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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：2 W$ r6 r/ ?1 v d% e# ?0 Z
做会议记录，写着写着笔没水了； 8 d6 C9 i6 R; v/ b3 }; M
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
& O0 d1 U; c6 n0 |- O 用胶水时，找不到刷子；
X& a3 |* }( a$ H3 f 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ) }1 o1 n& W3 K7 g3 B- b
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
0 ^. R7 v. Q4 O2 t0 V 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
" T$ L; u$ f* P! J9 ] 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 2 F2 k; T; Q$ P
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 $ e% T+ I& h/ E$ U" k
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
& I; s4 Z8 d) r3 K& w$ ]7 |' H 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
& @- q- y1 R6 v4 ~) A' |% s 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 7 q3 A; A, M) [' F; [
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
2 E" E/ c7 a6 b2 V$ }4 l 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
& m8 `+ X( y" X& R6 Y2 F 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
8 B) E3 E( J3 S1 w" _$ B: P" r 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 1 [+ v* ~% ]* Y! j: m- n
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
# e5 X% C/ C( {0 O 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： , }/ q: A/ h% G3 n; U+ G& Y; R& k+ L
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 * S" w X j) N
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
4 f L) J3 }6 c# o. u 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 . U) W3 _5 {6 i% R+ v* ~
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 : `! r# n$ F, n4 f, e
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 R. ]6 q1 i4 k8 K h m7 X# B* v& X
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 # i' r9 |7 q3 v! i9 ^" u
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 * j0 \" H4 W, s1 T' y: A
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
( u1 t0 [6 s4 s" J' o. v 9、与本职工作有关的表格。 4 z+ t/ p2 {. }2 Q! }# E
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ; L" r* C" a' q& R6 B9 i
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