 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。 9 r; B+ G. `! D; r* I3 F
提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
- F& P! X8 C' b: Z! k k一、分步安排，按序进行 6 Z: V6 o/ P; e5 K1 e
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点 ! l/ Q$ O$ Q' M P8 c
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患
* t. p3 |8 h7 L) p0 E* f 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。 ! j' F( W2 N8 w6 g
口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析 " q$ x# p# \& t
㈠听众
( |) O8 L' j% ~/ m! g/ r ⒈人数？
, q8 M: r& d7 `* `/ S" J4 h; o+ u ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ + [' N; N# J1 {0 G7 q% K# F' d
㈡目的与种类 % z+ c3 t) j( q4 `7 k
⒈通报情况？ 6 B$ L; W! g$ h$ P
⒉形成决定？ 1 b! `7 F* `4 M, {
⒊审查重要细节？ 5 E: V+ Y, x/ Y
⒋协调统一行动？
9 e2 k8 i2 R8 \" Z O3 {+ V# j ㈢主题 ) b! W: U9 F4 h
⒈具体题目是什么？
3 {" R/ W% j" ]/ T ⒉涉及多大范围？
, k. F2 ^" n& M+ Z% c' ~ ⒊拟用多长时间？
% e/ @! B# M: S# T ㈣设备
* r$ A/ k% F) f6 b ⒈汇报在何处举行？
4 g( v3 s& `0 k$ P7 L* C, P" Z: M ⒉需要作什么安排？
4 k5 C5 c& M! g S( I k ⒊视听辅助器材有哪些？
" F) H- i) S) |/ `$ w# Y$ V6 r ⒋有何不足之处？
& _$ C# \% E0 Y i/ r) g2 N5 L) B* Z ⒌需要采取什么措施克服不足之处？ ' T* z2 M! L7 k) X- a" ~) o
二、写出初稿
( t. V0 c1 p( r% c+ j ㈠搜集材料
- Q8 ?' e ?. D0 M6 J1 t ⒈认真研究。 1 N4 |7 ^2 G% p J0 P& N
⒉熟悉主题。
! Z4 C6 h. d$ |2 G ⒊搜集权威性意见和事实。 5 r- j7 l2 x( `0 b6 i. }
㈡草拟初稿 | 
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