办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

* [2 y: }7 i( d t" O, i# \mso-font-kerning:0pt">2012 - t* J- P0 F; X6 A5 ?: h1 ?" E font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

$ E: K1 K( @- F1 a9 ` font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容9 ?* u/ B J) E. X& J1 K& ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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" I0 N/ E+ }! q) M! `1 O0 E, Z mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。3 k' X: a- s) S8 X& d$ Vcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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+ E, |0 t* G; d2 s' dmso-font-kerning:0pt">1. " f, t( V& u2 Z9 f2 I 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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% s) _4 {( [9 [9 m) D# Z mso-font-kerning:0pt">2. 8 E6 L: d$ }4 c$ _1 r0 D宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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, e- |' r: R* X7 Q+ m1 d' c( Omso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。8 M8 L& t! u* S& ^$ @: xcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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# j$ M( F1 q. ^/ O# L8 ^% A" xmso-font-kerning:0pt">1. + _7 S' a7 s1 v宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

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, V) W+ r* G9 [1 G. @0 Xmso-font-kerning:0pt">2. 0 f, a1 M# M. V$ J1 F- q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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2 S+ n5 E: w' O8 {2 `* N6 [ mso-font-kerning:0pt">3. ( G4 ]) U! L) |2 _ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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4 M) i, p* X2 w! `; e2 o' M font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; ; u: q' Y* ?, _+ ~color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。, R1 G6 K Y, J2 `# ?8 i* b& r7 v d; g9 H mso-font-kerning:0pt">

. ?, w+ m: m" Z& u9 n* z4 @

! t; U5 R& L4 o3 i# Bmso-font-kerning:0pt">1. - K' c* p/ R6 U6 U0 \& E8 A宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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9 W! K' ~! ^, b% m$ w5 p mso-font-kerning:0pt">2. * H3 l( z A# }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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2 p/ z+ n- }9 o6 c. I; }! i6 {! jmso-font-kerning:0pt">3. + e* A4 A7 A) R4 I# G+ M% P 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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9 }% w3 x4 j0 {. X4 A/ v. ?) P5 v mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。# W2 ^ s7 \0 J. ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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' L3 u o* i1 `1 B( \mso-font-kerning:0pt">1. 3 V3 j) [" b( @8 |$ } 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

6 r J7 x& F) F/ _mso-font-kerning:0pt">2. . F" u- x1 v' u1 @) k, V$ ~ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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2 h* A& X2 b& c3 g* U; c mso-font-kerning:0pt">3. 8 \+ M I7 E; X$ p' M2 |* F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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6 O) J- a( {2 J3 X! D" {& Omso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。) T( z( g+ \0 b: i( p, Pcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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, E4 p' W; R2 @4 H* ^$ A3 hfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考6 r9 M, P/ |0 N& C/ G; j5 q) mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

% K, z$ c! o) Q& u; `# i12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: & p2 O9 ^$ j6 o- D" }8 m0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

( U1 \: L6 g+ A) y1 c; W9 | * ^) C) v3 m: p. F1 f4 L% J1 D; j+ W2 I' acolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: 8 f9 k1 ?, L' Z# C3 }1 {AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 . S' D7 G! u K: ^2 W- K6 K% j+ L color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: / n# n) B, k8 F! S! JAR-SA">）

一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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谢谢楼主，学习中，这是好东西！

三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用

三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用