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一.总则 * S+ K6 x: d4 ?. q+ P
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 0 J |/ Q) @$ |$ X' \
本办法适用于全公司各部门。 / r/ U3 q+ v3 h; l! k- d' _7 E
二.对外接待范围 ! j, P; M: B5 s, V
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 6 z$ r- ^& A3 h6 }
接待的对象分为内宾和外宾。 1 ^5 e* Y0 ~" p/ _; p* n: f. d1 ^0 x
三.对外接待部门 6 N% `7 G$ k4 Q. [
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
6 V" j3 f4 g- i, J8 `6 h5 ]% x 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 ( \+ ^& V: r0 J# j) ^9 L. `
四.对外接待原则 5 v8 _, u; l5 m% p
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
1 D* ~) q# j3 h* m g5 E2 G2 Z5 j 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
: D) i1 X7 K; G8 G# Z% ^' v: O 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 . O" i8 h& _) y4 W& h
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 ! A+ u' C: V. ^4 T, R
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 6 I* |0 V8 `) N. f
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
) I# ^. n* Y' f/ ] 五.接待规格的确定。
( x" P; u6 T, @* m- P3 d8 d 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 2 u; ?, C2 A, J2 _
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 : l1 h! O: C) s
六.接待礼仪 0 G' E$ a6 K. q# A* T9 X
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
/ T" F \7 f6 j7 v 2.接待：主动起迎，问明来意。 & u [( b! d5 r# O
3.安排交谈地点：
( ?# T% W0 j. n d; `; F" J' J ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
4 W, o8 X! C2 {; B! a' A6 W# r8 o ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
, ]* Z3 ^/ d. n ⑶切忌让客人久候而无人问津。 * U5 L/ @7 i- _. `; F+ f( j3 T: o' j
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 , E; \/ M v# _; V% w- o! p
七.引见。 - V, ~. w, Z; x6 G" X* m3 ]
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
/ ~. c. J# Q" ~( J 引见顺序；
% |: ~0 Z3 |, a. |( w5 _ ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 7 V; [9 f( H% h; S/ w
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
; O& t& f/ Y9 C- x P* I ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
! L* G+ S! D @/ o: K% q/ _& ? ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 - z$ u/ k, a$ l# i
八.行路。 ! k w0 u4 z( a* J- }* ], ^" w
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
) g# q6 L, z( Z o8 g4 Z$ N 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； $ N: M) j: ]2 O' k( B1 ]
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
* t# D1 Z! c4 U2 z. w 九.其他。
, l) I7 N* q/ n6 m) u& x% ^0 ?4 k 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 6 r; A( F2 S+ L3 ?" H8 D
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
s, P- ] J' a5 N( } 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 3 h2 a6 ` m' Y. H# K& Z8 I1 k; W0 e
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 4 [: ^9 t4 L+ P" W$ U( R
㈠接待内宾。 : V: W, H& l; e( O) r
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 . t5 P5 A# h5 H4 U# V6 i# m* S
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 " m/ Y$ Y g; Q: U' \
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 8 |7 M% l# d! ~7 m( Q8 {
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 7 v4 C9 o: F4 C, O% M
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 . I4 X2 T; s% v: L0 J1 z
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
: K3 [" j% S3 D c% r7 c) q 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 * t8 j9 S- s5 Q3 t* f
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 * O( M5 v k4 Q2 }9 ]
㈡接待来宾。
G" F7 u% y, ^& p2 |( z 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
3 E# l" @# w& V; t 迎送。
1 }! X1 i$ I8 d6 ^) M6 V 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 - h6 E5 f' [% Y8 ^! k
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
2 f/ K! {5 A+ G i9 |+ m+ u 会见会谈。 " L/ r( H. q1 l6 y) d5 p
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 + v( \6 H/ v, ]7 f( o8 s, _ i
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ( d4 t- W: a1 j% G- t7 k! i( a
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 2 H& c* a6 V C% L0 D
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 * e. ?# l3 H7 a% D* U9 X
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
7 c! \# U) D/ Q0 s8 w6 n' k 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
3 c2 ?7 r* h7 U* R* Q, p 宴请。
% l- W( C8 [. G# L A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 Z k- X7 ^, y- t
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
& t ^+ M3 d; Q, ?' }( p( z4 E 文艺晚会。 7 U; l: j3 }5 ]4 P' ]
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
6 @( U2 Q9 [5 i2 d; x 参观游览。 5 D! B3 p* D& ~% o) w2 q
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
! I* N* W( a& j) q, a( R7 L 接待标准 . _9 R" I' ]; f. ?" b
⑴用餐标准。
8 W+ |; H6 y" m$ H! `7 x5 k j 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 8 @+ Y+ f9 F3 o0 L3 k
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
% ~$ ^( L* z* v7 f( K 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
, ]& E" [8 ~5 `2 h# _8 Y 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
" l+ Z$ P- ~) N ^$ E1 x+ t 5、常客 员工标准
. t4 O- M1 `# p) B" j4 [7 ?4 R (2)住宿安排。 ) b2 D c# p: V" R0 [" H2 x/ [9 V, _: x
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 ' Z2 z& ?8 {# o; x C
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
: h& X$ q7 e$ F' l5 t4 ] 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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