职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 6 m4 m7 U' k" `5 c* I
. k6 \* P* A' U; |! b, w 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 & j: E' P9 ]" c& u" t% j& f3 H9 c
+ L9 W' S$ @8 B, F 一、秘书的职能
; I# U) j# ?2 r1 P1 Y2 { 1.辅助决策
7 g0 D4 G% l A8 {; s' H, s3 z* Q; G+ j
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
0 Z G( ]8 Z2 _; x U# I' A0 S7 W' t8 I; c' ]3 [
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
* R8 ^ `4 k# n4 b" y+ p1 y' y# A' W1 T6 @
辅助内容的综合性 9 |, ^& ?$ e: j
! ]0 ^8 @7 G; \1 \! }3 T! t 辅助时间的经常性 ' P6 J3 B; D6 K
* X' R) p( P0 { N) U
辅助环节的全过程性 * P) F) U+ J+ K0 y) Q1 t5 q9 ~
) ^, {# i7 ?) ^6 F' }$ L& L
（3）、辅助决策的原则 $ R8 ~7 ?7 g1 F. W I5 N
; l, Y/ D, V# R& e 超前原则 4 |2 z. Q; `, x4 o' R$ J# t, P
: S$ D% ]& A$ h/ r; d& e 定位原则
2 C5 }+ r& F ^( G4 {9 ?! T. c
- A5 L3 m) X1 d' ? 信息原则
* d: n6 n3 H# d! H+ J0 q# d/ h6 I
m) T- m/ J3 G, b- e) { 谏诤原则
1 D R# U3 @- g2 q9 H! y) u; v( A v& J. q5 A3 K
（4）、辅助决策的过程 * J( s8 B! l2 [6 Y4 Y
9 F' M* j! c6 H( w8 H* s
协助领导确定目标
K7 x" g) c3 x, l; ^; l) E9 {$ J9 m! Z4 I* r0 A0 ]2 x, E
协助领导设计方案
_( l& N4 h- Q4 |! b4 Z! ^. e R. I* `2 K; v; ^
协助领导评优选优 , u7 k9 C- K1 {2 t% o7 L: I
3 d0 T4 J/ P7 |. H3 J6 |* ^* H 协助领导实施反馈
A; P7 R/ }, V1 M1 n$ o4 _* w+ y* x) n
2、协调关系
: k# [- K( j, Q( A/ n4 o
4 k. ^5 Z: Y7 c1 @+ t4 X （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
8 ?; J) T5 f5 V! e, a4 S- j# r- G4 ] Y) V( X+ B3 s& S
（2）、协调关系的特征
! f% h/ m) D# |, p v
8 V8 o% O1 X: F; v: e 从属性 1 G2 o7 c+ }2 S, x& Q; m
4 r" b. }6 `) f 广泛性
4 O: ~0 K0 _) P& x& `
/ a& ~0 x( b2 I, N 间接性 & e! k5 d5 C, ]3 X: ^
* Y9 J, h& t9 {9 [3 q. r6 ^ （3）、协调关系的原则 2 p2 } s5 K8 w$ Z7 O8 ?
! f* f# y/ G" Q
政策指导 $ f! m: Q2 [) M- o
2 ~. _, f$ j) q/ E1 {8 _: @
客观公正 / @8 ^, ]% p8 Q
# s& k2 n0 U6 S4 E 平等协商 1 a, ^0 I7 M( \3 q: ?( w8 B; V
0 G3 N3 P5 c! f4 a* V3 w 注重整体 ; a" t( l4 q1 A, s( u
* m8 k3 H2 \2 [3 n$ m
灵活适度
. r! y& D5 T& `9 j
+ Q$ _5 C! D" T u （4）、协调关系的过程 " P6 u' m9 h( i e
- H& l& P& M8 f- O: t
摸清情况 ' M6 ]" _4 b9 y& H; D) e
) r3 U; T1 H# N% V4 I
找出症结
3 B9 W4 R9 f/ |$ t/ o6 f$ U B* }' B
恰当协调
( Z; Q1 v5 Q1 K' K9 r! V! Z8 g% r) O; p
督促落实
) K: ^9 M6 @: h& c
3 u5 b: g1 @, F- e* F/ ? 检查反馈 8 z* v/ E! Z( i/ Y/ O, k" b
. S x+ T- H( c 3、处理信息 + ~( v; b0 g- B
5 `! e; S% s2 w" h8 u0 y
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 & Y) ~' H: ?" c( ^ x
+ y- |2 }+ j9 M' v+ [# z- L% _; _ （2）、处理信息的原则 3 y5 U9 \2 V! F- ~
' H% P: l/ @4 O: T- I 及时性原则 8 S6 ^: ^0 u3 ~# l; A& r# J9 n
) [$ s9 I/ e1 u1 [' ~
保真性原则 8 F* M- A, m/ n5 N m+ ]
9 j* G0 {* c/ H% l# H+ V
适用性原则
" U z' M( V% b- E1 Y0 H% f3 h n& W
预测性原则
. a t( `, N& l( @1 P/ P; U: U( k) q1 P6 H( o6 x9 J
（3）、处理信息的内容
; F9 R# I6 J" x N) O$ P j
/ v+ d1 J( u5 @: _% B. d" e1 F 历史信息 ) O$ M. y: W5 Y$ s" A& j
' }) a, t3 l M, K0 g0 } M0 U 上级信息 2 n3 k% n6 I8 T+ v
