如何当一名合格的党政秘书

 

浅谈如何做好秘书工作

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一、“秘书”概说

 

      什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。 在现代社会， 你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。

然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。

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秘书一词的来源

1、  一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。

2、  一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。

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3、  外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。

4、  宫廷里的藏书，尤指禁书。

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5、  宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。

 

           秘书的类别

       1、  从服务的对象上分：

       2、  从所属部门来分

       3、  从具体的工作性质分

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（1）    文字秘书

（2）    机要秘书

（3）    通讯秘书

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（4）    信访秘书

（5）    事务秘书

（6）    生活秘书

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       关于秘书机构

 

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     （一）各级秘书机构

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1、  中央机关的秘书机构

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2、  省、市、县机关的秘书机构

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3、  基层单位的秘书机构

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    （二）各类秘书机构

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1、  人民解放军系统的秘书机构

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2、  企事业单位秘书机构

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3、  民主党派

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4、  人民团体

此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如 筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。

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        二、秘书处的工作性质

 

      我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：

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1、  法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。

2、  涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。

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3、  管理性： 秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序， 管理各种文档 ，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。

4、  服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。      

     只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。

谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容 在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介 关于我们法律部”

    三、秘书人员应具备的素质

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    （一）、基本素质

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         1、  身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个

健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

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         2、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左

右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对

社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

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      3、  思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一

个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精

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神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

      在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

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    （二）、业务素质

        1、  理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知

识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意

收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

       2、  实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经

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验交流，要多向有经验的人学习。

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        3、  办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能

力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提

高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四”）

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    （三）、文化素质

        1、  社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定

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的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清

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朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。

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何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了

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一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，

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上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一

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圣人。  语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？

王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文

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章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

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        2、  自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知

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识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一

方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。

        3、  外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当

事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使

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自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

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   （四）此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好

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处的。  

       俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。

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    但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

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         四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术

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      工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。

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      工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。

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      工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。

           作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点：

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        1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与律师的关系；与有关部门的关系等。

      在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害；而有的领导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。

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      对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩*猾的习气。

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      对仲裁员/调解员要尊重，当好他们的助手和参谋，但不要越俎代庖。要各司其责，互相配合，共同把工作做好。

      此外，要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系，如外贸部门，商检机构，会计师事务所等。这对于我们搞好工作也是大有好处的。

    2、  要掌握理事艺术

（1）    工作要有计划

长远计划：五年、三年、一年

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短期计划：一个月、一个星期、每一天

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（2）    养成良好的工作习惯：今日事今日毕，能马上办的决不要等一会儿再

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办；一件事情要一抓到底，不要半途而废。目标明确，有始有终。

（3）    始终把握工作的中心：工作安排要主次分明，不能“眉毛胡子一把

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抓”。重要的事先办，急事先办，及时处理；对大事要高度重视，一抓到

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底，而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。

     3、  要有较高的说、写能力， 即语言表达能力和文字写作功夫， 这也是做好秘书工作必须具备的。

       我们在实际工作中，都体会到，秘书工作涉及到的关系方方面面，既有人，又有事，千头万绪，林林总总。然俗语到：“千条线，一根针”，我们就是这根“针”，运用得好，你会有条不紊，游刃有余；运用不好，你会手忙脚乱，焦头烂额。

 

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    四、秘书人员的纪律要求

      任何一种组织，都有自己的组织纪律，作为一个从事法律工作 的机构，更应

该如此。

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        现在，贸仲、海仲和调解中心都有自己的“秘书人员工作守则”，它对秘书人员提出了具体的要求，这就是我们的纪律，每一条都应自觉遵守。各个“守则”虽然在内容上各有特点，但从要点上看，大体上可分为三个方面：

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1、  忠于职守，爱岗敬业

2、  秉公办事，廉洁自律

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3、  保密制度，严格遵守

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其具体内容是不言自明的，无须再作解释，只是对我们每一个做秘书的来说，要时刻提醒自己，严格遵守这些纪律。

