略谈机关文稿写作中的三个常见问题及五点注意事项

（一）篇幅冗长

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1.报告长篇大论，言之无物。有的部门给上级写报告长达四五万字，文中套话连篇。谈工作，只讲大道理，不讲实际情况；讲问题，只谈原则话，不谈要害处；讲下步工作安排，只喊口号，缺乏具体措施。有的工作情况报告虽然文字不长，但是空话、套话成串，文中的话今年讲也可以，明年讲也不过时，读了以后清汤寡味。例如，有一个单位向市委报告开会情况写了许多虚词套话，如会议在什么“前夕”、在什么“新形势下”、在什么“关键时刻”召开了；会议“总结了”“分析了”“交流了”“授予了”“命名表彰了”；某某领导“讲了话”“作了总结”；会议又“进行了”“提高了”“统一了”“明确了”“坚定了”等。接着，对会议的评价又讲了一大套。一份3000多字的报告，光导语就占去了600多字。这种长而空的公文，严重地影响了工作的质量和工作效率。对此，应引起高度重视。

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2.公文语言繁琐,拖泥带水。如某部门给上级部门的一份工作报告上万字，虽然文中有些实际内容，但是一半的篇幅是罗列事实和数字，读者看了头昏脑胀。报告的语言口罗嗦、乏味，套话来回说，情况反复讲，生怕遗漏。文中的事实和数字举例，从省、市、县到乡、村、户，层层都有，面面俱到。这种情况在一些综合性工作报告和年终工作报告中经常出现。

 

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3.画蛇添足，浪费笔墨。例如，某单位给上级单位的一份请示长达2500多字。请示中真正有用的话不过700字，其余全是多余的话。本来，请求上级解决经费，只要讲明困难，说清理由就可以了。但是，接着又发了一番议论，表了一片决心，如“当前的全路、全局一样大好，改革深入发展，生产形势喜人。虽然有困难，但是要千方百计挖掘潜力，去克服困难……”等等。这类现象虽不多见，但是不加以克服，很容易带坏文风。

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（二）内容粗糙

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1.内容重复。主要表现在有的单位，在一份公文里前后的内容重复；有的单位在不同的文件中存在相同的内容。

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2.照抄照转。有的单位在贯彻上级的方针、政策、法律、法令时，不从本地区、本部门的实际情况出发，不进行认真的调查研究，就动手写通知、发指示。肚里无货而又急于求成，只好照抄照转。表现在成段地抄录上级文件，甚至连上级文件中的举例也原封不动地抄录，一篇3000字的公文，只有几百字是自己的话；有的边抄边主观臆造，撰写的文稿还不如上级文件具体可行。更为严重的是，有的抄录上级文件断章取义、曲解原意，造成公文内容支离破碎，损害了公文的严肃性和权威性。这种照抄照转上级文件的现象是比较严重的。

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3.政策矛盾。有的单位制定的文件与上级要求不符，甚至是一台一些违反上级规定的文件。比如，有的单位擅自出台办理干部二线的政策性文件，在全局造成了极坏的影响。

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4.官样文章。有的单位制发的公文缺乏针对性，没有新东西，政策不明确，措施不具体，满篇官话，冠冕堂皇，令人看了生厌，群众把这种公文叫做“官样文章”。请看下面这段话：“改进作风，狠抓各项工作的落实”。二季度工作任务很重。各级领导要努力从文山会海和琐碎事务中解脱出来，走出会议室、办公室。深入基层，深入群众，调查研究，解决问题，少说空话，多办实事，在抓早、抓紧、抓实上下功夫，真正抓出成效来。”这是某单位下发的一篇公文的最后一段话，中心意思是要求下级机关的干部转变作风。但是提出的要求比较虚而空，像一堆口号，不疼不痒，缺少具体的目标要求和措施，使人看了不感到有责任感和紧迫感，下级可以听也可以不听，做不做都没有检查的标准。这些话写在公文里只能流于形式。

