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网友提问： 1 G1 {' j( b- D3 g( p' o5 M
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 D! h& k% d3 B; L8 h% c0 {7 v
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●使会议开得卓有成效
. `: w2 E8 y, Q* n 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
& [* S- D, `$ S& ~& U+ c 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 8 J( u4 `% u7 I' Y* l+ K
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
& E) U# T7 }* T. h# C( y5 N 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
* P& R2 w) F. z7 _, |; H0 [" M 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 5 m. V0 F/ p" |8 s
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
3 u8 i) o/ |$ d! q! g* s) t1 v 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 - S P$ K) q" U2 s
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
. F0 K3 u- i: {" a# g 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 : X3 F% S4 O0 N7 Z4 V0 E
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
6 w* Q% U3 x+ U5 e. v 10.信息要加以选择，避免过多。
+ P/ ~, n4 ~7 O6 c2 [4 F 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 , p/ l7 F+ ], U1 A3 a B: k
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
6 K. k6 N: V" k4 u 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
( D4 \4 A _ ?( ?6 ^ 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
9 Y# u' `! v: ?! [ 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
. ^9 _# W' N0 f# m& @4 O 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 5 O: l) v3 F- x }$ K* t
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 # ]2 ^( l* H% ^/ h0 f/ T$ B
18.会前先拉几个盟友。 # y7 v, D, g* \3 r5 z
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
( d1 y8 f+ O5 i; G 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
' p6 O. w" @6 d0 j ●会议准备 $ W* \. c% h' \1 X) h0 L# D9 K# I
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 + g1 ], ~: |1 Q( B# S
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 7 J- q- j4 M9 @" A* ?
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
J) u4 g& A0 `4 Z% z 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 , j% E8 L8 A: d- g1 U( C
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 : _, r0 n- k, x( _1 O3 Z8 N
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 0 Z/ c" _$ x5 g( B" U4 k9 b
26.任何议程变动都必须通知主持人。 % e% s" V/ l2 ~8 l
27.议程要尽可能短小简单。 - b; d; D( a2 B6 j
28.尽量将议程限制于一页纸上。
* d. k' l" r* u) L v; I% ?# O 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
9 _ x$ B: n, J j$ q H 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
) t' O! ~3 z4 { \2 v ` 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
' i$ r5 s s7 D b+ a/ }3 J 32.必须将电话转移出会场。
: C3 R) Z) N. _/ {5 `6 u 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
& \3 C, h; T0 g 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 + {' u$ C/ K, \) U6 R' v
35.要找个确保没有干扰的会场。
* y2 J: g' c+ g! X) F 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 ) s+ p# m# c: f) ~
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 " G! G1 D2 Z3 _" c
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
$ M) a( g9 d- h7 J1 h1 ]' U 39.座位之间应有一臂长的间隔。
. |) {7 R, J3 y2 ?; t( B; \5 @ 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
0 w! u" Z8 Z( ?5 _, s0 o2 z$ N' f 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
7 m# M# R4 L+ X- Y, R: ]! T1 r2 b. e) B 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
- S- f/ b0 X) Q; t4 P 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 4 m9 J |( |' {$ t \
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
" B* i! l* V* ]- @* b 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
' U( s! p( D% R* a$ U 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
; T% m [; O$ Y! ?1 ^, ` ●出席会议 ' i9 [& n+ ~& I" Y) ?- a( F3 W/ D
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
0 `. K' L1 @# w/ K1 V3 w J2 A, W; G 47.会前拟出自己的发言稿。 ; }2 z( h! N* w
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
" h7 Z& F4 p5 ?3 z8 E8 d 49.要保持积极的脸部表情和音调。 $ G J4 _/ C, u" k4 o6 V
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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% Y- M" @( ^8 P9 d 51.开始发言前先作深呼吸。
% X2 J' |# h; _1 w 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 2 q; ^' r6 z! }6 a w# N
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
1 m9 \3 v6 |( R5 @ 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 * Z% w) H2 A( B# E
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
" N2 T0 w% v; U, A/ V. W9 R 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
) F, B2 K( ]. h 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
- h* v+ g9 Q- C- N 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 " J3 T, P- T3 U' r+ S
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 : T+ e. k% V5 ^# v" @& u4 a
60.必须按照议程顺序作会议记录。 . d- f" {4 X, \# v
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 7 U* D* ~/ _- }. j# K( y
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 ) Z$ @ q$ R2 {! X a
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 & p2 Q& G/ a: g; q4 d" n
●主持会议 4 W1 ^* u. {1 W9 H# q: Z& Y6 B
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 + Z1 f) D" c) ]: f
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
" ]; Y) t1 e0 y7 z# t3 `5 x( L' k) v 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
9 h3 l! P* ^; H3 {8 r+ V' O 66.尽量于会前认识新来者。 5 [; g; |! \' Z- q
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
6 P% m/ i7 U% l, u* Q8 Q( E 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
1 ~/ Q2 M: U1 q6 L* k 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
. m- y% e" A. n1 y. Z' p) z2 F' e 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
) v. O2 _' Y" a3 o# v9 ~ 71.要制止支流辩论和私下交谈。 4 \8 }2 f( h/ [2 h% P6 J& s' P
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 * I1 ]4 _2 }1 o" c" n- V" {
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 3 D6 j5 b0 \" j. {9 F
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
6 Y4 X2 C# P6 X4 M 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
8 k) C$ `7 n" U( E 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
i. c8 i# y" Q$ N; ^" L; b6 { 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
: T P$ \; h% A+ ^ 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 u9 r ^! g% `
79.必须清楚每次会议的规则。
1 e# F0 b) u* \: \9 p! t' q$ k# n 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 8 b$ H, Y: j1 e, C" u9 v
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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