职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 # k+ ]# S) t+ k" i
! b; q ^: A5 d& Q
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 q+ O1 u* f+ {9 d" x
! k6 v9 @1 e! |0 ` 一、秘书的职能& @7 b* w& S6 y6 J
1.辅助决策
& H+ J& r4 a @# ?5 G. S' O; E; j% X# g# H( X
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
; [( _, t) b( r4 r' U
5 j0 K; Z* ], h3 n' d （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： 6 C+ o5 a, z, m" g% b p
; v& f% W3 V8 r& O6 B) ~ 辅助内容的综合性
. y- b) q @2 x9 X3 w" e3 H6 O4 B5 U& t( t
辅助时间的经常性
. I x" T) z5 {* C" l, L4 i( E/ I; |- X, x
辅助环节的全过程性
$ ?, J# Y( ?4 ^, _8 M H/ j
( _6 X6 x# V5 q7 l8 p （3）、辅助决策的原则
7 g2 i) D5 `5 W' e c; R3 ]1 l( z5 c/ Q2 `- ]1 k/ d1 u9 O
超前原则 % T- U! w# K9 ^+ a, @
8 h( K! r1 q0 P8 X 定位原则
, G8 Q2 S2 r$ B* @( a( s+ H. a) ]7 Z- g6 C) p# Z' Z1 u& D
信息原则
( P0 Q: k5 c* A) ]* ^1 v" a& `- f( j& W+ x' O/ ]+ C
谏诤原则 4 h& N, I, e$ u/ {5 W3 c5 O' ?$ E. ~
! A3 C b! D% w6 Q* w& V
（4）、辅助决策的过程
, b' |6 h7 ~; Z8 t7 R9 H G# @0 w4 W
% ^) W9 F3 c6 v4 G6 k 协助领导确定目标 7 b; `3 x. M. m4 U ?
: v1 c; f0 ?! A- t0 q% m 协助领导设计方案 0 E8 y: N# u/ F
* z R$ N& g% \" D& M6 v 协助领导评优选优
. G, z( d$ W% c0 C. M/ i4 X2 r) e. v8 t% K) e: H0 x# ]/ N& f2 r8 Q- \
协助领导实施反馈
3 @( F# j; c/ l, h* C
0 i2 k3 x/ C' L7 n 2、协调关系
; [; [+ f& I9 x9 g* ]
+ U, ~5 t9 ?" X6 k （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
2 o3 _* s! v. U7 b6 M0 y3 l$ W7 ]) l. [7 K* r5 Q3 p" W
（2）、协调关系的特征 0 ~. d& r; a/ r S8 f+ D& S# @' y% l
' D {8 d9 A# b6 Y& N4 O
从属性 7 ?9 s- D! F( s# `5 w: D
( o( `; D2 j3 | 广泛性
8 G2 N& X* R# F A9 }. q/ |& S) V. I3 o1 Q0 J
间接性
! P) `, ?: u( `. }5 Z' n: F( s3 a; [( \( {. G8 P( T) M- {
（3）、协调关系的原则
" i4 ]* m, ~ l' @
) ?8 [/ D/ `5 ^( ? N 政策指导
& E' V% s' p, [0 p9 E: `; A. j. v
客观公正
, I% v- G2 @5 T8 Y% j5 B* E/ B8 G' F3 i" u% G5 U/ U" L
平等协商 - L/ V y. A1 Q% T- x
& Y& ]) m! z- D 注重整体 , m! j2 _- F- z. Z( S% N
% [& w" ^. k, ~8 d. [; Q
灵活适度
1 G, ?; W1 \- c0 \, `+ X8 x7 U( ^4 ~
% L' v% R6 I" s- K, x, M' s/ \ （4）、协调关系的过程 " e$ t7 c" w1 F6 K) i. a
5 T! f; t4 P4 p7 r% ~9 H3 k* _; m 摸清情况
6 Z6 M) h( d0 l6 x: w7 G- w
5 B; z' i- a$ v" P 找出症结 7 k$ U8 b# U( n% p* F3 }
6 P! w) e% B+ V1 a- T( ?6 [! L
恰当协调 . [6 V u% D7 m5 F" O
7 Y" o4 ?( q! y- b 督促落实
8 r' W) V8 s0 H$ d9 ]) E5 [0 i- v8 W
& }. r3 m; B& o; F* e0 J 检查反馈 Q. V3 k/ i0 L9 r7 s
! k; |; p- |9 X1 v. i
3、处理信息 # o9 C/ d. f, e
, L3 v8 o% N) O% \8 e" d! z: T （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 ) ^2 E4 m8 u$ d: g0 P
; X3 [7 V# E; }! Q; }) S+ [! D （2）、处理信息的原则 5 }/ R M8 \1 J, A/ ~$ b8 H
0 J1 N3 X$ S4 A% \* Z
及时性原则 8 c8 m" H$ x, p! \( d9 k
( Y6 j" {! }/ V# J2 F
保真性原则
9 i0 A* u0 ^4 q4 ~# h+ W
- u" D3 y3 A5 Y* e7 Z* u 适用性原则 ! {( h4 Q3 B# K3 |2 Z T
! n- o$ V1 M t8 r. Z7 m" Y
预测性原则
3 L5 u6 F/ }! r. F+ w, ^3 O; T5 e& d7 q
（3）、处理信息的内容 # q2 y. P$ T" \8 V
