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; ` q! B6 ~! W9 G9 T9 o# J 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：5 q& s6 S. y+ h/ Q( W8 ^6 s
做会议记录，写着写着笔没水了；
; ]1 }# u1 ]& | 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 1 e9 x$ a! O* `1 Z2 q3 @+ y
用胶水时，找不到刷子； 0 E$ f; ~ E* M$ q/ @
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
/ L$ h* v% r, L) C" S1 _ M 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
+ B8 D& F: S4 G+ H9 {5 T 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
! [3 U! M8 ^5 [: d 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ' C& J6 S$ _: ]$ f; n% n8 L
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
( X @: z. q$ u% Y( u& K 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
& _* W' T* N7 A. z1 S 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 , A; p9 o& D' ~0 u( f
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 9 e# Z; n3 g2 H( T
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
8 P6 g; S0 H; I! ^& Q 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
+ h) n7 H1 a8 d 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
1 W4 {5 u' S- V 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
7 C+ R6 j( M, V$ K) o3 x8 f 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
, z% L$ v. f; _ 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
$ t1 D8 h$ t; q. k 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
" G* B9 Y$ D- l6 E" V! [ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
) f$ l+ \; n3 o8 M' A$ d$ Q+ k9 o 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
. N) P" q, F* F2 H. _3 c2 [ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
* `% ]- m9 i& V/ T f' o# } 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 # e0 U1 W. x1 \ Z
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
( I( L( S p( v1 h. K 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
; z5 Q4 x1 h1 q6 W/ g1 d8 h 9、与本职工作有关的表格。 2 q+ o0 D& e5 M( b( B, I7 E' d
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。- ?+ m( I2 q' Q8 J2 V8 V
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