教你如何筹备一次接待考察工作

好客，是中华民族自古以来的传统习俗，孔子曾说：“有朋自远方来，不亦乐乎。”(《论语·学而》)好客也体现了中华民族的美德和风尚。所谓好客，不仅要礼貌待客，更要宾至如归，因而热情、坦诚、友好、融洽便成为好客的一种文明举止，世代相传。

      接待工作水平高低能够反映一个地方一个部门的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力。作为一名办公室工作人员，对于接待工作都要认真对待、细致完成。要树立“每一个人都代表部门形象，每一个人的一言一行都是集体形象的折射”的思想认识，高质量完成每一项接待任务。

 

接待考察工作既是一次与兄弟县市交流学习的机会，也是展示本地本部门工作成效、工作亮点的机会。

 

第一章：五个筹备要做好

 

（一）接收对方来函：

收到对方来函后要确定的几个重点事项：

1.时间：一是到达时间，确定了时间才好做迎接的准备；二是离开时间，根据对方行程及时间节点做好我方行程规划及时间安排。

2.地点：一是迎接的地点；二是考察地点，根据对方考察需要及我老秘网县实际，与相关负责单位联系做好考察准备工作。

3.人员：一是考察团一行人员名单，名单是否有变动，要及时确认并更新。二是我方陪同人员名单。

4.车辆：一是考察团一行车辆安排；二是我老秘网县车辆根据实际情况安排。

（二）制定接待方案

 根据相关流程，结合我老秘网县实际，拟定接待方案，报领导审核同意。

（三）考察点准备

1.考察点简介及踩点：及时报送考察点简介，经审核同意后，将终稿反馈给被考察单位；

  考察点踩点：会同相关部门单位按照确定行程方案到各考察点上进行“踩点”，路线安排上，要以节约时间、行程最短、避开拥堵为原则。

（四）用餐（住宿）安排

县接待办根据接待方案制定用餐（住宿）安排。

（五）制作接待手册

接待手册应含内容：封面--目录--行程安排--用餐安排--县情简介--考察点简介。

第二章：三大原则要贯彻

 

（一）提前准备

1.考察点负责人（解说人员）提前到点上等候；

2.检查考察点准备情况：如解说人员是否到位、环境卫生是否干净、音响设备是否正常等；

3.做好应急措施，遇突发情况要及时启动补救措施；关注天气情况，考虑是否需要提前准备雨具等。

（二）沟通协调

1.做好与考察团联络员的沟通协调。双方联络人员要随时保持联系畅通，确保重要信息，如行程安排、考察团人员变动、车辆安排等能够及时掌握。

2.做好考察点的沟通协调。要与各考察点负责人保持联系畅通，做好考察点之间的衔接工作，确保考察工作顺利顺畅。

3.做好县领导及相关单位的沟通协调。上要做好县领导的联系服务工作，下要协调责任单位各司其职，要及时解决问题。

（三）随机应变

  陪同考察工作人员要做到：信息掌握及时、善于沟通协调、处事周全；遇突发状况要迅速反应，确保考察工作顺利进行。

第三章：个人体会要总结

办公室领导常告诫我们，责任心很重要，身处中枢部门的我们，一定要高标准严格要求自己，在工作上做到严谨、细致、有责任心，对工作负责也是对我们自己负责、对同事负责。

 

各尽其责，上下联动，成为多面手

         办公室工作涉及日常公文处理、来客接待、后勤安排、值班、调研、督查、文稿起草、会务准备等方面，需要办公室人员成为“万金油”、“多面手”，这样不仅可以保证工作的互补，而且同时也能最大限度地发掘办公室人员的潜能。

多面手的成长之路

 

做好三个坚持

   （一）勇于担当。办公室的工作任务相当繁重，没有担当精神是不可能干好的。对于急难险重的任务，要敢于承接，不逃避；对于矛盾和问题，要敢于面对，不缩手；对于工作失误，要勇于改正，不推卸。

   （二）真抓实干。推进办公室工作落实，贵在真抓，重在实干。对决定了的事情，说到做到，做就做好，抓细抓实，一抓到底。要善于总结，仔细细心，用心、用力。

   （三）强化团队协作。办公室所有同志都要紧密围绕全局作要点，找准坐标，定好位置，发扬团队精神，要做到分工不分家，上下一条心，把本职各项工作干好。要不分份内份外地认真完成临时性工作，确保行政工作运行畅通。

 

     理解和懂得办公室“关键性、服务型、综合性、被动性”的特点，高标准、高质量做好办文、办会、办事三件事情，把办文办得无可挑剔、办事办得滴水不漏、办会办得严丝合缝作为奋斗目标，是能够成为办公室的“多面手”的关键之匙。

 

 

惟其艰难，才更显勇毅；惟其笃行，才弥足珍贵。作者：谢森林

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