办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

8 N+ M/ U6 r, n. n8 m二、加强办公室建设

) }( T" W" Y) c三、办公室办会工作基本规范

2 Z7 m' M& e1 h/ `7 G四、加强办公室的日常管理
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& \! ~6 X+ X1 u2 s# q; b( T一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：

- l' D) o$ v/ W行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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, W4 @1 d9 ^  E（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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4 v( i0 Q/ s6 D- U! n1 ~' n& e, T7 U按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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1 u8 @$ @6 e# P# O3 W! R) U+ \% y按内容分：
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& r- B& q0 J% D9 i办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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- r$ T8 V; ^5 V+ X! _9 ~4 i# }- T- o3 Y. N2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

  {6 N9 u/ c7 J  Q. m' N0 B) D一、要讲事业心和责任感；

) C" C( A% J( ~二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
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& [" @$ b( v! H  [7 k/ G（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

* Z) Q; z5 H$ W, R$ e9 H责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

$ K+ Q3 e# y* }4 I1 d& ]$ B踏实肯干。舍得为工作投入。
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# Q# ]) B; k0 ^- g' O$ }0 Q; ?5 W（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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/ m2 b# `! r  T1 t思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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' f7 Q0 L' h6 ^- D表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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! Z; L/ p5 p& a& |9 R  u; m$ o心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

' W4 U4 ~/ K; q& ?" A1 e- }2 K( T调控力(控制情绪的能力)。

, j1 t9 i& V# [# b意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求

  o  d" `4 H0 R2 H0 @: V" n4 H4、角色意识

# A  ^# ~) S' T做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识

; _$ }: k$ G* {, D责任意识
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( P, y% {- T- m创新意识
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奉献意识

. e$ ?4 [( e% Z* q5 N信息意识

程序意识
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学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

3 P9 Z1 C4 X/ y; S领导测评办公室人员的20道题目
5 Q. b: v3 }- a/ x* Z4 X
! y! g4 `& c# @3 X- \& n% j: x1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

. p9 v  m  g% n& `他是否了解你的目标和意向?
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' S9 S) @# @7 [3 S他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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+ ]' O+ H+ D8 X) Z% m2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

* t1 x0 y/ {- U8 [& f3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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$ F0 C5 o5 m; t# d( L8 H! ]9 h他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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& q6 B. `7 H" X: V& G( N* ~领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

1 h  Z9 j2 p4 ]能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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  D+ m# [& L$ ^8 ~8 \能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?

+ g4 Y2 N8 Q" D7 m1 S) M9 P* ^7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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' n. x/ q6 X3 b  V2 B% B$ X5 a/ i8．他能否提高文件运转效率?

% n9 \! J+ c" _; E6 x- N7 C能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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% v, _8 R7 d# ^% @) l( Z11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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! w8 Y& x5 J, {4 G# ^; o" w9 J领导测评办公室人员的20道题目
; B; U/ J. L3 X- E4 b$ K8 `9 b! r
13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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  }4 L1 u% V/ [2 }5 `1 u能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

7 g+ ]4 Q1 T" Y$ {" h- n3 ^4 r是否根据需要自愿在休息时间加班?
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& W# ^8 v" n6 L8 R: I领导测评办公室人员的20道题目

7 w+ v) Y2 t7 ?) a) _' L17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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% v  _1 `3 H, X5 Q20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……

二、加强办公室建设
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" K7 @3 ]0 C" ?- a* R& Z（一）办公室建设方向
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' J- \2 F8 p& V8 j& r' s, {2 t1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
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" t0 Z* p6 o2 x3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象

3 J# N2 r& f8 P8 Y1 c: `良好的电话形象
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良好的文字形象
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良好的语言形象

二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员

' y! h$ \! \: w* _. B# B9 H  K1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

; x+ Y- m! D2 g0 {6 p2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；

6 U: M  C' T% d; k" m7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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: X/ Y8 a8 C1 n( f. r( a/ I2 N2 o8、不居功自傲，有容人雅量。
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, k2 ]$ K# _, e) @三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题
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/ z: A0 G+ b9 K7 h+ V（1）确定会议目标
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8 r. I' w0 @5 z9 \& I* B. t7 Q（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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4 r( v3 l; f8 S! f6 Z（1）拟订会议财务预算

. I' P/ `. U: n8 U6 @( W% f" C& A+ o（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作
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4 t5 r! G+ _; a7 Y$ s. t4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件

6 U4 c- N! R: q0 o" M6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~