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4 |. L+ a! d9 ^/ ^1 Z6 z 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：9 F. m: ^* S" K: @
做会议记录，写着写着笔没水了； ' f0 _% Q7 ~( a6 X6 }8 O
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ( \% A' j3 r" {# }1 W
用胶水时，找不到刷子；
. I, G# q$ x! o1 ^$ ] 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； & x# Z- O/ O ?( y4 t* Y+ V
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 3 a' z2 P ?3 P! i, u
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ( p# f8 x5 t/ v3 ]
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? & ^% c4 Q/ y2 _4 h/ R+ n+ n
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 0 F8 K: i) a& c" x' V
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 + m, _7 s6 P$ v7 X$ {, d
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 9 O5 p. g; k( Z
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
4 Q3 P: i1 M S* V 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
4 @1 K4 {/ G+ [6 a) M 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
' Q! P5 z4 g2 ^, m/ j8 K 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 9 o* l* Z. Y) }+ C& m8 @/ v- b
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 , @# ~( Y9 C- Q1 v
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： . T1 H& n0 U+ H$ C) @) _& k0 K
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 $ z( m" m' m3 F6 C0 i$ T n9 C7 J
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 / I. l" @2 g: Z* M
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
& i+ n/ p( r) |+ L) n8 L/ I, d' T, L1 D 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 7 n& y) s$ @$ W' g: p. W& D
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
6 t3 d9 {3 T5 c Y4 f 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 , I4 }+ p3 C, I( f
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
# w" |% ~- r2 ?* K3 j2 i 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 0 T3 [' e c# m; b, N
9、与本职工作有关的表格。 ! J" R( B$ I/ Y' l- O% g
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。# B/ b Y- s2 o3 c
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