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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：' M9 P5 r4 h9 E2 L% c
做会议记录，写着写着笔没水了； 4 f+ l- n* p5 G5 n1 H) G
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
& `' Q' C- E6 @2 [! l7 {: d8 M 用胶水时，找不到刷子； 2 l* V9 D; }+ P/ R& p! l: {
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
4 }: }* j7 ] ^2 ^* k 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 4 o3 P2 A1 A- y6 Z3 s" k
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
" O% k2 u. [% l 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 8 k+ {4 Z1 T P9 P
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 5 [, T* ?6 N' O, N
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 % d; ?! W: {8 N+ `4 o
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
5 Y; u! P- Z4 q 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
) n( D* b" |. E! G/ T 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
2 s& p' F* R9 f# l$ a 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 , C0 |* B; A+ d( |; ?- s
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
5 S8 D/ h0 l; H8 g# I! _- u* T- t 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
5 r3 y1 ]; C2 R0 J3 @; U 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： % c6 b7 y1 p+ y+ g3 H
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
+ g3 F4 x0 x" @/ X9 k/ n 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ! o' _/ j& D! J# U, s5 ]
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ' r* T: K }: x6 A3 l, V8 t
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
3 y1 L9 R( ?$ V, i 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 8 s" D* F; P7 i% K$ ~" o7 c
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 9 v' m2 p! R- ^: l# r# X& v, \ a
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
' u1 U+ h6 ^5 _4 y 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 % ~! e9 s }1 [) {
9、与本职工作有关的表格。 7 A$ l. H1 z! q) e9 p8 g/ H
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。/ S" f+ @+ R' I8 S
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