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+ o( q2 V9 M) C: o# cmso-font-kerning:0pt">2012 5 ~3 }% J' K- F
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 : J3 Q7 K' k: U* T
& d S$ J4 e+ f1 D+ L( I% ^8 w3 e, g+ U
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容' Y0 o( O$ ?1 I9 g5 ^
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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& D/ B# ~7 \0 ^3 N3 p4 h+ m" ?: A& m$ l0 |, F1 H, R( {) _- A0 Ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。1 d5 h1 I: q. ~. c dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! a1 U7 E0 Q7 F W; O1 y
2 ?/ b& k- W3 ~, a' U# o6 }# z$ Y& `# P5 R
mso-font-kerning:0pt">1. % p: u: B9 t* L" w* S& p4 n
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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6 R! w- Q4 j+ g- @+ U, g! I2 l: k. h5 r+ P3 W) ?& y$ |mso-font-kerning:0pt">2. + _ H) u8 n# k/ J! Q, b% v宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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% r% Z3 Y1 w( r$ \1 Z6 z1 W! V7 Y& }, \& Smso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。# D0 ?# A; h3 n2 E7 x, jcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % @- x) B/ J" a3 L+ i$ a
5 ?: z& H% X' |1 ]- Q4 n; i' m, k8 O& [4 j ]) \& P9 x: emso-font-kerning:0pt">1. . h; e" R' F7 ~
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 3 b; }4 i# V$ n- i4 M3 e% E
; o9 R' O5 T7 D. }% U1 G9 X& f9 Q4 A4 j) e M; rmso-font-kerning:0pt">2. 0 ]& r/ ]5 O, z1 l `8 ]$ p7 D, ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 - s) O& |' T6 M! b; {( K1 |& A0 F- g
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mso-font-kerning:0pt">3. ! f6 z/ k- f' l% c' @3 M0 G& j: ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 9 ]# o2 W- V( v9 w( Q1 \, X
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
# o- u0 m4 u* C9 |% q: ~color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。% L0 O, Z G) S" h5 c' A6 c$ r. zmso-font-kerning:0pt"> 5 N4 Z# N6 T" Z$ r/ ^' r0 K9 _
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mso-font-kerning:0pt">1. 0 h0 ^8 d9 L0 k# k宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 : P8 e6 U/ W8 J2 t. R0 w
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1 a3 B) s/ F1 _6 s; fmso-font-kerning:0pt">2. 3 p% w0 H' y! y; v/ t9 L( B
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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S9 z' |' O) p% L' N7 A% T. }/ J2 Qmso-font-kerning:0pt">3. ' m6 ]6 D$ h5 f5 S% G2 w9 L0 ^
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 4 y! ^* ?- Y5 A4 J0 V3 J
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。$ w) S4 q: |; @, D; Z
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! N1 S; K a5 T C
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mso-font-kerning:0pt">1. # z; Z: D& b, Z! \9 `- d& |宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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6 l, `+ F" {4 ?: @9 ^' l5 O' L7 v8 b! Dmso-font-kerning:0pt">2. % h! i- t; Z! Y8 T
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 9 F. o3 s8 g7 D0 J+ D% [* [
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mso-font-kerning:0pt">3. + _3 j# v6 Z. b/ g4 w
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 6 m. g1 m {+ j# F8 O$ Q
* R& ~1 U# k1 Z, p0 T. Y0 ~7 V% @* X, ^" T: pmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。6 [% _& `7 p+ t" j# c) S
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 `" v" W/ S0 c
8 x! a& H. b( } D5 M8 B+ D$ p0 M+ O4 J( J! h* W: dmso-font-kerning:0pt"> # Y0 j: L% ]3 S2 C& U! q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! M2 z. X$ m' P
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* B* y K. B' S' u6 k) Z" rfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考: b9 M5 Z& e, v4 m$ Dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> [0 T4 X8 X: ^, {3 v3 ^
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& B" K' E) [8 U6 R) `" s9 O12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:$ F3 P1 D1 n8 e; @6 N* _$ [, s
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:# |. m( M, K. _! ^& Q+ v
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 2 N. N. Y8 ]% f( p
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
/ ?: }! ?, {' I! l9 y+ \9 YAR-SA">） | 
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