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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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, f! Y% @7 a, Z- Y1 @0 v6 _老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 2 V' V4 k4 t0 i9 b' y
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●使会议开得卓有成效
6 |$ r p1 I+ o; ?. h- y( f 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 ( r* I! w3 @. Z1 `; s T
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
F- ]6 A2 z" i6 W* r9 m; J 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 $ _) H" r) Y6 A
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 + V- C7 E0 D/ Z7 N f
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
s5 l9 [( J3 @ 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
$ ?6 G2 h8 E- ]# {0 } 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 ( e' I7 h0 I( o/ M: B
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 ; m7 p* M& u0 [
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 0 E8 c: \" ]; l8 L4 \
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 q0 e) u$ z! |8 @7 L1 n1 n
10.信息要加以选择，避免过多。
- }8 c; x: ^/ A 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
+ u, n2 K" c$ T+ f 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 v. M1 |' |- R. _
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 : v# @1 ?: q/ n- p5 R9 P) i1 |( i
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 3 C; k" ~; ?" q$ E9 W
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
$ D% e8 B: j$ x+ g' a 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
6 T6 o( R3 W8 l+ H" _2 Z 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
; B4 f+ I! V# s+ { O0 r6 V 18.会前先拉几个盟友。 4 E- v% k C; e& O% x; D
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
& t0 Y2 x* Y0 F6 y- C1 ` 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 2 {9 T6 N, ?) |- t
●会议准备 . x9 R! E0 Q- y0 o" o
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
( d ?# M9 s' v& _) Z8 O7 U4 _ 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
9 O" c1 ?! I7 O! v6 {* X& q, k4 b 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
) C/ T8 T/ A: v0 s. Z# T8 Q 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
1 H! N, Z9 g$ \ 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 ) `) M( }3 S e, @4 p c O* M
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 5 b" s- m) ~2 I R9 f% I3 x% z. y
26.任何议程变动都必须通知主持人。
5 b- g7 s. p4 a 27.议程要尽可能短小简单。
# I: u! U* ?# t6 P5 y' o; r 28.尽量将议程限制于一页纸上。 ! q* [: |7 ^( f' T& b! d
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 8 W( J0 J7 l' w9 N
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 ! y* }: V& N1 \
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 8 j- ^3 Z9 }) B- b1 T( j6 I
32.必须将电话转移出会场。 5 t% M% x! i S
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
& g- b& b; U" n# m 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
) K# z: t1 {, N3 b9 h 35.要找个确保没有干扰的会场。
1 j( {* q) G' _) O) W) W 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
I8 V; P G& N. Y; i5 E 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
; y& b" N5 Q8 e& O( e* S 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
1 Z# z# n# U, o0 |2 A: U$ @) h 39.座位之间应有一臂长的间隔。 7 f. m' J0 x3 r( J6 o
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 2 `8 m% {# J0 n0 [$ Y/ ?" B
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 2 W2 } n% x# {" E' W/ f
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
+ w% Z" `' Z' Y W; F4 E# e 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 * V0 G! p: _- I8 p
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
9 Z+ L. _. O. u! q 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
`2 B+ ]! E, Q' l( P 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
: \0 R- A- w: d8 \: |/ T ●出席会议
! z) [% l1 o# g# H8 n( ~0 I2 e 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
: M! O: s5 j! w, N2 E 47.会前拟出自己的发言稿。 ! N) A& k8 J Z, p: n* r% v$ R
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 2 D3 V- ]0 a- q# p; d; C1 F
49.要保持积极的脸部表情和音调。 6 E4 s* s. }" O" ]! U0 v. M- Z
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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51.开始发言前先作深呼吸。 / ^& M, O, u7 p4 L& P
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
" h8 y- i$ ^0 Q7 Q. d 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 . e: n) h6 J. l) c6 v4 R0 u2 u& q1 e, C
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 3 S+ j q" ~+ [7 M: T; D
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 & l2 t: g% c1 v1 F8 J: d3 r3 p7 a
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
! ] U/ W2 v* R {5 K5 q' g 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 # ]0 x4 [1 ~" b' \6 P3 I
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
8 {% y& z8 p( P; P 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 7 C4 ~9 ]+ ?8 X0 |
60.必须按照议程顺序作会议记录。 : {$ L- B# w. r9 S: d. H
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
7 ^" J1 \/ k# x' I$ M! ~; O 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 , A6 u% M- E- q$ O4 h* E
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 9 y4 w, \" t( ^. @) E* q) p
●主持会议
) N- X& r! y. L7 g1 V' [6 l 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 - G: v1 F( P* ?* E
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
9 L( z: G5 J j; Z" F 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 # n- Z: }5 Y; w- T& u+ v# b6 l
66.尽量于会前认识新来者。 0 ]' v# O0 ^; Y* M
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
: Z) W( @: }9 S) D/ x' D* ? 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
v3 t4 A* ~; Y* Y8 n 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 ! d6 W, B; S& j
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
, {9 Z0 U! P" q3 e% _8 b* v9 { 71.要制止支流辩论和私下交谈。
: A- n1 u+ A& {8 T1 }9 C( m 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 3 B$ V3 g& I$ R4 p6 E3 P4 g6 n
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
1 p- B8 d( p. k1 q$ L0 } 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
0 [- W% ]+ V8 B* x 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
3 O. a/ A0 \4 O" h2 {% r* i 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
7 R( j2 l) y" E8 a0 O) D$ Z 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
* t* u8 u9 c8 H- |' k 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 / A. ]5 S; Y, \ ?7 Z8 J! @( V
79.必须清楚每次会议的规则。 2 [9 ?" e0 N# O+ J% M& X8 }8 I; S
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
# a- u% q5 U; f8 S8 w3 p 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 : ?4 `8 }1 W' K {, v; _3 }. `
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