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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：& h' ]( V% n ~: f) D" @+ g/ G; i
做会议记录，写着写着笔没水了； 0 p: m/ w3 ~7 T, H
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
1 ?' \+ D( Y! Y. P# \& ?; q 用胶水时，找不到刷子； ( B$ b; r- ~& k6 I& u
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 7 r, i# |& w$ q g( U
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 - e* j! y/ D1 z" _9 P8 _
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 / m" X/ G ^( h$ I& l/ B
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
- i( j, f( k! c$ y9 K) V# y 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 $ A+ a9 y8 b. h$ a' _6 l# m
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 + f5 j8 p! @: W5 x1 N
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
: v% c7 k; x- k% x, K5 H5 F7 X 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
( c- |) x/ a# H! P# I" ^) H5 \; f' V 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 0 _$ N/ |5 {7 u) v' a
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
* B4 ~$ O4 H2 O$ c2 h. Q6 k 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ' I2 ]! `3 y. T+ E( S9 r* D
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ; H! w, H. y( W6 x) _* {$ ]6 f0 g
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
) Y; H$ g% E0 s- L7 J 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
- S2 P. l* ]- v7 B6 S5 b 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 5 c+ g0 Z! U' H( i
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
4 t2 ^8 t% X- y: R$ S# |5 O 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ( a* n5 j/ @6 `/ ?/ J1 ], E
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
" O% N$ l2 e( l7 F; L 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
1 \ A( x1 }8 j: Z 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
' Z# p, l/ j+ Z6 s 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
) C3 o) e t- K# |% y) ]* } 9、与本职工作有关的表格。 " m6 k1 }: @2 a9 T! Z
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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