职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 ( k" [( _+ U/ e( O. u
8 d0 B/ t5 v; E( r: y3 N8 N& ]
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
6 D6 Y H: C+ } k$ J
$ V: F& R% T$ q* X6 S 一、秘书的职能8 @7 ^6 s. R0 l& L
1.辅助决策
% Y. R; A) l' j( y' c- f! P
3 H: `0 T! K4 S6 c: X （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
9 { |: u' j% Z% t$ l) p$ s' w2 ^0 G. B+ V
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： . x- P+ D3 ?, l; ~
6 z: c1 r% e2 C% J! a 辅助内容的综合性 ; W) C7 A; a. U l6 p
X9 S# w; x N+ h+ } 辅助时间的经常性
$ a) q( D/ K, r
9 V P, z" f' h5 @; M' L: t 辅助环节的全过程性 * k9 l: Z5 f. j8 g
: j- J, ` |3 ~8 b8 V6 D
（3）、辅助决策的原则
9 B! a& K `5 F: N1 _# e! V: V
) B+ t8 J+ Z' i6 ]8 L' y% F4 L& b 超前原则
% `' n- g- B: N+ R, Q2 t
6 w& T' U- X) b5 `3 c 定位原则
; U6 I4 `5 `/ R2 V# A% O- R- `/ E3 ?8 A
信息原则 6 n" q8 \+ E3 Z& h7 J/ w! @
& c; \, `+ Y$ {5 i
谏诤原则
6 h* q0 D+ ]- b" S7 T( f
3 m- L) d, i0 x) L （4）、辅助决策的过程
- q% H% u# b# `: N E! ^/ {* o% G6 y1 [4 j
协助领导确定目标
7 o% j4 G0 ^" w- R
" Z' D) M5 V7 B6 k% y1 N$ T- E5 d 协助领导设计方案
/ J2 P) f! D% U8 w0 ?8 }" l
+ Y9 z9 @# c- T1 Y3 D) G: O0 J0 i 协助领导评优选优 - r; X9 _, l# s v
! r- m9 v( \& T0 h3 N
协助领导实施反馈
D( F) ~$ |3 N. |5 L: U, r k4 e# f# o. @. `7 r/ n
2、协调关系 5 s/ }' |- \0 Y0 [2 @7 I
$ X' T" Y l$ ~+ @9 w （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
3 |" @2 ]% m( I0 M0 l" W& ~2 l' P( l! o" K# @8 ^, ^8 p% e- C
（2）、协调关系的特征
* K. C2 C, W5 t! Y! n! }; ^/ c5 E; S3 L Z5 n$ p
从属性
) A/ b/ ` x- k/ h/ R7 R' h J
6 i9 Q/ f* m( J6 _3 k. M7 T 广泛性
" C% \% l: h. \8 W+ r' L
- \& p6 { e$ }( X) Y: d6 | f' I 间接性 - F9 G! k* Q) K! @3 M, t' P* }
2 K* T/ U5 c3 l! m" C9 q
（3）、协调关系的原则
% h( Q7 G, }9 p, D0 T' V: O
' P i5 w0 W% c7 D 政策指导 & r2 N- _+ A6 R- r
% F# V' l V7 _: z) n5 U( V. t" | 客观公正 & s. E, ?) s" G. f7 H
- M+ S3 Q* F# n3 ] 平等协商
" I" k) `9 M; Y
9 L5 U8 `( i6 r! E" Y# ^/ k 注重整体
& W# n0 V+ V( H+ }5 s; P
7 r, e- `& b. ]$ _5 h 灵活适度
" R. I' q/ b7 @% m/ j! |" I) n+ Y2 d" }
（4）、协调关系的过程 ' i' ]$ E, O8 X0 `. {- ?% @
; q3 h2 I2 g$ {% T1 H$ J! f 摸清情况 ' c/ J2 h$ W4 \5 w9 L- B' Y, @
8 C/ Z6 {+ ?' S" A& Z0 B6 ~/ c 找出症结 4 j; b6 U- h N2 G9 v
+ H5 I+ n+ P- Q) c. o9 ~1 j 恰当协调
9 i2 Z9 n6 N1 T* E! J4 H# V& @7 @. k6 C, e2 j [9 N' p
督促落实 ; g0 g+ b) x) Y9 y
! n+ n/ O% {% Z: l0 P+ J
检查反馈
" D/ D3 w, a0 c- p' `' J* i; Q. ~5 z2 O
3、处理信息 5 X5 `6 Y8 n" F7 @( b" }* \) G+ P" m
) |! _- Q0 S8 x3 O! ^) w
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
- T2 |$ v2 S# S( ~/ y
V7 u3 P* [( t7 W （2）、处理信息的原则
0 N! C4 V2 T3 ]+ ]% V$ G4 q& L4 V* n4 f1 z( e) K
及时性原则
/ i0 a" D! H& U2 x5 K- d- W* _
% b8 [, }2 m& c- S; M, n2 G9 Y 保真性原则
: K! c$ r$ v" _5 N* `% L# r( ?8 ]
/ c" ^" t; R& [, G/ V# t 适用性原则
1 Z' @! I9 i! Y3 H, z' G2 ~( T1 }' r I2 ~/ m
预测性原则
2 w7 a' [6 T6 f! Q- G# A' f
Q! ]4 H" s% @9 V/ N2 ` （3）、处理信息的内容
. K* s$ Y1 \6 d1 s7 }, U5 {4 Z
* n3 D0 `1 K* D# i 历史信息 , K, |. z8 h3 z+ T- `
4 R% U7 _$ x3 f$ c0 r; \/ R c9 e
上级信息 0 Q7 I& U) u% p9 G a2 X
2 v$ F$ Q+ i: w- j+ B b9 f 内部信息 0 C2 S# x: }. E% d0 ?0 s1 ?! M$ W' ?
