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4 Y8 g3 D( p+ Emso-font-kerning:0pt">2012 5 f, O: r3 d. x# W. j6 O& ]+ G. a3 a! E/ Efont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 / k; F8 E6 {) G" l! h( ?2 C" ~
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容+ {( k1 P- k6 c. k5 I0 Z) ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> # u8 y9 u7 E* E' `4 |
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。( ^4 _8 p" S1 a: Ecolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " m& I1 s5 f- P W; C
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mso-font-kerning:0pt">1. % q5 k; t1 l5 A& c0 Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 % J% r% s' J8 @7 s
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+ l* j& ]6 e$ C. m1 amso-font-kerning:0pt">2. 1 O. }, g6 ^4 |7 r+ D# |宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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7 c5 H& |0 t7 }) O6 t6 X1 N6 l8 F% ~' k, b; }! C K' v. |$ Dmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。* g9 s3 y7 C7 c2 J
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % e, ]' H1 K. T7 T, B3 _7 I
& u) s8 Q8 }9 B$ P' [! C7 ~( f+ m2 y5 ?# i! J+ c: Gmso-font-kerning:0pt">1. + \) ]1 L: D; I' J$ f宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 ' {: ]( x' c4 b8 N* b5 z/ g
: C+ w! z ]! T7 j( R+ W' A/ K$ B6 V$ z& F5 g% X S6 `mso-font-kerning:0pt">2. 8 T7 |0 k2 d$ w/ g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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/ A1 z) r- B+ S9 {; Z! Z0 j! Y: j8 r& |% jmso-font-kerning:0pt">3. 6 ^. n7 v( x; Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;# }+ c6 m6 a; r& \7 B( W. [
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。' s* X0 v( o" f0 {! Vmso-font-kerning:0pt">
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$ q4 g6 X9 [2 J2 u# t. v4 Y3 f* R7 \" Z6 Vmso-font-kerning:0pt">1. ! V: D, V+ I$ L. T$ D, l
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 4 r/ C) f$ o1 ]% A* J7 m
* J: l* i( E" s+ u; o g1 [9 _0 W6 V! f" Z8 z& q Wmso-font-kerning:0pt">2. - Z, e& A% {5 D/ v, K宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 5 @9 L$ w/ z& t$ W: `
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mso-font-kerning:0pt">3. 5 Y6 \+ j8 t2 g2 f6 A; {2 d7 m' s- B宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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2 M6 G6 V J7 Q, U% H' U) }& q! C( tmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。4 m$ ~* n* A L& ^9 y+ [4 i4 U3 G
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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2 y; _1 P8 w0 t' Z% Y0 _4 g9 l+ Vmso-font-kerning:0pt">1. 1 g; r! |# B* ?# V* c
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 " p$ U4 ~( I. b8 l
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0 A. R7 k0 b Z6 B+ Lmso-font-kerning:0pt">2. 0 g+ M! x% n4 R9 m1 A7 Z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 # q$ w c) F, U- i
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mso-font-kerning:0pt">3. 2 I0 J5 u8 n! P; O3 z2 j. `0 @# ?3 u
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。2 B1 L2 s) I5 c
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 3 [4 d0 M# J- B# x" `4 c
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, N' Y- ?) ~% c9 e: Hmso-font-kerning:0pt"> ; H; r6 m7 o& S' Z# {' h/ b% }/ T
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考" }# u1 B) e6 j4 p% D2 h" j
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
4 P8 B) {. |7 X& J' ^6 F4 U0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 ( a$ n7 |* c2 r4 S( b1 B
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# q. ]# `2 m" r' I% Rcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:, @, T1 ?( _1 L$ ?; l/ u* y
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 . h1 t8 f% l5 ]; g/ Wcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
6 i* K, q$ n" b0 wAR-SA">） | 
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