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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：& Y5 ?* ]7 N3 d0 q( O0 q# S4 f
做会议记录，写着写着笔没水了； 5 _! e$ r( P' |0 E% v1 W# t! [
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 8 v: a& Z @' f$ t
用胶水时，找不到刷子；
" R7 s: U, }7 F' a7 n 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； % g0 Z2 {/ o! @% L1 a
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 " K+ C; G9 ?8 m# q
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
+ h5 @8 E8 K8 D+ H 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 4 }* d7 }2 U5 s! G" Y! g
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 4 p1 j' |: \! _0 U7 ?2 c! u4 n5 V* [
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 2 L2 F3 ]- q# n# t/ {8 p5 R
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ; F: S* D! B/ B* ~1 W
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 - a/ I" `5 N" R# ?
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
' `0 q, n4 `% @) p+ z2 } 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 0 N$ t! k1 l3 G
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 " P" P) ^0 d& F% d
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 # Q% r$ x$ j; ~( N% h! L3 Y$ c+ M
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 6 b" E# V; g) N. H3 s
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
. ]6 v7 v' h+ n2 I; @; g 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 7 b1 ^' j; f8 Y) @/ M
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ! e- g1 \1 N! v& ?( E* s2 q- P9 T$ W
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 7 p2 O; x& l( Y+ v9 X" H
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
& A' ]" t0 d" Y 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 $ h# U& x: y( Z; X3 r$ l
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
" Z! N& ^. v# P% s6 _5 I 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
0 w- K! P: W' C+ f9 b9 x, T( l 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 0 b- s9 H1 v6 t
9、与本职工作有关的表格。 ' q- m0 n7 S7 N
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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