公文的写作是件非常严肃的事情,因此,必须十分注意写作的质量。公文的质量如何直接关系到机关工作的效率,关系到党和国家方针政策的贯彻执行。凡是具有较高质量的机关文字材料,都对提高机关工作效率,推动事业的发展起着积极有效的作用。相反,如果文字材料的质量不高,不仅是个浪费,甚至贻误工作。因此,要下功夫提高写作质量。6 D/ b. y8 v: l# C' `
1 C' E& b- c+ j一是在政治上必须正确,要准确地表达、体现党和国家方针、政策、法令的精神,在政治上同中央保持一致;: y( c" M! F- ^/ L! V
8 g5 X* v4 ~# F$ I4 q7 H: O6 z6 D0 C7 C二是在业务上必须符合科学性,符合工作规律,不讲外行话; s _3 q2 `1 S/ ?; j& J: x6 G
: w( D( T& f5 u" j三是必须密切结合实际,有针对性,不无的放矢,不言之无物;
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6 E' B) q* Y+ u1 y! I8 S+ s) M四是必须符合规定的体式,不违背规范,不张冠李戴;1 _- [; v# f1 h, N0 p, J2 G' W
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五是文字表达必须层次清楚,词意准确,语言精练,合乎逻辑和语法。3 m( \' j. u) u# g8 Z6 T0 W G- y; r
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要使公文的写作真正达到以上几点要求,并非一蹴而就的事情,它同其他文章写作一样也必须经过一定修养、训练、学习和实践,没有一个不断的、反复的过程,要提高写作质量是困难的。以上五点,前四点我不再多说,确实要靠大家平常的练习。第五点中的文字表达,特别是公文的一些专用语,我准备多说几句。公文的一些常用事务性词汇,或者叫公文专用语,反映了公文的行文关系和工作程序。它在公文中虽然时常出现,但并未形成固定的语言程式,可以根据需要灵活运用。这些专用语主要包括:
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+ T8 J$ T% ?5 ~1 e 开端用语:根据、查、兹、为了(为)、关于、按照(遵照、依照)等。开端用语主要用来表述引文的目的、依据、范围,或用来表述时间,或作为发语词。
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称谓用语:本(会)、你(会)、该(会)、我(会)。这四个称谓,第一人称用本(会)、我(会),第二人称用你(会),第三人称用该(会)。使用时没有等级色彩,上下级均可据情使用。有人为对上级部门或第三人称部门表示尊重,使用“贵部”、“贵局”的提法,这是一般用于对友党或党外人士的,党内中用这个称呼反而不规范。
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经办用语:经、业经、兹经。经办用语说明工作处理过程,表明处理时间及前后情况。如,经召集有关部门研究,······。某某方案,业经市委批准,······。关于某某同志的问题,兹经调查······。- e; ~0 r$ e7 z7 g# Q0 n
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引叙用语:前接、近接、悉。引叙用语是引叙来文时的用语。如,前接你会来电,关于某某问题······。你会某年某月某日某字某号请示悉。
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" u. @! E: |5 `2 C% [ 期请用语:即请查照、希即遵照、请、拟请、希。期请用语是用以表达公文作者的期望、请求的。即请查照,在给同级机关了解、存查或办理某事的函中,用于文件之末尾。希即遵照,在上级指示下级机关有关某事使其遵照执行时用于末尾。拟请,带有协商语气。请,希,上下级可通用。
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$ m+ M& B7 w: C: K$ @( t 表态用语:照办、同意、不同意、可行、不可、可发、不发、留用、存档。照办、同意、不同意,上下级均可通用。可行、不可,多用于上级机关之行文。
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- \3 \8 f6 i/ s; D$ L- |. D 征询期复用语:征询用语有,当否、是否可行、可否、是否同意;期复用语有,请批示、请核示、请回复、请指示。这两种用语经常放在一起使用。常用于请示、报告的末尾。如,当否,请批示。有时,根据工作需要,可略有变化。如请上级批转的报告,可写作:如无不妥,请批转老秘网某单位参照执行。一般工作中的请示或报告的结尾部,都写有这种征询期复用语,但用意略有不同。一般请示或请示性的报告,写这种用语,是名副其实地要求上级给予“批示”、“回复”,而一般汇报性的报告,写这种用语,只是表示客气、尊敬之意罢了。7 Q2 e! O1 s X4 q5 l6 s5 M" j. Y
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