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一.总则
& U; I, e) w; _6 Q8 p | 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
" y) c* ]8 Z7 F! W, H7 Q 本办法适用于全公司各部门。 d7 `( k7 v% I% j4 ]
二.对外接待范围 2 \1 B/ ^9 j: `) Z, Q
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 " U4 w! N/ Q( k6 i8 H, f6 N2 Z
接待的对象分为内宾和外宾。 ' b& O5 ?) o' g& M% d: _, _
三.对外接待部门 2 g! G/ E) ^+ |2 L9 i0 p; ~& X
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
" \( k: l" S' E 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
. i! o7 j5 R# j v4 O9 J! Y3 [ 四.对外接待原则 2 S- D8 T4 n& Z: r0 N5 K* m
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
0 ^& t# Z4 L5 b- _( S/ O 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
) Q% E1 H6 j0 ~4 O) S* g( B 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
# D5 S3 p1 R+ C; S 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
( h8 ?7 @2 l* H9 t 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
; u9 {: c f$ p0 Z. @, U* }0 p 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
/ o! V8 }0 ]' a, S6 @ e 五.接待规格的确定。 / w! B4 _) n8 k. L6 S2 h
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
- k) j0 W: p; \- b& @1 p9 a6 X 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 + g' W d1 Z6 M9 s& o h) G
六.接待礼仪
0 t" @8 h# v) l# E; w 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 ( k& {6 R& h p* p
2.接待：主动起迎，问明来意。
' L8 n; c% a4 d/ p 3.安排交谈地点：
2 _& D% U& Y9 ?) X# ?1 S( G& M ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 9 H n8 T1 c% f! G4 F$ P6 e9 T
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
3 G# T! Y5 k' I4 `6 V* w7 t9 R" L ⑶切忌让客人久候而无人问津。 9 @! o) Q# P, ^/ @; G
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
( T& i" _5 k+ i 七.引见。 ( Q+ B" j+ ^* @# A8 q5 ?( f
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 , U# b) B# G& O; [2 M/ x
引见顺序；
. w7 g0 N( ?. y: a; I1 X" T ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
* I8 @# s% S8 `! ^7 ^ Z' y ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 4 k/ \9 z# q; r9 J9 d3 h& E5 O9 h/ U
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 / E; b! C8 s4 p0 P5 _9 T7 X
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
2 H# Q- w. r* ? 八.行路。 * h8 j; e3 h- g! O8 ~ D% Y' @, Y6 h
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； : R7 l" B+ t8 y) U2 r. ^5 S/ D5 {
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 0 k* `2 \$ a+ e( \' w' F
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
1 z o; M9 }! V) M7 X( Q 九.其他。 ) N+ d. w* g+ |* E" j6 d% ^
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ' Q, J1 `1 D9 }
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； " v+ ?! Z1 r) F6 n( F
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ; W. y0 a& r' u# a. \
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
0 B/ b6 K8 {& H" W ㈠接待内宾。
% M2 l. w( m# j* T6 T: @ 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
1 `3 {! g0 S( \; d/ j4 ~% h/ W7 h 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
2 j; m H6 P$ O& U2 X9 U4 E3 q 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 / a5 G7 A) m# d2 R$ K5 d) |
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
; o0 X9 c, G% K" F; C" j 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 & p$ I9 g, U6 C
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 8 B4 {+ ]1 ]. [$ Z
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 0 p! s& L8 h( w% o$ D
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 2 H% |$ t- j3 L% b
㈡接待来宾。
% O0 w0 f/ c8 A( Z5 ^ {% C4 | 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
% p+ n& R# p1 f# a3 G* g 迎送。 + F7 h3 E, G9 A7 |1 O/ ^- U
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 3 V* d1 T* O/ x! K
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 0 C3 }% `0 n* R$ M* p2 s
会见会谈。
+ W! @5 C$ |8 j- ~( u' W* X: R$ U7 n 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
0 t$ |3 U [/ T( v2 q2 q; T( o 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
$ b# Y) ?3 E) H( f+ `! H 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
, H9 n. l! O- w8 k( h 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
$ J ?8 z9 m3 K+ M9 w! X 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
3 l ?. a7 r1 e 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 ! E9 J/ |+ f/ }) x0 Y+ T {
宴请。 1 c+ h, l& [' k
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
' G5 Y/ J1 q# T$ |" J* n* n B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 + ~: v3 u3 j0 T; v
文艺晚会。
& k9 c6 u3 r7 T. J2 d! d 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
; P3 R8 N2 b% J3 v! q: P 参观游览。 : ^1 r% g" z9 G
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
" }6 e. o. v9 h 接待标准 8 ]8 j# g( y7 H; n
⑴用餐标准。 5 Z; S$ E# v$ X1 _ m/ g5 G
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 N3 {9 ?& {" ]0 ~. |4 l
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 / R5 R/ U/ y( W4 k7 q7 t: \
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
5 f# M8 }( l+ \( _ 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 9 V O# L2 J+ k: H2 Y. J
5、常客 员工标准
- \& @) J$ t) v+ S3 r (2)住宿安排。
3 f" B. E& F, B4 r$ s3 V, V 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
, R# a/ ^) Z+ o) c# z# f0 k# t 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 9 G% s: P) }/ R0 \4 i
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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