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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：3 a7 H: S4 z( @6 B+ F; g3 m- c
做会议记录，写着写着笔没水了；
9 G/ Y W# v+ |7 p) @1 t* V 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
! H5 g9 j+ n( a2 q' W 用胶水时，找不到刷子；
* Y* w! t' P6 {& \) w5 P$ x. F 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 6 |+ k1 p7 X) E2 K, H5 t! l! d7 q
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 I, s& Q3 ]- p; O2 b# L& ~# N! _
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ; ]2 k, d, ?0 q9 I; c7 u. V
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? + V& G0 I3 m5 k6 L. b! E' ^
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 * Y" N8 v7 v0 Y# X- o1 N
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 0 ~7 G0 I; M) e) b! ~* U; k
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 9 F) L/ @. a$ n4 v% k. ]
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
) z6 ]) O/ ]6 M: M/ O0 K 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
- }0 E9 h' k/ t& O) ~, r 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
, G5 A' n; M9 u) u$ W 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ; A7 Z! h2 `: a; |
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ( s5 T, {$ s: [" H, h
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
. p5 m# W$ k" f9 P 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 + H# |, S9 y; k2 r
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 , i4 E% } Y4 n" f W
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
7 |* U) J9 c0 ?. W& J9 [ 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 4 F2 _% S# o" X6 O' v
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ' Y% K% f$ {1 g2 q
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
. d9 c% f- {0 [' s- ]0 n 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 $ h; D* {8 `+ R( l
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 5 d8 T- @3 X0 J+ R
9、与本职工作有关的表格。
* i7 K0 h3 J! b8 x 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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