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) d1 [, F! b* d& j" s% W# A 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：. w' D4 o2 K- ]
做会议记录，写着写着笔没水了； ! i3 T4 T, h- Y4 ?
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
4 x4 r( K7 n+ V, `3 J: i' P8 \8 v5 O 用胶水时，找不到刷子；
! d; f& i6 F, Z 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； & h6 r5 W8 B+ O/ h8 J9 @* u
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 1 `( w4 b% c$ r2 z/ K
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
8 v- L4 N2 N9 L6 L" b* x 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 6 ]7 i, k0 K. n$ B/ p4 ]$ c. B7 ~( W
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
$ |. \+ l" g* o z 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 4 l0 y* M! ]/ y$ ~$ ]
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
$ K. @( Y. }* |$ X9 M1 O1 Y 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 , a. R5 S" o. u0 v+ s& K7 y
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 . i) {" c( z; t3 n7 ~' b
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
: x4 a6 l) ^8 w. l: z 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ) J2 P9 e% O( v( H9 }9 d8 |
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
. {; L* w, h3 q6 a2 t 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
5 z2 V: Z/ e- @. T; T 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： . g& J8 Z! v' ]" R' U
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
1 _0 x+ b' f. W! n0 n8 R 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 6 C8 T2 P/ q/ k
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
0 ~5 O. a& A3 P$ G& W 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 6 K- E) _( o" {
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 4 |" ~, W' w$ ?5 ]8 ~
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
" v0 m# x0 Z, D# \& R2 R 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 7 i1 O5 G6 O4 O+ ~) w: S9 u
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
3 n# T$ K/ u) {$ a. ~1 k 9、与本职工作有关的表格。 2 w# m: Z! F: o
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 % I% K' o! h8 g g+ i9 B7 U6 C
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