新手从事公文写作应当注意哪些问题？

借问，公文写作貌似很高深，作为一名新人，在从事公文写作中应当注意哪些方面的问题？

公文是具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。
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（一）公文的行文原则
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% M6 ~. Q% ^) h2 m3 d1、依法行政的原则；
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) N% u3 b5 G. s8 M# E. r: e' T8 F2、职权相符的原则；

: _0 k: A, @$ F5 j* O3、党政分开的原则；
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. q2 c2 q: F& a+ \. n4、请示一文一事一头的原则；

* d8 v8 @( _- e; W5、逐级行文的原则。
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6 ]& d- ]% \" G' n* G" t（二）公文的文种
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% S: ], z' `" ?& P文种就是公文的种类，它是公文的名称。

1、请示与报告
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“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。

“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

) o# V$ |8 x. m: Y9 l0 Y2、公告与通告
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“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
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“通告”适用于公布社会各有关方面应遵守或者周知的事项。
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# E; {3 \( d/ J0 z, U. I9 F  ^" T3、决定

5 B$ Q2 T; ~4 ^3 I: h8 Z3 R/ G“决定”适用于对重要事项或者行动做出安排，奖惩有关单位及个人，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

4、通知
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“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知的事项，任免人员。
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5、通报

1 y$ @3 K: m/ H1 J8 e“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
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6、意见

( r: |5 {& |' \7 W4 Y8 l- s“意见”适用于对重要问题提出见解和处理方法。

7、批复

“批复”适用于答复下级机关的请示事项。

- c' [9 F' G9 B& W: u  V& K8、函

' [; N' I, g3 i) Z8 _# c: J2 W“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请批准和答复审批事项等。

7 h6 Z4 i8 c9 }. v  f9、会议纪要

“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。
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（三）公文的格式

3 c7 g' u( Z* ?0 x1 W公文格式是人们在长期实践中逐步形成的，并由权威机关以法规形式确立下来，它既是一种约定俗成，又是必须遵守的规范。

1、标题
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公文标题有四种：

⑴ 发文机关+事由（公文主题）+文种。如《中共中央关于整党的决定》。

⑵ 事由+文种。关于×××××××××的通知。

⑶ 发文机关+文种。如《中华人民共和国外交部公告》。

; G. k6 r+ v0 _0 _: V⑷ 文种。如公告。

* d7 _  |) D2 K: ^% Y) u草拟公文标题要注意的几种情况：

① 公文标题一般不用标点符号。

* V7 p/ U: T4 m0 \7 L② 防止“通知”接龙。如转发××××××通知的通知。
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③ 关于对×××××××××问题的批复。“关于”、“对”都是介词，不能重复使用。
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$ y3 `' }! x7 X  m) Z5 k) o④ 标题要准确简要地概括公文的主要内容。
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⑤ 正确使用文种。
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2、主题词
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主题词是由于公文计算机管理的需要，根据公文的中心内容概括的规范化的名词或名词性词组，以便以后按公文的主题进行检索。
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标注主题词应注意：
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% K  ~% b0 P& S% }1 R7 f1 h# Z⑴ 主题词应当准确地反映公文的内容特征和归属类别，不要与标题混同。

⑵ 标引次序应根据主题词的含义从大到小，从内容到形式，最多不超过7个词组。第一层是类别词，即明确属于哪个类别；第二层是类属词，是反映公文具体内容的词；第三层是文种，如通知、批复等。

⑶ 当词表中找不出准确反映文件内容的类属词时，可只标引类别词。
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⑷ 上报的公文，应标注上报机关主题词表所规定的主题词。

3、签发人
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签发人是发文机关批准发文的人。

$ L) M4 }$ o3 r. A( i4、成文时间

成文时间就是文件生效的时间（有的公文如法律、法规的执行时间另有规定），一般就是公文的签发日期，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文签发后因故没有及时印发，时间超过20天的，成文时间可由秘书部门确定。电报以发出日期为准。

* K. J5 _7 [) q1 H/ M- }! u% |* P! ^行政机关公文的成文日期必须使用小写汉写，如二○○四年六月六日。党的机关公文用阿拉伯数字标注成文时间。

5、抄送机关
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! Y9 K6 _3 E: O5 b抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。这里应注意几个问题：

⑴ 特殊情况越级行文，应当抄送越过的上级机关。

⑵ 请示不得抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。
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⑶ 抄送机关排列顺序为：党委部门、人大部门、政府部门、政协部门、军分区、法院、检察院、人民团体、事业单位、企业单位。

: ], |! k0 q5 G, E! [' @⑷ 抄送机关不分上级或下级，一律用抄送，不分“抄报”、“抄送”。
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⑸ 不要自己给自己行文。领导代表本机关签署发出文件，然后自己又成为接受者，这就是自己给自己行文。

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