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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：; \. E4 F8 R# I7 f5 ]% t* Q$ o
做会议记录，写着写着笔没水了； - G' A/ \' @% @5 x
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； & y5 h4 k7 j6 G! L! q" J
用胶水时，找不到刷子； / O! ?- G) K: z& U+ I4 f
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
, X$ _- B/ r. e% h/ ] 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
. x, A+ m5 {8 h' O- I 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
. S! m- |8 y# `, Y% D4 [ 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? , A& C7 k% q. N9 v' b: s
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 . F/ P$ x( g0 X9 m$ y, ^) G% t* n
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
9 V/ `" p, ^& i c* E6 k& R, \3 } 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
1 a! F" W+ u2 i/ C6 g$ K4 h 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 " x+ H5 {+ C5 h- \1 Q0 ]! ]# S
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 : p0 |4 V: ?4 M: n1 A% `
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 / H! r( a0 w% f9 h
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
. X' X& m! Q* ^( G6 D4 P$ c 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 : F, M2 {" X) Z2 X0 A% P
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： w i4 O. }1 D/ d3 e- A
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
" }* T& P( l$ L( O 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 / k$ y* V* E. I! A3 p% {' V
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
; B, a2 G$ W o$ E$ K5 C: g 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 0 Y( Y0 o% G+ l" ~" D& {5 z! l
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 + U* Z' n0 f- U* Q( l$ V
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
( \) i) n0 d8 m. h+ x% A 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 C8 Q& M' N8 Z) E8 L
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
7 D. }' F& b$ K' ]/ n0 h 9、与本职工作有关的表格。 1 E7 ]- ^% ]1 U" W5 n
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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