3 x# B) H" L, `" M1 i7 i' B 内部信息
, |% S+ b# B& {' P. z) ^
0 V' @9 D6 a' u7 S$ S: G 公众信息 2 Z# h" F( u, a$ Z0 O& B! V: H8 }
) R4 O4 @+ {! y0 |
社会信息
( A/ G0 s4 n, C7 p6 c
" ]6 R7 G" r6 A; l. s; b, r （4）、处理信息的过程 1 Q" |, |! }/ C4 ]: `' R% i
% ]" }" @" q6 { l r; m 信息的收集 5 P- j# i3 m% _! ~2 c" a6 _, g
6 |: ]. E& J6 H m( J8 j
信息的加工
( D0 v2 l. j Q9 |$ P" Y6 u. a% F" i$ M5 X% Z. T2 H5 x3 _
信息的传递 7 t% u1 f. Y6 s% I) T
0 e4 B, r1 v* w4 h
信息的反馈
6 m/ A- d5 x$ n" U# b! Y: |% O$ ]& Z; E* I1 T
信息的储存 ! R3 k# N9 S& \$ S* s
2 x5 v. }/ j; {1 { 4、办理事务 4 `3 @7 W) |+ i% q0 m) g
h% A% H' |7 s6 H/ e: k2 h
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
4 x; s1 O( X' Z5 o6 {% r' W' q8 D- P
3 `( ]0 x0 z+ u8 P" A" A$ b! U' u （2）、办理事务的特征 8 K6 @' S+ V. w$ Y
0 c4 R' p3 s3 _2 |0 @+ d
综合性
' T; R7 p8 m- a+ u* f
5 B& s7 V. E/ V# a! W3 V& Q& B 服务性 0 h# b# ~- W9 m2 X9 ^1 s
& J8 ?0 V7 n) ~ 繁琐性 * t6 p. a# T7 F! h9 q
9 ^9 B" I/ s5 a6 s
突击性 : e; n X8 c, I. p5 N" m: b1 J
. N# U8 p) @7 x$ n9 U& V
（3）、办理事务的原则 0 X( Q! l6 `- h W
' X8 P/ ~( B6 F0 v( f- v7 h
被动中求主动 * x# s/ r6 i7 [3 u% W
" K: m: d- N& b* F6 F2 Z
原则中求灵活
( c% p, B5 B/ s& Q* @( O8 Y# J9 i7 d4 k0 d# {/ N$ G
繁杂中求规范 . ^* o; @- {: M
: _! l; [3 c. E( Y' l: O! I
（4）、办理事务的程序 . q) |; d9 d/ M; e' z
* S5 T7 F2 v, I% _/ J 自然程序 2 P o( V0 d2 P
) z* {% a* P4 j9 H( W" p2 `; G
理论程序 j; |, ^8 N# x# O' r1 ]
4 r' H* p; O! O, z0 F* j 指令程序
+ I6 C# @; [5 {$ N0 x C
& A0 c+ |5 Q! O+ F9 Y6 T1 W 法定程序
: a% L8 k9 H3 |: ^4 r7 G
3 @+ u- W4 i0 x9 l( ?- \ 技术程序 , @. f1 O* A: ?: |+ l4 u
! \/ ^0 Y" z, I: |' R" H 习惯程序 ' d; U) y4 ?0 i3 m: J
+ h2 a) p" h* g2 P
二、秘书的职责
5 H9 q2 P. r P+ k. ~- L1 A 大致也有以下11个方面：
. `. j$ R$ ]' ~% L' Q: s0 E4 h% }- o$ I1 b3 t
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
8 G% `% L! ?8 P8 t; R- `. }1 T" B* j9 Y
接待事务（来访接待、安排服务等）
* J% m3 x: h$ o+ i* p" \
0 j0 r" l3 c- d/ x; K 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
# m- w. ~$ q+ k( l8 O2 c# i
" M( n7 P4 }3 I0 s 行政事务 / x9 K7 I1 F' \' D$ A3 B( J
0 M. C5 W/ m5 Z% u- Y2 `, b
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
7 {: ^( C" b! N& D4 c- W3 \. @3 e" P: G8 ^
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
' O3 H/ @; V, f! S" k! F m+ R
4 @6 Y0 U v* K& {4 g$ G$ g. H* ^ 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） # O3 f, \% J4 D1 `& D, `7 ]0 z
" Z/ F3 Q* j9 M! \4 X
写作事务（各种文体的写作）
9 N5 R+ C! A9 b; M" g7 [
4 j. E3 i- {3 D# E6 F3 O 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) + U8 q( D) i. @( A d6 W# B$ `
( w, H& O! w4 Q" Z$ i
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
. r6 Y4 B* W$ e% p. c. V& F# U6 t0 Q7 [+ Q+ Z
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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显身卡
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