文秘服务和文稿写作要领

    全省党政机关办公室主任培训会议讲义
    今天，由我与大家一起就文秘服务和文稿写作进行交流和探讨， 不妥之处，敬请批评，有什么问题，敬请提问。
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! ]6 j! ]0 e) h6 g    第一章 关于文秘服务
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5 M% Y3 T) p9 N. J6 q; }6 l& j   ‚文秘‛就是文字秘书。文秘人员作为国家工作人员中的一部分， 是为领导处理日常工作和决策服务的，主要职责是调查研究，综合情 况，提供信息，撰写文稿，处理文电。在座的各位主任，既是办公室 工作的领导者、组织者，又是领导的秘书，具有双重身份和双重责任。 一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、 组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能 力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基 础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是‚看家‛ 本领，必须努力提高文字表达水平，这是十分重要和不容忽视的。

6 l, o( m3 o" c: i& a    第一节 怎样做好文秘工作

- Z: L: [2 x1 }0 M2 t    有人说，‚秘书‛就是‚秘密的书‛，也就是‚关起门秘密的写作‛。 这个写作，不是写诗歌、散文、小说，必须掌握文秘写作的范围，从 行政公文、日常应用文到专用文书，甚至是法律文书、学术论文等， 领导需要什么就写什么。文秘写作，要求文秘人员全面理解和坚决贯 -1- 彻党的路线方针政策，实事求是，真实地反映客观情况。要根据理论 联系实际的原则，有规范、有步骤、系统地加强写作训练，文章内容 要做到观点正确，内容充实，中心突出，结构严谨，文理通顺，语言 流畅，感情健康，标点正确，合乎规范。
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     一、较好的素质修养

     文秘人员除了具备身体素质、思想素质、心理素质、业务素质等 一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、 品德修养、作风修养。一名好秘书，不仅要明确认识自己所处的位臵， 找准自己的坐标，具备广博的知识，而且要懂得一系列工作方法和工 作艺术。其中最重要的是理顺与领导的关系。要注意三点: 首先，尊重而不奉承吹捧。总的原则是以事业为重，从工作出发， 从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格 等，要同等尊重、支持、配合、协助，尽力维护领导班子的团结和威 信，不能从感情出发、看人行事;更不能当甲领导面吹捧乙领导，要 始终与多位领导保持经得起考验的纯洁、真诚的友谊。 其次，主动而不越位脱轨。秘书工作是以领导工作为轴心，进行 上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的 被动性。从四个方面变被动为主动:一是争取同领导者一样了解和掌 握全局性工作;二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工 作，能够分清工作的轻重缓急;三是研究领导工作的思路，分析领导 的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关资料，该记 住的要记熟，该保存的要保存。 -2- 再次，服从而不盲从附和。秘书工作是上情下达、下情上报的枢 纽，有调度、协调的作用。秘书人员处在这样一个重要位臵，就得和 领导拉一套马车，按领导的意图办事。但是，服从并不等于盲从和不 加分析的附和，‚分析‛有两层意思:一是从分析中加深理解领导意图， 增强执行的信心;二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。

  t9 g( N5 N% [    二、必要的知识储备

8 e( _& B3 U9 \: {     无论是办公室秘书主任，还是专职秘书，都要处理好三个关系: 第一、专与广。秘书工作没有盲区，只要领导工作有可能涉及的 领域， 秘书就不能说‚不‛。比如，作为一名分管工业经济的领导人 的秘书，首先要具备作为秘书的一些基本素质，如语言文字表达能力、 文电处理能力、会务接待能力等。其次要熟悉工业经济、市场经济以 及从国家到地方的相关政策法规、本乡镇经济运行状况等方面的知识， 不能说出话来、写出文稿来处处是‚雷区‛、句句是‚外行话‛。再次 要对除此以外的政治、历史等其他领导工作可能涉及的领域有所了解。 因此，秘书必须是多面手，不仅要对其他相关方面的知识有所了解， 而且要做到广积薄取，只专不广或只广不专都难以胜任秘书工作。 第二、前与后。秘书的主要职责是为领导服务。为此，要做到前 与后的协调统一。所谓前，就是对与领导有关的工作要超前考虑、提 前完成，留有一定的提前量。这其中包括两方面含义:一是领导布臵 的工作要赶在领导规定的时间之前完成，给领导一个缓冲的时间;二 是领导尚未布臵但根据自己判断即将要开展的工作，要超前谋划，想 在领导前面，走在领导前面。 -3- 第三，内与外。由于秘书往往跟领导走得很近，不仅在许多方面 直接参与领导决策，而且还掌握着包括领导个人隐私或一些鲜为人知 的秘密。所以，要遵守保密纪律，在公共场合活动时要注意内外有别、 把握分寸，对什么该说什么不该说，必须心中有数，不能口无遮拦泄 露工作秘密，损害领导形象，于工作、于己都不利。
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    三、良好的人际关系和心理素质
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. e. T% a% L$ T; T/ `3 E. I9 K) ^% s    秘书每天都要和领导、同事、来宾、下属等接触和打交道，因此 必须乐业敬群，以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关 系，从这个意义上说，秘书应当是一位出色的公关人员。 要树立辩证的挫折观，古曰:‚天降大任于斯人也，必先苦其心志， 劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为，增益其所不能。‛ 遇 到挫折时应进行冷静分析，从客观、主观、目标、环境、条件等方面， 找出受挫的原因，采取有效的补救措施。经常保持自信和乐观的态度， 要学会自我宽慰，能容忍挫折，化压力为动力，要认识到正是挫折和 教训才使我们变得聪明和成熟，正所谓‚失败是成功之母。‛不能一篇 文稿退回就灰心丧气，要有‚屡败屡战‛的精神。
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“不能说出话来、写出文稿来处处是‚雷区‛、句句是‚外行话‛”
( v1 y4 J' p/ T, \. Y$ F/ ]0 m与本期老秘笔记的观点不谋而合啊。

很全面的论述，置顶推荐。

认真学习，谢谢分享！！！

补充四点想法：
一、做好公文写作工作是“三个需要”。即履职、生存和发展的需要。公文写作是国家机关工作人员的基本职责，是国家机关工作人员在机关立足之本，是国家机关工作人员事业发展的三大基本功之一和长盛不衰的动力源泉。

二、做好公文写作工作是“三个维护”。即维护机关威严、威信、威风。在公民社会需要机关更多亲和，但任何国家机关如果没有“官威”，就不足以在自己的领域号令天下，就不可能事半功倍地高效运转，完成党和人民的重托。

0 x, x. Q) H+ `3 }" A 三、做好公文写作工作是“三个学习”。即学习公文写作基本知识、基本技能、基本技巧。基本知识主要向专业书籍和中办国办公文管理规定及上级文件学习，基本技能主要靠拜师学艺，基本技巧只能通过熟能生巧取得。
+ o: @9 k& ^' j& E   四、做好公文写作工作是“三个成败”。即态度、个性、细节决定成败。这三本书大家可以从网上浏览。我坚信，积极进取的心态，加上屡败屡战的个性，再加上注重细节的作风，我们一定能够学好做好公文写作工作。
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0 p9 c: O- K# R+ Q“不能说出话来、写出文稿来处处是‚雷区‛、句句是‚外行话‛”

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把正面论述转换为连续几个‚不是，而是‛的正反两面论 述，把一般句式转换为排比句式，就讲出了新意和气势。

写的很好  值得学而不思则罔