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( ?; ]( x8 m0 U, A% |" { 一.总则
4 p* K# ^9 V# E- x! ~+ {4 a 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 " z- F" V' f4 f+ Y( g
本办法适用于全公司各部门。
1 }/ }: F8 d6 w& B3 h# d 二.对外接待范围 : l. f% l, t: o7 b
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 2 a6 U2 q! r) P$ c, N' k* ^
接待的对象分为内宾和外宾。
9 j5 y) @$ l% p6 @# ?# D* E 三.对外接待部门
5 ]6 D. b& ~# A% V# ? 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 & M% ~# g5 ?0 P7 R
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 6 _1 |1 i6 P; v* z1 W
四.对外接待原则 7 j3 D5 _6 M# H1 A
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 . v6 ?& K! n! ^/ u6 U" T5 k* g
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 9 X5 A& O' P; g2 l
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 ; r$ E" r u# K* i8 G& x5 i+ `& N
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
# T0 y% [3 {1 j3 x7 J8 h+ s, s3 m9 ~ 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
$ s# Z9 A4 I0 ^& r) f) Y( j 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
$ O7 R: L( S7 r+ A* x* n& k# n5 ~" ] 五.接待规格的确定。 ' {* T% w# E+ P( T: \
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
1 {- p' Y0 L6 m: D 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
9 ]8 b* p% ?, d L 六.接待礼仪
9 [3 e/ q0 }% }3 o6 u9 W 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
+ }1 ]/ m2 Q+ `8 I 2.接待：主动起迎，问明来意。
) g" G/ j E0 v4 ?! ~0 K 3.安排交谈地点：
7 E: b; x1 }4 N6 e* d8 Q( B ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； ( c- @( T. ~2 d9 m- H
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
, n: }& _/ s* P+ y7 E% w ⑶切忌让客人久候而无人问津。 7 ?3 c0 e% X! p0 ~' u9 q
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 0 k# }1 S# o9 w l8 C
七.引见。 8 V+ Z- {0 G1 E1 \0 O& S9 s
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
6 H$ u) D ?, g* z* D 引见顺序；
: o- g" w; O$ l' m: ] ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； & @. a- w' ^! o
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； + f9 \! l( g& P" |; _
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
: ]& S" a& C1 _. h ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 8 W' ]* I# ]0 g" w5 _5 b; \6 A
八.行路。 " Q. x: W5 R5 `- ]5 a5 m
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； ' x1 E+ P+ H% |7 S. Z' O
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 9 O, C0 A" N$ M& J* T5 L4 F
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 2 k9 {% d/ T k; T5 o/ g
九.其他。
' `; ? R, z5 [7 b 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； & L1 s" i$ e" W# \ A' \
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
3 t" |6 m! y/ ^! P2 W* F! G3 ~ 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ( B3 u, g4 E, a6 ~! @: b4 r
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
+ V/ f) o- K5 ?4 j% t ㈠接待内宾。 ! p; j7 u0 O* i" X" F. N' |
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
9 {1 q/ L) i3 f( W 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 , u- m: ?& @5 k2 Y! h- t9 G
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 0 ?! \! d% H7 k9 B+ L
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
! B. p+ R6 K1 A5 Z; B3 Z 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 " ]# i& T- Y% c. a7 A7 ^" m( `$ _6 a
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
1 O D- } T; r( B+ w! ~+ | 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 6 M8 D8 K3 i f3 n
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 1 q) E- F! j# j- y3 c( [+ ?, x
㈡接待来宾。 9 E4 y$ Q+ Q9 {- s1 i/ B" z4 @3 v
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
& O, s! `9 {9 q3 U* O 迎送。 % H9 C- }9 q! b4 S) `) ]
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
6 j8 ]) E2 b) F 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
1 \) z" o- O) |0 [6 p0 E1 g 会见会谈。
+ h: M9 ^8 M1 D! y 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
8 F- r9 m1 D3 u6 S, I( } 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
6 T$ L/ l8 a9 q; x$ L 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 . {* W3 z2 \9 ^7 e( e
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 8 W- B8 p9 B1 A' B
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
7 D. J, `# |% a- o9 u5 I 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 3 I" [ @: \2 o; G3 t- g; J1 z- r
宴请。 . L; b( u1 a/ i; y* l# p3 B I( [
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 " e/ B1 C# v. Z; h, k
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 - V; x$ ]' D- }. E0 f( ]: h/ [. y4 {( o# e
文艺晚会。 3 Y" X; R( I4 @! k9 W0 D
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 6 _2 c9 F% s2 [+ L* b! N# s
参观游览。
" s: ~9 D1 [ n/ w 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 , U3 V# g) q8 v1 K& X! [
接待标准
; ~: l- H) z6 ]5 C ⑴用餐标准。
3 b( D0 f" [! d 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
% Z( t; X! U) ~- M- k5 z4 v. N3 X 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 " g3 o- z4 w1 i: _; T
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
) o9 E6 y* D8 p& U 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
% I' f& Q5 w& o6 K: n4 n( N 5、常客 员工标准
0 x$ _! B$ ^9 W/ b (2)住宿安排。 / b5 M# A3 v! m9 ^
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 3 I5 u6 ~: _6 L# w! D
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 $ z" f) T) s' L9 f. t
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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