第三专题
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加强办公室建设与管理* { {) j/ ?# L( @% N: b
6 h6 p. }7 t5 L, J9 f |一、办公室人员岗位认知与基本职责 y( c* D: q+ P" R
: ]( H" j& ^- ]9 K! ]4 h( Y0 t/ z7 d二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范% H) V8 P3 _3 j/ l' I/ e `
# u, A0 U! i# e% u四、加强办公室的日常管理% [; t) K- [0 x+ y
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一、办公室人员岗位认知与基本职责9 x7 K$ }% @! @
( O c) j+ P Y1 M6 V. b/ n（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。% c" a/ x- t |3 v
/ F/ \5 k" R( u6 `: y联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责4 F- U1 {. w9 d t4 l3 [0 q5 j' m P
2 w7 z) ~3 y- e% Y. l7 G, w（二）办公室工作内容与特点工作内容：, E# s8 n8 m p& Z- n6 K Q0 t
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按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。) {$ f; D' R7 ~! L1 p! K% A6 ]
: K/ f0 [' ]- \按内容分：- K' n7 z% M$ L/ @
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：4 }. N3 t, J' q# b& A
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。8 o0 I0 u% h4 s
' N. t3 A# f. M; ^% g" F一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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5 Y1 c: q6 z( w! q+ T, ~0 A' m三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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/ B9 A! }1 }, T; G7 ]8 @# [8 L2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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! C/ w4 b+ J' Z+ |+ K" D; p一、要讲事业心和责任感；& g% ]2 N$ Q1 U# Z: C/ G
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二、要认真细致；# U, S7 n" x! y9 i" L9 s
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；) U* {9 s8 C4 X' b
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四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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, ?% y$ _- f) |+ V, x$ K$ F" ~热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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# I3 K& ^. W( ?政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。2 S1 i) o. \2 F @& W
% c% b k" _. J# y8 k责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。0 d/ d" r% L% \
4 A# c1 G/ @ D0 l! U$ a踏实肯干。舍得为工作投入。+ K/ K& u7 _5 c/ [% S( R
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（四）办公室工作对人员的要求: a) \9 M* b( W( k
, D# p1 w5 {- p0 J2 O6 _ U- }' ^2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。' r, i3 S! o- M- U
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。7 y1 U% U1 R* F8 A8 Y
' p( D( ~) u. V( M% i表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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# {3 N$ Q1 {# {2 L（四）办公室工作对人员的要求
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: [+ i% Q5 g g4 I; y3 `5 U3、心理素养 _2 r. S4 s' O5 L" F. S% E
$ ?$ s. J9 z. {# ?. |7 N, B; ]; o心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。5 t: F2 s% b& ]. C+ U
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。% T: l! g" ]. e: D' M/ V0 J1 t4 d
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求# H" `+ H7 `1 ~: G4 D7 p
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4、角色意识( N: P5 x: p! `% {2 d
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识; E( u$ q1 |' j+ T9 M& T
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责任意识
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创新意识7 y( B1 w, j) R4 y# M
7 z+ X. o, D% y4 H+ c$ ~8 q9 J奉献意识* t3 F( x$ a- x9 p
. E1 Y* @: v8 o信息意识
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! a3 C, f% y6 t# i6 r' A1 Y程序意识
. m/ M: f( g! N/ v. O8 B$ A) q. V! Y+ R* D$ }1 k. j3 w) l- K
学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待+ m& z: v: m8 f
) ~; H( D$ N: o5 q领导测评办公室人员的20道题目% x3 W/ L: {! w! Y
( M2 Z, ]* l+ m+ _6 ~! {0 o2 W1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
( \6 w; v5 e9 m# ]3 d2 P. {
( ]$ |4 }; h" g他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?+ O; d& n( y2 X
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?1 ^* C! y/ N i+ x* N& W
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他是否很会安排时间?
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$ L* e8 h3 h: O; ?4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
) s- q2 b# A# n% }/ ^8 y8 _) Z- m' d8 U
领导测评办公室人员的20道题目
) K! ?4 h1 o; E2 T- s
5 R& s" n( ~! ]9 [# d5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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+ ? w. Y a4 A: W8 L6 C能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?+ T" O5 c& N" V& v8 B- D! k; ~
( x/ ?0 d, k% ?: H; L6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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/ J8 [% j C7 d- G' _能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?- o; v% h; @0 S# A$ E0 e9 m
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他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?; q% \5 r2 L1 g3 I5 `& j2 H
2 L t/ ^# Q {. k% W+ v* `能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?* V) ]1 a9 O5 k4 y! q2 Q/ e8 G
; j* @3 H, }/ A0 f3 Q3 Y% {8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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8 d5 l8 Q* F; K+ `# R11．他对你的忠诚值得信赖吗?
