办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

  g& k1 I  @, |! ?0 X加强办公室建设与管理

9 A: {3 D. [# @一、办公室人员岗位认知与基本职责
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! L" i3 c7 a  z: B- D4 b二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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2 Q" P' L. B" x7 @' K0 E: H一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

! S6 s( n1 |# |4 n# n; G联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
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; Q$ N5 L4 ?; K  a) T6 ~7 [& W行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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7 W9 a4 G6 z  @$ `9 u9 ?（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

4 J4 ^! Q8 K) f8 d$ \# |* ]办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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8 T# f  D; u* R6 Y" x一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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3 e6 P- K- @2 a" c" U三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

% T& S4 j! p- {4 x6 C（四）办公室工作对人员的要求
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1 a* d2 z9 l* O2 E9 S" X2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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9 F3 ^0 \+ C2 [3 O2 I7 [一、要讲事业心和责任感；
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2 c: Y$ b; o7 L: a4 p8 y二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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8 k) k: K& w, C8 y) V1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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# P) F5 Q2 B# m2 r' x政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

$ R: y+ a, ?* b& v# A3 Z思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

* p  Q9 G' O/ c6 @（四）办公室工作对人员的要求

2 f2 T" {" I; w! S4 W3、心理素养
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; D% q& o( A  p, N% {1 _心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

- u; h* X  d  A( e0 `' s/ I调控力(控制情绪的能力)。

% I5 r8 _( N' h) \# S意志力。
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6 A: i2 T9 z7 O0 ?（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

/ E$ \( ^: v1 d1 m' R3 F/ q全局意识

责任意识
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. n' N& d+ h, q% P创新意识
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# y! |) G5 p0 J" ?3 N8 I奉献意识
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! O8 Q! z0 p9 A% s' c2 c% x; [信息意识

- B/ H$ ~; \) i. i, H程序意识
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( X( k8 E* w, _0 o" `学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

, c- D1 l' M0 G9 e: s1 R- S他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?
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' A! h# `' l$ s$ Q( g4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

3 q& l! E1 O" \" b# R: w能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

5 B& H1 M( w* s6 r5 D+ {# v) `7 _6 n能否制订新的工作制度或工作程序?
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8 O  D7 c4 m; k他的工作有条理吗?

/ `4 k; j$ C. \& R: Q) l; F7．他是一个机智的人吗?

) M/ Y0 o' G$ x0 R能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

% e9 L6 [; r& C8．他能否提高文件运转效率?

4 N: \9 K* E# K# U% v能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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4 t1 Q8 O. m; Y5 w& a0 q8 }领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

  u4 h# A( x' B7 w2 R8 ^: g1 S, \10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

1 |. S9 S% k& R0 H) E, W$ z8 p11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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" s. L4 p# k( \) h你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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  p: r# H, S2 @6 g12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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' @8 u2 g5 I- f13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

1 \% q/ T3 @7 G2 S1 r6 _' W' a而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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7 E  b. N) w# z能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

! ?, f0 x/ \4 Q" L16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

: _/ U( _  Y( s2 Z' z) C& k4 Q' b8 @6 C& P17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

1 l, W* u5 y: Y, i  b6 ?18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

1 _% q& O% o2 M" @5 x19．在调研工作中他是否称职?
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0 p  ~8 u/ ^2 b4 ~能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

! Q# i+ z% d( N' n. |20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……

( h* s; y, ^/ ~, m二、加强办公室建设
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  z; U8 L; m& P（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
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) a' Q" s. I9 I1 T) r+ `3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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良好的电话形象

) C& {; u; F1 S% A8 E4 O( E良好的文字形象
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良好的语言形象
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二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员

# n6 m) J! @4 D( y$ K1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；
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$ j- ~1 F$ R" r+ P. P1 r6、尊重个人隐私，公私之间分明；

5 `* D, x# ~3 |: L  f7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范

+ k) W! X0 r! V: d8 b（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题

1 i! S0 ^4 u# E" u# V（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案
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1 Q8 d3 a7 F' |6 i4 b$ N（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

# [# P. C+ v; E2 p: V  p+ `7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

& n. Y# f9 x+ n1 `主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~