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4 ~) e* a- a0 C( I0 ^# M/ L0 t% @2 t 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
4 m6 f# ~8 u( r* W+ b- E9 g8 r 做会议记录，写着写着笔没水了； / f& z6 o+ N4 i4 x4 H
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
# m% {! V8 K/ x 用胶水时，找不到刷子；
# i. P) N2 T+ V: J( h7 r 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 3 R6 Y& v; O8 u
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
2 F1 a8 j- ]- v/ }$ M 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
, t+ |* k# y" U" @8 t4 v! w 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
; A4 ?% l) R) V, Q. J2 i 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
' q* T& @2 h- S# C% E 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 : P7 r: w5 O& R5 Y( q$ \2 X; d
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
2 k' b* V( N3 R- S- y 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
! g% \& h9 s4 o3 P 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
9 N) R) K$ ^6 C 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 L( T1 r+ M& \( ?; Y
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 9 P$ F. F6 l# C3 I
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
. X! q, i: r( |6 q( l/ g0 Z 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
; z. Y0 Q# l6 N& K$ Q, |" i4 _ 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
4 V% S* K9 c* D 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 - j3 w" i! f; C- W a9 |, Y& b# k
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
9 ]$ e9 I. L# H5 I; e 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
, `7 e- Y9 [0 |; B" S$ H- \5 R 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
& y* h6 r9 m2 B3 a3 r( X0 S 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 % M" ~: F- {% [$ o- O$ M
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
+ h/ W0 e) u3 W2 c& S4 ^ 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
! C/ d$ C+ T/ |4 v$ b* v1 ]$ O# o8 u 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 3 c u0 N$ M) h3 b1 h
9、与本职工作有关的表格。 8 @2 k7 l7 _' J' o$ e; c4 i
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 . \1 g7 }$ ?2 E2 ]
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