。这里注意下，上级转发下级的通知，叫批转，使用批转性通知，不能叫转发。通知主要是上级机关对下级机关行文时使用，属下行文；向有关单位知照某些事项时（如告知机构变更和召开会议等），也可作平行文使用。

十、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。通报属下行文。通报的具体写法我后面会详细讲的，这是主要说个概况。

通报与决定的区别：一是规格不同，表彰性决定，有法规、规章条例为依据的奖励事项或者是在某些地方行业系统内具有较大的影响力，作出了明显的贡献的用决定；表彰性通报，一般性的典型、对一些具体工作用；批评时，对严重违章违纪人员进行降职、撤职、开除或其他处分用决定，对违章违纪人员未采取组织、行政处分手段也就是有过错但是危害有限，影响不大的，主要目的是为了警惕时用通报；二是行文目的不同。决定是指导性公文，行文目的是告知事项。通报是知照性公文，其行文目的是让人们了解情况，交流信息、提高认识，侧重于宣传教育。三是写作要求不同：决定，行文简单，文字简洁，不作展开。通报则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩，根据需要陈述事实，分析意义，作出评价，使人了解情况受到教育。

十一、报告，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问。报告根据内容分为综合性报告和专题性报告。报告属上行文。报告的具体写法我后面会详细讲的，这是主要说个概况。

十二、请示，适用于向上级机关请求指示、批准。请示一般分为政策性请示、问题性请示和事务性请示。请示属上行文。请示的具体写法我后面会详细讲的。

请示与报告的区别：其实很好区别，我打个比方，可能不是很恰当，比如我们男同志都比较喜欢打麻将，家庭地位比较高的，今天要出去打麻将了，向老婆说一下，我去打麻将了，这就是报告，报告有事前事中事后都可以。家庭地位比较低的，我今天晚上打算去打麻将，你同意吗，需要批准，这就是请示。区别：一是行文目的不同。报告用于汇报工作、反映情况；请示用于请求上级指示、批准。如《×××关于XXX的请示/报告》，如果这件事情是需要上级批准则应使用“请示”，如果只是备案上级知悉即可则应使用“报告”。二是行文时间不同。报告可以事前，事中，也可以事后；请示必然在事前行文。三是文种性质不同。报告具有单向性，不需要上级回文批复，所以报告中不要夹带请示事项；请示具有双向性，上级一定要回文批复。四是行文范围不同，请示是一事一请，报告则可以一文多事。五是行文的重心不同，请示说理多比较多，就是说服上级你为什么要批准我做，报告叙事多，我把情况详细告诉你。

十三、批复，适用于答复下级机关请示事项。批复一般分为政策性批复、问题性批复和事务性批复。批复属下行文。上级机关批复下级机关的请示时，必须明确表态，若予否定，应写明理由。批复一般只送请示单位，若批复的事项需有关单位执行或者周知，可抄送有关单位。批复与请示是一一对应的，没有请示就没有批复。

十四、函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函分为商洽函、询问函、请求批准函、答复函、告知函。函属平行文，有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请求批准相关事项（在现实工作中往往使用“请示”比较多）。函的具体写法我后面会详细讲的，这是主要说个概况。

十五、纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项。如以县级党委政府为例，会议纪要有县委常委会会议纪要、县政府常务工作会议纪要、县长办公会议纪要等。对一个部门来说，经常有党委会会议纪要、局长办公会会议纪要和局领导专题会议纪要。

第二点，公文的格式

法定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、承办部门名称、印发部门名称和印发日期、页码等组成。具体可以按照版头、主体、版记三部分来看：

一、版头，即首页红色分隔线以上的部分，一般包括发文机关标识、发文字号（必须有）；份号、密级、保密期限、紧急程度和签发人（可能有）

1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。密级和保密期限一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，标注为“密级★保密期限”。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。这里注意一下绝密级文件保管期限一般不超过30年，机密级别一般不超过20年，秘密级别一般不超过10年。