5 l v6 N. a q5 x6 }0 M 公众信息 3 i, c: U* X$ C
. x4 V+ Y' w% @6 T. _9 a7 F/ m. w4 E 社会信息
, z* S$ S9 d `. P: v
& i) G+ z7 C" T7 q6 h （4）、处理信息的过程
# o3 r1 c& E M' c! Z) [! d9 |8 B- E% U2 t4 O
信息的收集
8 @7 o- w0 I: t; d/ o0 W* e2 Y9 ?% P( M" N8 |) W
信息的加工 1 B7 I* m/ k6 G( g% R& G' J; @
, e! e2 g# }. S0 j0 D. u 信息的传递
6 }, K" l0 U7 c0 w+ y# q: ?1 |$ q* P
信息的反馈
* g' S& K9 d v4 g; `
$ m. E- Y* I7 y, S 信息的储存 4 Q, c. u; _% f) t y
2 h) [8 ^5 k5 l2 `0 z
4、办理事务 ; s# c. E2 a4 }+ X9 {% [7 R5 e
1 ?. h* b/ u& C/ ^# K （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
: e: D( o2 z7 |: R u
8 V/ p6 u$ x, S- [' T/ F （2）、办理事务的特征
) f, {9 D) |/ j; ?% N( T* R5 n' W' P# X
综合性 8 o* _) n+ L" v# m# q2 t, {
5 `2 E9 w1 @7 t% M8 _6 K( z9 | C 服务性 , s& k+ ~: b& ?8 g5 j* ]' W8 h1 K
$ @4 ?+ Z, j* k1 W7 V
繁琐性
% ]+ r- e8 {" ^1 a8 J; h
* E" v" x9 v6 v( }, f 突击性 - X- a" W4 _/ P5 a; S
' G# y- R8 D6 p* }$ k/ }
（3）、办理事务的原则 . y! B( a @' `+ l- T: G3 f
* o P* l% Y' m+ |
被动中求主动
% o% k( ?2 H" D1 v& p7 B5 q- p: ]/ i% N( ~
原则中求灵活
) A7 F4 X ?: n5 K1 ^$ b9 X; o
6 A! D8 n, H C' D, a9 O( I; O( o 繁杂中求规范
' ]6 A9 @0 O' [$ G: B- Z
: v8 |! X! k2 x# m n （4）、办理事务的程序
0 B1 H" H; d% D H9 B9 H6 I) z& W" S: u
自然程序
7 ~# k9 I9 \# D* }# u5 x; z& b; I# w" m3 M7 q
理论程序 5 z% j2 {% l7 N3 m R: H0 q! ?
! k4 P1 \: R, y1 c4 O" S
指令程序
$ L; t; Z6 L D2 b
$ {. }3 @5 N7 f# a! {" | 法定程序 3 i- k5 y# l( j
6 N; o& K6 h! }! j( O: k 技术程序
& s% d$ |+ j8 b1 u( G; X/ G0 }# X m; p: V# V! A
习惯程序 ) s0 S( g) u9 p
; f3 o Z. l& _0 x' r# L
二、秘书的职责
* I* X, y2 S( i H% e0 g; {0 f 大致也有以下11个方面：
: S* B% `$ `. _) K& O0 W$ H7 t7 h2 G. D3 x
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
% K/ t6 D' G. J1 A' [& A& W: b& \# O: P2 d9 T
接待事务（来访接待、安排服务等）
0 n1 n# B! n+ l% f; n$ I3 X+ G k/ V! C ~/ M+ V
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
3 s% z1 J U! P& ~/ R
2 Y Z: d& J" f1 s4 R+ S! v 行政事务
; j) R5 H s$ F: W/ J/ p5 A8 w/ j D" v$ I
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
6 T' I) Q# I# `& }* W+ E/ w6 d+ ~5 U( T
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
' V8 \% n. z; t$ A9 r2 @
( Q% P6 F ?( W) w; S" [' g" f" Q 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
$ J3 G$ |" |2 S8 l2 [
5 \; h& D+ f# g2 k 写作事务（各种文体的写作）
+ Z( I1 X g x% X
! q9 W% I% J* M( T9 n5 L- M 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
N8 L% R p, d1 Z; G, `9 F' o- Q: E8 u
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
+ `% K, x! g7 H+ U0 D$ v1 ^ z" a) R( v, T" Y. g) \' t7 h
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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显身卡
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