老秘网_材夜思范文
标题: 负分公文5宗罪 [打印本页]
作者: 二猫 时间: 2017-4-7 10:00
标题: 负分公文5宗罪
众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。
/ n2 ^# H/ W& ?" q& ?& @' Z% m( T1 g9 ~8 w
5 i' y% w8 [! K/ h
- L, j) N# L" F! \& ^( I' e' {6 c
d4 r0 L7 P6 M
" f& i( e! S# L" e+ y
一、会议记录3要素
% F- F! W3 K" j: a- d
- ` E. T9 S# C1 f5 l `
1、准备工作细致到位（前期）
, s' H% O4 P1 p4 g) Z) L5 ^. \
8 r' k' ~9 `/ J7 a3 ~) g: q( v5 } 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
9 r% S$ e. }+ C4 v/ c3 K' W; R
0 D4 ?: V. {) N; e1 a
决议等做到心中有数。
! P0 c& r+ v, u
8 h8 s6 F8 X$ Q0 {4 K% l
现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
) g$ J+ z% c+ G% x4 } R
8 W# }8 k) N7 C0 E 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。
: M4 ~* G% H/ u2 z- a0 N2 I% w& F
2 y7 B: F, A' a+ |% B7 h
2、记录完整真实
1 q1 D4 s% U, K/ z$ P9 @6 W7 ], e* I
完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
- [* d. ?7 r; [1 n
$ [" d3 S/ F9 p/ G 1 R! ^7 w. ?! \$ B8 y) N) O% u
真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
' I7 K' n+ w# W4 R
/ Q3 y% t. I+ b- L7 F 3、整理准确及时
6 r9 T4 O# y8 k2 ?) j) X5 P* N8 N! k: y& ~. ] B
9 C; r: t) \) B* G2 T5 ^- F: }" a
会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
: W: O# u/ S4 N
4 m" E8 o1 E! e* a Y
一是对记录内容查漏补缺；
( z: O& x7 s! t2 x
6 V. ?2 |" O/ Q& U7 I
) r& ?8 t) @1 _, ]* u二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；
2 y( l3 l8 P$ \' Q- R3 _
3 n0 y ]- H; L Q - v; _, A9 U# ~& R4 o" ~
三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
1 | g0 `& N" L' H8 u( L5 I& I0 H% @) G" D. W4 k V
/ M7 \4 h; O5 v! b' n- d1 O' `
4 I8 B3 B: G# Y. R二、电子邮件4提示
9 Y( u0 Z! F5 T: C8 W
4 q+ g( g+ M* w; x' l$ y 1、信箱名称
0 e/ v) S2 d- w( {/ m. M2 A' G) C5 a0 K0 G: L! K# G; S+ [
: n3 [+ k9 I9 S0 ~5 u首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
) F" a3 X" }8 Y8 B) @ ~. \
7 z0 J0 v' B1 s8 W- `) n
: Y- X1 _; x7 h; a' |3 T
% b- ^ p% H% i- `9 _/ N# ?2、邮件标题
- f, \4 ^3 h5 x- `' B
- c( ^* M, h$ P: r 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
; W! x3 M W; M3 v% _" @; W$ d9 [. V- u# B
i; |( [- @! X3 B( I- g- k8 t6 J% F
" h) N V# E. E- |! p% y
3、邮件正文
3 {( Z0 A X8 s4 E( J# W4 s5 T# B0 r3 {1 V4 g, X) ~
$ f5 ~/ b6 I, J* {" J: c7 `邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
% V$ J% }/ a5 b2 J! |" Q9 g
7 [. l5 d7 c6 X8 s8 b0 E% Q
9 e% u( d+ f; I- e! Q- B
行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。
5 F2 }8 ^. Y5 H. C6 {1 ^# V; m! X, I- ?9 T# I
. }& \, J" t' M ~8 Z2 ~" i9 I+ F/ r! f- B
4、邮件附件
% T2 P0 L. }) S& l: y, }( J9 O# O7 L- e
2 w3 v4 M2 |% `- H! J名称清晰规范，注意反复核查。
7 ]6 w2 Q) A4 N' D2 n6 z/ d0 i
( x& O5 P+ s S! R; } + d4 P% |3 M! V E
注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
4 B# p, m% n+ z7 K/ A Y; Y
1 W$ @" \. I. v! @
5 T1 \/ g1 ~+ |0 m提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
* ~; s4 @% O2 S8 w0 F3 G- K n7 }1 P- w* b! L1 i
- o5 T% O2 t1 V6 R9 l* G q9 f9 j
* _: U! o! u! N( ~( k1 u W) `( n
- ^1 W. w6 Z! ~, \1 _7 T
, r. Z% J3 Q+ t5 _) _
