怎样说话才不失“分寸”

要让说话不失”分寸“，作为秘书，除了提高自己的文化素养和思想修养外，还必须注意以下几点。
# N- }$ L+ T! C
& }9 ]) R1 F" e, d& J　　第一，说话时要认清自己的身份。任何人，在任何场合说话，都有自己的特定身份。这种身份，也就是自己当时的“角色地位”。比如，在自己家庭里，对子女来说你是父亲或母亲，对父母来说你又成了儿子或女儿。如用对小孩子说话的语气对老人或长辈说话就不合适了，因为这是不礼貌的，是有失“分寸”的。
5 |" Z' q. J& A: X
" E/ Z( W8 ?6 r7 q. Y& h　　第二，说话要尽量客观。这里说的客观，就是尊重事实。事实是怎么样就怎么样，应该实事求是地反映客观实际。有些人喜欢主观臆测，信口开河，这样往往会把事情办糟。当然，客观地反映实际，也应视场合、对象，注意表达方式。

/ I5 O+ Z+ y# e5 Q　　第三，说话要有善意。所谓善意，也就是与人为善。说话的目的，就是要让对方了解自己的思想和感情。俗话说：“好话一句三冬暖，恶语伤人恨难消”。在人际交往中，如果把握好这个分寸，那么，你也就掌握了礼貌说话的真谛。

说话人人都会，但是说话的水平与效果却是千差万别。当前学生中的一个较普遍的现象就是“不会说话”。提高说话的水平主要可以通过以下四步来训练。
听自己的话
大多数人在说话时是不听自己的话的，因此也就不知道自己具体说了什么，为什么这样说，也就无从分析哪些话说的好，哪些话说的不好。因此提高说话水平的第一步是听自己的话，最起码要在一次谈话结束后能记得自己说过什么样的话，这样才能分析这些话是怎么出口的，对方为什么不愿意听，最后的效果为什么不好。

* v7 @* W  ]0 \: @; b( G另外听的过程也是个脑子在运转的过程，是个思考与琢磨的过程。听得多了，自然有助于培养在话出口之前先预先判断一下话的预期效果的意识，养成在话出口之前调整思路与组织语言的良好说话习惯。
/ ]: l) m8 g4 S: q4 `  Y
$ f: ?* K( Y( f1 ]5 K$ x看对方的脸
7 a5 m+ x) G. r' V2 G4 J谈话是一个实时动态变化的过程，要随时注意一句话出口后对方的反应，反应平淡甚至反感，说明你这句话的表达是有问题的，不合时宜的，这样马上就可以调整，换一个角度或重新组织语言与表达方式；反应积极，说明这句话是说到点子上了，对方是接受与认可的，这样可以顺着话头加大力度。
4 ^0 }& W; V  l. X2 p/ G, Z
7 {5 ^6 |; L& ?另外说话的目的是取得自己预期的目标，而不是单图自己说的痛快，或只要把想说的话说完了就了事。因此说话一定要追求效果，这个效果的好坏主要根据对方的反应来判断。
% i+ z: W7 b2 S9 j: l4 p
% G; f9 g0 m2 Q想各方的事
' z) J7 e+ B6 v) o有的谈话是有第三方在场的，有的谈话虽然没有第三方在场，但这个“话”传出去会涉及与影响到第三方的利益或感受，因此虽然是与对方在交谈，但脑子里要时时顾忌说出的话对第三方的作用，无论直接或间接都不要忽视、不要怠慢、更不能刺激第三方，否则在这种无意识状态下也会“伤人”。
- [- M, ?4 ^* `' g' n8 I
另外有一种情况是意图“隔山打牛”，即借对方的口来传给某一特定的第三方听的，这时就要反其道行之，不仅要考虑对方的反应，而且要根据第三方可能的反应来调整与组织语言。
* ~6 l2 `% {- ]) x. p" Q
% F4 G* Q/ |; E  G4 U. N找其中的错
# ^( W& Q: ~8 K6 j/ v4 C
做完了以上三步，不管说话的效果好不好，都要仔细琢磨自己的话，观察与分析对方的反应与第三方的态度，效果好，好在哪里；效果不好，不好在哪里。仔细推敲，认真分析，找出其中的“错”，逐步改进，形成一个优化的说话的“路数”，再持之以久，就会说话了。
9 G9 S$ y+ Q4 E

  1、不要过于雕琢，甚至咬文嚼字、矫揉造作，满嘴的专业术语和子曰诗云。堆砌词藻、卖弄学识，只会让人闻之生厌。

2 ]$ o8 o5 [  R2、切忌喋喋不休、纠缠不清。这样难免让人怀疑你的工作效率和能力。

7 [1 d% p; b4 B& r; T3、不允许讲脏话、讲粗话，更不能讲黑话、讲黄话、讲怪话。

4、在任何情况下都不应该语气急躁、生硬、狂妄、嘲讽、轻慢，损害国家机关的形象。
) W, u  q7 ?% {  y; H& m+ n+ e
3 c# Q) e2 C8 G/ A- h( h' `5、不可意气用事，以尖酸刻薄的话对他人冷嘲热讽，也不可夜郞自大、目中无人，处处教训指令别人。

, E* z5 B4 h# m3 b. G1 _6、与外国人打交道时，要注意回避对方忌讳的话题。否则会被其视为对个的自由的干涉。

# s6 s, l) o9 S( P7、在言谈中动作不可过大，更不要手舞足蹈。为表达敬人之意，切勿在谈话时左顾右盼或者随便播话，尽量给对方充分的表达空间。

4 _( a$ k& F' v# J2 }8、时刻注意保守工作机密。无论有意还是无意，都不要把工作中的机密作为资本四处炫耀或者透露给他人。