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一.总则
0 M1 R- A1 w' b# W3 A 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 5 O1 W& G0 C4 p* o$ f( G
本办法适用于全公司各部门。 6 ^. |& K( m [+ \
二.对外接待范围
- b6 G$ Y0 u' n5 |' P 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 5 {3 B1 t9 k% H. L. H
接待的对象分为内宾和外宾。
6 O, P% y0 l4 N6 @ 三.对外接待部门
- _2 z2 I2 {7 T0 z6 O U% Q& z 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ) y& y4 P c1 ?3 ^; e, U
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 : W; E6 a3 K& B9 ~) b
四.对外接待原则
# n/ \! t5 L3 l0 j3 b- E# T9 W 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
/ T; `) u+ ^- }1 S9 _6 f( F# U 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
/ Z0 Y! p4 V: e, j( B 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 1 z7 K6 _+ J7 l4 h; Q
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 8 I3 C7 n( D: i4 @% a+ f, ~! U
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
6 x- C% N9 J7 o3 K/ R: m 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 , D% \) p3 {! y3 `! t
五.接待规格的确定。 ) A- H& X3 ]9 P0 j. d) Q' x
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
% @0 a; i+ x$ {9 ?% R 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 ; \& N, h& l4 d
六.接待礼仪
% Y" U- K! @* f 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
1 e- B/ {8 S3 ?1 A0 E& M, W/ @ 2.接待：主动起迎，问明来意。
3 P$ u' p: ~4 z2 h 3.安排交谈地点：
& I7 S# V: g& b+ Q) K! B ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
! j) V3 m6 [ R$ i% j# F$ F ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
1 K1 }6 l! l j ⑶切忌让客人久候而无人问津。 " ?. \& Z; p8 u1 U; k
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
) @1 b9 a( O7 f+ v0 Z3 [ 七.引见。 0 b* |$ O! a. x+ e9 Y
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 & u/ z) ~' n; l3 V8 x6 E' M) Q9 K5 A0 q5 M
引见顺序；
, w( k5 w3 Y! m$ R& g; V. s& i ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
& l' A; K" `' o ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
/ X; ~. g* l$ i! | ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 & ]% N2 c8 ]9 W8 e( S! {8 D) b2 o. B- e
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ! W m/ ?# S* ~0 h
八.行路。 : Z7 ^! {9 j/ j1 T
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 1 H2 h1 w) C, G9 x; B: b
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
+ [4 _' G7 ?. {3 ]3 b% G2 G 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
8 h7 h' s$ Y4 r3 o 九.其他。 2 }9 F9 ~1 |" x4 S( E
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； " T/ [1 F- o" i. X: P
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
; ]. C( H7 [' F& Z' M* ^% z) x 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
6 a. z8 z" H. j1 M6 I0 c- q! i* C5 J& s 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
* Y. T3 o! B2 r. X, \7 { ㈠接待内宾。 2 ~+ I6 @! K, i; U
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
) i: `9 A; [4 X6 y! N# O- m 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 7 x$ o! c, ?* ] c
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
9 s, B* R9 M- A+ m: N6 i 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 $ e& Y& {/ t. v3 }- w0 y
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
$ t. ^( p; ?& \/ q# F( X w 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
9 {) y8 A0 u" I 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
! _ o( D% q+ ~$ b; k 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 $ d: i! \7 E# V' Y. n
㈡接待来宾。 : J {- C! h3 I( M% F
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
+ t" w1 r! C2 i% B; V, ~ 迎送。 - L/ {* h: a2 C1 a. i
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 + c6 \) F; Z! H$ W
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
; w6 G: u2 ^. q& n0 O0 s 会见会谈。
! s0 |% ^) N( M1 C% o( X 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 " X9 }9 e; u9 G$ a9 c
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 7 [0 ?& F5 U e3 a2 Z% |
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 ! a: |! r) }6 C
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 9 c! V; R4 A l" {, \- r
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 # N; W+ I' @$ [( b1 Y
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
! h; p$ G- |2 u8 ~ 宴请。
' u' n( R9 x& D$ U& D- ~ A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
% |. h$ A& n) k: f' y" l B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
- q- H0 N# H7 h( r9 h 文艺晚会。
- _* @/ d, B6 Z+ ^& c6 N# i3 h6 K 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 4 a2 k/ a" E2 h! g8 J
参观游览。
5 m% N) J7 ^1 ~0 ^3 W) s 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 8 ^7 @* [5 m5 ]0 o. |
接待标准 * b9 \' s, L r' V- w! }7 O
⑴用餐标准。 - a, S8 j2 w; \1 z
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
) L# h0 B8 I9 R+ ^3 F 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
& }2 |( S( ~! S( s2 O( R/ Q 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
4 Y# C* ]5 X5 p0 U5 O6 C$ B4 t 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 1 R! {* n: i$ w1 a8 p) ]1 _
5、常客 员工标准 & Q6 o8 n. k0 i; b% R! C9 R1 X, y$ f& y
(2)住宿安排。 ) [" V8 C9 S P8 }
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
) [+ |* ?. ~8 \2 \9 \ 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
/ V; N# a! @' ?$ q b: T 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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