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, p, V9 X3 m# T" ~ G5 J/ T 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：& d4 k. ^% f" l) y
做会议记录，写着写着笔没水了；
+ ?( l9 y, h; R4 ` 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 9 m. z# z4 f1 m0 ?
用胶水时，找不到刷子；
. X/ j3 ]* b- B i+ ? 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 2 b( w) d" X# r/ T4 s- {2 s) u
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
" G' S- v: c5 D1 m 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 5 d. E6 ] Q* c4 Y/ h0 `
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? x6 Q$ ^0 u$ c2 V; i, V: N
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
# t* s- |& `# [+ {# ]0 b: j9 d4 E 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 3 ?8 A6 Y% O! n) I* n% m
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
+ x v) D; ?" e( P" ?3 T# n( g- V 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 7 \( h# V2 h0 h/ G$ X( E- ]- R5 o J
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
' k: V: a+ n- O: b" s) d5 g 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 & U# m; F+ h3 j7 q' Y0 S
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
9 Z$ U( q+ [% _! ]0 X1 g 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
$ ?6 O$ e2 r: _* Z+ c; T- r' p& @0 N 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： % X! E7 K$ Z( n/ ^ r' i% _
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
) O4 H3 j @& C7 |/ n0 p 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
* r" N& c0 |* p. m$ v2 Q 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
5 c) O8 ^' G7 R6 ~$ i 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
5 d3 z4 s# c* X" E+ C E, W E" ~5 r, I 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
! N# {) J8 t- e w& \1 C 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ; C9 Y( F& n) a
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
! Q% P1 d6 l+ v- T- [" ^ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
% S$ f# c' _. [* K t 9、与本职工作有关的表格。
. I0 M# |7 m4 L6 h" p- X 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。7 M4 m3 q' r. e
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