公文格式常见错误探析

作为与《党政机关公文处理工作条例》配套的国家标准，《党政机关公文格式》在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效。然而，公文格式不统一、不规范的情况仍时有发生。看看下面14种公文格式常见错误，你中过吗？

; s$ ?% |+ {0 `! R* m

! h( Q7 A$ }( j' x/ w. ]+ @0 t

>>>>错误1：密级公文未标注公文份号，或使用三位阿拉伯数字标注，标注位置较随意。

* _8 b4 R8 Z4 \9 V% S$ G8 n

 

% e! z3 C$ r6 Y9 i0 Y; i+ M

正确做法：密级公文应标注份号，并用六位三号阿拉伯数字，顶格编排标注在公文首页版心左上角第一行。

L' y9 k6 `% [; U4 l% r ( _2 I7 K, B0 w

 

4 [( w+ j5 y( v+ f n 1 ^- F/ Y- U2 w! I0 f

>>>>错误2：涉密公文密级过高或过低，保密期限标注为“有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密”等；公文保密期限中的数字用汉字小写数字书写。

# {) {- N. v' U! Q( X ' |4 p, y, @( G, |! j

 

正确做法：涉密公文应根据涉密程度标注密级和保密期限，用三号黑体字顶格编排标注在公文份号的下方位置，保密期限中的数字用阿拉伯数字书写。

$ v; m; _+ Z( u* i, y2 \

 

' x( B( @5 G9 l i: Y& O4 j; m

>>>>错误3：不急的公文标注紧急程度，且未按规定位置标注；在标题中的文种前面加注紧急程度，如“紧急通知”“紧急请示”“紧急报告”等。

) w& A7 q& l2 J' {) s9 y3 i i * p, L8 h6 z* [. B! Z+ A; `1 h

 

5 ]; {1 \9 w6 {# O& J7 J & d6 O/ E o v9 c0 o$ y

正确做法：紧急公文应分别标注“特急”“加急”，用三号黑体字，顶格编排标注在公文首页版心的左上角；如需同时标注公文份号、密级和保密期限，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

- @* U) m2 T* M

 

9 |0 r7 ]7 z% }% K

>>>>错误4：发文机关标志标注为发文机关名称后加“任免通知”“情况通报”“值班通报”等。

, i) a) \6 J2 v- v& T/ Z

 

: W) T+ x( Y" w+ V; _" Y

正确做法：发文机关标志由发文机关名称加“文件”二字组成（也可不加“文件”二字），但发文机关名称后不能加文种。

 

+ k' B% [$ a% i, [+ g # A' m; R' T9 }7 y& S

>>>>错误5：发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重，字数过长；年度使用“（）”或“［］”括入，发文顺序号前“0”占位，且加“第”字；上行文的发文字号标注的位置不准确。

. {3 s c) g. f, D" c2 i

 

# @/ T: i9 Y5 _0 o* j9 _: l4 ~1 @ 9 V! \- @" a& c

正确做法：发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；发文顺序号用阿拉伯数字标注，前不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）；上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置，居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

7 t* p; l) G7 q$ h, @ 0 |6 K- n) p& a3 M' @3 a! k

 

* P7 @ x* z6 s8 d; b8 \

>>>>错误6：没有标注签发人；标注的签发人不是该机关的主要负责人或其他经授权的负责人；签发人标注了职务。

0 a3 ?1 ]+ k3 M( f9 P- z

 

正确做法：上行文应标注签发人姓名，签发人应是机关的主要负责人或者其他经授权的负责人，签发人员标注姓名，不标注职务。

9 t' p5 w2 j- h7 X! B

 

& G) U, W4 Z* U: ] L

>>>>错误7：公文标题中省略发文机关名称；把文种作为公文标题；公文标题的字体字号使用不规范，排列呈长方形或沙漏形等。

6 N$ p+ ^, Q4 a% u* n! {2 G, `

 

