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, `# y" Q. l1 K0 f- W 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：0 p4 A; W' Z- W) b& ~+ M& }
做会议记录，写着写着笔没水了； : I/ Y5 {7 K5 A
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
2 J$ C8 {3 ]8 B6 d) S' t" Y 用胶水时，找不到刷子；
3 c8 j" n2 b" Y# v6 j! n ? 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； . T5 k% W! |" t/ L9 `% v6 s# v) U
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 7 x3 `) c5 H* |1 g0 |0 g* d
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
i4 ~, r: B$ I, b7 b( r. O5 r/ w 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? + z: N7 ]5 x+ {
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
* s/ o" V, q5 E8 R 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 & z( Q, z2 f) ~# s- p
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
, T0 d O( K8 Z8 G# w) o 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
8 l" ~4 o6 L# i% w& v 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 3 P* Y/ u* T A+ @
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 + c$ }) S( q7 x* N4 k
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
, C' X: j3 W( z9 o* W0 a7 X 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
/ T+ H( c% l- @, n" g+ w 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
% ?7 a$ l( n$ d 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
' {) S5 A9 V* k8 ` 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
1 H& k$ F2 a9 J' S$ [ 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
8 ^- F+ K2 G/ I# s* f% f 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
* ~7 @: f+ u/ u* `2 v+ Y& y 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ( A1 Y: q. l' `8 Y
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
. r% X! L- A" m! Y 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
" B; |) ]1 R3 W. Z 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 5 j0 m4 ~" k$ y9 r' v, f4 D- H
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 8 m: v* y8 B" O) f& ?
9、与本职工作有关的表格。 3 M j( T E5 }, {
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 , w! ~$ l0 i+ Q6 ~: l2 a
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