3.紧急程度。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急公文中的“特急”是指：内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。“加急”是指：内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。“特急”适用于2日内要办的紧急事项；“加急”适用于4日内要办的较急事项；“平急”适用于6日内要办的稍缓事项。这些都是专业术语，不能改为“很急”、“特别急”等。

4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。实践中一般使用全称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。需要同时标注联合发文机关名称的，一般应使主办机关名称在前。

5.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”标注；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时，使用主办机关的发文字号。这里有个地方我强调一下，如果你在拟定公文过程中，要引用某个公文，如果是第一次必须将公文标题、文号都要引用全，不能只引用文号，这是为了将完整的信息告诉别人，第二次的时候可以直接引用文号。比如财政部的一种文号——财税〔2016〕113号

6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。下行文和平行文是不需要标注签发人的。如果是联合行文，往往如有多个签发人，需要都写上（如国税地税每年的税收宣传月活动都使用联合发文）。

二、主体，一般包括大标题、主送单位、正文、落款、成文日期（必须有）、附件、附注（此件发至县团级）（可能有）

7.标题。由发文机关、发文事由（公文的主要内容）和文种（13种）组成，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法律、法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题常见的病例比如《关于XXX的补充说明》、《关于机构改革中有关问题的解释》等，这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为《关于印发XXX补充说明的通知》、《关于印发机构改革中有关问题解释的通知》，这是属于生造文种。

还有公文标题中滥用标点符号的情况比较普遍，主要是滥用顿号、引号和书名号。常见的病例如：《××市地方税务局关于加强房产税、土地使用税征收管理的通知》；《××市地方税务局关于印发<税收科研工作考评办法>的通知》。前者的顿号应当删掉，或改用空格断开；后者的《税收科研工作考评办法》不属于法规、规章或规范性文件范畴，不能加书名号。

8.主送机关。即公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。在主送和抄送中，一般使用全称。

9.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层 “一、”；第二层“（一）”；第三层“1.”；第四层 “（1）”。

10.附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐。正文标题中已经标明所印发、转发的公文标题或主要内容的，文末不再将所印发或转发的公文列为附件。例如《宁海县科技局关于印发档案管理办法的通知》，这个“档案管理办法”就是文件的主要内容，不将这个作为附件。

11.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置。

12.成文日期。对其确定一般依这样的标准进行：会议通过的公文，以会议通过的日期为准；领导人签发的公文，以签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；法规体公文以批准日期为准；注意要使用阿拉伯数字，比如2016年8月7日，不能使用二〇一六年八月七日。

13.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附注内容各条之间用逗号分隔。信息公开选项作为附注，注意依申请公开和不予公开的选项。其中，主动公开，如人事任免，一般选择主动公开，则必须在20个工作日内在网站等载体上公开；不予公开：涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密、个人秘密的公文（报上级机关请示和报告、部门之间征求意见和答复的公文视为工作秘密。

三、版记，主要包括印发机关、承办部门名称、印发日期（必须有）、抄送机关（可能有）

14.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同级机关之间一般按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派等次序排列。

15.承办部门、印发部门和印发日期。

第三点，行文规则

总的来说，行文关系是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。一般可分为相互隶属关系即上下级，平行关系，不相隶属关系。根据公文的来源划分，一般分为下行文、上行文和平行文。平行文我这里再强调一下是同级机关使用和不相隶属机关使用。如宁波市财政局与宁海县人民政府。级别高的机关对级别低的机关，都可以使用下行文，这是错误的。

一、行文总的规则

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。但是因为特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故等）必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关（下级机关反映其直接上级机关和领导人问题的除外）。上级机关批复越级上报的请示时，也应当抄送被越过的机关。越级行文一般有这么几种情况：一是发生战争、自然灾害和突发事件，逐级上报会延误时机，造成损失；二是对直接上级机关进行检举、控告的问题。

