办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

! \0 w" G- b9 |加强办公室建设与管理
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0 g/ G8 i$ K6 D8 i; i一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设

( l& R! }4 z4 E, |三、办公室办会工作基本规范
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  ~' h4 e8 C6 r6 K3 N' ]四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

6 Q0 |2 A. F6 u: C% g联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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5 V- o# y; G/ F2 \. J（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：

1 q: u1 J' e1 A  |/ ]* j程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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  s/ q4 v$ H6 m* v6 Z) K- H按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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3 [( ^( Y( g6 U% M$ G5 R6 k综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

7 p$ ^5 f3 h1 Y（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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/ B) [  [7 v& N/ K9 }( Y3 ^一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；
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. o7 D% T7 X% x' x3 R8 b2 x& U三、要讲究程序(不要打乱仗)；

) @4 F$ W1 C. @) Y四、要讲工作效率。

( B6 ^; a8 T! V$ j/ m& {7 n; E（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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% m9 Y! L* X1 Y, u/ ~* r热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

( l: u: R1 ]$ T+ H+ x责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。

3 ^9 i8 {* R' E/ q( w（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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( N, U6 F- w; B+ N9 @表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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8 H! V! q+ W5 l/ S! A$ E) w心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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9 r; B; w  E, m$ p% C" O2 V2 _注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

意志力。
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  }8 v* k, J" h8 h（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识
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# i2 ~( h# P% _, j) W: c3 e责任意识
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创新意识
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' I( _  O  I9 Y% o5 F奉献意识

* v( C. n3 p5 y# I/ q- ?- _信息意识

程序意识
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: x( ~: }4 C( ~! f学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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( T4 x+ B+ v# f+ M; Z领导测评办公室人员的20道题目
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9 n% }5 [# {; J1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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/ |% M( x' J! {& i( b2 V3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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( r2 e2 W$ P* _6 X/ v他是否很会安排时间?

# q8 M) v+ E7 @( U4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

2 t; T6 E8 k- G! i+ M领导测评办公室人员的20道题目
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% F" T' K! c8 G$ r: N5 x5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

% _5 X! S* H* y, Y能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

4 l' @/ Z4 X! J+ J! v: z能否制订新的工作制度或工作程序?

% k' ~1 p: O' j: K4 ^  H& Z" h他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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' l3 R  R8 }7 O4 M# Q* r( W0 H! [# v8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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: r4 ^# Q/ Z' r5 f% F2 }- I11．他对你的忠诚值得信赖吗?
7 ?! w. N4 G* ]% ]) M# }0 E
+ \" N2 L5 W# P8 F你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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: p$ ^& Q' l# \! {2 m& p3 j是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
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8 P" U4 H; n; i( ^% h' i- l13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

# I' N# c, P" a9 F! q" O而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?
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2 a6 e& e5 |+ `! w7 H0 \是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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7 l$ I/ d. w7 y能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?

1 L; Q# }* B7 F5 Y$ u能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

6 G4 L' p2 l) i* K3 F16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目
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$ F1 V" i: g( B1 ^+ E17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……

二、加强办公室建设

' L6 y3 g& u  d+ j% P- J/ N: L（一）办公室建设方向

# j6 L7 C$ \7 }, q6 X* l1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围
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% x. b5 K  T0 q! ]5 J7 O' f+ w4 d& r4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象

良好的电话形象

良好的文字形象
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良好的语言形象

二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

8 N( i$ G3 \$ r3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

/ B- l/ c) O# ]8 J& n. C8 O4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；

) c0 S9 {/ @- A# C6、尊重个人隐私，公私之间分明；

5 ^' _1 c. _& K! Y+ T7 _7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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$ a) N0 J3 L4 D8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

* c+ g2 c7 q: I! v（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
& s& l1 {6 D4 t' M* b( S
（1）拟订会议财务预算

. d; o; F. q' ~; P$ P4 c（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容

会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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% O1 X+ n# ?" a( t/ O7、会场的布置工作

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# u  p' b2 c- `+ M) l3 l5 B  t3 I
2 E4 K' ]; j0 S3 B  c) ~衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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+ u6 p2 n8 f! ?/ R2 W9 F主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~