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+ m; J& t7 X9 p5 w 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：5 A, q* F; Z6 w4 [
做会议记录，写着写着笔没水了； : V9 s" f+ U0 s( G6 K
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 3 o1 N1 @7 v1 ~
用胶水时，找不到刷子；
; b1 H* X* ]: ]) e& C1 q9 Z$ Q; \ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
' x% |5 ]* }3 r/ f+ ?* k1 s 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
+ I4 c" ^) ]: V$ Y2 f' ^' ]& P 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 & Y! Z# s' p0 y3 U/ D1 J' e
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
Z# o3 z1 k9 A* E. [$ S7 \- C5 H 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
( e" N# q! L; i) ^1 v: l/ Q# m 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
8 k6 G6 Q+ ^8 D/ V) K( @2 c 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 : ]5 X2 g) _8 }' `9 F/ Y5 \' C
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 & F x$ M$ x0 W& R1 b* n8 x
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ; Y4 A5 b& q4 s B$ H, ?' `
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
! ^$ { ~' m5 S/ G9 L0 f 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ( P; M3 L% w2 w+ f
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
$ K/ D9 {1 y2 R4 M* y 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 1 b. l0 s4 G) F* d
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
+ D8 ~2 ^3 U1 M 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
' ?% s% D" n7 d9 t9 `4 V 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
, F$ k7 n6 _2 \( T1 r 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
- L3 z. [3 @* ?% R: n2 P" y 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ' i- G0 z; a6 Q% j4 P/ T
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
9 X+ J4 ?5 @" x/ n1 _2 s( g 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
( }* y, D+ T! b# C* x5 p 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
# Z$ N' C" r" Q6 a M 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
. L6 x" f2 e0 q$ g; r/ u3 t 9、与本职工作有关的表格。
5 q" z) u5 ^# L 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 * D) j# M% ~/ s m
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