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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
$ i6 ]; q& {4 R( w& A" a 做会议记录，写着写着笔没水了；
. g- G2 g' s$ g+ t& |1 e: D2 N/ D 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； q1 t' X! U/ o6 G) X% q
用胶水时，找不到刷子； / A9 s8 a7 X$ z9 O+ J
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ) @% p1 r* j4 i( @2 J
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
+ N2 }8 u2 z% I' q7 Y8 G. O 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
1 v; [/ d0 m1 X- g3 _2 p6 M 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
. N/ v/ X" L1 H8 i: f7 ^ 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 4 J, l& R6 i+ g d& y2 Z8 B- c
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 % `5 P2 S4 i7 l0 A1 g1 q
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 # w/ w! ?3 U A3 n4 Q) [
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 9 g8 t3 T! c& |: `0 x" o4 z* n! y
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
& R( M$ e. p, [$ @( D 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
/ o1 ?# [0 c; r/ M2 c 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
3 B$ w5 ~0 C* e 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
' y X/ P- V; A* X/ T7 K 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ; S& Z* G% |! g' E
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： # S0 C9 ^- a" ]
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 1 x$ L8 X9 x4 P9 t/ e) b9 H0 G
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
; u% u o2 n6 Q+ Z- ] 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
1 b+ }; E. w& X% O# {- z. I 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
) Y+ z3 V$ B7 t8 [7 S. |7 b 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 1 Z% K8 X! T; H. R1 d( v+ S
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
% ?+ |* ]5 _4 X/ h2 Y$ H; ` 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
, p5 b, [& U0 y8 E7 G4 N& M 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ; j5 O0 @7 K0 Y# v; e
9、与本职工作有关的表格。 4 y: O" f6 W, V! K" P
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 $ W4 B0 H/ K5 @# r% `, D
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