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3 |( J9 x! `2 _ 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：; r5 @& }* z1 ~' n5 A
做会议记录，写着写着笔没水了； " Q! E* [$ S( n2 [3 ~" ~" ^
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
, ]8 M- L4 t1 ?5 ~# q- d* D 用胶水时，找不到刷子； ) T7 m! |& {1 K- `: A
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ' I/ r6 b; l4 [8 b
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
( P' R1 x; d: `4 _ 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
* p$ H3 v C% C, F! W 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 5 c6 ]) c' s: `% W3 R# i, m
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
) v/ X+ ^4 a7 a8 I1 ~4 Q 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 1 t c6 A' S! x& t& i$ l; b
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 0 f- x0 e- }- m Y0 I; C2 X0 S' j
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ' A; ?' l* I) S5 E7 D
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
2 `' I0 l" P8 O: X: B 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
# S6 r8 {4 ]3 i) O! m) T" L$ m, ?% i) E 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 2 d' o# a' I( f) y$ u7 S
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
; e# B3 Z8 d5 E! ~ ? 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 9 i# o ~0 ^* j+ _- H3 M) X: S
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 * f4 ~' J$ C0 I# L2 N3 m4 R
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
0 R% N8 S* U# o& z 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
1 O9 \8 u3 l1 D# ?5 ?" X( P6 K2 V0 _ 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 8 B: {; R9 K, c4 Q& K1 `
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
{/ ?# S0 }% w. ~' V( v 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 0 H; y. y+ ]) f8 U8 B8 E
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 # x. q8 F. A+ o* d& }" r+ t
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ! W, y3 H# u1 G/ N
9、与本职工作有关的表格。 j) V# w9 C) M% J* ]
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。7 ]$ B8 }. V7 l
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