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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况： A6 ]2 O8 J$ R) M4 _7 ^9 z+ J
做会议记录，写着写着笔没水了；
: e& {2 x: z5 [2 G! X; A 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
( \$ a. E7 [3 E- E- c 用胶水时，找不到刷子； : l- P* J8 i1 G; l( h- S
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
% b1 q+ u- ^2 g 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 * \' S0 ]) {0 r5 h# i7 D
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
5 }' e4 J7 @6 Z0 |8 R3 R 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ! w3 |& t9 z1 y/ s7 l4 ]
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 / ]+ B$ U Z4 \( ]
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ' E! @% k! ]. g. b$ J3 w
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
8 r6 D+ z- a; B- m: G8 s 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
6 `5 {( C4 [3 L8 g6 @, y6 t 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
( k; D R' k8 s% O0 I 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 & O8 ?8 |' V4 u* C9 C0 ~& C
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
& ~' O( S' [8 x" q! A! |$ K# S 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ( }; |$ u( ?7 o2 l9 c! V8 q: r
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
+ ?6 y% l9 E: ~, o: r 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 1 A1 L% |6 m, y: q N
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 2 y o8 ^$ Y1 [' h8 ?$ A
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
6 C4 S! }% L3 G0 b 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 1 q9 d6 t q& Y8 ~
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 " }+ A' q3 ]) i4 m. V
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
/ X$ N# k! G" o- L6 k 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 / H, \+ s' n# H& q2 q
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 2 Y( E+ o8 o9 T& A4 A9 t) t- m
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 % K( N- o: L, M
9、与本职工作有关的表格。
7 @7 f7 M Q1 }( Q& v4 e 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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