职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
) _, r2 O7 r. a% L3 c S
- ~+ c& O4 ^: H2 E 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 ; n, P# \1 l3 `6 a2 w% k5 |
* P E* O2 i- B6 r+ U* s 一、秘书的职能- r5 O! u2 H1 P1 V
1.辅助决策
$ B, w) v* z& f8 v) ]) U9 E9 F3 _0 g, ` }8 B2 d
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 8 m! S* i+ t1 V
% M, t9 m- v- g4 q/ H
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
0 Q% f; S3 j2 h4 q$ }
: }4 v1 p) d0 f! G; A3 B 辅助内容的综合性
/ y y( Z) j ~. J- q2 C9 _* }6 b" N; N) a" S- K
辅助时间的经常性 " G& H- W2 ]" q C+ Q3 T' W- ^9 P
$ u0 I" ?2 e: [ 辅助环节的全过程性 , Y) ?0 O8 l+ w* ~) l# w j, d+ o" w/ h2 v
. R; M7 n$ d' ]( {, H e
（3）、辅助决策的原则
4 d! h+ W6 U+ J ?( U) k; l( [! h0 I6 M `! r" e% Z* [
超前原则
& B; c9 W& ^) ~) D: V" Y2 N1 [0 \+ y5 @$ v
定位原则 . Q( z$ k8 h, \
* e+ J0 T- n ~
信息原则
G* ]4 T/ w% M# f/ _* i* l) _0 B- R4 L
谏诤原则
, ?9 Q5 x3 ]9 A& u2 q- R1 }
5 d0 a7 C+ t7 p/ u1 |* }5 ^ （4）、辅助决策的过程
4 c+ s5 N+ N& G4 B7 {0 i
E8 {. s5 ?$ p$ r 协助领导确定目标
( U6 f J3 B$ J; ^# ]
% C7 r1 a. H8 u5 _8 l, v& v 协助领导设计方案 : ~, Z, W- `1 I c) A
D; j0 l" t6 l! }& \! }: N
协助领导评优选优 6 @+ v, Y D# I' c. b
6 B% n) O K! n5 j Q5 _* f# t l j
协助领导实施反馈 2 |* u9 d- @0 ^; m
5 v! `' p' ~. m Q3 y+ W6 S* t 2、协调关系
5 F( l# O! `* C
9 [# k o- S" g) n- ?/ I+ b5 l# A6 K- m （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 0 ]* P3 d5 @6 Q$ X
$ h( q0 v+ U& F5 P+ p" c) ?1 }
（2）、协调关系的特征
; I& K) Z3 c9 ]2 }: G z( `8 |4 D( r: r. P4 R
从属性 5 V* P6 j8 S' e @/ p, e
6 ?) w) {5 m* U1 \* S
广泛性
) H. j2 @9 O j! Q9 m& ]1 @! W# |* j) ?6 b+ q$ @7 Y# @5 p, G
间接性 ) `2 U5 z* t, Z B5 m0 z7 N
( d* j* y. q3 H9 z: H# Q （3）、协调关系的原则
7 C( f$ \6 O# u/ g; m, Y3 q. R8 r% t/ j/ d( l6 W
政策指导 ! C* S6 s1 P( j) T7 e5 Q
W3 _! ?4 F1 G4 ~$ ] 客观公正 9 ^ N2 v( u: \" F# O) w) h
. G, n L4 j0 h: ~
平等协商
* `. P7 @ Q' [# q m) ~: b d% ]; b5 ^3 x" N* c& E7 }
注重整体 , i5 W5 e. n0 h; N
3 X1 l* l$ ]8 a9 J" r, a# b( w% [: k 灵活适度 - _9 e3 Y' o/ n
9 u5 b$ q4 _5 {) v5 B- ] （4）、协调关系的过程 6 i% D% ?3 p$ v/ G0 [5 Y
: o4 \+ c. Y" V 摸清情况 + ?* M6 d' F/ j3 {# w) K0 h
" R6 g1 E8 w# `% M# s+ \
找出症结
- M2 }/ b! G8 i! B8 v/ l1 `: P8 `6 O/ J- L* {$ [ U- I
恰当协调 ) |3 Y8 X! Q+ v) D8 W. Z9 R5 A
9 d9 w" R' [0 E/ K 督促落实
0 _0 c/ s" A$ A3 C, x! G$ u9 p5 ^ T5 U% s$ [7 m @
检查反馈
4 C O) K1 z8 y0 s& R0 y
7 v, M% w |( s, Z. N' J. ]5 |- c' t 3、处理信息 0 o/ [0 @7 P- U& c+ J2 w9 Z5 m6 ^
& V Z' l7 E' h
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
0 m, j8 e; P8 q& n, |' f3 v5 x/ S
) T' ?* e' P( b4 X' \! h+ p! Q3 N （2）、处理信息的原则
" C3 c4 j2 k8 I+ p R. v
: X3 R8 ^" P8 m; u7 q, } 及时性原则 , I3 Q- y/ Z4 L! H
( a' v# v: w& S+ ?
