办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理
( I1 \: C1 D% G( K0 N' B0 r
& c4 h# a. ^9 I) O+ s! H一、办公室人员岗位认知与基本职责

$ N3 _9 o4 `  }: u* h8 r1 s+ s二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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$ \  d$ m! P% u$ R+ W8 n: t四、加强办公室的日常管理
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3 I* s& |& O& q! f5 d一、办公室人员岗位认知与基本职责
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) _  {3 {; M! x（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

; W# b9 ?' ^  m职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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, Y- Y4 L: m3 `: m3 a# s) K综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

% y& j! g' s" u- m; `+ g5 W( e一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；
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! ~& Q1 e+ l4 h  V* j  {8 @$ M二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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/ V& O5 Q1 {- F. A- }; t政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

3 N* x5 h" \: P# p责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

# Y5 ^# @, _5 Z/ Z( l调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

: {2 K0 F1 |7 G9 v+ ~. G3、心理素养
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2 m0 G! H, e$ H  P6 {' B9 E7 {心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

7 t1 S; R2 L: |意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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+ g( `' f, f: F0 W4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

5 X6 r# U9 k: e& a" v* b全局意识

责任意识

创新意识

奉献意识
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+ A0 ~4 l  c! U$ Z0 C5 C信息意识

程序意识

) {& `1 \' G8 @! Z( q$ X学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目

6 j, D6 I! h. j$ s% r8 n& n$ {1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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# N5 d7 k! X# M7 n1 F3 o他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

- W$ }2 R# b7 s! O4 i, h, {' {; `7 s2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

8 \! \( h) ]. f1 l0 z* K他是否很会安排时间?

$ W& N: L! u7 K. D# }( q- m. c4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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5 T. F1 B! e7 R6 ?( i) ]0 X领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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% x# K" `/ O" r2 u6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

6 }7 l: U3 D8 g( t# s( {. ?! \能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?
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5 u8 L" w. `3 w3 A  p  j! J他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

9 H3 s( F' ~! a6 ^8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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  A" r( W# v4 K+ y& N' U9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

: g9 z/ x. {- ?9 A0 D0 s当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

9 P  }; O  I: a; _' e: }' M. `0 i11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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% N9 o& n. d4 _你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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* O, y; @: m' `7 H# f" G: ^是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

8 ~+ G" Z7 a0 d# K领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

9 T4 S0 p; v4 m' v  T# Q7 H而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

) t% u1 d2 ?& R, q1 s2 S+ B14．他是否有个人学习计划?

& C4 H7 l$ m2 q+ q是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

! }4 n7 `+ N; s- h( J16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目
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; O  Z$ L$ w" h0 {17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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8 M; F% a& U) _  f能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象

- }3 g/ `# E5 E+ E8 ~& @: L4 F良好的电话形象
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0 b8 G; m% x; n& E良好的文字形象
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良好的语言形象
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二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员

6 K" Z9 f3 q6 t( @- l7 Q1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

# h+ T2 j! z! i) y5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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4 P( V$ p3 l& M8、不居功自傲，有容人雅量。
9 h7 E5 C  E/ I4 u4 d; M$ e- }, h$ K
8 ~. K$ I/ r% d% N三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

, r3 D( H4 Q7 @! O9 N7 E" J% x2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标

1 ]5 z; Y( o6 j' d4 h  S0 n% r（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案

2 }. v. o: t4 Q/ b4 ?（一）会议服务的基本内容

/ {$ K1 X7 i  [/ ?* t会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
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6 g+ W3 e% T1 G6 p1 u5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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8 c: Z( O, {5 _  W% G- t衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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* t! u. A" l# ], l+ R主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~