一、 明确发文主旨
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任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即发文的主题与目的,包括以下几项内容:
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1、文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样?存在哪些问题,解决方式、需协助事项;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等。
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2、根据文件内容,准备采用什么文种?比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带规定性质的通知等。+ g$ Y+ o2 a4 ? R& n
* [% A; ^1 [- B; r3、明确文件发送范围和阅读对象。比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达。
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4、明确发文的具体要求。例如,是要求对方了解,还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、研究参考、征求意见等。+ d8 I) N# k, l+ _! G
' p3 y1 ^3 m; O+ `总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。
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! W" V' b9 O6 s二、收集有关资料,进行调查研究, Y" Y8 a" R6 j/ \" U+ j6 {6 X
( [+ d- l; {. R" S+ D7 Y发文的目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如,拟写一份简短的通知、公告,一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
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3 I0 J9 p7 V4 s2 |6 d! i怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中搜集活材料。例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅去年的工作计划及工作总结,以及参考有关先进企业的同类工作计划等,还要研究本部门今年所面临的形势,今年的中心任务上级要求等。
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! }8 B5 X! X: S5 _总之,收集材料及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
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三、拟出提纲,安排结构# e: d0 k6 q( V1 B
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在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。
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提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题,依次再写什么问题,主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一个部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。1 f. o* K( e; l- n& z5 A
! K. T; T7 ]# E: s5 I0 G拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点,可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改,使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。$ i+ W: [3 A* ~) x4 Z) e
" l/ `, U" u& d四、落笔起草、拟写正文
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结构安排好后,要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点:4 f1 A* C. w3 ]$ g# J
! ^, d( O, G4 ?# ?1、 要观点鲜明,用材得当。也就是说要用观点来统帅材料,使材料来为观点服务。用材料要能说明问题,做到材料与观点一。- m) u+ W5 H) Q2 [
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在写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可、词不达意,似是而非。如果观点不明,令人不知所云。有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞、缺乏依据,不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图 ,特别是情况汇报、工作汇报介绍。- h' z8 _( x& n2 b
3 D# U0 Y3 Y9 t$ |9 j2、 要语句简练,交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。
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5 |- J( ?. k3 O5 S2 e) a五、反复检查,认真修改
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_* ~: j8 k% ?' t初稿写出后,要认真进行修改。写文章,需要下功夫。自古以来,好文章都要经过反复 修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。只要认真,有耐心,写公文也不难的! " m$ x( z* f4 O0 p% I. d
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