司法文书文种使用不规范问题的主要表现

  司法支书是司法机关制作的具有法律效力或法律意义的文书。它要忠实地体现国家意志，准确地适用国家法律。制作司法文书是一项    十分严肃认真的工作，必须审慎仔细，无论内容、格式，还是语言运用都要力求做到规范化，以确实发挥其应有的效用。然而，从目前的司法文书制作实践来看，却存在着较大的随意性。其中，文种使用的不规范问题表现得尤为突出。主要有如下几个方面：
    一、文种混用
+ p2 D1 y4 p6 Q0 e; k  E    文种是司法文书的具体名称，直接体现出文书的性质和职能。对于文种的使用必须注意讲究准确性和规范性，不容错用或混用。但在现今的司法文书写作中，这一问题表现得较为严重，突出表现为请示与报告不分，以报告类文书代替请示类文书。公、检、法三家的文种都存在这类问题。
3 D" C8 {4 ]! u" V3 ]# e& d1 l5 S/ U    就公安机关而言，主要有下列五种：
/ u6 U0 m7 K0 ?; q& w0 ~    （1）立案报告。它是公安机关根据我国《刑事诉讼法》第六十一条规定，对符合立案条件的案件提请领导批准立案侦查的内部审批性文书。此种文书在经领导审核批准后，案件即告成立。
    （2）破案报告。此系公安机关根据公安部《公安机关办理刑事案件程序规定》第十七条规定，在对案件进行侦查，查明主要犯罪事实、认定罪犯并取得确凿证据的情况下，需要破案或部分破案时提请上级领导批准破案的文书。
' k$ o( z& F$ a# R4 E8 B7 [8 m% s    （3）结案报告。它是公安机关预审部门根据《刑事诉讼法》第
! x0 A$ H. Y" A' [( a9 [    九十六条的规定，对所受理的案件，认为已经具备结案条件而提请结案并提出对案件和被告人处理意见的内部审批文书。此种文书在经上级领导审批后，是制作起诉意见书和免予起诉意见书的依据。
- ]' [+ q8 X: E! u- @6 Y$ B    （4）呈请拘留报告书。它是公安机关根据我国《刑事诉讼法》第四十一条的规定，对于罪该逮捕的现行犯或者重大犯罪嫌疑分予提请刑事拘留时使用的司法文书。此种受书在经领导批准后，即成为决定性文书，是填发《拘留证》的合法依据。
    （5）撤销案件报告。它是公安机关在侦查过程中，发现有《刑事诉讼法》第十一条规定的情形之一，或者经过侦查否定了原来立案的根据，认为不应对被告人追究刑事责任时提请有关负责人批准撤销案件时使用的文书。
    就人民检察院而言，主要有三种：
    （1）立案请示报告。它是检察机关对于控告、检举和自首以及交办、报送的材料，经过初步审查，认为符合立案条件而提请领导批准立案侦查的内部审批性司法文书。
. Z! z, r6 `3 |  K6 P    （2）提请批准延长羁押期限报告书。它是检察机关对已依法逮捕的被告人，因案情重大、复杂，在《刑事诉讼法》第九十二条规定的期限内，届满不能侦查终结，需要延长期限而向上级人民检察院提请延长羁押期限的司法文书。
    （3）提请抗诉报告书。它是下级人民检察院提请上级人民检察院对已生效而确有错误的判决或裁定提出抗诉的司法文书。
- [2 I& m5 i0 `    就人民法院而言，主要有一种，即刑事案件审理终结报告。它是人民法院在刑事案件审理终结后，审判人员写明案情和处理意见，提请上级审查批准的司法文书。此种文书在经上级领导审核批准后，该刑事案件的审理即告终结。
" q- T2 D9 o. z    不难看出，上列诸种司法文书均混淆了请示与报告文种的界限，从其各自的内容性质及功用来讲，都应属请示类文书，它表明该文书具有明显的请示性质，要求上级领导给予及时而又明确的批答回复。
( [7 ^' }; ?7 e4 o/ D6 y+ G% c    而这些文书却又统统冠以“报告”，名实不符，显然失当。因为根据公文理论，报告文种只向上级汇报工作，反映情况，提出建议，并不要求予以答复，属于陈述性上行文；而请示则要求上级机关做出明确的回复，属于请求行公文。二者无论在内容性质、行文目的，还是在行文时限、内容含量上均存在明显区别，不能混淆。相比之下，人民检察院使用的“立案请示报告”中含有“请示”字样，似乎较之其他文种进了一步，但因其将两个文种合二为一，所以仍然不能改变其混用的事实。
# x4 }. z& S5 v9 Y  @    二、文种重叠
    在公、检、法三家所制作的司法文书中，还存在交错重叠的问题。例如公安机关的呈请拘留报告书、传唤通知书、取保候审决定书、起诉意见书、对被捕人家属或单位通知书、释放证明书等等；检察机关的立案决定书、免予起诉决定书、纠正违法通知书、移送起诉被告建议书，人民法院的起诉通如书、民事决定书等等。这类文种中的“决定”、“通知”、“意见”、“报告”、“建议”等等原本就是公文文种，但均在末尾冠以“书”字，而“书"究竟系何种文书，难以进行归类。因此，笔者认为，为何不干脆称作“呈请拘留报告”、“传唤通知”、 “取保候审决定”等等呢？可以肯定的是。这样做既可体现出司法文书的庄重性和规范性，又可使之简易精炼，并与国家现行公文处理法规中所规定得文种名称相一致，有利于推进司法文书的规范化建设进程。
6 R! o' u0 j! f4 Z# J3 }    三、概念错讹
    主要是指在现行司法文书中，有些文种还存在概念表述不当的问题。较为突出的是检察机关的“移送起诉被告建议书”，其中“被告”概念的使用显属错误。应将其改为“被告人”，即该文书名称应称之为“移送起诉被告人建议书”。这是因为“被告”与“被告人”系两个容易混淆而法律意义迥然有别的概念。“被告”是指民事诉讼和行政诉讼中被指控一方的当事人；而“被告人”则是指在刑事诉讼中被指控一方的当事人，即依法被指控犯罪，并由司法机关追究刑事责任的人。由此可见，这一文种混淆了刑事诉讼和民事、行政诉讼的性质。
    笔者认为，要实现司法文书文种使用的规范化，应当从如下几个方面入手：
    第一，严格区分各类文种的使用界限，坚决纠正“请示”、“报告”混用的现象。要依据公文理论中有关请示与报告文种的使用规定，对司法文书中性质相近的同类文书进行一次全面“理顺”，该用请示的就用请示，该用报告的则用报告。这里，要特别注意防止搞“一刀切”，即不分青红皂白，一律将“报告”改为“请示”。建议由国家司法机关权威部门出面，通过规章形式予以规范。
    第二，对文种中的不必要成份进行“精减”，坚决纠正叠床架屋的现象。对于那些诸如“报告书”、“决定书”、“通知书”之类的重叠式文种，应统一进行“调适”。如前所述，可将与文种意义不甚重要的“书”字予以砍削。这里，也应注意防止“教条主义”，对文种作机械地“精减”。有些文种就不宜这样做，例如“起诉意见书”、“民事决定书”等，倘若直接简化为“起诉意见”、“民事决定”等就显得不够顺畅，可考虑采用法定公文标题的拟制方法，即改为“关于××××的起诉意见”、“关于××××的决定”。也完全可以避免文种重叠的现象。
    第三，对于司法文书的文种使用应与有关的法律、法规规定合拍，并要做到因时、因势制宜。每种司法文书的制作必须严格依法行事，不能离谱走样。尤其对各类文种名称的使用，更应如此。还有，随着司法工作实践的不断发展，国家有时需要对法律或法规作出不同程度的调整，那么，作为实施法律的文字工具的司法文书也应准确、及时地予以反映，而不能“墨守陈规”、“因循守旧”。如结案报告文种，在1987年公安部颁发的《公安机关办理刑事案件程序规定》实施以前，这一文书称为“预审终结报告”。后来公安部在颁布《规定》时作了更动。因此，制作公安司法文书就要及时体现这一变化。然而，在目前的公安工作实践中，仍可见到大量的“预审终结报告”存在，这就显失规范。其它还有提请批准逮捕书，原来称为“提请逮捕案犯内部审批表”，后来该项制度被废止，这一文书也就相应地被历史所淘汰，而代之以科学、规范的文种“提请批准逮捕书”。倘若再行沿用旧的称谓，势必造成文种使用上的混乱。由此，我们可以得出一个结论；已经废止的文种，不能再使用，必须及时使用新的文种。
  K% \8 y+ h1 G( J    只有如此，方能确保司法文书文种使用的规范化和严肃性，也才能确保其发挥应有的功能和效用。作者：杨琳

