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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
+ G5 i+ G/ P( E8 T4 C 做会议记录，写着写着笔没水了；
6 ]* S. i6 g0 B 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
0 Q2 C& [5 K; H; \: U; ]% v9 ]$ Z 用胶水时，找不到刷子； ~7 V" r3 u! U/ ^' x3 s) L
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
' ~3 f% L1 D& I) s 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
5 M# q( j. Z0 A' W 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
7 m- Q- `# Y" I$ ` 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? . {" b1 k1 L1 b
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
2 M- [5 H& `4 g0 k2 C0 x: c 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 9 Y6 z1 l2 v# L
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 5 l7 X) e% R% L" X; N0 [
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
7 s; U" l8 L' r6 H c! Q6 _9 _ 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
8 ]9 e. \8 G h% [ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
: A9 Q( l6 S( z$ Q' B 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
$ I! w9 i0 L( ^4 x0 A& P& U" x 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 & R1 Z- l# {' v1 L- t+ v f: L9 { ?/ i
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
% E" L/ {: d+ B, O 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
2 c1 ]6 _; P+ s! K, T 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 1 f$ Z$ ^7 C, m5 w0 m$ z
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 . G& E7 }4 J. |8 I
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
( ?. U' n c$ ?* U( Z; p5 n% [9 A 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 & A$ X; i+ U1 R! m- F( U# T
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 $ j3 [- N( s: O: p6 H
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
9 _$ u/ F* U- `- W 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 1 H* D9 ~- O+ T6 R+ F9 N
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
* h" C7 a6 i; }+ B; \) C0 m! j& J: H 9、与本职工作有关的表格。
7 c; i5 T7 @) N1 {4 ]0 l, K 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 5 F# I) F; T5 v% O$ H! ?
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