正确做法：公文标题由行文机关名称、事由和文种组成；使用二号小标宋体字标注；标题回行时，排列应为梯形或菱形。

0 H. _+ k8 V( J

 

- K3 n/ x0 o0 w# a0 O4 r: d% `

>>>>错误8：公文正文中，结构层次序数语后的标点符号一律使用顿号， 如：“（一）、”“1、”“（1）、”；同一篇公文中结构层次序数语书写不统一，使用好几种结构层次序数语，如：使用“首先”“其次”“再次”，又使用“其一”“其二”“其三”，再使用“第一”“第二”“第三”等。

2 z- F- p; m+ J+ H2 e- J

 

正确做法：公文中的结构层次序数语及标点符号为“一、”“（一）”“1.”“（1）”；字体第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注；一篇公文中的结构层次序数语，使用同一种书写，以体现上下文表述的一致性。　

2 l5 m- @% R. U8 K0 g

 

% M& [4 m, Q- H5 z, z8 \

>>>>错误9：附件说明中的附件名称字数较长换行时顶格标注，未与附件名称的首字对齐；附件名称后使用标点符号“；”或“。”。

, o% K9 |2 a& ?: K$ [- }

 

正确做法：附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。

3 H" O! i7 | x1 m$ `1 Z$ m! z

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

* g) x! Q/ \' r# b `4 x, Z

 

除了格式上的常见错误外，尚有三个问题值得关注，即党政机关公文字体字号、主送机关和公文生效标志方面，仍然不统一。比如，党的机关公文正文用17磅仿宋体字，每行26个字，而行政机关公文正文用三号仿宋体字，每行28个字；党的机关选用“意见”“决定”文种行文时不标注主送机关，而行政机关运用这两个文种行文时都标注主送机关；党的机关制发的有特定发文机关标志的普发性公文不用印，只标注行文机关署名和成文日期，而行政机关制发的公文只标注成文日期并加盖印章，不作署名。以上这些问题，需要公文处理工作人员重视，学透用好相关规定，避免错误发生，闹出笑话。

& @3 |' A8 a- _/ u" ~1 r

 

# e* N& D0 f8 {/ v5 W& F

究其原因，主要有几个方面：一是相关规定、标准仍然存在不完美之处，存在可以改进的空间；二是对贯彻执行《党政机关公文格式》重视不够，有的部门存在重公文内容、轻公文格式的思维惯性，认为格式规范不规范无所谓；三是相关培训机制不健全，公文处理工作人员缺少系统的学习和实践操作经验。

( f0 A0 G2 M: U- }. X

 

4 t0 G4 }/ o7 Q2 s0 q

公文格式的不统一、不规范，影响了党政机关公文的严肃性和权威性。对此，应采取以下措施：一是强化意识，增强贯彻执行《党政机关公文格式》的自觉性，各级党政机关带头践行公文格式新标准，自觉维护公文的严肃性和权威性；二是公文格式统一规范须由《党政机关公文格式》强力支撑，鉴于“国家标准应用指南”中部分释义与规定不完全一致，有必要作出解释说明；三是健全培训机制，推进培训工作常态化，对公文处理工作人员从理论与实践上加强指导，特别是对新上岗人员做好传帮带工作；四是建立公文格式错情通报制度，各级党政机关办公厅（室）可结合公文办理工作，及时指导纠正来文单位的格式错误，还可深入基层，现场检查纠错。

+ Q* | q8 ^/ h) n ( R' Y( A: p4 z( J! m

* p0 Z' U5 r4 Q: y: O

4 K. V3 @5 ^ d, A" e" H - B# t4 X1 @! i: x% s# X

（文章摘自《秘书工作》杂志2016年第5期。作者：刘文森）

 

居然没人回复，这篇还是不错地

多看多学多想努力提高自身综合水平

#在这 居然没人回复，这篇还是不错地里快速回复#

}' g! B+ @1 w! ]
+ ?' P6 d4 b$ E- v, I5 |  O1 S) Z正确做法：附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。

公文格式常见错误探析，纠错学习更实用