浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

- O) ]4 l' R, p8 a7 l* i- w, f6 s　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

4 G; W, I' u; K, {* i4 Q: p　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
; h9 s9 q- r# i
8 F1 P7 y5 D, d. {( U+ k3 p- c　　辅助内容的综合性
3 q* Z$ F! g) `4 r5 t* \
8 X; i* o# {9 z! w% \( q　　辅助时间的经常性

9 j: D4 m' U* I1 }( Y$ S; J　　辅助环节的全过程性

　　（3）、辅助决策的原则

　　超前原则
! `6 {, k# r# _+ |
) L$ `+ ]2 s) y$ S! E　　定位原则

# p( e& A; V; ?( O　　信息原则
# d8 i! p! u0 F4 }1 O; g
　　谏诤原则
9 o7 _5 P) u) |" `
( |2 c# W2 o1 P/ r2 w; k: D　　（4）、辅助决策的过程
+ T  K6 M* r8 A; f# C
　　协助领导确定目标
2 j( V& E  C, [+ m2 m
0 D6 n: f0 c  O  ^8 o" W7 D　　协助领导设计方案
# X# U$ r4 P& S/ s* F/ k1 a2 k& y# c4 K
7 L2 E5 I4 E. G; F. ]2 h- J4 N0 G　　协助领导评优选优
4 L  p' P, l7 P0 x( B/ e7 w
　　协助领导实施反馈
  V% L/ P' B$ ?$ _. Z0 g
　　2、协调关系
0 y- _9 Z6 @  b1 s# X+ ]
　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

　　（2）、协调关系的特征

　　从属性
. M0 t$ }) P' N% D8 w
1 s0 r; V! o8 W4 t　　广泛性

2 i! q2 D! i4 p' D　　间接性

　　（3）、协调关系的原则

　　政策指导
# j: z; J( q* m  J3 N; Q" e! \
　　客观公正

　　平等协商
6 i+ `$ s  k& A. f
  t8 a5 S3 P: i4 b$ E% W- ]　　注重整体

　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程

& L" V( N6 I* @( e, |; u　　摸清情况
3 A) K4 P; Z9 ]" H: c
8 ^: @  i; q* p: Q/ h# K8 @: Z　　找出症结

　　恰当协调

5 g) s/ N, r: t% A　　督促落实

　　检查反馈

: W5 _- k9 _$ _7 r　　3、处理信息

+ D# x, N0 y4 Y' W( E) Z6 Q% k; b9 g　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
$ G; ]8 j* M: V* A
! p, C, o) a6 H. v' R  j1 ]　　（2）、处理信息的原则
( _! R6 [& y1 l& w4 d
& o! u/ W! U2 ~, r2 N% {　　及时性原则

/ j+ ^/ c" N( h8 Q& E; T  C　　保真性原则
! Z/ D2 b1 p4 y+ ^
! j- i  Y* X- p9 o　　适用性原则
$ W: ?- i3 M: ~4 }9 }
　　预测性原则

# O' w% I6 ]4 S, g　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息

　　上级信息
: _; m8 P" Q+ y0 }
4 z9 G0 ?% K& J; J; n4 r2 }* Y　　内部信息
$ F8 k$ Y" y, H
　　公众信息
6 h  W$ d( v- k4 V
　　社会信息

　　（4）、处理信息的过程

　　信息的收集

　　信息的加工

. m, ^' G: ^3 v) J1 U. T　　信息的传递
1 g7 s. P- N! Z4 e0 x+ H
' T8 l- f: f! ?2 e9 ~　　信息的反馈

+ b$ u* u; m9 k$ j& j　　信息的储存

　　4、办理事务

　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
! s' \( v' L( ?+ E
　　（2）、办理事务的特征
' q* `; g) j+ F$ o- g
　　综合性

　　服务性
, I9 C2 D, s1 D: e, X8 R
　　繁琐性
- l& e0 {( W, v* g
　　突击性

/ p; Z# N6 S" N　　（3）、办理事务的原则

: K. }+ x5 N3 j' S5 ~/ \( g" W　　被动中求主动
4 i# V' s/ j4 V5 m6 L- S
　　原则中求灵活

# S0 P2 L1 i* O# u' g& u- ]　　繁杂中求规范
4 M! E- j6 d+ I5 F3 x5 v3 S+ y
9 F# M5 }! A, }* ]" i  K1 C8 B　　（4）、办理事务的程序
$ q% m6 p7 y) k( w. s( h" J) }
　　自然程序
$ u% J4 I$ ~3 A$ {4 ^
, }1 k* F/ U- l　　理论程序
( z0 W9 V' Q9 K. u
　　指令程序
* X9 N+ y* W6 ^( O5 y" l9 F) `
　　法定程序

6 G- |+ `1 C. I2 Q7 B  {1 I, T　　技术程序
& j9 r8 D$ Z- N, e/ X2 A
6 i/ \8 B5 I! Z7 }/ K　　习惯程序

5 k, I& J# t+ I　　二、秘书的职责
7 N+ Y* o% J- |5 a' r% F( u　　大致也有以下11个方面：
( C9 @" N. h3 \5 L; E0 b
: N& ~! F3 ?. ^* L4 L5 H7 o　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

( H7 T5 W- u9 p% G- J7 @6 H- n　　接待事务（来访接待、安排服务等）
( G! g, E* M9 j" J, ~. X
* l4 ], l7 F; h/ S0 W　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
: @* W- Y! s3 G! ~1 W
　　行政事务
6 q' P. G4 C' @% I: o
　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
) Z( b* r3 h( P; R
2 r2 g2 x" ^. Y2 F　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
! U3 D- L- o7 }" {# }4 L% p! c2 K! w4 j
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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/ c4 R* l7 N6 k& K9 s4 q5 X　　写作事务（各种文体的写作）
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6 I' f) J( p2 ]) G0 g　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
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0 U0 N, B0 K3 H　　其他领导临时交办的任务