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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：" v( V" b+ G/ g+ Q
做会议记录，写着写着笔没水了； : \( Z* n6 a T# q: F" T7 z4 t+ s
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
& d1 u# p5 c3 } z8 N 用胶水时，找不到刷子； " ~0 _9 `: \) F/ z
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
+ I I3 V" ?- j/ e; G 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 5 {' r0 I, Y, \1 C% @% S
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ) P5 p# h) a% o* ~6 A( n7 {
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
* ?; I% s9 N& ~ 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 % [: \2 y% z; w W; i+ J2 Z, B
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 9 y& I+ ]9 @+ a3 D C3 @; {
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
- m7 b+ F# s) A } 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 * F% |* o( n/ f1 F
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
7 ^. H5 Q5 a- j7 B$ `0 ^ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
7 b8 v/ z; O0 Z 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
: S# R- Q& D% e0 Y* d& R% [ 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 / O: t5 i! r0 `0 g/ n5 S$ h T, T
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
! b" R2 j; r; B, l% b: D3 l2 ]' d6 L 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
. @9 m# S. D1 q% J- T8 j 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
1 ]& I; |3 |7 a7 |% d 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
) s) h. ]4 b' ]) p6 t, s2 N" i 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
0 e9 i/ w% `8 E9 J- x 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 : n9 ^1 [7 y0 X/ X3 O
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ) p Y6 U- H- I( l8 @7 u$ H d
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 : @+ l( l4 j# `! `
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 + l( _! H# j2 f2 H- Y/ y% D
9、与本职工作有关的表格。
# c& c% W% v9 M, s 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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