   文种的选择与规范使用，也是保证正确行文的一个重要方面，在新《办法》中规定的13个文种中，尤应注意的是：
        （一）请示应当一文一事；
! g5 ^; ?1 V# Y. [2 @' i6 ?        （二）报告不得夹带请示事项；
        （三）无隶属关系机关或部门之间一律以函行文，不得使用上行文种或下行文种；
! s3 i) l7 A7 q5 w        （四）非法律、法规规定可用使用命令（令）的机关，一律不得使用命令（令）；
        （五）非重要事项或法定事项不得使用公告。
     

   错用文种问题，主要表现在以下两个方面，即请示、报告不分和不相隶属机关之间使用上行文种、下行文种。关于前者，是多年来一直没有彻底解决的老问题，请示与报告的区别详见本书第5章；关于后者，平行单位之间使用请示、报告以及批复等上、下行文种行文也是一个屡禁不止的问题。平级机关只能使用“函的形式”，对此国办《意见》中有明确规定“‘函的形式’是指公文格式中区别于‘文件格式’的‘信函格式’。以‘函的形式’行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。”
( C4 W" Z! f; I9 U. u        此外，滥发公文的现象，仍需引起重视，例如种种于公务活动无补的公文、因未直接行文而造成的过多行文、因体制、机制不顺而造成的过多行文、因协商不够而造成的过多行文以及简报过多等等，均须严格把好对行文客体的审核关，控制行文总量。
3 w; F1 c8 r( q$ g- s        以上行文不当的表现，既造成人力、物力、财力的浪费，又使不少机关和领导干部陷于“文山”之中，不能集中精力想大事、议大事、抓大事，同时也助长了官僚主义、形式主义、文牍主义，影响了机关的工作效率，影响了党和政府机关的形象，必须加以改正。