! K' e2 m1 ^( R+ w
# K! k8 H* U3 B4 ?4 D& q0 P) {0 q6 z你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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: w5 W. S5 ]0 R: h& o2 X12．他是否有较广的阅读面和知识面?% |, ^# m6 ^1 o9 o- T
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?- ?7 H* K" `; V4 L7 q
- ~/ n4 n" g i# ]+ ]' G1 t领导测评办公室人员的20道题目
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0 `# v: H. f5 \6 B. A3 x7 }9 j13．他是否成为本单位有价值的信息来源?! j) ?- I T2 ?9 m6 M
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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- H4 Q' s1 f3 e5 S5 G' R; w14．他是否有个人学习计划?
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- m9 |+ I; j" p是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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( a/ R8 e$ {8 W* o- r是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?* `% h: g$ n5 e9 x& b* a+ H8 L% m: I
' J2 t. y/ F7 ]3 P# c f6 l15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?' L; e2 R/ n) E- t6 d$ \# p
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能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?
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* [4 h1 F0 w. a" |; Q" N是否根据需要自愿在休息时间加班?
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4 O( D7 g/ I" c# R领导测评办公室人员的20道题目 H/ ?6 y: ~7 ]5 o/ w; r* B
( ]) w2 V. j1 E Z n; f% B
17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?& b3 K% {: F! j: N1 e& {
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?5 L' ^9 ]& U/ J- f/ P1 G
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19．在调研工作中他是否称职?0 J# D7 ~& \" Z+ q4 u; q! T& Z2 L
3 w/ [ n; K8 X# T
能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?7 V7 U. N! ?- g7 w2 r8 w. f: l
J$ X" W7 X! {4 {20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?* |5 X* c; b/ M) X0 O! _
. n7 N w0 G, m7 m1 M6 w启示……
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+ X$ t! j0 w V7 Y( {, K2 ~二、加强办公室建设8 |; X; `5 M9 v8 x
% O; J! K( W# x, j9 z. l9 k（一）办公室建设方向
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7 H: Z; A9 `. k: \ f N6 j8 Q1、不断优化硬件和工作环境! q5 F U% d8 E" C
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2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神, r6 F; _3 T7 O# D3 H# S
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象- ~1 ^5 D9 }5 l1 v
9 i, J4 Z. M' M; q8 r( x' e良好的电话形象
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良好的文字形象% \0 `" o. ~! `. w `# D
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良好的语言形象 A2 R9 }$ Y! O4 \% [! A/ P
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二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员" z r: `. g% @+ F4 m
. k: ^. X) ?5 ^+ v- b$ u; R1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；8 I! Y! g; m+ J
5 R7 j' [8 m7 }- d% K) v3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；* X6 ^% y* o4 Z8 d
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；3 |4 a0 ^9 C% q$ r4 M" _
4 H. _! P) l/ c' E5、随时让同事知道你对他的感激；3 \0 F, L, I4 y# H% _2 f
0 K& E& c3 r9 D2 R) K3 H+ x4 _6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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( w" ?# x% N$ ?9 N+ A M0 a7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。& ~' C" a% u/ A
8 \* @3 e% ?- D6 \5 I三、办公室办会工作基本规范$ S, v% A) ]# C& }- x
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作8 W0 Y' D F' T0 y
# ?/ |; g: j( M. M z& ]& W }; Z1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题( |' E6 c) C4 {6 U6 u2 x- \# H! k
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（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题3 U. ]3 E& j* m$ [$ U' b( Y
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算4 ^+ J( O5 J1 r- I6 N
& r4 y4 Z/ H) b2 {/ f) | ]（2）拟定办会方案
# k2 e+ H5 i0 Y' h, I% J
# ~5 M: d. _% p' r1 h2 ?（一）会议服务的基本内容4 n/ v$ r4 |( K' ]; W* ?
6 u+ C2 P0 ]9 Y7 n会前准备工作" O' t0 r5 l) V( L
4 o m3 s- q9 R: G; S `2 s4 R# Y' w
4、确定会议的议程、日程和程序
) k; F% z# {. x+ ?& J- U/ v, u) ^2 C! ?1 w% A, ^2 O
5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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# A% Z$ a2 N- l9 f; @2 F6 k. p7、会场的布置工作- C( @7 v9 H0 V1 |* J- b' Z
6 I- h" t' g: a: S衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环
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