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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
?; N& p. o) m 做会议记录，写着写着笔没水了；
0 i8 n% N* X+ j d9 l* \5 _9 r 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； . R! i" {' F8 U% m# o( o
用胶水时，找不到刷子； 0 ]- }% O0 @* U+ w
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； + Y5 A3 e/ ~. R5 V- F4 C3 {
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 & x& v4 B3 L2 z$ k* J4 r" W8 d
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
7 i; Z1 k: Z5 M: x1 x, Q4 u 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
9 D v( K4 J0 t3 w. R! U. R 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ; [( w) x6 W' ~0 t' L3 L4 _, a$ Q
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
) z w" _0 [2 X x) W- E$ Q3 P# A 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
4 Z9 P/ V5 k' o! j6 ]& K 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
2 U; L" M5 t; g 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
$ X' l1 c' B, U3 x! v9 ^ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
! D. S$ _' j7 w+ Q$ Y1 `) l" l; u 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
# B$ B* Z2 g! V5 O: _# e8 } 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
" E4 o" V7 o! t0 W3 y# }* D* y 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
6 l* i! M+ b0 n U; L+ K8 A' M$ R6 z 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： * D2 [% y8 x% a( o- f8 V
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 4 Y4 ~5 u2 |& f8 w$ a( S0 {$ l
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
* X# Z$ D* P/ b 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
( N0 d! F2 q% i& K 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
/ U8 L+ T7 T5 Q8 ` 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
! e8 l$ a T& A 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 * _3 V! r; {6 |9 M7 L! O$ j
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
/ e; k8 M: _3 U+ ^ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
9 L0 f" J5 m! Q 9、与本职工作有关的表格。 ' a9 _' J) B4 z9 d
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 6 Q2 c, L: p& l( V2 D- ?3 W
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