浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
6 g+ T/ P! P5 _- _! _+ \: t& x
　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

) w9 c' f7 `$ E2 T/ a  `　　一、秘书的职能
6 ]9 ~+ t' F5 R/ M* ]( O　　1.辅助决策
5 G( U" v. p0 Z# e3 X
　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
# M/ N: t  z/ ~, {, z1 x, F8 Z8 O
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

' g9 l# z8 Y+ J　　辅助内容的综合性

5 K: r$ l2 p3 \, N1 A# \　　辅助时间的经常性
3 d# g6 J7 j$ ^8 e; @) s# P
4 p$ M1 _7 T2 e$ s# d　　辅助环节的全过程性

8 X6 i; Y1 n6 a: R　　（3）、辅助决策的原则

　　超前原则
& {+ z9 b* X/ e+ w3 s
& M: h- V2 [3 ~6 [　　定位原则
: B' y* ?9 ?7 `+ L9 [& |
+ y# x  ?' L0 b3 w, ?7 o1 E) z　　信息原则

% C  M6 I5 ]2 p9 B8 k" O1 D2 t　　谏诤原则
$ @3 V2 _+ L6 }$ m
9 o/ R5 ?+ |- V. L1 c　　（4）、辅助决策的过程

　　协助领导确定目标

7 b, u& r. D( Y0 n& X* z　　协助领导设计方案
2 U: ?1 f. M5 A* R
$ B) Y1 g6 h+ y) G* K　　协助领导评优选优
2 d, C! ~7 n* z
　　协助领导实施反馈

　　2、协调关系
2 g/ _2 a# U. s1 m% ^0 G- K+ J
　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

# Q& Z# v: X/ I　　（2）、协调关系的特征

; [# ~; z7 _+ y9 X5 u$ k* d! A　　从属性
: y- s# S. R' a
　　广泛性

　　间接性
+ y( e% B. v, [
8 m7 [7 m( |9 F9 B　　（3）、协调关系的原则

& l0 f  ?3 U' s8 V& D+ R4 Z　　政策指导

　　客观公正

　　平等协商
0 y8 Y9 W# f4 v3 e+ m
　　注重整体
+ E! }3 k: g8 N9 V5 U. `9 G: p
　　灵活适度

8 u, X% H9 e& \# H' j( ?  x　　（4）、协调关系的过程
2 h  }- P. @0 I2 @8 l* t1 q
- z4 h- b2 [2 X; I7 R: u6 Q2 J) ~　　摸清情况

5 _; A  y( w% r' N2 T7 D　　找出症结

2 D' k. D4 w0 C! G2 g　　恰当协调
' _+ y  E$ h, @5 D8 U, c1 f: c/ Q. t# H
　　督促落实

+ ]8 `/ h: Q2 r" a& ^* k　　检查反馈
+ _: G$ M% K; p! y$ u
　　3、处理信息

2 y% f2 A6 y# }$ @% P" D2 L# r1 E　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
* [% ~2 c( m1 Y0 ~
　　（2）、处理信息的原则

　　及时性原则
: Z, I  R0 [, j
( i: D6 @! F. ?/ Y$ e' X% A& k  B　　保真性原则
" j# x& O. }" h; S$ g7 d
3 x/ ?+ `( T/ T0 c6 V　　适用性原则
' k/ M5 s; |7 X, M" ~: z( \7 @) m$ a
　　预测性原则
  L  B' u9 s% U. O, j( j/ n; K+ G$ ]
# M& ^0 u. {) l- I* ^　　（3）、处理信息的内容
( y2 z) W/ Z6 V  w3 }, ~  h
4 a4 f9 ^/ N4 x7 a　　历史信息
4 z" u6 ]1 f9 x7 g1 G& K+ N
& R0 @' t- k: E5 C4 P0 v　　上级信息

! M+ A! |/ ~7 @7 ~　　内部信息

　　公众信息
) q( Y, l3 g" |6 ~
　　社会信息

; m* A7 y1 ~1 M5 C* `　　（4）、处理信息的过程

　　信息的收集
) ^8 R  N6 X+ b) e3 O
　　信息的加工
% \0 i1 V: i1 w& Y) R- L
　　信息的传递

　　信息的反馈

　　信息的储存
* b* x- `' c' |3 w
; K) Q1 L8 V' C2 q/ d　　4、办理事务
1 @. Q( o+ T% a- w5 z9 L5 E
! Q+ T' |% U0 u3 B$ ~　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

　　（2）、办理事务的特征
4 f  _" q/ b$ R# q& L
8 S+ h" f' k6 n1 |5 y7 L　　综合性
8 e. m* {% L, {" M
; ]' H! a& Z: K$ ^; p　　服务性

　　繁琐性
' `' b2 Z# z. @" I+ \* b7 g3 u
　　突击性
$ p2 i+ V/ `3 N+ G
2 a% n8 o2 g3 N! Y& ?; ^　　（3）、办理事务的原则
  M3 u) F2 z  ~. S
　　被动中求主动
1 |) y0 R0 Y: E! D/ S
　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范

3 ^2 a9 [  H! v: K. v　　（4）、办理事务的程序
. i0 D8 \& k) [9 F/ P& c
. h1 a+ N  D, Z6 D8 J% \) Q8 P　　自然程序

' B2 V7 C- Z$ z2 k$ {" x; C　　理论程序
% z  ~& h: o4 f
7 U: x" x9 c/ w1 m1 |- b/ K　　指令程序

. S+ P  b* Z8 K: h+ D4 c　　法定程序

　　技术程序

$ G' Y; k: A: M9 A2 ]9 i) G　　习惯程序

　　二、秘书的职责
2 U( O( `$ W. W: y8 m　　大致也有以下11个方面：

　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

  M% c4 J$ N& z- r* @　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
* J9 f/ N) E. S5 s6 B
4 B0 P( e1 u! I$ _　　行政事务

　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

. M- J3 w, U/ i　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
6 ^0 A* ]3 d  T6 ]4 N. _$ p) ^
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

; u$ `$ S4 E+ d6 X　　写作事务（各种文体的写作）

& S! O/ F: `6 `, W+ g6 f$ q　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
& _( k! ?6 W/ C2 D1 @2 P
/ [/ X: @: o7 [( V- g. K6 o　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
$ X# X$ i" F6 v% Q
; w$ X- a5 }1 k; D7 A# L　　其他领导临时交办的任务