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网友提问： 1 M" p$ P9 t4 f J
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ ! R# F, R& o: D7 ?9 O
: M$ r7 a. [9 v8 y3 L% e老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
6 @: D' y! c6 K 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 6 v3 `0 g7 p) U+ \0 E+ i
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 ) W* G8 D3 m" a& L1 f* ]- |
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
" p7 a. A% Q, E; Z4 p 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
0 S8 ^ R0 ^& o* a2 E 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
]5 z9 s( X* \% I9 l$ K 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 ; z( x6 F. F) ?; w" D8 Z2 { v
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
6 e6 H( ~( ~. [1 B: e/ J% c* q9 z 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
) r6 M" v+ U* Q7 P" d) Z, f7 l$ F 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
+ p% b7 t ~1 }' _ 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 0 y8 L0 K1 M- j& Y( D
10.信息要加以选择，避免过多。 6 y P9 f: E1 [( u. _7 X" C
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 ) f3 J1 Z4 @# v8 p9 U/ v
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 D9 `7 ^/ ~2 u/ w
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
; r* n% h& A2 ^ a8 `6 s% a. K 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
- _0 c9 k, R* ]. e( J' h- n 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
* K* ^& D n# M" ]9 n 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 : i. r O9 ]7 F9 c8 X
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 2 o! p* T+ C$ ?5 H/ P# b
18.会前先拉几个盟友。
. F* y, p! K& z/ W. |3 t4 L- j2 O 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 6 s2 v5 T/ W) x. n8 c4 {& T
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 . v6 T3 j0 J0 \) U
●会议准备
3 l, }2 Q0 w$ ~9 ?2 f; u 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
* w& k/ f$ U9 h4 i5 D/ @ 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 / _6 k0 l+ l% n2 a' k
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
( v0 c8 L! M; j- P) s7 ~ 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
+ t8 x. S0 }- ?; u: U- F( w$ t 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
" \ U* L; v( B9 H 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 $ S9 \& P6 V" }9 p! [) G
26.任何议程变动都必须通知主持人。 5 O" q# ^( A! z2 a* q
27.议程要尽可能短小简单。 0 E6 v) s" I5 X! \6 K Q+ z
28.尽量将议程限制于一页纸上。 / \$ }6 ]. `4 c1 C
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
9 U& f' d1 l4 `. I7 z+ ]+ L4 ~; f 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 " f1 b) G, t8 a! j- g" g! b; I) u
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 % g, }- {/ c1 r2 a; ]( l
32.必须将电话转移出会场。
: @) g' J" \, W; f$ d8 e 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 / z! L H9 o2 G5 U1 ?
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 8 u q" @8 q" b' x0 E+ c: i
35.要找个确保没有干扰的会场。
4 K) w' A; X; Y" A O 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
- i" A/ }, P/ h/ M: f 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 + P* |& Y1 n I2 _3 A7 h
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 4 g, }5 [- }( L7 a0 k# H* P
39.座位之间应有一臂长的间隔。
% h( g3 D. p$ g 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
- |: s! G3 J- B# j6 M5 M% _ 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 8 B- f" L! `/ I k( W5 P
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 % h) F( S0 v( I! c9 ]% E+ S' K
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 3 t: J' @8 _, N0 t; ?- y- Q& l
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 " h4 T5 Y, y' H7 Z
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
* Y _/ _- v/ |: m+ L/ ` 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 6 U4 w. A; c! M: C/ q: ^! ^
●出席会议
. Y- R0 L9 f, G% e& b' ^ 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
& Z/ _, z( s q6 Z; X 47.会前拟出自己的发言稿。
$ Y& c3 g v: F, `$ T' ` 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
7 B/ W R1 D2 @4 n- v 49.要保持积极的脸部表情和音调。 9 \# g, g4 A' ]# L' I( Y
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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: k1 s3 ^% k1 X* X 51.开始发言前先作深呼吸。
/ k Y# U' K' }8 O 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
: Q2 ?0 N, i: l 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 . ]4 h7 r/ U2 _) M6 G; ^4 r, {
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
" Z+ o$ K. i( T) i' w3 P8 _ 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
: d, t5 |! d. u 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
; [( Y6 w r" k; K/ K/ ] 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
/ `3 a2 V' ?; C) w# ~: s9 U7 Y 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 6 O7 `( `; r O
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
$ u" w2 ?4 J$ E( M% j 60.必须按照议程顺序作会议记录。
3 l2 _% T5 ]; T$ J3 h4 R 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
, P% M n; H) q" C7 b3 f6 d3 G) R 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 5 r% T# i/ h0 Z+ }3 w' \4 f% @7 f
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
- K8 ~7 x% O7 N) E: v ●主持会议
; a4 Q* h) z1 j- h) M: G6 G$ h 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
h% E, X( @* h3 g 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
3 \% w- Y# v+ R9 ` 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
" @" a( y0 d# G 66.尽量于会前认识新来者。 . s6 [$ \6 f& f1 }- R) u# @
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 ; r1 V o8 f5 r2 @9 a
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
. `0 }1 b" q; ]: ~- V" _7 g: y! x 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
$ O, N! ]# X' ^0 h" k- f 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
4 x! U4 Q( N# Y9 o/ x6 u8 |9 K" B 71.要制止支流辩论和私下交谈。
% J3 t$ N/ G8 y! I2 i! P7 C 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
- y$ v4 b4 t6 h$ O+ n* M 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 9 L5 e& F i; S7 Y8 G
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 0 G& [+ |; ^. L* T A
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 & H) ^0 }1 y$ H! R# g$ n
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
4 C( w0 D, }+ z( {/ H3 u 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
: c8 d, k% t1 m& c& ~% x# V E; g# b 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
* T# @2 O% {: Z+ p7 o 79.必须清楚每次会议的规则。
. G7 i$ b5 I& c/ Q* A8 G2 |& I- U 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 & M- m3 R7 C/ d2 I! N
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 1 U: F( j0 T! G
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