办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理

) j8 O8 r3 W8 G9 |+ L& s. Q一、办公室人员岗位认知与基本职责

) J/ M6 z* W0 h; x$ @二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理
( Q3 m+ Y  i+ Q
一、办公室人员岗位认知与基本职责
1 \) B& n  Y- P" i' H) P
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：
4 R0 ]1 f  n4 o$ H/ ~9 {
  D2 x% F- i6 c. `4 k行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

% M6 F1 @* {+ @4 W2 l: t一、办公室人员岗位认知与基本职责

! Q+ p5 O- S" I& ~（二）办公室工作内容与特点工作内容：

) s- E4 l: l" K' ~: F按性质分：
1 H* S1 d: C! Z* O0 H! t8 `
" Q2 ~: J, O) t; F) v5 p9 }& f程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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4 H- J' P1 h1 y2 w2 q7 e按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
7 z  ], Y. b" B- ]8 k6 u# I
" j2 b6 J- |6 m综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

) M. w3 H2 ?8 H5 s- h# y0 m三）办公室人员角色定位

. @, G& Z, o. t/ c8 X; a办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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. e. w% Q# L4 G0 W一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

, M3 c- i5 w" {7 `# R2 m2 O三、要讲究程序(不要打乱仗)；

. H7 r- F% L0 q+ }; q1 P7 I四、要讲工作效率。
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- Q. @$ S$ \4 @+ g（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
- e$ V# K$ c0 g# _8 q
& U/ h+ O4 N* [3 c热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

: R9 `# p6 E% W9 `: i踏实肯干。舍得为工作投入。
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2 x( z* N! ^6 B' W% ^3 U（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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& |* f/ ]5 [( h9 Z) I调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

# X5 k% K8 N  Y. @（四）办公室工作对人员的要求

4 V$ k3 \3 L+ z3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。
# E" W) T# E1 X8 @% G* Z
# O3 r0 ]8 i9 o( Q; }' N（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识

. x& l; c' T) W9 l做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识

$ t/ J# U5 e! l# s" F5 u9 t责任意识

创新意识
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+ p7 m; W* x" k6 u6 i5 H! O奉献意识
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( u, I* V& T* @% {2 G) u& R6 D信息意识
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程序意识

学习意识

3 }1 k2 j: X, v) R! T（五）领导对办公室人员的期待

! \% E9 [+ r/ h+ ~- z领导测评办公室人员的20道题目
- H5 `( M4 D) k6 h: @2 D( C
1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

$ k4 G) t/ \" w: e/ T( ~5 t- t他是否了解你的目标和意向?
* i6 \* T$ g, T9 F
) d) A: C) Z4 q  J9 s" l他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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3 h( V2 e6 @3 G7 c他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

4 ?$ u) C% o( O! S( T- W6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
5 |, z% Q6 f6 s) N. H/ ?" o) R
' J# c0 ?# `8 Z( ~  i能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?

! o9 u9 @9 {+ ~% [: D3 [+ W能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

+ F2 l* U4 U& V能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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2 o  \0 f. C1 P% \% i领导测评办公室人员的20道题目
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7 G. \" e6 ~' F0 J9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

7 u! d, u: ^- S& a11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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& {6 ?- ]3 F  s$ h- T/ {" B& }你能把一些机密信息资料委托给他吗?

# k9 n, |  N( A12．他是否有较广的阅读面和知识面?

, C0 X& _& Q6 b" K' @& n  u2 e; z是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

* |! K* D6 C; g领导测评办公室人员的20道题目
3 n  m, K0 m+ Y% Q# Q/ a" a9 p
% I8 G! w0 r3 y2 I13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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0 g' p" T8 O6 e) O( u2 U4 d5 \- r/ s而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

1 I' J/ t- z( l0 m  N14．他是否有个人学习计划?
  d9 K" j9 o' Q$ V5 i" u
: L1 C* K0 w2 b/ \) D* b是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

( H0 q9 S1 T# K15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
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0 c' Y0 j' D. m+ r能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

  I) T4 o5 p8 B3 W( |是否根据需要自愿在休息时间加班?
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+ \% y+ Y0 |7 C; q- ], |) L领导测评办公室人员的20道题目
; W/ E# l  L1 |$ S- l( ~
17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

2 ?9 R0 E4 n( s7 M4 w  u8 j1 e0 L18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

' u! y9 f9 _6 R6 M* Z19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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/ G4 o# L" z  J20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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二、加强办公室建设

# p; B8 W$ B8 y3 ?7 U（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
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0 e( N4 `! w/ V$ P/ q4 ^2、积极推进建章立制工作
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) @( N" R. p5 x0 G  w9 C3、努力营造和谐人文氛围

( l( l0 E, y# d, _4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
$ ?1 L3 ~4 D7 Z9 r# u1 Z! V
8 R& Y& ]- X$ [& `" _5 D( Z0 N/ W- {良好的电话形象
! z1 J2 O9 `0 ]* l8 u
, p7 D0 h- ?$ S; Q# W" R良好的文字形象
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良好的语言形象

二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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* M. l% F' Y  }3 @! y* m1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

7 ?" i( h' r8 a. F( D0 G2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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1 V% W5 n* g$ a4 X, m5 @1 U% k3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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! \  v) l# d, o1 M" ~$ g4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5 l3 [1 ?% _& K5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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5 ~: ^7 ^6 g) P4 m7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。
7 _: F4 K5 T% [
三、办公室办会工作基本规范
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9 g' p( \) V1 p6 Q7 X（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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# @' ^6 l( f# M# g1、设立会议承办部门和服务机构
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: \$ Z. q) I7 C2、协助领导确定会议目标和议题
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; N+ a1 b. L, ~. N. Y0 Z（1）确定会议目标
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1 c( C) F- T  K' U9 D5 b. ~/ R（2）拟订会议议题

! v: J! Q- X! B$ x! \3 A- w3、拟订会议财务预算和会议方案

5 V$ d- M. w; s+ ]（1）拟订会议财务预算
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+ E& W6 v. t% B# l8 V（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~