秘书在信息沟通中应避免三类问题

       作为信息接受者不能有效地领会上级的意思。

8 ^8 A- y/ Y9 I& z; X8 q    由于信息发送者与接受者之间地知识和经验相差甚远，造成对问题看法不同，致使沟通双方遇到障碍。比如：有的秘书人员没有领会到上司给自己的工作权限，因而自己本来因该是参谋的角色，到后来却发生角色错位的情况；有时上司不在的时候，有客人来访，秘书接待客人的同时客人对秘书提出合作的要求，秘书同意了，这位秘书就是没能领会上级的意思，上司只是让秘书做自己的参谋不是让秘书来作主，上司也没有授权秘书同意有关的合作事宜。向领导反映问题，这是秘书的工作职责之一，秘书人员应该积极主动地做好领导要求地工作，但是有的时候秘书人员在向领导汇报、请示、反映问题时，发表有关领导个人的议论，当传话筒，说不利于团结的话，这也是没有有效地领会上司的意思，上司让秘书人员多反映的问题是有关工作方面的，并非针对个人而言。秘书人员没有提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟，对领导的工作日程也没有一个清晰的了解，对领导的心情不了解。在沟通前没有做好充分的准备，这样既不能节省时间，也难以使沟通更为有效。在与领导沟通的过程中，没有完全听取上司的意见和建议，自作主张；领导交办的事务，处处都有纰漏，对一些细微之处一带而过，由于工作人员没有有效领会上级的意思，完全是按照自己的想象在办事，一定会产生这样或那样的疏漏，这样的秘书人员难以得到领导的信任。
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   作为信息接受者不能有效地传递信息。
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   秘书人员如果对自己发出地信息内容没有真正了解，不清楚自己到底要向对方说明什么，沟通过程的第一步受到阻碍，整个沟通过程变得困难。比如：有的秘书工作人员在好奇心的驱使下，常常问上司一些不该问的话，与上司开不该开的玩笑，再同事面前说三道四，这样在无意中给自己周围建立了一堵无形的高墙使自己本来四通八达的沟通网络不能有效地传递信息。有时候秘书人员对于同事的一些小缺点和小毛病，挖苦讽刺；对于听到的一些关于议论自己的言论，去追根问底，信息接受者和传递者都将接受到负面消息的影响，对于以后的信息有效传递产生不良因素。有的秘书人员高高在上，夸耀自己的能力到处炫耀自己的成绩，没有踏实的工作精神在接受信息时对信息的分析能力很弱，不能有效地传递信息。某些工作需要与同事配合进行时，不能主动承担责任，斤斤计较，会让同事不认为是一个很好的合作伙伴，就必然使得信息的沟通不能有效地进行。
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; b' @4 `: e/ V3 m; e9 e# N   忽略环境影响，不能采取有效的沟通方式。

7 R) n0 _% d. K7 H    秘书人员在沟通过程中，如果步注意周围环境产生噪音所带来的影响，沟通无法有效进行。比如：一封重要会议纪要在送到总经理办公室的过程中丢失了,即信息全部遗失；又如请人传话时,传话者对信息进行了修改或表述不清,等等问题,都是在沟通的信息传递通道或渠道中存在的妨碍沟通的因素,都应该属于传输噪音即沟通渠道噪音。因此这种情况的出现是秘书人员应该极力避免的，管理好信息的载体，最好是不要请人传话，减少信息传递渠道中妨碍沟通的因素。秘书人员在沟通工作中应极力避免各种防碍沟通的因素.