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一.总则 5 a/ F; K b# d
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 / v( w. x4 o3 q% W) H# H; ~
本办法适用于全公司各部门。
/ U2 n: N6 ]: K- N* E7 q 二.对外接待范围 $ m4 F3 }" Z$ Y7 t4 [& `
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 1 ^6 d0 v" u0 \9 X$ a
接待的对象分为内宾和外宾。
$ r' L6 l0 Z; _3 o6 G3 r 三.对外接待部门 2 N) F ]6 Y4 n* V7 Z+ \
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 % s, t Z8 [* C \) \& r( Z
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
8 K1 ]8 s: M0 p% l" g 四.对外接待原则 * h$ L% O7 Y7 T3 q
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 2 ] G9 Q1 s" @- `+ P" L: \
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
- w% H# B. T5 }7 Z4 w 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
2 m+ @6 V6 v" c) l P- @ 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 ( R% ~& W& F E4 S% j/ T
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
! l' b7 O9 }( L 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
! A" s5 M( k2 r 五.接待规格的确定。
' N' O$ y0 b! H7 w 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 & P0 k" Y, L- V* H
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
. i/ o' |% e; {1 r8 ` 六.接待礼仪 2 F+ W* T5 Q c, w( ^
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
7 k3 N- `. T) }1 d$ w 2.接待：主动起迎，问明来意。
4 j7 n j1 k, D7 L% J3 J' _ 3.安排交谈地点： ; g5 ^; I& h: R* e) z: h) g
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； * O5 M8 C7 s/ O. D
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
- f* H! d; y' ]' p ⑶切忌让客人久候而无人问津。 9 C2 c+ q7 }1 O0 P+ r' `9 \+ g9 r
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 6 r1 x0 b& D% O. W) K
七.引见。
: ^$ T* n) @$ v7 s 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ( F9 I9 ^) F: b- x1 r4 _
引见顺序；
9 ?$ Z3 a! Q! A, V8 ?3 | ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
* h3 l8 M/ n& r) J. k# w ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； , E1 O; h8 f# p+ J( r
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
) {- \4 g, r' x5 s ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
3 z$ k# M5 G6 @; w 八.行路。 1 C* V$ |5 X" c0 v
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
' H9 {7 [$ }6 f% _! w 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
0 ^$ \' g+ f0 ?+ {5 B' n 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 * Q% a4 ^4 ?7 r5 i' s5 v9 F
九.其他。
) S# C6 } Z5 K4 |% @ 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
* s' M7 g* t, W$ Z9 |& D9 G4 \ 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； ; L: ~1 i- r- A6 Y
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
c& D( I: e7 N2 f 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 . w1 S h& {# M8 x
㈠接待内宾。 ; m* `, ]: H8 [, ~! E* Q5 Y
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
' N/ t9 }/ V; s+ a7 h, V4 F- P 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
" e( W* D9 S/ y2 V 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 0 K1 P$ ?% l8 y% K/ W$ ?" Q+ n
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
# j! _1 @$ S: Q; e$ `6 d 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
% V9 v* d6 E1 y Y4 ?( H1 _' q; t9 n$ ~ 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 ) ~3 ]" E& t) I8 x
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
; n+ s* ^) Q# K, ^$ m6 h0 `' x& U' h 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 8 w2 t7 X8 a, J
㈡接待来宾。
- W) t+ E: `/ E+ Y 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： % V8 L# \8 X3 ]: G- N
迎送。 3 x0 Z1 M- g7 X% Y# G8 l
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 5 Q! t! Z. c! @
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
9 P) q" K/ {2 W1 c! X 会见会谈。 " ]4 r0 u b- [
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
# u( l. ~9 J7 v0 O! d# b4 ~& T, e; t 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
3 C3 z- ~. x5 N4 c: o8 x9 c( d 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
5 E. u, h; Z, T m& `, M, N/ {7 ]7 G 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
$ s: @7 D7 M$ H1 G5 l+ u! B! k3 S+ ` 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
5 Q- h! b. x! d8 P 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
+ n. N7 U* `- { 宴请。
& N7 X% y/ s5 c' m8 | A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
7 `% c" D$ D M9 _ B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
9 z3 O w R" s$ z7 I" W; a 文艺晚会。 % Q- g4 Z. C8 h
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
4 P6 R. |5 S5 s/ K2 W 参观游览。
' n* ~* J# q$ G0 ?, f# [$ q 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
$ h4 F! U: I- G, S& J7 ~ 接待标准 ' N# v$ V7 q, C+ m
⑴用餐标准。 ; R3 t. I: Z" y3 C
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 : d" P( e, ~* b- N) w
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
+ Q( c7 @ p+ G# N 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
" p( S) Q2 i5 u, U6 R6 h 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 ' Y2 H! ?3 E) o$ r' r" {
5、常客 员工标准
, ]' F5 P, n, G (2)住宿安排。 9 F5 O/ u6 l' c+ H5 X
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 7 @* D/ i' Z8 Q, ~
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 3 c- e e/ Y. L) r1 T' x2 M( S4 W
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。1 M2 q/ i3 z9 j
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