二、向上级机关行文规则

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。是否抄送要看实际情况。

2..请示必须在事前，应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。正文末应当有请示语，在公文附注处注明联系人的姓名和电话。

3.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

三、向下级机关行文规则

1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

3.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。

第四点，公文的管理

我这里说的公文管理主要包括公文拟制、发文、收文、归档这么四个部分。区别一下公文处理的概念，公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文拟制包括公文起草、公文审核、公文签发等程序。

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括复核、编号、校对、印制、用印、登记、封发等程序

收文办理包括签收（纸质公文签字表示收到）、登记（文书）、审核（对下级机关的来文还需要审核）、拟办（办公室领导）、批办（局领导提出办理意见）、承办（具体部门办理）、传阅（阅知性的公文及时传阅）、催办（办公室还要催办）、答复（办理结果答复给来文单位）等程序。

第二部分，谈谈几种常见公文的写作

刘勰《文心雕龙·总术》篇中说：“文场笔苑，有术有门”，他认为文章写作是有技巧、有门路的。我也觉得任何一项工作都有自身的规律，机关公文起草同样不例外。这里我主要讲讲几种常见法定公文和非法定公文的写作要点。最后大家再一起做个道题。

从总的来说，你要起草一份公文，主要是四步走：第一步你要明确关系，我们是什么关系，上下级还是平级，还是不相隶属机关；第二步，你要明确文种，关系明确后你就要确定公文的文种，就是我前面的15种法定公文中选择一种，是通知还是通报，是请示还是报告；第三步你要明确主题，就是你想做什么事情解决什么问题，也就是中心内容，第四步，你要拟定框架，主体分为哪几个部分，每个部分打算写什么内容，确定后就可以进入起草环节了。

下面我就几种常见的公文谈点看法。关于法定公文部分，我主要讲讲通知、通报、通告、请示、报告和函的写作；关于非法定公文部分，我主要讲讲“方案”和“工作计划”这种使用频率比较高的，方案和工作计划一般是作为通知的正文使用比较多。

一、通知的写作要点

1.通知的概念：通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。

2.通知的写法：以指示性通知为例，标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

3.案件简析（略）

二、通报的写作要点

1.通报的概念：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况，主要分为表扬性通报、批评性通报、情况通报。一是表彰性通报用于表彰先进事迹和先进人物。二是批评性通报用于批评某种严重错误或带有不良风气行为。三是情况通报用于相关部门之间传达重要精神或重要情况，沟通信息，以促进工作顺利开展。

2.通报的写法：表彰性、批评性通报，主要写清楚三部分内容：第一层：摆出通报事实；第二层：针对通报事实作出评价，作出表彰或处理的决定；第三层：发出号召或提出要求。当然各种通报具体是有所区别的。

三、收集资料。任何公文都是在某一时期、某一阶段、某一情况下产生的。作为执笔人，如果平时不注重搜集资料，不了解单位情况、本系统情况，不可能写出高水平的公文。要知道事情（情况）的来龙去脉，要知道典型的做法、措施、典型的事实和数据。否则，连基本情况都不清楚，动起笔来就很痛苦，就像是女人生孩子，时间没到，非要生，往往是要难产的。

四、定好框架。要根据实际，拟定框架，总共写几个部分，每个部分主要写什么内容，标题怎么拟、开头怎么写、结尾怎么收等等，自己心中要有数，并且要用严密的思维搭建一环套一环的文章框架，相互之间要符合逻辑要求。由于机关法定公文，有比较固定的模式，所以结构也相对比较固定。

五、修改定稿。修改要注意从立意、政策、观点、结构、表达、选材、格式等方面入手，争取使公文成为一篇美文。

我的讲课主要就这些，讲得有点啰嗦了，不当之处，请大家多多批评指正！关于公文处理与写作有关问题欢迎多交流！谢谢大家！