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# v* p7 T: _& D 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况： v9 K" ^/ {# Y" L9 K, r% g, i
做会议记录，写着写着笔没水了； 9 g3 W6 p& x8 p: B! S# j1 B
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； + R( T, f# ^7 R( a& U2 A
用胶水时，找不到刷子； * K3 g' r+ Y* ~7 V9 L2 N
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； / [0 K+ T+ g6 o- `3 ]
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 9 E' v( e) z: B2 f
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
/ w D& D* ~- o' M 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
! W ]1 ?) {2 U$ ^# f7 t: k 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
! Y# o) F! e o: A 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 4 l$ y% D* h7 Z. f( D. N
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 - I; Z* j9 N: u3 @2 G7 E* D) g# v
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
* [. G& E( l5 T+ [ Z5 B' { 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
! }' M9 B* P6 I% J4 c 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 # i6 e, u. N6 c0 X' U) r% X
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
) e5 r, y# g! Y8 {6 | 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
/ b1 I6 k& H: j) p% H( Q 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
) @( s: m3 l5 x3 ~ 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
: C1 ^( q, m5 y# a" e! `& {: M0 K 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
. g" N% A! P7 n 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
3 n+ T. [7 }/ |, |0 U 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 * X: o. H3 M3 n
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
- x+ K( M$ L7 o# E2 z! V 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
/ ^6 x3 g- m. X 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 , s. O+ t# H c/ j0 A" J
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 1 x& ?( b9 E# `2 |3 i4 f* w
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
9 w* h! O0 ^, q+ d 9、与本职工作有关的表格。
/ l$ w. a" H" U 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 + b/ x- A6 S2 a1 N
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