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y: W6 c# b' o+ S5 [' @ 一.总则
# |! S& V& R. v 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
6 _! s& N0 K* y( E" z% h 本办法适用于全公司各部门。 5 [( p2 G# I6 k1 z+ B3 W
二.对外接待范围
- y5 B& q! A- l, Y* U 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
0 v1 L. _& R; q+ W* t1 D7 g 接待的对象分为内宾和外宾。
- E& \. m* |5 i 三.对外接待部门 9 m$ E" p) k+ p" g+ h
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
/ l) b% b* c- X6 ^8 R R 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 9 f+ x4 q$ Y0 P1 _' Q' @$ @
四.对外接待原则 4 j) l8 Y! k( R2 P0 e2 B1 h2 I
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
6 i7 [9 o2 }- P& R8 x' P 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 ' z2 j4 H% f+ I' G; g
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 : M [8 l, V4 L/ k6 k: X
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
/ A% u2 o% ]. Z 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 , c1 \: R: _0 J
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 % V2 c ` R$ \$ I) {& p) F& A$ E( S
五.接待规格的确定。 7 K$ p. u" G1 [1 A+ U
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 $ m( A* ?% i/ @; j* @( `
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 & e; g9 h9 ^- a* B2 i9 q) q
六.接待礼仪
9 _& b, ^5 c: r 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
4 ~- I- w# J! ]) Z 2.接待：主动起迎，问明来意。
; Z4 Z( T4 G# c! l1 r. s0 w$ R 3.安排交谈地点： 9 r6 O( O: J; P0 R& c
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
6 x; K1 m4 R1 | ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
7 J* A9 b' ?( b7 ~ ⑶切忌让客人久候而无人问津。 7 p y. ^/ A0 T
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
% X( p, t7 \+ G/ l 七.引见。 " Z p' b( k' i* t0 V2 D4 [
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
$ S8 v& h4 s k- k2 N7 a 引见顺序；
$ m/ U4 w: A% I, i8 S* N ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； / n0 j; u4 x/ L( e0 N" q: c, J% M
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； % ?5 W5 M8 H1 ]% G. E; M' N
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
" P- ^4 ~- z, z ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ( K7 P$ o8 q9 ?2 @7 e7 C% @6 f. }3 ^
八.行路。
" r( T+ `* G# s e4 r 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； & L# o6 J+ f. R
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； $ i& T0 y; y1 k. n, ]) ?/ |
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
! s0 y6 G# M0 _7 D 九.其他。
. w/ L# _$ r* v3 u0 \. U/ e 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； " Z5 r3 B7 Y1 R
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
6 Z- u* o) m* n 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
4 \6 K% J/ U4 Z3 k1 V1 k) @) s, ] 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
* ?# c2 Y& B2 g5 J- Y7 x! G* N ㈠接待内宾。
; p4 I# Q/ W6 m6 { 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
+ f* h' q7 o# [1 V- T5 t 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
7 O( |/ ~2 z4 @ 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
( G# V1 F+ J8 t* R 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
5 T [: S# a) b7 U7 L 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
: j, m9 }# J) q1 z# F% e 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 6 T+ l4 }! s; j) w
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 - d" S& L% A" m: W
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
7 S V' z n8 |3 Y# Y6 F( Z% C ㈡接待来宾。
! M* g) p* {" {. X, z0 ]! R, P 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： % O8 l" Q* J' m. r L4 U6 x
迎送。 ) S7 m; _7 S) C: u
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
9 V: a; h x/ T3 x7 j 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 - g# d% |9 n1 x2 d
会见会谈。 # w6 _8 m9 k- \8 s9 P6 y
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
, S- V3 N4 c, M7 F) f1 ~. ?! m 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ; I9 w; u/ ]5 ^$ Y) V6 f
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
6 J" m, w) i P 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 ( O/ M8 Q1 g, V. s1 C
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
" I" y" ~; t% |% f$ O) M 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 8 Q8 H& u" |2 D& r1 j
宴请。 : x# Q5 o/ T ]% _7 Z
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 8 I9 ^- B, `" C
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 1 O" T7 s% [! W2 d( ]$ L
文艺晚会。
?% K$ Z5 g' ^( w6 x1 f) _ 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
, N" y8 R( v; Q$ g 参观游览。
* H! N' h9 G' d) D; s4 E6 f 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 0 { x4 p* t# H% e& c- {
接待标准
2 k, F& \, s+ V. D4 I' p6 w" S( k: A3 Y ⑴用餐标准。
/ ~: L4 W% T& f" o0 Z+ m 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 9 v7 ]3 i% F5 W3 x9 a1 c
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 . @0 ?0 w' B5 _9 u. R( i
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
9 j6 O+ A0 I+ {& V$ W3 V, t 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 7 j7 c( O9 a$ ^& ]) u( ^0 n: f
5、常客 员工标准
0 @/ U' G- G% ^ (2)住宿安排。
7 H |& {; p" F- ^% c7 l 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 & j* |$ I! h7 ^9 ~2 u+ e
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 4 [! I6 s% _3 O- l0 y& [7 V
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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