公文不仅要文字通顺、条理清楚、方便阅读理解，而且要体现它特有的政治性、业务指导性、定向表达性、思维逻辑性和直书不曲、特定的体式要求等特点。由于表达特定内容的需要，经过人们反复运用和长期实践，久而久之就形成了公文比较稳固而鲜明的惯用语言模式。恰当地运用这些语言模式，不仅可以使内容表述准确、严谨，而且有利于表现 公文典雅、庄重的风格特征。
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一、时间表达) p& l& @' i) z
2 m8 z7 w1 _' k7 r时间不仅记录事物的运动变化过程，而且是对受文者的行为施以强制性影响的一个重要方面。公文写作中的时间表达应该概念准确、明白清晰。( `* p+ v% f; d( K5 O1 C
3 `; w, S- V8 d. K1.在下列几种情况下，表示时间概念必须使用汉字。5 z* |, V" S& x3 s) `
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①行政公文中的成文日期，因其直接关系到公文的时效，因此需用小写汉字完整地写出年、月、日。1 F e" L3 @1 t" q
$ b' [, G( E8 V' `②正文中涉及的农历（夏历）日期如“正月二十”、“腊月二十三”等，不能写为“正月20”、“腊月23”。
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③星期几一律用汉字，如“星期三”不能写成“星期3”。
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1 S5 r2 g* X2 {' u3 ]④正文中涉及中国清代及以前的历史纪年，如“太平天国庚申十年九月二十四日”不能写为“太平天国庚申109年 月24日”。2.在下列几种情况下，表示时间概念应使用阿拉伯数字。, |" Z' }9 ^8 a7 k# n, i
T/ L+ U F6 l* y* g8 O& m①公文标题中的年份。如《××省关于2002年预算执行情况和2003年预算草案的报告》。
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②发文字号中的发文年度应当而且只能使用四位阿拉伯数字来表示。3 u; g! p0 U1 f3 H8 v1 @
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③正文中涉及时人物生卒年月日及公元以外其他纪年时，应当使用阿拉伯数 码书写。如“鲁迅（1881.9.25~1 936.10.19）”，“民国35年（1946年）”。
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二、专用名称的表达 z$ L7 i3 S% Y! G6 `1 w8 z
; m1 A# Z# q, w/ Q$ Q在公文写作中表述有关单位的名称及人物职务、岗位和姓名时，应注意以下几点：1.同一名称多次出现时，要保持前后一致。人员的职务、工作岗位常有变动，撰写公文时要细致地核查、校对，使之符合实际。) @# w" y& O0 T; _, o4 |$ k
5 {( m) P& C& t2.单位名称第一次出现时，应用全称或规范性简称。
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; s8 T* \% t- k/ ~# @& `8 C4 i) [3.当一个人担任多种职务时，只列出与文件内容有关的职务即可。本文由老秘网推荐，如××同志既是市政协常委又是市农业局的局长，在政协的文件中写”市政协常委×××带领政协委员10人对全市农民负担情况进行了调查“即可。
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8 B) ~2 Q, P' Y8 o" T1 J" x7 ?# [4.当一个人有两个或两个以上职务时，表述应先党内后党外，由大至小排序。如“县委副书记、县长××出席了会议，县委常委、公安局长××到会祝贺”。
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5.国外人士的姓名、职务应以新华社的标准表述为准，如无标准译名，应注意保持译名的一致性。如“布什”不能写成“布歇”、“里根”不能写成“雷根”、“国务卿”不能写成“国务大臣”、“外交大臣”不能写成“外交部长”等。/ u. X: O" S: D2 l
& g! e9 p- ^. B0 x6 C4 T6.表述各种职务、姓名时要用全称，如“市总工会主席王宏生同志在会上讲了话”就不能写成“宏生主席在会上讲了话”。
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三、数量表达
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人类社会生活时时刻刻都与数量有关。公文中数量概念的表达有其特殊的规定和要求。$ B y# G' T- z0 z. X3 o8 O/ V
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1.表示数量、长度、重量等各种计量数据时应使用阿拉伯数字，如“58公里”、“32人”、“120万吨”。8 u/ B$ e9 c( O6 K7 g
4 T* u- [1 f7 X2.表述事物的数量时一般“名词”在前、“量词”在后，如“公房58所”、“重大事故起”。3 S: z; X7 C) [+ }: W3 W2 b5 \0 u
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3.当人或物数量较大时，通常还应列出一个代表者，如“教师24人”应写为“教师王鹏等24人”。0 I: _) p" l4 \. v
- m: |% J" a4 J" I" B4.百分比的表示应用阿拉伯数字，如“41%”。
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$ B+ g5 p4 H: V- t5.除特殊情况下使用约数、概数外，公文中的数量概念应使用确数。% v& I6 [4 @1 i
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6.表示增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。如可以说“增加了三倍”，却不能说“减少了三倍”。
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6 M4 _8 @# l1 J! K/ [7.在用“以上”、“以下”表示数字分界时，为准确起见，应注明本数是否包含在内，如“十七岁以下（含十七岁）儿童不得入内”。 o- t' j5 V( E( |$ g
! A# g$ V6 F g) e0 r. S: x8.“两”字不能作序数，但可以用来表示基数，要注意与“二”字的区别。如“五十二”不能说“五十两”，“二万五千里长征”则可以说成“两万五千里长征”。
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! r! Y0 l6 I& W* @# q. B0 F9.“增加、提高、增长、上升、扩大”或“减少、降低、缩小”等词语后面带“到、至、为”与带“了”或不带“了”字相比，语义差别很大，应注意区别。0 f p6 S! M; x$ M- D0 b
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四、程度表达; v+ w! u7 j. g9 I- N
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! ] h$ N* Y. g, Z8 f7 M" F8 Z4.句子中出现的表示范围的词语前后不能互相矛盾，如“凡现在生产岗位上的工人同志，不少是在解放初厂里条件十分艰难的情况下进厂的”。文/孙际垠 |
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