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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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/ y0 l. t3 p0 x9 F: p9 r老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
. p0 F4 y e9 z$ o 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 3 t! u7 C9 N$ q S. V$ Z* i
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
9 ^3 p/ }, N+ P( T2 ] b+ k 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 : S2 K% ~+ D! z& m( K9 l1 g0 s
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
# z5 T. W P5 b$ }! B r2 r" L 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
) L; ^# P/ a! |( e G. r 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
! [! r( P8 F& y- s; z# n 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
& O" U# e& D2 N* r, D A 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
, y2 c2 @. \3 D2 L 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 / k$ X; f6 m3 S( i% C) T W( R
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 % c8 `( a3 g, ` t# ~
10.信息要加以选择，避免过多。 & |* S" b+ E" [- P% K
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
" s$ _7 Z+ Y% l6 T% I3 `3 j 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 5 j# l% s' D, i9 O# E
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 , @ l3 v$ `1 y) Y" [
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 % V+ {6 x7 h0 y0 @5 K/ n2 f
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
3 s; U- A+ q9 ]: m- A 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
; J- o: p( S8 ?3 t: |" k& E7 {/ w 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 ! Q- H& a7 g" R7 F# X q: }! O6 m
18.会前先拉几个盟友。
. t( K b/ t4 u8 Z. K: |& V) A 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 / N" o3 ]& l8 t# F& v
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
2 s) `: r7 q5 A ●会议准备 / I3 |6 p0 i0 `$ d- z/ d Z
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
% i' w$ d8 @/ w% I' B1 i 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 6 }# [5 [6 D( ?( M. f
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
! P/ @, z, e5 \* B& s/ y9 S 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 : t& `+ v9 J" E0 ~$ T. d6 u% A
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
( S, n0 U; F4 f9 @4 t- W& Q2 { 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
! m" L4 t* |& V 26.任何议程变动都必须通知主持人。 - g- O! I: F# @* ?* a
27.议程要尽可能短小简单。
+ ?1 E& B0 t* N7 [1 T3 o! C 28.尽量将议程限制于一页纸上。 ' Q% ^. T# j) s0 y+ m# ^% p$ N
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
& L) E3 h! _3 [3 A7 Y! \ 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
! V1 E4 T t1 g4 _9 a& N8 `5 D 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 + q2 b7 w j6 F: v+ K
32.必须将电话转移出会场。
1 u0 A0 t. r$ w5 y 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 # t f9 Q2 Z# K* w: v5 n6 u8 G
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
2 j$ P ^) N, p4 k; ]( e 35.要找个确保没有干扰的会场。
1 \2 _9 u4 G5 A 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 ; ^ j! j2 R4 }
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 $ b9 v, i! y. l. ~
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 # c* ?* i! O# b- T
39.座位之间应有一臂长的间隔。 \" D1 c) g- E+ B# _! y
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
* Q5 i. v- ~$ K6 }0 q3 Q 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 : H$ c. S/ {1 w7 S/ @/ `
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
+ v& T! v( D3 n& p8 T 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
8 g# A) z+ U2 | 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
+ { E3 F2 {6 A 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 * u* r3 o! y* [5 H' \" ]1 f
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 ' ?* X. v6 A9 Z1 o
●出席会议 6 T% k6 a/ j$ u
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
5 w' ^4 _% l; y1 p1 \5 ~ 47.会前拟出自己的发言稿。 + K; [! ^8 \+ r& C
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 ! D3 K5 P7 R6 m& U/ c2 q, j7 x; [" d
49.要保持积极的脸部表情和音调。 # R, c" j! s; ~! q* `2 y' \* W- u! G9 f7 t8 N
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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51.开始发言前先作深呼吸。 0 S) ?1 j) f: D) |4 f0 b2 a# r
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 - s. `$ ?$ }: L
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 " u0 I6 M) O9 L$ s; K, J
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 3 n3 }/ _, l0 r7 f
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 ! e8 p+ U: Y$ S& n+ j, M6 C
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
0 {& v# f6 {/ v- d" q- f 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
1 v: p* n1 E& F q7 F6 D+ P( @; D 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
# F: w* g/ V# Z* C- \$ k 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
( S' l' I# ~( ~" s& {8 a 60.必须按照议程顺序作会议记录。
) U8 y N$ A. Y2 c) [ 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 & Y: d/ P4 n# f k: [3 x) P- {1 _1 U
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
0 Q' P8 `! F+ A ?/ { 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
9 N0 l8 w" e a% D4 P5 h ●主持会议 ( ]6 l7 c" f5 J T
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 ! m# K8 ` {3 a% D4 Y
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
* C5 w2 J- B* x; @- ~' z# z 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 # V( `3 v& g( g# }3 Q
66.尽量于会前认识新来者。
3 G# G# X! b: r5 R2 F 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
* Y/ `! X& h1 B 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 # p/ |& N! v Q. u( x( x
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 ( l$ l: G$ w* i+ a. e9 N! `; |
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
: n! d7 A& U* p3 V1 G' ^, W$ u 71.要制止支流辩论和私下交谈。 0 {: ^6 o9 d1 {$ D
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
, m# Z& _ B: _) A" T 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
6 X* T6 e5 T5 n8 J3 _/ V. S 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 , U1 |! s& g3 X7 ]" Z# c8 I2 _ Y
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 4 L" H4 i- A* _) S$ c1 P) U
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
2 u* R' R8 o6 E9 j1 N9 @ 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 ' b4 l- W) o! q+ p7 @7 t
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
/ |/ }% u) x$ f( [) F- E8 K9 @1 q 79.必须清楚每次会议的规则。 0 \' c- e _ R1 W
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
+ F% d% j1 q3 J9 s 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 + ~7 i8 w8 H( _" s8 d6 L
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