办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

$ a* b$ W9 W5 `加强办公室建设与管理
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/ u- B# M7 o( l0 O# y9 V9 Y' J一、办公室人员岗位认知与基本职责
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2 q8 \" B' W( ?! e; @' |二、加强办公室建设

3 h% U) Y2 h" k! m# \三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理

  z' W* S, y) V7 B# e7 r! g一、办公室人员岗位认知与基本职责
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4 l. ]  m/ ~' _4 H7 f（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

8 Q/ s$ L" @5 {& p; l5 K联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

+ j* V7 J2 g1 z( T& v, O（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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9 Q7 A- q" L1 F9 w综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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. p! g* j# d% M2 q2 ~$ @（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

6 {& v  ]( K& `$ p一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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/ r( A% {, f7 i1 m, y* u6 x四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养

  [0 w4 B! T& b. S6 `热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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) ]# K6 K; ^) F' h! z0 n责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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4 n, a, S8 b4 D踏实肯干。舍得为工作投入。
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) P# q7 C& M) B) v  G（四）办公室工作对人员的要求
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2 {5 I$ D' d  G- `) V. q- Q1 _* |2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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: [' _4 Z( o# W: Y! \# ~意志力。

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4、角色意识
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% O" T6 A3 g  T1 E. ~; ]! V7 }做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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责任意识
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0 }7 d6 O- u# c* z1 F/ b  T) H% w创新意识

奉献意识

4 F( b- i9 b3 Y7 I0 ~信息意识

7 _+ [* Y; L# S6 {1 o  K程序意识

3 M! p! L& o2 o" {1 a- p1 W8 e学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

) l; O0 T1 Z- @) t/ V3 ?3 o) i2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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! ^+ h* [, [  i! R. I能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

% n+ D7 z* ~( x6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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( B4 v& @% z4 i0 ?能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?

1 e9 W2 O; l8 C5 e% r3 H2 j8 r% P他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
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$ F) r# A) B% P能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

' d9 w! |8 _  F# v% L9 y8 I8．他能否提高文件运转效率?

, ?+ l" n, J! ^能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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$ ]% C7 ], D. A7 |) A2 D* H能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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2 I3 Q! e5 x( I6 J10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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6 k1 [# g  V! D+ O你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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+ Y6 y1 U/ J8 R* `  _9 f是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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9 ]0 \7 ?  L2 b: l) S% i* U& k13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

  H, n$ p7 |$ P* `而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?

+ @/ E' c% @. Q! e能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?

% M$ \' z. S; F7 @7 N1 {  n! r能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?
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' t, w3 u' `  D! ~/ S" i3 e% @) P领导测评办公室人员的20道题目

' |( b& {( l) I7 u. u17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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: B6 i( H, n4 ^1 _. C0 [+ Q8 {18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

% i  ?: M& N7 L1 w  [/ y8 g. f- z) G8 c启示……

/ f/ C0 i7 R7 n8 x; k- K( q, ^% q- Y二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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2 w. y) s7 F+ U" O( F1、不断优化硬件和工作环境

3 v$ c# Z- a/ D: [. a  L3 Z* |2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

6 S2 x0 }! R! F8 U4、大力倡导团队精神

8 X" t2 m$ u# r# M+ U（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象

2 D# T% a) L; V* ]) G; ?$ F; N# i良好的电话形象

良好的文字形象

良好的语言形象

二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员

! N: b& ^/ W/ D/ b: a5 i, @4 ^: N1 w5 u$ E1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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+ K8 b* G. `$ S; x- n2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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& M8 v  Z# E' I3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

. J* O7 q' g; z) ]: U4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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- d' s5 @0 L3 l! g7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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9 R4 \  W$ \5 ^% u. x三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题
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# o5 O% e& u( ^$ O9 m# b（1）确定会议目标
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0 e7 P' k: g; @% V8 O1 R( a（2）拟订会议议题

- B. L# i! R3 W1 q& P3、拟订会议财务预算和会议方案
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( }% x( W7 {4 R% G4 X  Z% w& |（1）拟订会议财务预算

0 ~6 D' j/ C" O4 b$ X) ?（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作

/ k" z% q' t# z; C9 I4、确定会议的议程、日程和程序
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- ^* h) a; @" Q) d& J! [5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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- i( c$ G& O2 L4 z4 S, x7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~