" t* G! F- J }: T* ?& W. m. Z" r 历史信息
, H i- a$ P& U4 d8 q% W- {( I4 x. G$ ]& |$ ^* M4 U0 S" X
上级信息
/ M, L3 Q) c& O" K" B
9 Y T Q0 S, h) w4 A( o 内部信息
6 k6 E; r/ n3 ?* \
* e/ ?* P: y# Y( s1 ^# d4 f 公众信息 6 F* ]! J {8 ]' m4 ~9 l9 Y
( m. P0 N' M* c) T! u
社会信息
6 _ q& H8 _& ~4 C* T4 k( V
1 M. c- h7 B1 t8 ?3 n1 R （4）、处理信息的过程
/ f2 Y9 ?& E l
% `5 ^. Z5 T/ t: E5 N5 C. k! ~% W 信息的收集
9 W6 u! L+ Y+ i/ m* l. F" c# W1 }0 L5 F# t) y
信息的加工 . [. a0 v2 h. s. M
4 w$ w. ?' i& C% i* N1 H 信息的传递
) B' J3 O. y8 F, n7 h4 P3 V8 e* p' \/ H3 t2 F3 ] N
信息的反馈 - [! X/ g K' u: e% @
8 u8 x9 j! \3 g9 z
信息的储存
) r) ^% [ o! X1 z+ E1 L7 Y4 J- ]0 I5 `
4、办理事务
+ G/ p3 S+ Z; }5 `7 t7 H3 e1 Q
! c# W3 l+ b+ R7 L% I y& H* e （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 8 w( e3 v* o+ m: [
3 H' Y+ O7 o) m2 a. v) ? （2）、办理事务的特征
9 p- V$ I/ G0 z8 l# L5 S! ^7 B5 ?( s, v P$ K$ ]
综合性 3 g& [- Y2 C* c( P$ D4 w
7 y- M! N! m! b: ?3 F H+ X; i 服务性 / ^: j' o9 }9 T9 S+ _$ q: Q& a* C
+ E/ q8 E4 d e6 }' e
繁琐性
( R! n* @ o# @* a& s, Z U
7 ~2 ~; j% B; [9 ?3 l+ Y 突击性 - b0 o. L/ Z1 P3 f
& O4 s1 ~2 \+ T' p （3）、办理事务的原则 7 e! f2 g/ o6 E% N) Z
1 [# Z- W2 n' Q# s 被动中求主动 - E5 I; c* @- W/ ]% h
7 q0 V) t U! B% _1 D3 q
原则中求灵活
0 \4 x8 ^0 m% z& ^% d) H1 {1 ?
0 O* S9 @8 ]7 G 繁杂中求规范
! }/ ^! Q4 g( o- M% `' m; {' }3 J9 l# ` u; j
（4）、办理事务的程序
d. I; J/ ~4 M) c" `8 \$ ?3 w9 |. V! O% Q9 S
自然程序
J+ }8 Y+ ]* b6 g
$ [; Y" h6 O5 J' ]" V2 m6 W& [4 D 理论程序 8 }1 @ N* ~% F8 M
5 m! L: n5 _- e- h) m3 l4 M
指令程序
' d: @4 }: U+ k0 N7 W" T8 c& w
: D3 A9 l+ g: E0 j& v: U [ 法定程序 8 j$ A+ c3 {, B: ]" u2 l! I2 d
% Y' R: y# l% |- T6 W
技术程序
: ~: V* W4 I% Z7 h8 y8 z& ?, `7 y4 y$ }
习惯程序
, K% o; a; o; m! L2 O0 { l5 j. M/ w
; w* d4 r0 G, r0 Q! w 二、秘书的职责7 l' G( e! K/ H
大致也有以下11个方面：
' S7 S7 p! w5 i% _7 S# ?" O8 P% _+ L7 v( ]0 P0 b/ O( E8 s
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） " l1 z+ D+ ]% g. l
( W0 l1 q h0 J; |+ r- ^ 接待事务（来访接待、安排服务等）
( h' N! G3 K/ O* U9 f! T, U
P/ Z# C- \: t5 j, o [ 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
! m7 v {6 e6 G! \# E
% L" K& z2 T, u 行政事务 ! h1 R/ C) x' \7 o- U3 s, }1 J: U" i
P5 g6 H, _8 b1 G- y 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） ( i$ {. k0 w+ K. I- i! X6 h
2 w/ ^& U q, |, F* A
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
8 D7 x9 l3 Q# L e. M
6 y: _7 r6 P4 m q) b9 n 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） : r$ G* T9 S! |( j" y5 K2 \; k
& v" Y9 L# E" T% G# i
写作事务（各种文体的写作） & L4 ]1 \2 w2 H7 [8 ^, ^
( O/ w. l+ z0 Y o" s
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
9 x+ Z1 |; S( ~9 |! G, B2 C( X
0 c9 S; h, i2 \ 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） ; e; A6 L# ~0 C* l" `3 i; H
: Q6 j) ^/ k" B+ d 其他领导临时交办的任务 |
提升卡
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