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网友提问： - J1 N0 s% }2 v
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ # b( K) o' p& v/ Q) l
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老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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" q2 g* u F w4 {7 a4 L+ E●使会议开得卓有成效
3 d' E8 ~) f+ | 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 % T) Z9 P' u3 D0 j5 K2 H
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 * p0 Z8 t3 C7 d7 D3 A1 P3 J" Y5 A
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 , j2 Y4 Z! ~* i5 q9 s
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
: q7 d( W$ R0 N' O% Y2 ?$ ~7 j! o 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 * L# M* I' ~, C+ V8 X
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 * e. ]7 p! {5 Z3 y o- F' j
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 3 b% k5 `0 |+ E
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
5 M! T4 h" h4 v; H 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
% T0 k( Q8 Y: t) K 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
$ x) J8 A# G: Z) i* _' W1 h G 10.信息要加以选择，避免过多。
; N. s8 S) q4 g" {. k 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
+ b) d6 p2 @% J% X4 V# D5 k 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
8 G& `( u8 c% M, | 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 N n7 V1 ~: t1 F# ^! ^
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 7 S# b. D3 [" j N! l$ b I. `
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 . _% i/ R. a: F6 r
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 . V! \2 `. J& `
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 . r! E) R# G+ e$ h
18.会前先拉几个盟友。
! D" y' `5 D7 A$ M- R 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 @0 ^+ \: N% F- P( ~; {
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 , u2 F, j6 }7 g5 @7 t! ^
●会议准备
" z, S3 U7 c* O- c+ W 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
: \( O% Q( S& v7 e7 q1 T+ T 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
& p; {2 g- k! r2 B: W6 A4 C 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
U3 b: ~6 t5 K) l, F: T) G 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
# w d: Y; F; N$ d 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 * ]1 ^) r; K; y/ v) R8 ]1 s( c
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 : V/ v) A) {! }1 b* z
26.任何议程变动都必须通知主持人。 1 B& Y) K- m# i- U
27.议程要尽可能短小简单。
8 a" X$ m9 o! I# A8 L$ G 28.尽量将议程限制于一页纸上。 3 J+ ^7 U% g7 o! x
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 5 m; v4 x. o3 x6 J- h
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 & D E' v# J# Q5 C
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 / X1 r- D2 M# W* ]8 O# U3 O( u
32.必须将电话转移出会场。
+ e* X5 I: }9 X9 L. \, G& v 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
3 K2 y0 T9 a0 w0 B% [% L% t 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 2 `- l8 q8 W% t
35.要找个确保没有干扰的会场。 6 Q% W' b9 [7 V9 }5 P; S
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 7 {" d8 s' _0 R
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
+ t* ]. d" g& R) @* `( c( O 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 % S. i: U3 R- o6 J# ~8 h8 z8 P
39.座位之间应有一臂长的间隔。
' b9 Y$ d4 z4 K* g6 G T# {( M) W 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
, l( L# S" U9 y' u' Q 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
z t6 `/ R C2 |& E 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 ' w c; e; I; F, D" P. ~
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
# B1 [( \& k. r8 F X3 I( y G 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 6 S" _2 U/ k8 D
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
6 \& e5 \ B( ]' I8 { 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
) @( i& z/ l. z5 N6 K) N% B2 x, R ●出席会议 , C& e: o p3 Y: \. `+ Z/ N! [
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 8 [* ], P9 I Y
47.会前拟出自己的发言稿。 " j4 d; d) |& v9 c5 v. M$ b/ c
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 ! M+ y4 r: Q- u* Q
49.要保持积极的脸部表情和音调。
( i* s$ l' s* i 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 d i8 ]/ l9 Y2 h! o4 Y" J" U
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51.开始发言前先作深呼吸。 # \# W/ I1 _4 M0 k ]
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
9 F: A. I4 L2 l3 C6 m 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 3 p" h! }% b* {# z: N# Z6 l1 a" Q
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
: Y D( z- b9 z 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
2 E- \) w& k) R. X. V7 U6 { 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
& J2 s# u" R7 i9 G 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 , L; T0 ?1 K1 W( m
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 6 I* e. I. K0 N/ t
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 $ C, e, n8 V5 \$ U0 ?0 W+ L( x
60.必须按照议程顺序作会议记录。 ( W7 O6 R7 b5 O' C
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
+ `0 h. p6 w; Q( P+ A. f7 v 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
. A( ?3 q+ }1 S7 U- y3 O* t 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
+ f$ ^( Q; P9 W+ _" A' B& f% @ ●主持会议 9 H% m2 i0 _2 }9 b7 |2 Z7 K
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 " y, E. \* G4 U! I2 B
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
( W. Q( ]" o3 c* _' }( u 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 9 P" q7 V/ S1 S0 ^7 F. i
66.尽量于会前认识新来者。 * w2 B- S+ h1 [: X7 `( y
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
) [8 x( C! r$ b0 K 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 $ Z+ z0 V' F! Y/ k. `' n
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 . { Q3 o$ t+ w5 v0 I' u# M/ M( H
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 0 y- c4 o; h& M2 B) s! Q4 c
71.要制止支流辩论和私下交谈。 % U, p; n x9 L5 ~( z4 q+ M
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
& X0 [7 O. a1 Y% W 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
4 Q8 d+ d+ O% R 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
3 Y+ A: f2 w i ^& R# H 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
x8 b- l6 A) q 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
9 A! l& o0 Y1 _5 ^) {1 A: i2 e 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 ) e, m7 O, `* R/ { K$ a
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 3 s- |1 e9 [2 M( D
79.必须清楚每次会议的规则。 * h; W, n4 d( H9 k6 ` o" }) v
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
- h6 i" A, H Q5 q- v- D% a 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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