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       在当今社会，在知识经济的今天，人的现代化素质，是一个人，一个单位，乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力，取决于这个单位工作人员整体素质的提高。在我们这种单位，秘书人员的工作十分重要，秘书人员既是业务人员，也是管理人员，秘书人员的素质及其工作效率，直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此，一方面，秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率；另一方面，领导人员要注意对智力资源的不断开发，对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。

党政文秘人员是党政机关干部队伍的重要群体，地位特殊，责任重大，其能力和素质高低对于提高各级党委、政府执政能力和施政水平至为关键。本文着重从操守德行修养的角度，就如何做一名合格的党政机关文秘工作者，谈几点体会。

一、不断增强“四种意识”。文秘工作人员需要多方面的素质和修养，首要的是在思想意识上要有较高的定位，并自觉地不断强化。首先，要增强政治意识。文秘人员必须不断增强政治意识，是由我们所从事的工作的政治性决定的。党政机关的文秘人员，担负着协助领导处理政务、事务，沟通上下、协调左右的重要任务，地位特殊，责任重大。如果没有较高的政治敏锐性、鉴别力，不能自觉遵守政治纪律，就可能会因为一时一事的疏忽和失误，给党和国家的事业造成重大损失。因此，有没有很强的政治意识，是衡量一个党政机关文秘人员合格与否的首要标准。但是在强调增强政治意识的同时，还要坚决摒弃政治上的投机行为，那种不讲原则、不讲立场的“察颜观色”、“见风使舵”，并不是政治上成熟的表现。其次，要增强发展意识。这一要求，包含两个内涵，一是文秘人员必须坚定不移地坚持发展这一执政兴国的第一要务，一切工作都要围绕经济建设这个中心，帮助领导谋思路、出主意，不论是办文，还是办事，每一个环节都要自觉树立和贯彻科学发展观；二是文秘人员必须敏锐把握文秘工作的发展趋势，总结新特点，适应新要求，不断开创本职工作的新局面。第三，要增强创新意识。文秘工作的从属性要求文秘人员必须依规蹈距，规范严谨，但这并不排斥在办文、办事的具体方式、方法上不断创新。事实上国家有关部门也在不断修订完善办文办事的有关规定，每一次修订实际上都是总结基层单位工作创新基础上的自我完善。第四，要增强实践意识。文秘工作更多地以文字服务为主，许多人都把它定位为一种务虚工作。其实这项工作和单纯的理论探讨、学术研究是有根本区别的，具有很强的实践性。这就要求我们文秘工作者必须把它作为一项是很重要的实践活动来对待，自觉坚持实事求是的原则，积极探索工作的规律性，以求真务实的态度把工作做好，并及时总结经验教训，力求不断创建新的业绩。

