办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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6 I, `' n+ P. |7 Y7 o, _二、加强办公室建设
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+ Q! x  m3 O4 W1 G三、办公室办会工作基本规范
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/ J1 p% |, W& `四、加强办公室的日常管理
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9 I& T: O; C9 X, J" p- {) e一、办公室人员岗位认知与基本职责

: \( K) J+ Z1 q( g（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：

( r, K3 e6 I' ?1 A( P按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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& q+ A" N) D" _2 T. i% P按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

: Y# U/ v9 m: v2 W! w综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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/ Z# c  Z+ D& h8 L5 ]0 j一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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8 [1 f6 ]7 v6 T1 b5 e一、要讲事业心和责任感；
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' k! e$ m3 F7 \9 a% K: n8 ~二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。
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9 ?# \; S0 m# b( b6 @7 C' H（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养

$ Z6 T% l! U4 |! N, A! S* w, g热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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& G0 z1 `0 J$ c% e2 s' x, a/ t- P" b政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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& T% \- k6 C' ~9 V4 B9 k% ^! F5 M调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

* j! e- ?! ?/ T; F" d* v1 s表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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5 h4 q. `4 G+ [/ f（四）办公室工作对人员的要求

2 V0 ~) i+ e2 q3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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/ d$ c. ]" }8 K5 {调控力(控制情绪的能力)。

/ A& P" L* c0 Y意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求

1 i; B2 o# H; @8 [6 h% B1 q5 }7 v4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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责任意识
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创新意识

; d4 n, x/ m3 o: _4 j奉献意识
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信息意识
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/ _6 S' {  W, Z0 M: s' A( ^程序意识
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* z" o" h* c& p' K" e学习意识
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0 _8 \* \9 p  H（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目
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- w, h$ ?  w3 [/ R1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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6 Y$ a  g; i; u3 Q( @$ Q. U$ e他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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! t) K& }7 Z& y4 S  q2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

5 K( J9 s/ c* e- E8 \5 K6 q3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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& {3 [  ~9 P# X; @6 i他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目
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& D+ d9 K. g6 p2 ^4 G4 g5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

& E1 r) b$ y$ k4 g. O' D% q& |能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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" a* S3 ~( e$ l9 s; @) e能否制订新的工作制度或工作程序?

# j" x& M9 [! `5 R9 j9 P他的工作有条理吗?

4 u9 H- L" [5 C" v/ N4 j2 Q* u+ g7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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! g3 @6 P! a  r9 r( W" @- u10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

$ W  A9 @9 W; c4 E你能把一些机密信息资料委托给他吗?

: t! d% r% @& U; n; h+ V12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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8 g. ^; Z- Y9 q$ j& @' [是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

$ Y$ i" Q" F: w/ l7 p领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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/ y1 ~4 A5 N8 c  {$ y/ ?14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

! u6 W# _: D( g( F! V15．他语言表达是否清晰?
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0 ]# v4 r* R  d1 L6 p能否以书面或口头方式简要汇报情况?

+ K( D3 f# G# V# a( t5 U  F能否准确地传达你的指示?

. I9 V; J! O6 N% O4 w) g$ Y能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?

# p# x1 W5 B! }4 S* I领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

) x5 h6 [0 }! b1 U6 J6 L, L% I4 I19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……
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% b, d0 Z; c: M$ f3 s二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向

5 [) c: V' w0 m* i# O1、不断优化硬件和工作环境

8 |6 _* g0 V7 E" \* o2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围

: V* H! a. x/ b* n+ _6 ?3 s+ F4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象

良好的电话形象
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良好的文字形象
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2 `/ y: F, p4 c2 h, P良好的语言形象

: v2 D" ^$ T: V8 d二、加强办公室建设

! s5 Q6 b9 i5 b5 U$ c（三）人人争作办公室受欢迎的人员

. D& ]* u" J- }1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5 j/ o7 o1 F4 p6 ?$ ~7 S5、随时让同事知道你对他的感激；

* o" @$ Z, T, F. Y3 |6 _. u6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范

9 ~1 Q/ P7 C- e; C4 s% [( m（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
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/ ^2 j  Z6 L1 _( o: f! B3、拟订会议财务预算和会议方案
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; M0 C: c7 U8 J（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容

% `, _+ l/ i" \! K- U; u会前准备工作

( N  ^" D. ?3 p- l4、确定会议的议程、日程和程序

) ^+ z5 o' f0 B7 O4 ]8 ]: y& ~8 |+ d5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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+ N5 Z$ ^: \" c1 y' v& {7、会场的布置工作

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8 C$ y! ^' G  {- ]衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

- L$ E# {* ]& S: s主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~