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一.总则
0 w4 `/ O4 E+ b' Z5 e; M) j6 e) g 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
5 s3 w! ?& H% U; i/ }! `5 E* ^- ~/ b 本办法适用于全公司各部门。 ; j! j+ d* u) o- S) I2 F3 W
二.对外接待范围
/ n5 D# R& N1 u# O 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 ) }" y- B$ G% |3 C+ N. v$ o- v' A1 q2 m
接待的对象分为内宾和外宾。 " ]7 D A6 |* s [6 T6 w+ K" z
三.对外接待部门
( ^" o0 k7 G+ s* a2 q0 [3 a) ~% _ 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ; l5 O4 q& ?+ n, H4 X1 {
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
; r2 T+ l$ G* b1 S 四.对外接待原则
! z) E5 C9 @; g9 l) t; P 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
* u% X+ ?- a! A, a, U, i4 k 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
$ |& M: f2 B0 A6 n0 q 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 4 ?0 y- u9 K" x$ u0 D3 L
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 ; w+ J- R1 }1 y
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
/ w# j/ N0 j8 {6 k( O) i. X2 W 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
3 y+ I, @ p- T) A1 |) l 五.接待规格的确定。
% t7 a1 V# {' I! B, l3 ~ 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
3 l5 m4 z! X6 }; R4 s! \1 ~6 l 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 r7 e5 [* t7 `6 S) S" A, e. G
六.接待礼仪 2 M5 R/ i4 _! [) D% m: R4 Y- }
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 / v$ }, w) v5 ^
2.接待：主动起迎，问明来意。 % h; u5 b5 u1 b* I' w
3.安排交谈地点：
; J# f! z K5 l8 O' N ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
. _9 Z, M8 E- |( r; O+ t' v O ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； ) P! u6 ?# t' x6 s! W7 K6 v0 b
⑶切忌让客人久候而无人问津。 4 y+ _' f! o5 e" m& w: E- C {2 h
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
) q; a7 w& V( F3 G5 s 七.引见。 ; m. h9 B, Q5 e) h
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ( M8 J$ W/ |. l# v* X1 Y$ @
引见顺序； . ~. }' \7 y; ^3 y" K9 |& C+ ?, Y
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 4 V: G0 C0 Y. s7 u7 o" q2 `
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
) h2 P: q% P( `* `; h. l ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
3 j$ Y, g7 Y7 H5 b( t) g' |8 u ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 " R/ K# P! d4 p, k6 P6 B( K! M; T9 [
八.行路。 ' ^* q" G5 Q; X! X$ A
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
7 f" o' k/ [/ X7 i2 a 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； - M, v; B, O$ b! W& L5 }( ]7 ~0 w
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 # F0 a+ J) w9 E# k" y% q1 e
九.其他。 6 Q& \) Z% L* x) d" M/ ^, H
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
4 i( l7 N* r1 n8 k1 } 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
8 c# k0 p& K4 k+ U# c 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
% k" Y& w; w; {: | q8 Z 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
. y% u9 a2 O0 P7 F ㈠接待内宾。 2 \/ E$ \1 @9 o9 T& B
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
! l3 O( V S2 D- {" i 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
4 L8 v4 x! o7 T( D$ q, e 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 % R0 r4 N8 ` y
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
4 E1 J4 |! V' O) q C5 |, M% \ 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 5 T- V1 k* z# O
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
7 y# W$ I4 T8 [" y5 Z) j. T" N& l 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
$ f2 b5 H0 a: v" n+ d 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
% [ W8 j7 P4 D3 m" y; W ㈡接待来宾。
. l* Y5 _) C- a; L+ Y" f2 p, M 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： ( a% B( |) _/ }. h
迎送。 |5 h4 }- T# w$ [# h5 i# ~- G
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 : P+ }3 M; t2 H9 [# s. s
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
2 ~: p$ q: i! n/ `* {& f# r 会见会谈。 $ a! q3 v$ U v% @! v# E5 ^) }7 K6 G
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 6 O) p4 }! z: y& W7 q
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 % `" I5 a* R6 ~3 j; X
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 ( N6 E9 U2 S( N& ]
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 7 G$ @: b/ O- O$ A3 t" J8 b$ j
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
2 ?6 \$ V7 B( c. X, a0 ~ 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
4 {2 W7 O: u7 O" K2 f* F 宴请。
. `& I+ F; w, F9 X A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
- {( G) p. _2 o B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
' Y' Y* ]- P5 n5 H0 E0 } 文艺晚会。
4 H% }* w0 L6 ?% ^4 z; A 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
, K" ~7 `2 O1 q" F. n 参观游览。
8 z2 I7 D- n* m D6 r& t 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
6 C& O. ^# q' d+ i. S 接待标准
. r9 A8 M" f5 d0 [! g! t ⑴用餐标准。 ! M& `1 ]# H4 a) J2 {$ {
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
. |0 Y" f8 S* S+ b6 z) e w 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 * j! ]2 g" o7 s: B
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
4 H# v/ Q( q- I7 q1 c* |) {) X 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
$ R& P: Q& | q$ \0 a 5、常客 员工标准 # g) P( p" d/ | ?7 n3 E6 B; M4 S
(2)住宿安排。
1 c0 a g* j5 N 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 - ^- g5 Q( j8 e6 j
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
3 ?; X. j6 M4 W; j7 a& g2 | 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。$ G. W( C3 b; P0 @, U# t
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