公文写作基本知识

一、公文基本知识

（一）公文的分类

1、不同材料有不同文种。

! Z+ O# }7 u/ z. q6 F) x●公文从内容性质及其作用看，大致可分为三类：

①专用公文。如外交部门的照会、护照等；司法部门的起诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等；经济部门的经济合同、商品广告等。

②技术公文。如说明书、图纸、图表等。
, _. @. [/ G3 O! D, S" S  ^
③通用公文。《中国共产党机关公文处理条例》则列出了14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。
1 [% o6 M! }' |. I) T
; t1 f) {+ \+ {5 F2 \  ?1 `●公文按行文方向分，也大致分作三类：
4 Y1 U: G1 N4 G; v5 t
7 U- |& y' U  g/ U①下行文。如命令、决定、通知、批复。

②平行文。如函。

③上行文。如报告、请示。

2、一个材料只能用一个文种。公文最讲究的是“对号入座”。如平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，有的为了表示尊敬而用请示是错误的。
9 H9 m6 X: P) p0 ?$ c! ^; P1 o, i
' n9 O. P& T4 @8 F# O3、几种常见文种。

（1）通知。通知是最常用文种之一。
) d+ l$ n- _/ {# S
6 R0 t+ F6 ?2 I' x- ^①通知的特点。通知范围广；发布方式灵活。

. d5 j4 F- D! D6 O②通报与通知的区别。

●内容范围不同。通知可以发布行政法规和规章，批转和转发公文，告知需办理和周知的事项；通报只是表扬先进，批评错误，传达交流重要情况。
  I) y. Q# M5 |: u0 C9 ^
●表现方法不同。通知的写作主要是直叙式，语言平实；通报的表现方法则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩。

( D1 T' `- i/ v7 z& S  a2 O# Y' L（2）请示。请示是机关单位经常使用的一种请求性上行文。

2 I$ |/ H) R! L/ I0 X# V9 ~6 n①请示的写法。

" A) s  Y0 @; D0 R0 r●标题要注意不要将“请示”写成“报告”或是“请示报告”；原由中不要重复出现“申请”、“请求”之类的词语。
5 M' y% t$ w* k$ ~2 V5 \0 D
6 P" @/ X7 v0 @) ~●正文包括请示原由、请示事项、请示要求三个部分。

●结尾一般有如下写法：“以上请示，请批复”，“以上意见当否，请指示”，“以上请示，请审批”等等。这是请示中必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。
+ c! Z4 G9 t/ X
% v) s' L+ c& L% R/ g②请示的写作要求。

1 r! Y1 f0 ?! N1 Q9 b●一文一事。
$ Q  ^! \# C1 L& U( b* D2 @
2 T8 u" T+ ~2 s, E# G6 Z●单头请示。
/ o8 t6 r7 Y% z, A! a. P. o# A; b
/ y- o+ `2 \9 `7 }) x1 O" p●不得越级请示。
6 Q% F/ U9 S# u- p& |* k
. q! j4 E( w* ]& `●不得同时发下级机关。

③请示与报告的区别。

报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。它是一种经常使用的上行文。
0 Q: B, E! k/ j
●行文内容有无请求性。
4 k3 E* @" K) ^" F2 r/ ^% K! o
; E* s% s# c1 n9 [- {% ~●行文目的有无求复性。
9 e/ B7 M* |( O% M# O, e& }
●请求事项是否单一性。
3 n: `% ~( _! i" Q; Z/ n
, [: b* d8 k7 {+ C7 L- L（3）函。是指不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。函也叫信函，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

6 N! E1 K% x, C$ t% e①函的特点。
! L7 z6 a+ @+ c! a4 _, y6 o0 M* T
●适用范围广泛。可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项，也可用于答复审批事项。

( i+ G% K0 j* |5 x# |& ~0 z: T1 U. Y5 A●行文多向性，既可平行，又可以上行、下行，但其基本性质，应看作平行文。
' _% E8 h1 h/ X4 J% @1 [1 t; [
! [$ E( Y* @* F( a4 ^( a●短小精悍，简便灵活。一般的函是很短小的，内容单一，语言简洁，简单明了，有的便函只有三言两语。
8 e% Y6 F6 y! n  A4 |  a( k# l
②函的写作要求。
: ^4 w9 X/ e- b+ ^0 s7 R* l! R
●有的函可以没有标题，有的函可以不打印，不编号，不盖印，这种函叫便函。因为联系的事情比较简单，三言两语便可以说清楚。

; K" \# j9 Y# J●写函的原由时，指发出本函的原因，一般简明扼要。如复函的原由一般写：“你单位XXXX年XX月XX日关于XXXX的来函收悉。”
' n6 ?8 E7 U: S$ g& V6 r
' K/ k) m2 v. Y9 {●写函的结语时，指函的结尾。一般使用公文术语，如“特此函告”，“特此函达”，“请复”，“特此函复”，“此复”，等等。

