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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：0 O5 h9 L, ~: |
做会议记录，写着写着笔没水了；
, v$ M; d7 a7 l M+ |/ U3 F2 J0 U 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ]% h9 y) L8 Q* n4 k+ q
用胶水时，找不到刷子； m; a/ P6 C+ `. t
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； % }. e$ C' V1 b: O2 Z- Y5 D
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ( X4 [+ D o% z1 C |
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 " K- l6 c; n% X4 {
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
2 w) C! E- Q& L3 G# U% l( K6 N 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
9 s& D1 C$ k$ G/ f* E: L1 G 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
5 C' b" D1 i; O 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
5 r- L# R5 k( y1 S% v$ { 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
4 `' G9 O" Q8 j& ]5 @ 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
1 B. W& q3 i* g/ W9 X6 H5 h2 |/ i+ J 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 . l+ R' E% G3 X% o' Z
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 $ ?( G: X8 w; A1 ~) K& H
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
# T$ o' E+ e- `1 d1 L 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
D8 w: v) J4 F" `& D& R: n 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： $ o K" K# D9 t/ n% h6 h) J, D
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
2 S' A$ N# Z3 `8 B3 T 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 % y9 p% _6 Z, ]) ?( W! U
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 0 S: U# i" B4 s9 [1 g c/ _
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 8 x& m2 b. I; z' L, Z' A
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
' y6 g' N" w4 b1 L7 Q+ H 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 - f8 W' Z. x$ R, z' u
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
$ E0 l+ B+ Z+ u 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 7 B+ P+ L1 g& }4 ?# l* I
9、与本职工作有关的表格。
! L" I: n9 F" M9 p- L2 d 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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