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众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。 5 ]- a; G0 d/ J b: S
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一、会议记录3要素
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1、准备工作细致到位(前期) & Z& {8 y7 x# t5 Q& I d
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议 6 }; T/ E. S. ]; L' j
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决议等做到心中有数。 9 k6 i; F2 R# Y ~
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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; m" J! e: |- k7 o 记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
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2、记录完整真实
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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4 | |/ C; u: H% ], ^- r真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。
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3、整理准确及时
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$ {8 q% k6 s: [& ~" j7 @3 r! g" b会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
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2 b8 Y/ A8 m' l3 }. g7 n- e/ N' _( v ? 一是对记录内容查漏补缺; * p- r; i. s9 l) a- `; E# m9 B* A
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实; . @5 f$ m( X& O& v
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" N( f+ y7 y2 b* r Y0 P: H三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。 5 r2 V+ Z/ O. o4 B8 U9 W
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二、电子邮件4提示 6 A6 h0 q" i5 k( p: A0 {
( u3 O' r7 t5 z. F 1、信箱名称 1 a/ j/ D6 f7 G a
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首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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2、邮件标题
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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( @5 n* Y3 l5 I3 c- G; ~3 \ 3、邮件正文 + R2 k% P0 @7 P- H2 |" _! v9 x
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 & x% w/ r+ {: x# U4 }* Q
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1 R, f9 a* ^% a3 ?! t行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。 0 J& p1 Y- @# p$ V( X( Y1 g
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9 t( C, K! f o+ U! _( n! n+ J$ G( K4、邮件附件
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1 Q! ?8 I3 V! y1 s+ R# t8 e名称清晰规范,注意反复核查。 1 z6 `* \1 S/ Q2 P2 u
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3 k! l2 B" ?5 u7 x注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 5 r) h" L' C# ?8 c* Y2 q6 |) F
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提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。
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6 a. v! s7 L: Q; R5 Q; i" @三、负分公文5宗罪
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E' w+ {3 X2 X9 E6 M8 ^为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 - S7 T5 r, O9 K
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1.文种选择错误
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公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。
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(1)文种选择的重要性
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+ p4 o; h) ~/ |% u. M: s' {在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 , Y h- M0 v6 y
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(2)常见错误例子 & d; ]% J) t. K% _! N5 P z8 l
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a.错乱 f9 D3 M( N/ z) Q! D
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% m( l$ V0 l$ H& U" Q如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。
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b.缺失
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
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c.非法 ! Z+ e) N! x1 t( z9 ~* J" C8 ]
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; t4 c+ b# M+ A超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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) S; {& E) n8 [d.重叠
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7 i& C0 @8 W {6 {故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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2.重要信息重复或者失误 " F) y9 l9 ]4 I7 {
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“一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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) e# x" R! O6 Y3.核心词汇使用混乱 7 u1 P/ s* [, S. Z5 H7 I8 a( g8 k
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. y" L3 g7 g3 i& k) L9 B5 w蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长,关键信息严重滞后
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特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。
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/ C/ W& F1 l3 ~! N9 S5.修饰性词语贫乏单调 5 L/ B! L& f) K- R. B( C: K
7 }/ j, y0 ~6 F) n6 p" m, k1 x 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 & T$ N. D e+ y" A, W/ F+ S( W
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8 D+ w! b- ]1 F6 K* _四、结语
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up! 0 c, R" w0 d* p& @0 y& j/ V
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