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5 q2 K7 \4 @# L5 P7 G) | 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
9 A4 H- o0 K% F% x. r' c0 c" S3 l5 l 做会议记录，写着写着笔没水了；
/ b# `8 R4 X3 N* P2 ^; e 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ! V3 }$ @0 w7 u( ~' e8 H
用胶水时，找不到刷子；
# t4 |+ z \* O/ n 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
1 x7 N7 N3 V" C; P% [! G/ Q 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 " C% k9 G8 g4 p2 d
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
6 \* P/ }; C- Z3 }6 ~ 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? , ^1 J$ O8 c3 F. D
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
7 ^9 p( C5 k b; R2 ]$ @* B1 s7 R 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
! F3 g# l8 W% X9 ~7 @) {# S$ O 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
$ `" N1 c! I+ I( `) c, K2 \ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
# J8 E! K- R* O. B4 F1 F9 ^0 N 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 4 M2 b M, s9 Q9 X! v6 L
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
: C9 Z+ o- \5 `% P# y& W 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
/ K6 D3 s' D4 s! @( B" H 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ) \( X4 K# `* ^! c G
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： # T* |9 h- W* ]* }& j) v/ v R
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
5 m0 T G* {9 M$ E/ S 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 , a1 x& m3 K/ H: A4 @% c* v s
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 3 }8 V: z7 z0 _( c3 E
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
+ H, |) R& @" x' e8 x# M 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
7 k. g5 d& I. r/ L* E0 x, \ 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
& J* d8 ~7 Z- _0 P) R 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
2 t+ v" X/ M3 W5 P" U( f2 i 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 1 ~2 l x) Z; |
9、与本职工作有关的表格。 . R; @& \0 S \/ T( m) @* \6 ^
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。; l: A$ v1 [" N6 B' Y5 d" ]
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