三、负分公文5宗罪
5 Q0 ~0 }2 d; e. e' Z6 n# p( h8 |( H8 g
& h" F/ @- \) W$ O! n
6 u" |9 a! U, W
9 v" _- s2 A, f9 I$ H7 [' U
3 Y+ [: ]- ? E2 z5 e! {$ M
为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
7 F) V5 Q7 r6 i7 _) ~6 ^8 p1 o
: ~( I1 e z% V6 L) N0 }! N1.文种选择错误
% J* K+ i' Y" c' y& k5 H$ p7 Q
d& X0 E( L; T4 U+ C 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
^$ T6 b) z" N, k) W
8 ~ {! R) O2 ` 0 a0 r9 p/ k; Y7 D3 e
公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
3 z3 G1 v- ~+ N" x0 J
6 W9 x) f, N3 x, J6 w6 V3 w （1）文种选择的重要性
( n0 y! Z6 S, E* u {/ [) z
' ~4 ]* L" }" ], D
+ q* \% ?5 a% o8 |1 K2 v6 Q
在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
/ ^8 a/ b i/ x
& M: P4 B: p0 i* V5 J4 F8 w2 W" [ 6 f1 a# M! A% c3 Q/ _# m% O' X
公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
0 e! Z! s4 N1 z$ T( S C5 ?5 Q; @
9 C8 R" o* x& J+ v- e 4 v( e# h+ i5 P7 _
（2）常见错误例子
* t2 \1 u8 Y9 j7 T3 ?/ s9 h
1 M/ J! w5 L4 b7 v8 J ; u$ r) ]/ X' P2 F
a.错乱
D K* I$ ]" V/ c2 a0 a6 r
9 @) T& J! V! h
9 j& l8 q$ @. ~! u8 x2 Z) S$ z如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
5 n5 K& V& z% L) K. x4 y! b d% A( T1 r3 b% L
+ v# h1 i; q& p$ U( Vb.缺失
* n5 r, b9 F. j# Q% F" r# O, d! g, ]5 d% w+ E# F' @# m' p
公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。
; s; W' p+ W/ n4 c! c/ e) C
+ I: d5 v1 E+ G$ L
# H# N% C X; k& A4 ]/ {c.非法
. q3 v* w$ {( z! M7 a
; i/ ^$ o2 A+ Q5 g& p& y 0 I$ w$ G9 z8 d4 W+ M/ M- R
超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
0 i; A& x8 a0 H. x- U
/ \+ _/ t1 y( h, M # J I$ G8 f8 ?, {: k
d.重叠
/ c& P# N9 W; y3 S) w& q. ~8 i( L" O) A |% t, G$ J1 c% k
1 G/ |, Q+ e' q3 M
故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
3 z" V" X2 s# `* R
" _# K0 E# h' v, m( [
9 ^) g9 X- X: g( P
# d+ Z" U5 r+ Z. j8 J" `2.重要信息重复或者失误
! X) F; I5 O( P/ F* D. V3 D1 V- w5 y/ C" v+ k
! a$ x3 V( z/ T “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
9 B; X3 Z; R2 R J" l
# |3 i& L& i& O e$ P5 o
8 R9 Z" E {' @: f% h9 f
: p+ ]2 Z) v" Y8 x- f3 M
3.核心词汇使用混乱
6 g2 U- @5 L) ?8 v6 G8 \- _, Y/ }9 M& \2 X5 T8 R" V
) M5 ^2 }5 W8 g/ R
蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
$ o7 ~/ \" N3 ^+ z
" O {- t5 x) ]+ p, T- N& D: J
/ g* Y0 m; i: a }
. M( o/ _* M* a* b% O
4.内容冗长，关键信息严重滞后
+ m, z& B' S! X
. z; L2 j' @2 g4 Q% v4 B1 T % l% e! }4 C( l2 y7 f
特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。
' F+ P, s; s: s8 F0 f/ G1 T, b p
( ~; R/ J$ P/ i1 d: l
; u' h _- [7 o; Y: z
6 Y; }" r' g& Q1 r" f
5.修饰性词语贫乏单调
0 R+ K+ P! z# b/ l b7 u1 P
& a0 y1 h: K1 w; C# i) m
一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
* E7 G5 e8 D1 A1 T# k# B& u5 c: l- K: A; B/ m
9 A5 Q# H D& t K# S, [% O
' r3 J' e' L5 k7 U! C p7 c) {3 k四、结语
$ P; |& b, m( N2 N
+ G2 X, A9 ^" d: Y0 ~) b ' k1 e9 H( e& A5 I
希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
6 d, j+ \9 k& d! a5 @
: g/ G& g+ y3 t' c8 O
| 欢迎光临 老秘网_材夜思范文 (https://laomiw.com/) |
Powered by Discuz! X3.4 |