浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
( }& p1 d' \% H+ Y/ x5 c5 m2 G2 s
" S7 m- a5 b4 Z- I  R　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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* y( B- K6 J$ h5 G8 f6 I. _　　一、秘书的职能
. z6 ^2 N$ D. G+ B; K' G0 {　　1.辅助决策
0 D2 a; T3 R" d( m0 I. \( Q
' m9 r  Z  P' U4 }# z6 C　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
6 Z  O+ ?8 Y) ?5 h( Q( M3 i
6 v% n& [+ r4 [2 M& b2 h8 \　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
2 B/ ?. A1 Q% b1 i8 [  T$ i9 i
$ T5 Z% d# G9 Q9 [: O8 f　　辅助内容的综合性

* b1 z0 z( ?3 R" L3 {　　辅助时间的经常性

! F0 b, p- X+ V  a4 S　　辅助环节的全过程性
9 x4 y/ }1 D! I* M) b
0 w; v3 ]* e/ X& }: v　　（3）、辅助决策的原则

　　超前原则
& u0 _& Q! ]/ T. z# t
　　定位原则
$ W7 H, u' W) X& W
　　信息原则
/ Q, _' N$ M5 m6 _. Q" v1 E
3 z& f( ]9 N2 J& |  R* s5 Y3 ?　　谏诤原则
' Y/ ^2 }5 `% F
　　（4）、辅助决策的过程
) y* \6 A1 R" i- S' d/ q
　　协助领导确定目标

4 a% N# u# u& }; p, X6 _  n# r　　协助领导设计方案
) s1 M! ^  N3 ^" X1 f& @& u
, p- H/ s6 f' S) ~, C: K* u$ d4 B! E　　协助领导评优选优
) e2 y' f+ z. g8 @. n; S/ K
　　协助领导实施反馈

9 n7 A- Z. j$ Y  h　　2、协调关系

　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

　　（2）、协调关系的特征
3 H6 J5 y9 t  v8 l5 |" g
　　从属性

　　广泛性
5 K+ V+ K. y0 l! Y. T8 T
4 H" F; d" E: i' ?9 A3 N. G　　间接性
! l7 u* s8 V0 W6 ?+ [
　　（3）、协调关系的原则
' w9 X! h0 A9 m& S% K$ J
　　政策指导

& a6 Y# b. m, F) ]' V0 V5 Y" w　　客观公正

　　平等协商
8 k& B- h( B/ Y8 c' `
4 z  Y8 P4 ?* @' ~" y　　注重整体

　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程
: }" t% I3 o+ [+ i2 |7 K
　　摸清情况
& j6 ?0 g* D6 h. u  v  u
　　找出症结

- k, y' {( {$ Y　　恰当协调
7 z, G2 Y, {- L; v# g% P
5 D1 R% I# G0 e* d% a　　督促落实
- H) r3 `$ t) X. H/ s
　　检查反馈

1 v- W2 p7 F- a% B7 o　　3、处理信息
5 Q) E* x+ {2 D% k$ z% h; x- v
' l' s4 U: v; q! E　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
; y$ M# [- P( D
: l+ l4 W" ?: h7 Y: d( M　　（2）、处理信息的原则

　　及时性原则

3 E: Z0 x( x$ t& y3 k& ]　　保真性原则
7 b' q- V& ]8 s5 n
　　适用性原则
% f* z( |4 ]: D  l6 d
) x5 p6 W0 b0 }  _+ A　　预测性原则

　　（3）、处理信息的内容
( r* ~* O2 C5 B3 H- G: c4 j7 x- ]
& @/ L8 v2 c; ^% B　　历史信息

' N/ J& g/ q) B0 z; |. _　　上级信息
$ ]& V' C6 G; ^  I0 L$ u& X
6 X2 [; p" A- z( [4 i( G! {! k" `　　内部信息
+ T, X8 |0 S4 z4 z: ~
+ x; U1 Y4 g9 e: ?6 y　　公众信息

3 H* _+ t# R, a! @　　社会信息

- z0 j3 u- `/ R% ]5 \　　（4）、处理信息的过程

　　信息的收集
" A6 H6 t' O( l" g9 R, |
　　信息的加工
3 I# w% S5 {+ W  @' |8 q
　　信息的传递

　　信息的反馈
! b2 Q3 F8 v4 ~0 U9 }; b1 y
0 w% [, g# T% Q* B8 i3 ?　　信息的储存

　　4、办理事务
- e  Q& Q! b) s3 f5 _9 S  L4 K
7 V6 y' p8 i( d3 ~　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
& a; w; {: z" H" u5 Y
　　（2）、办理事务的特征

　　综合性

　　服务性

# l; C2 v; r+ k, x　　繁琐性
% ?4 e% G- M$ z1 f+ a" \. ~/ g) j8 q
　　突击性

　　（3）、办理事务的原则
4 m3 C5 A% O" z, [: A+ a
　　被动中求主动

　　原则中求灵活
' O1 K1 W& V# T$ q0 Q
( R+ h, S6 ^7 K1 v! J5 Z' W; D　　繁杂中求规范

　　（4）、办理事务的程序
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3 u+ G+ b' J% z5 G  G, a　　自然程序
+ W1 j- t7 r  y1 }( F; {' C, P* G
# y% C: n7 R& F　　理论程序
# a  m7 ^6 O$ w" h  |
　　指令程序
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& [" u* r3 @0 P9 q1 F; p　　法定程序

　　技术程序
) P* p: q3 c' z7 a  N$ X6 O. J5 K0 a
) T/ z$ V# ?' C8 |4 z! _: n5 L　　习惯程序

* h5 B% z- H( k' V2 q; U; q　　二、秘书的职责
  y/ {7 z  |4 ^　　大致也有以下11个方面：

' Q- d, r+ y7 V　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
1 Q8 V& d3 ]# Y( n) A
: K! `# o0 j3 x& \! {  F　　接待事务（来访接待、安排服务等）
$ x; e/ W; Q7 t- m9 C& a4 P
　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
0 g! c" N  |5 J. k; u
　　行政事务
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　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
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- ~/ k& ~& M3 x* S# r/ m　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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) l' t/ h5 B" {; w$ H1 B- m) n& d　　写作事务（各种文体的写作）

　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
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2 a2 R+ }% u2 ^+ W9 P9 L8 @　　其他领导临时交办的任务