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5.观点模糊。有的公文主题思想不明确，观点不鲜明。向上级写报告、请示工作，叙述情况若明若暗，分析问题含含糊糊，发文单位态度不明。向下发通知、作规定，政策界限不清，模棱两可，下级无法贯彻执行。例如，某市给省里的一份关于某某领导干部利用职权谋取私利的情况报告中这样写道：“……××同志利用职权，多要住房，为子女安排工作，提拔重用亲信，等等，错误严重，影响极坏。”可是报告后面又讲：“上述错误，有的应由其个人负责，有的是属于组织的责任，有的属于正常工作需要。”从报告看，究竟这个干部个人有什么错误，应负什么责任，并没有说清楚，使人看了晕头转向，不解其意。有的单位请示问题，不讲本单位的意见，把存在的分歧和矛盾全部上交。如某单位向上级请示工作，没有自己的结论意见和明朗态度，而把领导班子每个成员的各种不同意见照本宣科，一股脑都写在请示文件里，让上级领导裁决；还有的单位的请示公文内容繁多，成了“大拼盘”。

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6.层次不清。主要表现为三种情况。（1）条款混乱，眉目不清。如有的公文大小条款前后位置颠倒，没有次序；有的条目标号重复、写法不一，在同一层次里，阿拉伯数字和汉字标号同时出现；还有的公文内容缺条少项。（2）段落散乱，互不衔接。有的公文条款、项目、层次并不多，但分段不准，零碎不堪。段落之间的内容游离，缺乏有机的联系。如有的通知性公文一会儿讲注意的问题，一会儿讲成立××工作领导小组，一会儿又讲措施，颠三倒四，杂乱无章，不知要说的是什么意思。（3）级题过多，条目繁琐。有的公文级题和条目成了连环套，“大一”里面存“中一”，“中一”里面有“小一”，“小一”里面还有“第一”，实在不够用，再来个首先、其次、再其次，如同家谱、开药铺，应有尽有。总览全篇，男女老少，五世同堂，好不热闹。如某单位起草的一份公文中，共提出四十多条工作措施，大项里面套小项，级题、标号左一层右一层，好像“抻面”，越抻条越多、越细、越长。

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7.概念模糊,逻辑混乱。在一些公文中，除了篇章布局结构上的逻辑混乱以外，还经常出现思维方式上的不合逻辑的现象。就是说，在分析问题时作出不合乎事理的结论，在概念、判断、推理上存在着不准确、不恰当的地方。比如，有的公文中写道：“档案里有许多重要资料，是党和国家正确制定政策、法令的重要依据。因此，做好档案工作是我们的光荣职责。”这段话起码存在两处逻辑上的错误。其一，“档案”这一概念不明确，外延太大，应加以限制。社会分工纷纭复杂，“三百六十行”，各行各业都有自己的档案资料。但是，不一定所有的档案资料都是属于方针、政策和法律、法令方面的内容；其二，“是党和国家正确制定政策、法令的重要依据”这一直言判断也不恰当。档案是用过的文件、资料，保存起来以便为用户提供利用，它起着记载、凭证、备查等作用。而党和国家制定政策，最根本的依据是从不同历史时期的实际情况出发，是从现实的需要出发。即使是党政机关的档案材料，对制定现实的政策和法令来讲，也只能起参考、借鉴、对比作用，不能作为重要依据。因此说，上面那句话中的第一个判断是不对的，起码是不准确的。

 

8.文字粗糙。表现是：

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（1）不合语法。在公文中，不合语法的句子经常出现，比较常见的语病有以下四种情况。

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①搭配不当。〔例1〕改革的成败，关键在于领导要破除旧观念。例1主语部分是从“成”“败”两个方面说的，而谓语部分只讲“破除旧观念”一个方面，主谓搭配不当应将“成败”改为“成功”，或者主语部分不动，谓语部分中的“要”字改为“能否”二字。〔例2〕我们应当勤俭节约地工作、生活。例2属于修饰语与中心语搭配不当。中心语是“工作”、“生活”，“勤俭节约”四个字不能修饰工作，只能和“生活”搭配，可改为“我们应当勤俭节约地生活，扎扎实实地工作”。

 

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②成分残缺。〔例〕通过整党学习，使领导班子成员提高了思想觉悟。该例是滥用介词“通过”二字，造成了主语残缺。如果把“通过”二字去掉，句子就没有毛病了。如果保留“通过”二字，就应该去掉“使”字。这种主语残缺的句子在公文中经常见到。此外，在一些公文中，残缺宾语中心词和漏掉必要的动词及关联词语“因为”、“所以”、“虽然”、“但是”等情况也是比较多的。

 