（二）公文的格式

公文具有规范的格式是其一大特点。《国家机关公文处理办法》对公文格式作出明确规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人//标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章//附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”这18个部分分属在文头、主文、文尾三大块里。

①发文机关标识。由发文机关称谓加“文件”二字组成。如“中共中央文件”。它处于文头部分的中心位置，多用红色宋体大号字印刷。发文机关标识中发文机关的称谓，一般应用全称。如是特指且不易混淆，则可用简称，如“中国共产党广州市委员会”可简称为“中共广州市委”。如是联合行文，则联合发文机关并排，主办机关排列在前。不同类型的文件，必须由相应的发文机关发文，不能搞错。

& q4 }4 z5 w' J' ?) _②发文字号。简称文号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。由发文机关代定、年份、序号三部分组成。如“中发[2009]30号”，表示中共中央在2009年度内发的第30号文。机关代字的字数一般不超过3个；发文机关的年份要用阿拉伯数字完整书写，不要把“2009”简化成“09”；年份要用方括号括住，不要用半圆括号。联合发文的发文字号，只标明主办机关的发文字号则可。

9 G" w2 \/ A8 v* q/ k③公文成文日期。是指公文生效的法定时间，一律用汉字小写数字写全称，如“二OO九年十月九日”，不能与阿拉伯数字交错使用。一般以实际发出的日期为准，具体说本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；联合行文的，以最后一个机关负责人的签发日期为准。

④印章。指压盖于署时之上的机关公章。它是机关最权威的代表形式，是公文效力的最权威的凭证。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文的机关都应当加盖印章。印章必须盖得端正、清晰。其位置上沿不压正文，下沿要骑年盖月。

9 m1 O8 t: h8 ^2 Q& C0 n⑤主题词。是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语。主要作用在于方便电脑储存帮检索文件。其位置在抄送机关上方。一份文件的主题词一般不超过5个。注意使用主题词表。
) P6 f  `. x, S; t
' \, ^3 Y0 h$ v0 ~! d/ e二、公文写作基本要求
: ~' [4 H5 T! o" _
& F# b( M, h% e. G（一）思路要清晰。
: ]7 G8 U& @0 v6 S
1、针对性。公文写作与应试作文、文学创作不同。要把写作要求搞明确；把领导意图搞清楚；把具体情况搞明白。

2、逻辑性。要清晰、简单、易懂。
7 c& ]+ }( |3 q% j6 m+ K/ J- I; [
0 g; P4 }. Z: c7 E3、鲜明性。要有观点、有深度。要善于思考，学会借鉴，注重修改。

1 x! b6 [: D: O5 t“三言二拍”。“三言”：言之有物、言之成理（60分），言人之所未言（80分）；“二拍”：领导拍案惊起、看后拍案叫绝（100分）。

) y/ R+ g8 f9 K  k, w（二）文字要干净。

1、要流畅。无病句、少长句；要规范、顺口。

2、要简洁。不能过于拉杂，拖泥带水。特别是举例三五句话就行。
* Q. l  r& s, U/ i+ }% v8 r
字，书写要规范。不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字。

词，不要生造词头，注意正确运用现代高科技新术语；用书面语，少用口语；用现代汉语，除通用的个别文言句式外，一般不用文言句式。即使运用文言词语，也要注意不得生吞活剥，要适当、活用、自然、流畅，不要文白夹杂，故意简古。

句，遣词造句也要规范，重视“约定俗成”的习惯，少用世俗俚语，不用网络新语（火星文）。
- s: n0 ]& n0 j0 v, ]; T
点，标点符号也要使用正确。
1 f6 W+ K9 h& ^0 ?+ W
7 n" L# V) c' F+ T) I( a3、要有起伏。善于运用各种句式，不能过于平淡、干巴巴的。注重起承转合。“千古章法，不出起承转合之外；虽千变万化，其宗不变”。
. v  b4 g: `! E6 q) `; p6 R
4、要准确无误。一是准确；二是正确。校对是关键，校对是基本功，是写作能力的体现。细节决定成败。
% g5 G5 Q: @& C9 }/ B. S& B: r* `! {
①先通读，看有没有重复的、错误的、标点、数字不准确的等等，这个过程要多看几遍（特别是姓名、职称职务、级别等）。如有的只引文号，不引标题，或标题文号倒引；层次序数混乱；计量单位习惯于用“斤”，而不用“公斤”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字。
9 B: P$ H$ d; V0 ~
②再看结构，块数差不差，有没有顺序颠倒的、缺块的；

: v: `+ m2 c3 {9 E9 @  _- O: B5 t③然后检查标题、日期、作者有没有错误；
4 k9 s7 R% L1 o3 ]6 U+ q
8 S8 R7 `4 B, ]; z: }④最后在成稿印刷后，出手前再看看有没有漏页、错页、空白页的。
2 v1 Z% m4 Y- a$ u+ o
⑤交稿后，要有备份稿，以防意外。