二、时刻保持“四种积极心态”。态度决定高度。无论做人，还是做事，心态很重要。对于我们文秘工作者来讲，工作特殊、环境特殊、要求特殊，更应该时刻保持一个积极向上的心态。首先，要保持强烈的事业心。文秘人员为领导做服务工作，无非是分工的不同。这种工作，工作强度很高，许多人都不想干，同时又有更多的人干不了。这是一种复杂劳动、高级劳动，我们有理由为之充满成就感，有必要把它当成一项倾注全部精力去干的事业。保持这样一个心态，我们才能经常保持旺盛的工作热情，正确对待一时一事的得失。其次，要保持强烈的进取心。许多人千方百计挤入办公（厅）室，为的是借助于在领导身边工作的机会，长见识，练本事，谋进步。但是毕竟办公（厅）室不是领导干部上岗培训班，难免会有一些同志兢兢业业、辛辛苦苦许多年仍继续在原来的岗位上工作。这种情况下一些同志上进心有所减弱，工作不免懈怠，这也是可以理解的。但是即便如此，我觉得无论是饱经风霜的老同志，还是初入行道的年轻人，都应保持一个积极向上的精神状态。对于老同志来说，这么多年都过来了，再踏踏实实干几年，即使职位升迁不了，有始有终、欣慰告退也是一种境界；对于年轻人来说，如果你连暂时的冷板凳也坐不得，说明你就根本不适合这一职业，应该尽快另谋高就。第三，要保持强烈的责任心。从事办公（厅）室工作的人都听过这么一句话，“做了的都是小事，误下的都是大事”。工作性质的特殊性，要求我们必须时刻保持高度的责任心，以如履薄冰的责任感尽可能做好每一件事，尤其是小事，只有确保每一个环节没有纰漏，才能避免发生责任性事故。细节决定成败。我们这样的岗位不发生责任性失误，就是对工作很大的贡献。第四，要保持强烈的友善心。能在领导身边工作是一种幸运，但决不能把它当作一种炫耀、张扬的资本，而且我们中间的许多人也出身于普通家庭，即便工作岗位特殊一点，也不能忘本，纯朴善良的本色应该长期保持下去。不仅同事之间要相互支持、友好协作，就是对基层、对部门的同志，也应保持友善态度。尤其是对下面来领导机关办事的普通干部、对那些来反映问题的贫困群众，更应多一份热情、多一点微笑，让他们透过我们这一个个领导机关的“窗口”，充分感受到党和政府的的关爱和温暖。

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三、大力弘扬“四种精神”。任何职业都需要有一定的精神支撑。对于文秘工作者，尤其是我们党政机关的文秘人员，我认为应该大力弘扬四种精神。首先，要大力弘扬职业精神。文秘工作作为社会分工中的一个特殊职业，一样需要包括职业理想、职业态度、职业责任、职业纪律、职业良心、职业作风在内的职业精神。“抗击非典英雄”钟南山在一次电视访谈时谈到“有没有很强的职业精神是衡量共产党员是否保持先进性的一个重要标尺”，我认为很有道理。不管做什么工作，你连踏踏实实做好本职工作的思想准备都没有，你再有什么远大理想也都只是空想。其次，要大力弘扬团队精神。小单位的文秘人员单兵作战，埋头苦干时多；大单位的文秘人员经常需要协同配合，共同完成任务。不管是小单位，还是大单位，受办公室工作综合性特点的影响，都需要文秘人员协调处理方方面面的关系。这就要求我们必须大力弘扬团队精神，不断增强大局意识、集体意识，善于博众采之长，借大家之力，这样才能把我们承担的工作做得更好。第三，要大力弘扬务实精神。文秘工作是一种宏观与微观、务虚与务实、抽象与具体结合得很紧的工作。无论是宏观思考，还是微观研究，无论是政策研讨，还是工作部署，都必须坚持务实态度，弘扬务实精神。因为我们的工作所指向的是物质文明、政治文明、精神文明建设过程中具体而生动的实践活动。我们给领导出主意，谋点子，写文章，办事情，必须以实唯实，切忌华而不实，我们应该成为反对形式主义的屏障，而不能成为推动形式主义的先锋。另外还有一点必须清醒，不论级别有多高，我们这些人都不是官，我们摆官架子，搞官僚主义不仅没有资格，而且对工作、对自己都贻害无穷。第四，要大力弘扬奉献精神。奉献，以无私为基石，其本质就是付出、就是回报。奉献，并不是一种常人无法企及的高远境界，每一个正直善良的社会成员都可以去做，也能够做，并且或多或少正在做。我们文秘工作者没有显赫的地位，没有风光的舞台，没有丰厚的回报，但是这并不影响我们作为社会之一员，勤于做小事，乐于做善事，通过在本职工作岗位上的些小贡献，回报社会，报效国家，体现尊严，实现价值。如果大家能持有这样的平常心态，我想什么苦我们也能吃得，什么委屈我们也会坦然对之。