保真性原则
3 T. @3 o0 n/ s* x/ j# c
* P$ S" |. B. Y% p! s/ ]( Z 适用性原则 ' ]' s7 e7 g& t6 }$ S3 o
/ \$ h& g1 y# W4 y 预测性原则
5 A" m$ l( A% p, [( @+ [# F7 g+ R
3 p- H( o1 n1 v3 c5 D Q4 J3 l （3）、处理信息的内容
1 w/ `/ o2 o( \$ l
$ j: e; s2 J6 F; ~1 N6 ^/ z 历史信息
/ |- t# X* C0 d o2 X* ~5 x9 a7 C
3 ^. t5 k5 J A) E 上级信息 4 L3 O, ~7 x4 H, l Z0 {, e
! p2 w ]3 ]/ X
内部信息 & u2 D: F* M, m- W- f- I
4 n I; L Y) V8 F0 d8 f/ ^
公众信息 " J# y# L( h% S( U0 A+ X
. r1 @3 ?, w K* y( B/ a 社会信息 / e* M2 _: X" D, h" \( T
' U# Q: M- K, F+ O （4）、处理信息的过程 . S1 A/ m3 d) w3 S& K
, U- j! y: Y( |; w' E6 |& t 信息的收集 8 D9 t0 D* ^& ?) c
# w; E$ L5 h: N; t& f5 S 信息的加工
0 c0 I* x: T0 i7 j$ }/ r( x9 J. p* w Q* |# ]# O, M, G# T
信息的传递 0 ~+ n h4 E2 ?
7 k# h( k! B- o- C3 `( V. F; r( j
信息的反馈
P2 z( j, W% {& |0 d/ \! k0 P4 j6 p/ R& Y2 {
信息的储存
$ _2 T' e. [5 x% I/ z/ d$ k3 i8 B3 \+ C
4、办理事务 / P5 o2 `/ ~$ J) C1 E/ \. P5 F
4 G7 x& S) s9 q
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
. ~/ e0 F* e& j5 x8 D H2 C3 a$ G- U* d6 S% l; p
（2）、办理事务的特征 " W, ?- S% \0 j) ~" V- z/ e
, Q% I# h+ t% L( Q& A, Y 综合性 / ^1 q& C, k3 t# T# g
@2 ^! e3 ?/ ?. h/ e4 |# V
服务性
; R/ g$ K1 ~) y* X/ @1 s4 H8 Z0 V2 d: V3 T/ A% ~
繁琐性
0 a! b0 i3 J% S# t9 L- _ J: g
2 {! N, V1 R* }5 l7 Z* v 突击性 5 z ^6 W0 X5 h- S
' }6 K% D/ P# `9 Z+ i, `8 f
（3）、办理事务的原则
. e- q* O& n2 k0 D f, y- |3 ]+ J( d1 A
被动中求主动 - S9 V2 k( B0 m4 m
}& Q7 I1 l8 l" O. j- a6 ^
原则中求灵活
( B$ J2 `* ^- l% z. K3 D' A/ j
6 {, f4 V. Z' y' u! O 繁杂中求规范 " F9 w; }& p0 F4 s* d2 e
6 o4 s& c; k, i" Z+ Q3 m, [ （4）、办理事务的程序 7 ^- Q3 ^+ j* a. D
. N8 J/ ?3 I( K( h( t0 c
自然程序 / v. p7 v* t( S; S4 X
3 c# v, i* M" C( T; n/ Z 理论程序 6 l: v8 U! O9 B2 j
4 @1 D3 ]* r. A) _. Y3 ^ 指令程序 + @' n; c2 z, Z ?! l! m7 ^7 K
, [: }' @; m8 @
法定程序 3 K# `, ^ Q' H! X2 O
$ c& g2 z" j7 G+ x% @# Y' i. ?; r; \6 f
技术程序
; S4 k7 f5 U$ A/ ~ v: E+ c3 ]5 Q: f' \ Y3 e
习惯程序 2 W* G" _0 L3 p, b( e2 c
, m- }: z' d5 L' E$ ?( p
二、秘书的职责 b, E ]) J" p% g. P3 I
大致也有以下11个方面：
) e& g8 U4 v9 k1 z' U
+ y5 {) I+ P d& A5 N 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） ( |, E: k i0 s, X8 x: p5 u
+ {6 H) ]# {3 b# m0 P; _
接待事务（来访接待、安排服务等）
# J! Z; O& b; E8 E0 H0 D
9 ~/ @2 R# a* b( X) \ 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
' x O7 I: `3 W; M8 \6 l2 Z0 b- k' L V4 j7 O* X1 S" |; f# e
行政事务 ; O6 W/ r; @* x% A
* y. y5 d Z. z$ I6 M
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
+ t' y4 `# e+ X6 o
4 f$ Q3 d, F' ` 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
% h) q% @% J! j: H' Q' v" C1 v4 E: X1 f& J- q- l; g
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） , J. Z2 h" `- C* S' ^" o+ Y
& B- |; p! J7 Y$ z6 D5 } 写作事务（各种文体的写作）
A0 {3 u& s1 Y6 ], y
5 Q$ s: {; `9 T1 N& ?0 p5 k 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
5 H; c" r1 ?7 D# J
& ?* Z8 @5 ?7 z7 o% d: n. b 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
- Z- k4 i7 `5 m { }0 m) ~7 @- Q6 T I A6 }5 Y
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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显身卡
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