（三）文风要清新。

2007年12月31日，国务院办公厅下发《关于国务院办公厅精简会议文件，改进会风文风的意见》，要求从上到下精简会议和文件，精简会议文件、改进会风文风。

4 ]  ?& r+ B8 X; R# t0 i  }6 N0 K1、关于精简会议、改进会风。

一是控制会议规格。从严控制以国务院名义召开会议，能由部门召开的会议，不以国务院名义召开。

二是控制会议数量。已经发文部署的工作，原则上不再以国务院名义召开会议进行部署。全国性工作会议每部门每年不超过1次。
  g5 q# [. y1 L' g# X' ^4 H  f
三是控制会议规模。国务院召开的会议，只安排与会议内容密切相关的部门参加，会议代表最多不超过260人。
) D1 W) D9 z8 E$ E3 w5 H0 I; k
/ i3 C; G& k$ T# S四是控制会期。国务院召开的会议一般不超过1天半，部门召开的会议一般不超过2天；电视电话会议一般不超过2小时，各类专题会议一般不超过半天。
$ Z$ d8 a7 l% e  t5 b5 L' S$ P2 u% Y. E
五是改进会议形式。提倡召开电视电话会议和网络视频会议；不涉密的会议特别是直接开到基层的电视电话会议。
: Z5 e4 x  R3 y6 u6 _. b, J# K5 t
六是简化会议程序。尽量少安排大会发言，确需安排的，原则上每次全体会议不超过5个，每个发言时间不超过8分钟。一般不在国务院召开的会议上安排部门的表彰、颁奖等活动。

( w: P( v9 v" H7 C七是提高会议效率。会议安排的汇报，汇报时间原则上不超过15分钟；其他与会人员发言一般每位不超过5分钟。

0 c8 L+ w3 k% N: O. O八是降低会议成本。
6 m& z7 g+ y% d! v+ M3 n6 m
/ e4 b- L/ g; k2 ?1 i- a2、关于精简文件、改进文风

一是控制文件规格。能以国务院办公厅名义印发的，不以国务院名义印发；能以函的形式印发的，不以文件形式印发；能以“白头”文件印发的，不印发红头文件；属于部门职责范围的，原则上由部门发文。

7 z* I* @" f6 {- d- Q# B+ M5 A4 L9 Z6 y) ]二是减少文件数量。凡能通过电话、传真、政府专网解决问题的不印发文件。要控制文件发送范围，减少发文份数。国务院领导同志的讲话，不宜公开发布的，以《内部情况通报》形式印发；可公开发布的，应在中国政府网及时发布，并即由新华社公开报道；已在中国政府网发布的，一般不再印发《内部情况通报》。凡已及时公开发布的文件，各地区、各部门不得层层发文转发。
' P( E" x+ \$ B* K
1 ^( `. W+ z) @2 l三是压缩文件篇幅。国务院印发的普发类文件一般不超过5000字，国务院办公厅印发的普发类文件一般不超过4000字。起草国务院领导同志在全国性工作会议上的讲话稿，一般不超过8000字；在其他会议上的讲话稿，一般不超过5000字。领导同志讲话印发《内部情况通报》时应视情做必要的精简，原则上不超过5000字。
7 p$ ~+ s' [! U$ R3 K
: }4 y+ _2 L( }; I四是提高文件质量。起草文件和讲话稿要注重针对性、指导性和可操作性，突出主题，不搞“穿靴戴帽”，尽量减少关于重要性或意义的一般性论述。
* O: F* r) k6 |* k
五是精简简报。国务院召开的会议一般不出简报、快报。国务院办公厅各司局一般不再增加新的简报种类；简报一般不超过1500字，调研报告一般不超过4000字。
- t3 b9 W2 e+ k& `5 x/ L
六是提高公文传输效率。在严格安全保密的前提下，充分利用政务信息化系统，减少纸质公文数量，提高公文处理时效。

（四）样式要精美。
! ~3 D1 C4 o/ t* m/ f# `
+ {3 W$ p5 ^2 f( y& R6 V! K9 k2 w    文字材料工作要讲求美观，注重细节，保证质量。
% g3 l! f5 Q% T" }( o8 z
+ M4 k2 k1 J5 i' ~1、字体设置。字号、字体、行距；大标题、一二三级标题醒目；重点内容字体突出。

! K  J3 G" Y6 d1 |2、版面编排。纸型要合适；排版要美观。数字、百分号不能中断起头或翻页，最好不要把一级标题放在一页最下排；整体效果大方端正。

, W- B% l' t( r& Z4 F+ b6 O8 N4 n  c3、印刷装订。总体美观（订书针），封面，切割齐整。

0 I) a% ]+ |" O% U% o5 [4 M' U