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四、勇于承受“四种压力”。曾经看过一篇关于日本人承受不了职场压力而自杀的报道，感慨很深。我们国家越来越变成一个竞争社会，各个行业的职场压力越来越大。就公务员队伍来讲，我认为文秘工作者这一群体面对的压力是最大的。这些压力的强度虽然不至于高到去自杀程度，但对身心的困扰是难免的。因此，一个合格的文秘工作着必须怀着一个积极心态，把这些压力看作是锤炼意志、增强修养、陶冶情操的机会来对待。首先，要勇于承受来自于领导批评的压力。文秘人员经常在领导身边，多被批评几次极为正常。对待批评，一方面要主动反省自身问题，及时采取整改和补救措施，尽可能挽回失误或差错造成的损失，这样的批评你如果能很好地加以总结，无形中又增强了辨别是非的本领；另一方面要豁达地对待领导的“怒发冲冠”、“暴跳如雷”，领导也是有血有肉的感情动物，个别个性强的领导对身边人员“莫须有”的批评，也许正是他们内心郁闷的一种宣泄，这样的批评不仅领导不会记恨，而且事过以后他会很愧疚。其次，要勇于承受来自于生活清贫的压力。经常有人这样描述文秘人员“政治上的红人、经济上的穷人、工作上的忙人、生活上的病人”，虽失之偏颇，但文秘人员收入较低的确具有普遍性。如何乐观对待生活的清贫，我觉得除了要对国家的收入分配制度逐步完善充满信心外，根本上还是要解决人生观、价值观的问题。如果你能在内心深处把你这个岗位当成了一个服务人民、回报社会的平台时，你就会经常为你的那些“豆腐块”而自豪、而欣慰，因为他们通过你所服务的领导变成了一条条思路、政策，转化为或大或小的经济效益、社会效益。更何况我们大多数文秘人员只是清贫一些，还并没有陷入绝对贫困的行列。第三，要勇于承受来自于高强度工作的压力。“起得比鸡早，睡得比狗晚，跑得比兔欢”，作为文秘人员的一个工作写照，既生动又形象。高强度的工作，加上经常战战兢兢的精神状态，的确给我们形成了很大的压力。面对这个压力，一方面要在思想上树立一个“工作就是机会”的意识，工作多，你学习锻炼的机会就多，你接触领导、结交朋友的机会就多，你发现自身不足、改进工作缺陷的机会就多；另一方面要在工作中积极探索避免跑冤枉腿、做冤枉事的办法，巧妙利用各种办公设施设备，不断提高工作效率，挤出学习和康乐的时间，这样既可减缓压力，又能丰富生活、提高品位。第四，要勇于承受来自于得不到合理回报的压力。文秘人员受的最大的委屈，无疑是有付出无回报，或者付出很多回报很少。这个行业也是一个高风险行业，做生意赔的是资本，干这个行道，赔的可能是青春、健康，甚至家庭幸福。正因为如此，我认为这是考验文秘人员是否优秀的“试金石”，每一个有志于在文秘工作方面建功立业的同志一定要过好这一关。我想只要我们的功利心态再弱一些、奉献精神再强一点，在做好本职工作的同时坚持做到加强学习、提高修养，就一定能抓住机遇，厚积薄发，心愿得偿。

