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3 q# Y7 t) t/ F2 o" ?mso-font-kerning:0pt">2012 6 ~! f! s7 o8 ? Q; F
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 ; Q) f* {/ `% B* d4 d r) E' G
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7 k+ h( R3 W$ A. x0 \font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容' Y! |! b2 F g: `8 `7 b4 d
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
% a+ @9 M; O" @2 }8 [; j0 x4 K+ W8 t' C; r( Z' D
m2 a- B- w6 T& n8 u) s$ G" Gmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。: P! U2 B7 Y6 A }/ ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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6 w! s& \; o# g/ k. r4 L; X# o' P2 l' d# k( V/ ]/ {& B
mso-font-kerning:0pt">1. 4 Q' s6 T; _8 W3 f u6 Q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 , c- |+ P8 ]; I& c, Q6 K
, m6 \ C4 ]# X2 i' I9 l" n/ n' ?, d
mso-font-kerning:0pt">2. 0 `% O4 G6 e' z. {" _8 r宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 4 g3 I9 Y. q6 L; S) b8 B, z
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7 T. f0 g9 C% Mmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。2 A1 _9 k$ Y0 |, v; n3 Z" x2 X
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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/ V' J4 d2 C: C8 d) I0 X* [# s% q* a8 }0 o+ q- {* Y6 Tmso-font-kerning:0pt">1. , B& Z9 K6 |7 P( ]1 |) S宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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6 K) C5 a2 p5 Amso-font-kerning:0pt">2. 8 U0 B0 U L2 q8 L+ E, l
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 & r- ~5 F- O( K- _: }3 S+ v
$ n; }1 l3 z6 K# `3 H9 L5 w4 f- K4 [- a& J& v7 dmso-font-kerning:0pt">3. ) Y9 d! w- x! P) M+ o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
+ ~6 g0 B! q! i- N% Scolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。7 m* _ m* t4 D( x' N( i u; t K( J' Emso-font-kerning:0pt"> ! R8 y- ]8 c( B8 c9 C
, m8 z3 s- ?, n$ k5 Q8 y* T. l' g! f6 Q c5 C8 ` n
mso-font-kerning:0pt">1. 9 o, z3 X; e- r. K* n
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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0 z y- V' P2 y# `% [" | ?3 k( ~+ R+ f, |3 e4 f+ c- R( Mmso-font-kerning:0pt">2. 3 Z* p5 q" A" `) g, ^2 V7 ?) W
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 6 Y2 T+ x0 s3 i5 C2 B* n& H
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mso-font-kerning:0pt">3. 3 L+ z4 \2 r1 P9 n* T7 H# }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 6 O+ n9 Z6 V0 r& c: X7 n
+ Y1 x) y& ]+ Y9 F# ?3 _% m: v3 W W& \' \7 B9 j* Ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。) ~! h9 M2 X' Ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. $ P! s7 e( @7 K1 i2 d
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 9 e. \, q! s S4 t! L
$ A$ j. c) `6 s, S
1 N c* M1 H" [2 W" Nmso-font-kerning:0pt">2. ; x9 ~& L* Y1 U; L5 Y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 . _1 [% @' Q; A9 Q' j
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+ C) R( e# M# E1 {% v
mso-font-kerning:0pt">3. 5 d7 k- I* g1 _! H3 k6 k# T/ P宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。) i2 N) q5 ^8 c+ ^color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 9 y" Z+ ^: S* L* H. L3 u. h4 V
% g5 G( {" @+ M3 S8 s7 d9 W" a) ~" e8 O2 E0 }& H. f9 O
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 x5 ~; t- X. a' G4 W. M
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考& G" N( L0 [& mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ M( a5 e( ^! Y
9 ?; A) s( Q2 b p0 n. U
& Z1 Z1 E" h8 l% U! i12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
9 v" x- O; a7 e4 ?0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 * F$ z* O5 n( R
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:0 c3 Q; c& @/ A. K, `
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 5 J1 L Q" p- }2 ?1 L$ S
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
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