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一.总则 ) Y/ K C$ I2 G) i' G1 i
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 1 W" V! [9 D" q, j3 k
本办法适用于全公司各部门。
" d5 p; I& b) q n 二.对外接待范围 + h8 W9 V) I9 ^9 m0 \# Q; w/ a
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
( [+ C8 A0 X- n) K! ~: [ 接待的对象分为内宾和外宾。
: K! e/ m a# t+ ? 三.对外接待部门 + W; M2 f" y. z0 I) L6 Q
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
: z2 ?6 J, B @/ J 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
& X k& L, A, g1 K 四.对外接待原则
& [% u t. Q2 V1 \2 _ 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 ) `2 h% Q0 {( V3 A3 [ |/ l U
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 # b/ U. i" z# A' k
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 5 y7 T2 H9 ^' @8 f3 Q$ G' B" Q
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
( E4 w+ y8 P$ m. y0 t; n 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
5 I" V" g+ m _$ @+ _) @7 } 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
- A) I+ i! n. d' W. `5 r- e" P 五.接待规格的确定。 - v* t, A# _, M* O5 C* ?7 k X+ V& x' K
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
: n8 L$ A" X0 f Q 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 5 b! S$ S) B- e- p: T D. i- S
六.接待礼仪
( i2 ^' S4 J) J0 n. b& b 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 ( B/ h( K, [- N. P1 T* Q+ C
2.接待：主动起迎，问明来意。
f- j2 [( t0 f5 i 3.安排交谈地点： 3 C, w* p; E' w. ` `) k" O3 h
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
% A" B7 o, Z0 o ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
5 @) }' S" |# h7 Q9 y ⑶切忌让客人久候而无人问津。
# Q; ^/ J R m3 \1 u' L: h* l ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 P7 t! V% R2 z4 J
七.引见。 7 C, n6 J9 y0 |
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
+ j9 }0 u& W0 ?9 M# g( O4 b4 s 引见顺序； , l$ d4 Q, e B o5 F
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； - C& | t$ m( [+ `6 V3 Z
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； $ C( ], a; F" l8 W* f) ]
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
3 y: Q5 H6 C9 a6 D, P2 D0 H ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
! a$ R6 ]: I# Q4 H 八.行路。 8 N) @; E0 f, s6 ]& e h$ R1 Y
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
# j' A) {. z) x, b+ B+ R 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
+ E' W! i1 L; @5 Q! l3 i 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 6 t/ w# ^( d- o' A# [
九.其他。 * x: o. p) g" V
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 3 _0 i$ K g9 x K
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
6 F% c4 S: ]7 e 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
8 i+ M: U3 D5 A0 a$ R! a4 m4 t4 F 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
) N/ w; u: B- T3 e. c ㈠接待内宾。 0 n; p" V. F7 J! Y- F- ]
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
4 ~& m! k. m! K. H9 x8 {- i% z$ F/ X( J 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
2 S0 a# g+ ]$ T/ w: V 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
( _6 S: K) Q' N) M. v, K 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
4 d7 e1 N/ I5 N 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 1 B7 |# ^, g3 Z9 n: K
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 $ M, Z! F1 @2 R" |: | T m
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 * Z; K+ e+ J ]4 V6 p6 b
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 ( Q8 v& r% e) w \/ O. p1 l
㈡接待来宾。
. L5 H5 `' k( W i8 G. U8 L 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： , C3 d: h- W" f4 O2 h
迎送。 7 O: u3 H3 j+ G: y! a
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
" C5 I7 n+ s8 H! W1 } 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 % N! c! v; h" D7 O u0 O( z
会见会谈。 . w' Y5 W( e2 ~( g0 D Y
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
8 V4 M& x* y( o 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 " H( G& x# k7 j0 W$ l% l
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
& m4 h$ _8 x3 p/ h6 @6 L! g 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
2 j. {- l5 y- X! K( `6 `6 k/ H- F0 V3 | 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
2 V4 G, P1 {' j- Q 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 0 ]* |' y6 n! D' J8 C
宴请。 6 V( q5 h; n4 d2 H* ?; y& `
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 / O- v: e/ [- K4 m3 G- F/ g
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 3 v# L( h' F, x# H) W
文艺晚会。
; @! ]0 a0 p; w! c6 R6 t 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
% X$ R4 Q2 L R7 a6 ~( r% P 参观游览。
' ]! g) B/ H7 T9 n; G/ ]7 l 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 8 P5 N$ [) s P( _6 {
接待标准 $ k" l2 P% r& }5 I b! H8 O
⑴用餐标准。 * \$ s" p {/ ~: \* e/ r2 V8 i B( N
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
; V" h7 V( N! `/ a 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
# c5 z, n0 @0 I7 V$ d 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 - @5 j. ~0 O/ d5 r; F+ N
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 - y) V0 P; f; H# R2 D7 V) g
5、常客 员工标准
; G/ D5 Y1 v; Y% t$ T (2)住宿安排。 ' }( ?5 n! o" p. B$ C
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
. [1 {1 p& B; [$ ~+ a p 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
9 x) A- P# h6 l# u( O& K 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。5 `8 E8 K" _* x
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