 五、正确处理“四种关系”。由于工作性质特殊，文秘人员需要应对方方面面的人和事，这些人和事又构成了许多错综复杂的关系。对这些关系，处理得好不好是衡量一个文秘人员合格乃至优秀与否的重要标尺。所有这些关系中，我认为：首先，必须正确处理做人与做事的关系。坦荡做人，踏实做事，是许多人的追求。但是文秘人员作为一个特殊群体，在如何做人、做事方面会遇到更多的困惑：是忠实于领导还是忠诚于群众，是长官意志至上还是尊重客观事实，是坚持原则还是服从指令，在不少时候是一个很大的难题。面对这些困惑，最简单也最有效的办法就是“对事不对人”，或者叫“对事负责不对人负责”，就是说我们做事情要严格按照程序、规矩来，而不能抱着投机心理去“看人下菜”。不唯书、不唯上，只唯实，应该作为我们文秘人员处事做人的准则。如果你坚持这样做了，也可能不会成为个别人的心腹，但你最终能赢得多数领导的信赖和同志们的拥护，逐步形成自己做人做事的个性。其次，必须正确处理被动与主动的关系。被动性是文秘工作的重要特点，但是要做好文秘工作，还必须充分发挥主观能动性，在被动中寻求主动，做到被动而不坐等、主动而不盲目。要做到这一点，一要利用规律。对一些可以预见的工作，如阶段性工作汇报、年度工作总结等等，不要消极等待领导安排，而应主动着手、提前准备，免得到了时候受其他事情影响手忙脚乱。二要超前思考。要善于领会和观察领导意图，想领导之所想、想领导之未想，选准主题搞好调查研究，做到谋之有方、参之适时，这样才能把对领导的服务做得更主动一些、质量更高一些。三要及时反馈。对领导安排的工作，在积极落实的同时要及时反馈，这样做一方面可以让领导随时掌握动态，另一方面也能随时了解领导工作思路和关注点的变化，避免做无用功、走冤枉路，时刻掌握工作的主动权。第三，必须正确处理无序与有序的关系。很多人都说文秘工作毫无头绪，往往是“眼睛一睁，忙到熄灯”，一年到头，仔细盘算也不知忙了些什么。但是，具体从事这项工作的人又都知道这项工作的程序性很强，几乎没有几件事情可以不按程序、不按规则来办。如何把这些看似无序的工作打理得井井有条、有序可循，关键是要强化文秘工作的制度化建设。这就要求我们要像有关部门应对突发事件那样，实行预案管理、程序操作，项项工作定规范、个个环节有流程，分清轻重缓急，合理安排时间，做到急事急办、特事特办，缓事挤时间去办，宁可人等事，不可事等人。只有这样，才能以静制动，以不变应万变。第四，必须正确处理有为与有位的关系。有人说“文秘工作既没有地位又难出成效”，许多工作琐碎而抽象，不仅不像业务部门既掌管实权又能见到实效，而且稍有失误就可能挨批评、受委屈，甚至代人受过。这话不错，但有失精准。我认为一个文秘人员有没有地位，主要取决于你有没有作为，而不完全决定于单位的性质、职能；能不能得到领导的首肯，得到基层单位和人民群众的认可，关键要靠我们不断提高素质、积极创建业绩、自觉陶冶情操、努力塑造形象。你的工作业绩摆出来了，个人形象树起来了，威信和地位自然也就高起来了。

学习

秘书工作不但应该大有可为，而且能够大有可为。决不能因为在组织中的配角和从属地位而甘于平庸，也不能因为其工作的琐碎具体而产生消极情绪，这些都会影响主管能动性的发挥，不利于各项工作的完成。
秘书要深入研究领导意图、严格服从领导指令，但也绝不能满足于机械的落实和盲目的服从，否则创新意识和战略思维能力必然会萎缩、退化，也就不能创造性的吧领导的指令落到实处。
信息是决策的基础和依据，围绕领导工作的重点和主线，敏于捕捉信息、勤于提炼信息、精于提炼信息、及时 把握信息，努力做领导的“千里眼”和“顺风耳”。要充分发挥主观能动性，超前调研、超前策划，为领导适时作出决策大号铺垫。
有句话说：“秘书工作无小事。”党政秘书人员工作的主动性和能力的高低直接影响着领导的工作效率、影响着企业工作的开展、影响着党的事业的发展。
　总之，只要我们坚持围绕党的中心工作和企业的目标，按照“三服务”原则和职业道德要求，忠诚坚定，经得起政治考验，甘于奉献，耐得住艰苦磨练，廉洁自律，抵得住各种诱惑，业务精湛，担得起服务重任；在实践中锻炼和培养自己，就能够做好党政办公室秘书工作。