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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
9 Y: n0 W8 b: e# m- d 做会议记录，写着写着笔没水了； ' h7 A' A; Q8 j( b
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 9 j/ V! P8 j: O0 B5 K
用胶水时，找不到刷子；
' H2 m: v$ W4 H* C/ o2 ? 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
% w2 z+ u. m7 f4 }$ V& } 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
* Q4 V8 U4 u) `: F/ l/ @& H 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 $ A2 {/ B: w5 I/ {/ h
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 4 j4 p* Q/ d( {
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ! [& O2 {( F5 w: ?. Z
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
8 J+ [: w) {- t# g3 R! Z8 f1 P 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 : J( f: t! P' K# R1 V6 I
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
, g8 K6 _' x# k- D3 ], x 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
# X/ T+ ]( o7 L 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
3 A3 x8 |$ C$ Z' B# k5 u d 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
' ~; }& N# W# M0 \ 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 6 c8 X( `, V. X$ ` e& J( m! V$ ~: F ?
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
" v; m" P2 J- U 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 % X3 J) \) E s- t, }% V. t5 A
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
; }& [! N1 q$ K$ w# r3 j 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 9 q" A) B3 F d: [, A$ K( _: O
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 , I" ], F0 f1 i( ]
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
5 ~! s* C; N" ~0 _" p1 I" s1 z5 ?' x' k 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
0 \9 M1 c" O: ?, ?. \ 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
3 F8 D: R6 l& R( y- Q0 p+ C0 l 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
4 d) k- \, y6 q 9、与本职工作有关的表格。 ) o' ~: V- t* G4 y: E- G- O
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。6 D ~! d8 @9 j; I7 n0 ~5 ?$ f+ ]
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