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一.总则 ! H/ K# d' {1 i1 e: N
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 + C) a0 F/ _- J7 m' F
本办法适用于全公司各部门。 # Z5 e$ [3 G5 P& x
二.对外接待范围
6 Y; A0 z" W C8 g; o# T ~ 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 ( [' A, ?1 \# n
接待的对象分为内宾和外宾。
9 p) H1 ~) p( G 三.对外接待部门
8 V1 G" H2 J$ g' _( i* I 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 . `+ p1 N# b+ N
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
2 _" N2 z# w$ e% F 四.对外接待原则
7 X5 n# a2 D+ z/ g/ }8 p 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
, F5 Z; b0 d( m4 e$ t9 o) h 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
) m1 E/ _ T# P 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
' f6 B8 ]# m$ D, l& p( \ 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 - A- O) V A5 w! X
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 2 ^1 p) v" {- M1 s5 {8 j$ x( f
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 3 M# F+ c% R3 ?- O: N
五.接待规格的确定。
: S, q! m& { G: ?4 n* G8 }; Q( I 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 * ^7 J$ I6 b# [1 `2 ^
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
2 o1 u, z7 J4 h& u/ \5 _' q 六.接待礼仪
% P! u9 D. Z! u# h- a! ^$ M& V 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
5 k$ k+ ?+ j5 F 2.接待：主动起迎，问明来意。
0 i" Y' b7 j3 E1 B- N1 z 3.安排交谈地点：
" O2 {/ E# V3 b* N ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； & N) A' @* E0 G5 a* w2 Q D
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
9 k9 F# a& T% n0 q4 W% v! N6 M# D ⑶切忌让客人久候而无人问津。 $ N) H) A: z4 F) k
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 ! P9 U& w. W! [& F+ D* a6 s
七.引见。
' o& F$ H3 D0 [; T5 q+ H, O- Z 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ' [1 R; _5 J: W
引见顺序； / S5 ~3 Q% Y! h
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； , j' M M+ d, Q1 j; f F
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； ! H6 d" f3 w. U. F9 l" O ~
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 & B/ o9 i$ I1 Z2 ^0 K
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
8 V- B! W* F+ G; C' y1 ]9 p 八.行路。 ; s! j' Q0 S4 w! m' U
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； ; C- ^, n1 A; U1 u' X% A8 N* H
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
1 x$ v! F! r; ^1 m M/ u: p" d# \, i 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 ) }, D/ g! B+ X& v
九.其他。
- E+ p$ b$ |! Q 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
) }5 w, M9 K6 h5 b F0 k6 m3 m 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； + c! g) ]( N2 C, Y) Q
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
# z& E ^1 Y6 r- s 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
/ I' t' Z' ~$ s2 x& R6 B1 r ㈠接待内宾。
9 q# l! S: c* V7 a; C7 X# f5 p7 K 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 2 j( I, m0 h4 P+ K! O8 ?
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 ! E; R2 G" V5 j# s
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 9 {8 c' ^* D- W$ z
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
) W8 u- q& o2 ^: n' B4 E 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 . Z8 \+ ]: {7 y5 i) X, J: h) U
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
* B' n3 K: v( m5 Y* b 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ' k, P9 g% K' h! ?/ e! F% a
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
4 N( F: h8 y0 N/ q c5 y8 ^ ㈡接待来宾。 ( {9 B' Y& l2 X8 v' O
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
' v" X0 c3 S% t- m3 v! r 迎送。
. t- `/ ^6 x) _ 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
) k* i4 A2 Z2 f* S 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
1 x9 Z# c; {2 Z5 Z+ \+ V3 w# k 会见会谈。
. k2 |6 w* C4 ] 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 9 v& s$ a" F+ j4 }5 U
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 $ E- F% x* p9 p/ ~$ c5 O. q4 D
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 - [7 @/ L) z4 c3 \
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
. [1 w) | q1 d( c& O; a 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 8 W/ c' [' `9 {! y. i
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 . u% O1 Z# a! _; ?5 f, }" q% t
宴请。 3 c; X8 J# j4 n" `0 ] w
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 $ d- \2 v$ t& I. h8 D4 P* \; n
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
; I4 i8 T% { v: t 文艺晚会。 ! C3 D7 K$ ?) s+ j0 G
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 # M9 D; y2 n, i7 d' \! b
参观游览。
4 e* R" R& H/ i# K0 c5 ] 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 , z; ?. g3 F( a; Q- Q3 |# o5 W
接待标准
& Y8 S$ I5 I3 D ⑴用餐标准。 - h# B8 |1 R" h G. H' \
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
0 ~) k' ` s; J6 m9 ^- ` 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 8 C. B+ S- c" v, l$ z. [
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 2 X3 u5 N. `) e, B
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
# c. D N# o; T# R) }2 u 5、常客 员工标准 5 Z9 l7 O' I; f! g" y# r5 o9 {+ q
(2)住宿安排。 5 C* m6 D2 J& Z0 D E
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 : H9 H0 Z( b3 L; s
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 8 o7 P; F$ Z% o2 r
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。+ A( f7 S- f' z9 N. Y2 s
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