一段：发通知
5 R' |2 v& A5 O b# J' [ U" `9 u用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议+ r" P% p {0 X2 i8 k' O
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二段：抓落实; ` z7 a! w* x( S5 B8 I
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到( d& [8 h8 {' o$ c! u2 q8 w
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三段：重检查) O f" o9 a0 x3 o4 ~7 Q) V. M x
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备6 H0 N4 a) {3 P' |
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议6 u& a6 v+ a, r7 S8 J3 w
7 Y2 R, P* X0 b: h! T五段：细准备
6 a7 h5 L, ^5 ^/ _% j发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）3 V0 l" K _7 I' x# S1 O
" ?- _+ I5 X7 b: }六段：做记录8 x: j' a' q* g& n
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）& t6 p/ z0 N7 a# U% f
7 g3 U! k; n4 n$ m* B; ^七段：发记录
/ l4 `. e" X! Y8 P1 k1 A! x5 r会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任0 L; {: a( D M6 X
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理5 d G+ f1 K9 c1 ]. o j! w" Q) q
" L! O6 z4 e7 p, r% e1 B九段：做流程9 C5 @6 L9 P9 l3 S
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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