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网友提问： ( V& U1 r [9 ^5 x8 k- m
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ % ? G& X% }0 R9 @
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老秘回答： 8 W* b9 T) W2 G/ K9 P: }6 \. o
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 6 v( ]: q) c* p+ w( l9 f
2 L' C" e% V1 e! k$ N' c v
●使会议开得卓有成效
2 `2 r6 g. i4 Q! r, @- L6 h 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
) z5 O( Y/ X! ?2 S 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
6 d, w7 ?9 M& p6 z 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 ; @" D: O# T$ d1 O8 ?- f, x
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 w8 r. h0 y' J6 U+ y
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
' Z2 C2 f* Q5 o1 N4 V+ z 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
1 @" r& j0 J- w3 \6 q( j" } 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 ) c8 f2 i' c y) t0 a. @: `
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
1 o3 |5 z" p* y. j6 \7 @ 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 [, u2 }) Y0 N" ~
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
" w4 G3 W; ^: t6 @7 \2 R 10.信息要加以选择，避免过多。 & J) f2 B) o' Q: F& M& u2 h, }" n
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
1 o8 L& q p$ x g- |4 D 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 $ A8 ~+ N0 S' r& y
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
0 X$ N0 o9 F9 e% M1 c/ t 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 ; d. _! |9 H4 o p6 l$ z
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 5 K! r& y4 W( A$ t7 p
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
2 W+ e$ Q* J. G$ \ 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
& q6 p. V; R+ }7 k$ B 18.会前先拉几个盟友。 9 S/ D2 y: [2 m0 v# Y$ z
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
, h4 ?( j* d: H& S, u; v 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 9 ?3 p- A+ d9 Y m9 R+ ]6 D
●会议准备 ; y, U! U& M6 L$ q
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 & f+ V: [3 l1 ?" Q! |
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 . G8 f' S- n2 O1 C8 G! |" N
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 2 W, q( N2 {# d$ N7 h, U9 n! S
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
4 q Y$ B+ f: g 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
; p3 F; ]8 U/ d' d9 f 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 $ ]+ {+ `: J: @7 z" @; k
26.任何议程变动都必须通知主持人。
& ]. f6 A8 S5 E+ r$ |% c$ P 27.议程要尽可能短小简单。 ) e/ X8 q0 I1 b% H
28.尽量将议程限制于一页纸上。 , P9 R' Z7 C! m5 s8 |
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
0 F# r2 G4 P0 `: [0 {3 F4 K* A 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 0 |5 x4 e7 w0 T. }: }
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 # S0 F# H( [8 E2 r9 n
32.必须将电话转移出会场。
7 Q. F. j1 y% z/ V$ A* q0 i9 [ 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 + R6 E5 A. i1 t% z( d
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
: b# K2 E4 O) i! B6 @! R 35.要找个确保没有干扰的会场。
. v) ?+ K' e. f% _5 e 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
; e( F! F0 o! f ?- F V: p3 {8 ?9 g+ c K 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 $ Z- p# `2 Z+ Q# J% p7 G
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
/ V2 i5 Q) T$ `/ s$ D6 z 39.座位之间应有一臂长的间隔。
g, x# H) D0 F3 V 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
5 K4 T2 L) P F5 Y5 p+ a 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
& F" u0 T7 ~6 I2 Z6 M8 D 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 + c- H8 G/ m1 G) r( q0 @
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
, R- @( u4 w" j8 p+ X* H 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 * H5 |" ?' L3 W
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 ) K8 C( W- a* j$ L6 Y* K' E1 d
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
# Y5 y8 ]. V9 ~/ }2 r ●出席会议 , x9 |9 G% Z) v1 ~, J& M* n7 V
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 5 }0 N& y6 F/ P) H, z5 T$ e
47.会前拟出自己的发言稿。
. L4 q! V2 L$ s+ }' w 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 % n6 ^ q4 t6 q$ C
49.要保持积极的脸部表情和音调。 1 B& i4 U, l2 f) j- H
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 1 f" R2 x3 [1 Z7 X4 u
/ a w9 s0 `! X5 g! [4 x 51.开始发言前先作深呼吸。 1 i. a& e) S1 `2 U- D
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
5 E2 F b1 v7 H% W' [# H/ z1 e 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 5 [. e/ a @9 U, v$ x& r2 b
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 . A$ J* \) Y; V+ ]) b
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 k1 j' |. d, ~2 k
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 2 b- w# p" y" u I" b* |
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
0 _8 c2 Y% w, g 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
, A1 t5 i' d: }( h$ A% S 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
5 a1 f( k% y& l; r) t% C& j 60.必须按照议程顺序作会议记录。 4 H9 e% B2 k( b. K+ }( I" m& r
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 ! @6 X% F3 d- B+ f& r5 ?* \ v/ ~0 O
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
/ X% F1 C8 x; G9 [/ p }0 [5 c0 a 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 5 W9 i* l: |+ I, }9 m
●主持会议
0 J: v B1 C8 [- ?0 t 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 ; f# N' `- `' D4 h4 O
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 * W2 _" \$ C' [5 [; Z/ v2 r
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 ) k, Y- o- z$ r! o1 r6 k( P
66.尽量于会前认识新来者。
& f- n; I# ?( ]3 J6 [5 Q 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 , X' G# W7 U+ Y9 v4 W5 A
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 5 `; }0 h0 x; e( p/ F" O6 g) {! V6 v1 N
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 7 O8 c ^5 Q9 j$ [7 e9 n, b
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 - W ?0 V3 {& A/ ?( W* w
71.要制止支流辩论和私下交谈。
# F% R) v* F) [ u- ^ 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 ( \( [8 {% v q6 u2 V
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
# x( Q5 r0 L& E+ I# T 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 t* Y/ y8 x# K# x2 B c+ v
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
: q5 ?8 P, {. a+ l' x 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
8 h+ ~+ v+ i. Y7 x6 S s0 | 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
" g! r2 }0 E8 T8 p9 b0 U( q, G 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 " H M+ A2 @1 x' h, F0 P
79.必须清楚每次会议的规则。
0 `5 P) Z2 d; U. N: z: \+ L; M8 v 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
4 |7 O# e( S) r+ ^ 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 " M$ i2 h% j- Q; ] N ~
# t& T2 o& `+ K+ B! P; v2 }# O% h& W
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