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一.总则 1 y% d# Z: f* L1 e/ e3 t1 }( }
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 * l& L4 `6 v% C! M Q
本办法适用于全公司各部门。 ) A- |9 L3 b, ?
二.对外接待范围 ; N$ x U" v) L1 D9 F
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
- t. J$ D) b% ~- g 接待的对象分为内宾和外宾。 3 |/ G1 N! z( E( K' J2 W
三.对外接待部门
! X8 b, \/ L( O9 V 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
8 g: u' {9 o8 A l9 b9 k3 r) C 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
$ Y5 p1 O/ z4 l1 S( d# F 四.对外接待原则
7 W8 z; i( o' V/ A 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
8 o$ U4 K9 d9 l+ p6 }8 y: S 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
+ {8 }" N- R( {! a0 P 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
7 U) z$ O) ^' P$ P 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
# M" M3 N+ o# M5 s 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
' @+ S$ V' h( }1 L" O# o 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 9 a7 [# e% {# I5 F- b) }
五.接待规格的确定。 $ J/ e1 w' r% a# @( M6 R
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 ' O% a7 n' h6 F: O1 ]
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 ; w1 {/ o- k4 Z7 M8 [- S6 v
六.接待礼仪 . C7 \' d: X, T% y P8 Q) u
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 & H+ H/ A6 ?: Z# @
2.接待：主动起迎，问明来意。
+ z1 @) y' U: y3 p6 M1 W 3.安排交谈地点： 9 P: g- a. T% Y2 w
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 0 R u4 i: N, u: L# _2 f, Q3 o
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 6 W% {/ |7 g! m* K
⑶切忌让客人久候而无人问津。 9 Q; _# o/ e$ H. ]4 H
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
( N$ ?4 {/ T- \ 七.引见。
5 B( O8 r* w5 E0 J; p1 _7 X0 Z) O 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
% g1 ~2 o! j/ }4 w, }/ J3 c 引见顺序； * d/ m; w E+ n. r
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 2 F* [& E& j! D
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； * _$ _. T" Z" x7 Y
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 - d9 ?. T' L# y* u& G
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 , \: o* H* E) F/ d- Q" A7 y
八.行路。
9 N9 C# _& Z. X, z- d% t 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 2 G0 T1 z( l: C
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
$ K. q, P9 J2 ^+ K 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
. P7 i2 k# l7 r' I( L5 l* L 九.其他。 ! P( q' X& ]' s& B- s$ m
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
K2 o& I2 H0 ]' ?3 Y 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； * b' l0 ^: q! L
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
- {$ g D9 j7 \- J* t! U 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 / d r8 g* ^# q3 ]9 i! i( ~1 w
㈠接待内宾。
0 e6 r8 C7 K4 C" i 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 8 t4 L# V( [, V2 S3 u" n. v
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
! e5 U. _& w9 I. J 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 : W' l, S9 }3 \9 n, W7 m1 b
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
$ m+ a, M( i3 k& y% D 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
: E5 P. ]. c0 f5 x! S. L: Y/ c$ L 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
+ d i% d1 y3 [1 p 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 9 v! n! V/ A8 \/ @
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
; H" V' {, h3 C) R8 p ㈡接待来宾。 - Z' D" U9 A* D; S: | L' E5 z
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： $ P6 z! C+ I/ _" q# d9 I! m
迎送。 3 X, E& f6 E2 P$ m5 T& Z. ]5 R
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 8 H3 P6 O& R) a! m
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
7 W( _( m0 U) x* z, H; x# i; g3 h 会见会谈。 0 w, C& {2 ?1 r o2 f$ L
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 4 x l+ a9 |5 w
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
. @9 {- C$ v, F# o2 H5 H! {7 `% \ 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
! |% R4 I0 M) Z( y4 i3 l6 | 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 - z5 G9 d9 \4 s0 l; E
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 5 B. m/ d( E e; p" f# ^
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 0 [. N, m! }/ l) V3 X9 f5 D
宴请。 / a# [0 R: z. Z7 v+ E6 q& b9 }) w
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 , L/ f8 Y. Z- ~. c7 Z
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
4 J! k' R. `/ K) O- C U* _ 文艺晚会。
+ P. Z `- B9 F# u/ C 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
7 W: t; T" U6 H- ] 参观游览。
- J! `8 H: K8 H7 K2 k 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 8 v- [' y) R+ ]4 n* {6 W
接待标准 : p% U! o" `6 { r# }( F! X8 ~; o
⑴用餐标准。
% ~1 c( V" e2 }! N% H6 k 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
8 w% g5 [; P" w5 o. i 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 H X- V6 v$ p+ ?
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
, J# i9 N3 y0 U) B5 r 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 1 [! `+ [0 I: \, Z2 J
5、常客 员工标准
. f4 F1 B6 K5 a2 b* @ (2)住宿安排。 ' N# `3 x& t0 W1 F4 H" _4 P
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 % B$ d& W9 K8 [
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
5 z- z- R, _ l2 E9 } 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。+ v/ D, d* A, D# q; M
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