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③词语位置不当。〔例1〕我们几个局的负责同志分片包干到贫困的地区蹲点，帮助脱贫致富。例1的“几个”二字位置不当，很容易使人误解为好几个局的负责同志。实际上，联系上下文，是一个局里的几位负责同志。应该把“几个”二字放在“的”字后面。〔例2〕要教育广大青年树立远大理想，把自己的青春应该献给祖国和人民。例2是助动词“应该”位置不当，如果将“应该”二字放在“把”字前边就对了。

 

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（2）滥用省略和简称。最典型的是，我们在开展保持共产党员先进性教育活动时，有的单位把先进性教育办公室简称为“保先办”，并写进正式文件中，这是极不严肃的。

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（3）滥用词语。有的领导机关或业务部门制发公文很不讲究组词造句。除了前面分析的不合乎文法的明显语病外，还存在着滥用词语的毛病，词不达意，笑话百出。下面仅举几例：

 

某市委给省委的关于各项改革情况的报告中说：

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“生产力布局调整全面展开，……各项措施取得了很大进展。”措施怎样取得进展呢？令人费解。

 

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某单位发文中写道：“……作为团支部创建经费的一项来源”。创建一词指创立，经费怎么创立呢？

 

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某单位在一份通知中提出：“造就一个安定团结的环境和宽松和谐的气氛。”造就这个词当动词用时多指培养使有成就，如造就人才，而造就环境和气氛是不妥当的，如此等等。至于公文中出现错字、别字是经常有的。

 

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（三）文种不分

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主要表现在请示和报告不分，工作情况报告和调查报告不分，会议情况报告和会议纪要不分。

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上述三种表现中，尤其是请示和报告不分的现象最为普遍，不少公文的标题就分不开请示和报告这两种文体。因此，这里着重分析一下请示和报告不分的问题。

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请示和报告不分，主要有三种表现：

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第一，把纯属请求批准的公文当作报告。

 

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第二，一份公文既请示工作又报告情况。请求上级帮助解决问题或请求批准做某项工作，不是直接点题、开宗明义，而是绕圈子。开头先客套一番，然后报告工作情况和经验体会，接着再提出需要上级解决或答复的问题，最后来一段表态。既像请示又像报告，内容混杂，眉目不清。这种公文上级单位领导看了理不出头绪，找不出症结，实在难以处理。

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第三，把请求上级批转的改进工作的意见和办法当作了报告。有些业务主管部门经常把改进工作的意见和办法呈送上级单位，请求批转各地执行。按理说，这种公文应该视为请示件，本文由老秘网推荐，可是也写成了报告，这是不妥当的。因为主管业务部门提出的工作意见或办法如果能够行得通，自行发文也就可以了。如果本部门拿不准，需要上级审查批准，就属于请示工作，而不应该写成报告。如果业务主管部门的报告中没有提出改进工作的意见和措施，要求上级批转也没有实际意义。当然，属于上级单位委托业务主管部门起草的政策规定性文稿和下级向上级报告工作经验的公文，应该另当别论。不过，这类公文的结束语也用不着写“请批转各地执行”等字样。

 

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造成请示和报告不分的主要原因，一是思想不重视不够，有的认为，报告可以讲成绩，光请示问题，讲困难，怕上级责怪，不如请示和报告一勺烩，既省事，又少发文，一举两得；二是有的同志分辨不清请示和报告的界限，往往一写起来，思绪万千，拢不住闸，结果黄瓜茄子一锅煮。而领导同志又不大注意这种文种不分的问题，也就放行了。久而久之，沿袭成习。要纠正请示和报告不分的问题，在公文写作中应该区别以下几点：

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（1）行文的目的不同。凡是下级单位请求上级单位作出指示、批准、答复的事情，一律用请示；凡是下级单位向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议的，一律用报告。前者属于请示性公文，后者属于陈述性公文。

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公文写作存在六个方面的问题。一是站位不够高。主要表现在缺乏大格局、缺乏宽视野、和缺乏多维度。二是认识不够深。主要体现在分析不深入、层次不清楚、认识不全面和把握不准确。三是归纳不到位。主要表现在缺乏归纳和归纳不准确。四是文字表述不够好。主要表现在语言不正确、不准确、不精练和不是书面语。五是写作技巧不够熟练。主要表现在不熟悉公文种类、不熟悉公文篇章结构和不能避生就熟等方面。六是用心不够细。主要表现在多字少字、错字白字、标点符号、段落转行和标题结尾问题等方面。

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凡是下级单位请求上级单位作出指示、批准、答复的事情，一律用请示；

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