办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理

7 C, O( @5 `& O, ~# ^一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设
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7 M6 G5 D/ S0 q三、办公室办会工作基本规范

# e2 J+ f/ y8 ^8 N$ r- B四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

, ?5 B! I* G9 o. J（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：

8 u  C  Y: c# M1 A2 S7 w行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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2 c- ]% Y4 G( E- u1 k/ O一、办公室人员岗位认知与基本职责
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9 w* q; O5 B5 F) y+ P/ O（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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4 [' K! |! U' F. k6 p0 c/ r按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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7 X- O5 c0 r1 G! J7 }3 G4 l（四）办公室工作对人员的要求

+ ?% n4 O8 W7 n2 I$ B- C! I" I) M& }2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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7 M; n6 V& Y9 }' W, u3 Y二、要认真细致；

5 F: B1 W/ \) y三、要讲究程序(不要打乱仗)；

/ |1 Y% s" j) k, j# }4 u4 ^四、要讲工作效率。
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$ D* D, d" [# Z# U* V+ S" Q  R（四）办公室工作对人员的要求
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) D4 k- b) n2 ^8 D; A1、思想素养
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7 C* A% R' P- \. ]热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

' {8 p( K3 w, T政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

* D' B: Z. g- }. A9 _" r踏实肯干。舍得为工作投入。
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/ O% y% d+ y! W( U. q: r（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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' Y- k2 ~. b0 x% r  u$ x" S& n" x3 Q思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

2 m! k, E0 E! F) U（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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- z% r4 P+ S, h' P/ D7 {注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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2 w3 p- ]3 X7 R6 g9 Q( e' x  r调控力(控制情绪的能力)。
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1 ^4 h1 P* N8 L- u) A5 S意志力。

（四）办公室工作对人员的要求

" k. J; p. U' Z) M3 R' `' P' C4、角色意识

& r/ A) |; w- u2 G: y做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

责任意识
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2 I$ z" V. _. `9 `创新意识
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奉献意识

信息意识
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/ w9 ]- t& C8 J程序意识

学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待

5 ?! O. `3 f7 `( H% a4 r( j- `- [领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?
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' a# w. K# I1 M1 ^4 `+ J  y9 G他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

/ _- K  B% p4 _, Z2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

/ n8 j( ^/ C* c' x9 Q0 s" F4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目

3 T& z* c$ i/ I" y( J+ p5 H! n# N5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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( x# k% L" K8 l; A, t* _6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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- Q* K  q. w) r3 A6 _, ^8 [能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?
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* {6 m/ Z) h/ N3 R他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?

7 F4 y( X3 ^3 B! A1 P能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目

7 |1 T4 i( _( s' O/ }) u9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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5 D+ E2 w* L2 [" p. v# F11．他对你的忠诚值得信赖吗?

( F- }: w, t$ ?- K( K你能把一些机密信息资料委托给他吗?

( j! ]# ?& R- r7 C12．他是否有较广的阅读面和知识面?
7 |: ?2 G# ?4 F. S
# D, \1 W' [- A+ e8 L, r% P7 e是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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+ q/ I9 p' A& j' u领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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$ x& ~% B/ i; v/ `. e) G6 \14．他是否有个人学习计划?
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3 M4 u2 a) V9 d" k+ E) d2 k是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?

5 Z8 ~/ w" _7 B* g( i能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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( i/ g6 ?/ q1 F$ n5 h& _16．他是否按时完成每天的工作?
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( T; h: t# `1 v- \' b是否根据需要自愿在休息时间加班?
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! K- M; n! D2 C领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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2 Y/ T. ^9 G% r# H" k, u19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

: Q+ [- s. T* ?7 @7 ]' N启示……
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, q" [+ t7 H3 h. X二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

1 F/ y. J- Z! t) Q9 P) _* B1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围
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  |- i; Q2 l. J/ I. D3 c5 M4、大力倡导团队精神

0 C: w4 U: b3 x（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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良好的电话形象

良好的文字形象

2 ^2 k4 \, e* u7 E/ z良好的语言形象
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二、加强办公室建设

" O- D( `9 X& m3 ^' s% R& M3 C（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

8 |$ e* A! J' E( l  L* P4 B8 Q- o! u4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；

* H4 A9 H& W/ {1 m9 q& P9 Y7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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2 Y% W8 `7 F! s0 U' u2 L8、不居功自傲，有容人雅量。

7 A! \7 A7 I8 z* M& q6 Q1 k三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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7 g4 s5 M( c+ r$ C1、设立会议承办部门和服务机构
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3 C& W5 c9 y+ E  m; e3 l2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题

* ^5 |5 z3 I( G; }3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序
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% u9 m- H4 Y6 |. f; r5、分工撰写会议文件
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' h3 u9 w9 `$ @6 P( C) j+ b6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7 |8 n' I5 U0 O9 W" J3 P7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

6 H2 I2 \# ^1 t0 m9 @  \主讲：姬瑞环
/ C: c: F  u: u' ]3 D6 |: n

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~