一段：发通知4 p% s0 Z# z6 w$ G0 @
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议# \) E% P L! J: r
. {3 W; c0 r2 C* r3 R二段：抓落实
1 S. H; b. J, w; F1 V& y发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查 f+ V5 w, a5 u
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间3 u. r, W6 C, Q& x9 o
" e8 t% a0 {: a& N四段：勤准备
4 I8 d2 l) Y! G- Y9 v发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议1 [3 Z+ D) @5 n: E6 w, |
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五段：细准备+ \5 j z! f Z9 j5 `, d
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）9 f2 r5 z9 H6 D( Y" d' V, {
% w& k" K0 v* [( u7 z! E六段：做记录
" j' T0 N. V. P发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录
: d! W( y- m% w7 ]$ Q会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员9 B% x7 J% I$ d Z8 e
l. c4 c* |2 r八段：定责任8 e9 E9 c& H4 h1 y" i
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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6 Z, v- S; P$ B! J0 { M九段：做流程+ g1 K8 Q2 \1 l; [
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系, m3 Z' H9 x2 Q( W1 [5 |2 \8 j
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