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一.总则 , l- `$ L7 o+ {) q# U
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
% ?( l! E9 q7 ` 本办法适用于全公司各部门。 $ q" ^3 c3 |( T! v# A, H
二.对外接待范围
. x" ~- \2 B5 q; L 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 0 V C9 } K3 d' ^% n
接待的对象分为内宾和外宾。
( c% y1 I2 |. H( B, D 三.对外接待部门 1 @' D/ k! ]( `! \& m# y7 `( {
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 * y6 f( |# q' C& I5 R
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 : a: k; H% ]8 z, T9 n5 r
四.对外接待原则
: U8 w6 x. B$ {1 w 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
) j; N1 j U8 l& n) Z4 v4 m7 [ 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 X, j% P* A% `5 Z, ?' m' H7 V) T" {& v
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 * Z3 ^, D7 W$ n9 A& Y! z
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 3 }) N. P; [) y! [0 u- i& X: D
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 7 {- `- B" l0 b& |
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
! Q( h# T1 y V3 p! [ 五.接待规格的确定。 & t# ^( ~; r S- N9 y1 J" O
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
0 Y' X5 u$ S8 q* E9 P1 X6 c2 A 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 4 Q& U- S6 I' A9 U! D2 f5 N. x, ~
六.接待礼仪 ) p) U9 a4 @0 A4 a2 w4 ^$ g
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
" ?% I; _8 r( j8 W/ q" O0 i) { 2.接待：主动起迎，问明来意。 ; G" i* t: W3 R/ ?4 {0 h, {
3.安排交谈地点：
" J% T" _8 a( V9 f ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 2 N$ S& m4 |5 S( Z
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； & R8 v9 M; D9 M; a( M' E
⑶切忌让客人久候而无人问津。
6 Y% R1 z3 J Y* k% _% X4 E0 x7 F ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
/ h$ {' q7 R3 j6 j" Q 七.引见。
" R) B0 e# o' c9 v/ V% j0 X 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
- S" B3 }3 K. o 引见顺序； / M& ?+ p' s/ X* m% P; }
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
5 ~+ t8 u; g* P2 y7 y2 }: ?& k' Q0 j* v ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
" D% Y1 _$ w, h ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ! Z* A/ O' w2 q
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 8 |, N; Y/ i# g# @2 q9 a' S
八.行路。 $ c4 i+ q2 ^% P6 b- L
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
$ T- X# M3 I4 [, {2 l6 k- \ 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
; |# I% D1 ], A1 C) D+ h$ |0 M 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
* m2 S( Z. G4 }, |! w 九.其他。
$ P; U$ W; G% D 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 6 ^$ n+ l% p C. N. E3 u
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； - _4 h: \0 q& e3 r' _5 ~! c
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 1 ^3 l; P4 n! a( Q, O
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 9 x% i% r& {% r9 F/ j% Z# y5 h
㈠接待内宾。 v2 u0 j/ h" X
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
% U; t, h! ~" o% n) r 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
" ?7 M4 }( D/ w6 ^7 L, Y4 `4 U4 @ 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 0 p8 Z$ t4 Q! K; e* G Q+ D
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
# M6 D$ E C% [0 C3 h5 |2 V1 C 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 4 H" `& U% G' B1 d! U! l' I( M* K: X7 o! K
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
x: ` V! ?2 Z6 x' f/ b8 E 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
, ^4 I' k1 ]3 v 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
/ v) Y' z6 R) f0 F5 v2 |2 \$ \& B ㈡接待来宾。
/ m; D% i: u; f" f( q 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
( N% p4 @& ]6 L4 v2 N 迎送。
/ k4 D' P; S# u6 F9 `* K0 D! x 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 3 G6 P1 a' w* D# c X- Y) v, Y0 `
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 / d' q. \1 T% W* W. s
会见会谈。 : h7 Q5 U7 A( U4 }7 c
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 $ T* t, z7 ^5 ?2 R
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
3 T) }( A/ `" I% W+ Z 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
' L0 M9 [7 m; |* u 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
& S8 _$ K! h9 X7 c4 M 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
( j0 y+ ~7 K: d) ? 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
0 m+ L2 }) b9 K' A6 o 宴请。 # y; S' R' @' O# A7 d* J
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 - J4 i; K. J& ~- W- V( v0 J4 B2 M
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
1 I u! A- h: X( E 文艺晚会。
3 A! _* x9 {. r3 g+ @6 ? 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
& n- K3 b7 L* [5 u 参观游览。
4 ^' M" [5 o& B( ^& H% K" Z& e 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
7 I6 _; K( k: G D# ^+ o0 v 接待标准 " {1 V4 L- z9 }/ f$ s8 @
⑴用餐标准。 R3 W, l+ d9 p! D9 @
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
! |- k( K' d3 ]. B3 ` 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 7 c" T/ o, {2 F5 T7 ]6 D# z' s- L
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
( y$ }1 o% V1 ^1 q- ]3 t* J 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 3 }5 @* p: X5 e1 c7 a h/ c" }. N
5、常客 员工标准
) u" L* G" F$ l (2)住宿安排。
6 @' d3 k, {# Z9 ~9 `* i9 w' H 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 ' G% o) C, [; f+ l+ ]) F
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
/ z1 r @( c8 J0 J! C 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。) j+ N! v6 k; {$ u+ }) Z6 B
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