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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  8 h( q/ V V% H4 J5 S7 Y0 _) I

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

9 z* [/ B& g: f& d. L

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



- ~! M7 h& X9 g

 

; q5 O% g. r8 u% R+ `5 y- k

 

+ a* t. v Y- Q' V8 l2 s" |

引言

' g. w% T1 b' S5 u, G

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


: w5 v6 f8 V! b1 T, ~

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

* f, m4 r4 X* C" h$ B/ H4 q

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



: [/ B6 m4 R& g2 k L

 

; N0 w! f0 m& U6 O' b: h

秘书的自我定位

) m2 o- p8 R+ K5 {- H! w( o- y+ d

 

4 B+ X1 T* ~ d# J# s1 p7 u2 t

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

( R8 m* y+ W' o4 N) c1 |$ v

7 }, e8 V( ]9 {* W+ i

 

0 K, ^' _$ W7 F; o! O( u

1.秘书的工作内容

5 |0 B3 Q4 F, F' k9 c3 M

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

% x; D( x8 X! H" B' ]

?辅助决策

4 U9 i: }, z. X. W' F" t

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

, n" E6 @3 z |! |, L, `9 d5 w0 m

?调查研究

' \( T3 V+ M2 A4 K7 V2 a

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

- V+ y$ c6 ^6 C. X% G8 U

?收集信息

9 ?4 T: q! `* t" }* g

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

( k: ^ q6 q6 n4 ~, p2 f) P

?文书处理

$ X% o, c! B* v1 H5 R

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

2 O3 E' ?$ Z. K, n! {0 L

?会务准备

0 p& \: P/ k) J# L: _/ R

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

{5 R2 v3 h2 f7 N2 W, M! e

?公关工作

$ B! R0 O1 b+ M [( e# _

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

' }1 m9 ^ N. y" W

?档案管理

, F7 B5 s0 Q3 R+ N; D4 J

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

4 X5 k0 X, S+ M8 m2 B

?工作日程安排

; y& y( l$ A2 W

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

, m/ B& r+ r0 q6 N2 P2 D% x3 k" N& {

?查办工作

; s' _9 G% j/ Y/ R5 W/ c7 B% ~

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

+ ^/ j- `3 G* T* `; p

?接待工作

# s# h- o; `9 O( ?

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

% z! @5 R8 f$ N7 C1 W: d

?行政事务

& `" m' W; y; Z! N1 C

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

' z% a' N d7 ?/ }2 a& K, N

?保密工作

/ H |$ t; P! H) [& P

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

# c+ g! x0 D7 x3 u" D6 U$ X% m

 

% a l% P: B% j, F, n

2.秘书应该具备的能力

# \! _( m& ?0 x: p

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  . C. g7 d6 `1 e" j. h# g6 i

 

/ m: F2 S5 E' m/ n3 y

4 F; }+ ~ X; u

 

% R9 a4 E9 Z! _. o

【自检】

/ a8 j1 r, D5 d! T

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

# G( i! a: g/ U; |: M& P# B" M3 s

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

5 D2 n" B( A7 J9 D5 u4 Z* I

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

; o0 w( ~ P2 C

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

& e5 B* d: e1 F0 H# p

 

- C3 c4 R* w$ B

 

' O) O0 }4 d, e5 p0 h

人际关系与沟通技巧

7 J( B9 J& @: S" U2 J" n

 

" D4 e7 j0 D( o2 X1 O& n E

认知人际关系

! m. |; p B1 }2 Q

 

# }0 R% T" X9 A

1.增进人际互动

, S' h8 e. ?8 q

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

' k% n8 ?! s2 R

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

" `" d2 A# J# [

( w, R4 Y- k! j! Q

 

0 w" F4 L( d0 r. ]2 l4 C0 b

2.人际交往的流程

6 ]$ E5 v0 @+ Y5 H# E0 G2 x

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

& W/ s- k' g9 D" {6 [

' n8 f$ m3 u) `

图1-1   人际交往的流程图

- Q( m1 V* _# X: M4 v8 _4 \3 \1 u

 

7 m! O: Y. @$ f5 T. b. X

3.人际交往的四种态度

+ |0 J0 J/ k% s4 q6 Z5 I F# J/ f- J

人际关系有四种交往态度:

" z `9 p0 a! t) q/ ~3 i

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

7 A P' A. H7 Y

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

8 g0 O) d0 e5 V. r9 C6 f2 H8 N1 `( q$ s

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

! C9 t5 F7 O. ^# s8 T

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

5 f* J2 h j N c5 d5 K

 

/ T( o! v9 n/ o

1.影响人际交往的客观因素

3 E1 \# s; H$ `+ O+ O

?时代背景

5 i" y# e* b) C) P( Z* E( G

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

' J* I) m' p: I

?生活压力

( P1 [5 m3 ^9 j) W& [! }

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

" y" V! C4 n5 ]; H9 {

?环境的阻隔

) e) H8 l9 u M. T4 l4 R# S: ~& [

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

1 e0 q l+ n6 f: O0 R1 f: w

?角色定位

* j/ j, P: L, N& c* ]

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

* U% E0 o5 ~9 n% G, J; o/ |

 

" |: x, v+ p2 {

2.影响人际交往的主观因素

/ P/ | ?* w& V6 |; c

?人格特质

9 ~ B7 I2 @+ E* ~ l

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

* J3 H3 H: y. Z0 J6 W

?认知的差距

- }0 W; Q. ]" q

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

; F, E$ D7 w- v7 s

?态度习惯

; m; H4 o' D( z. n9 i

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

5 g1 U- W( O1 N1 {. M& O

?沟通协调

8 q3 u4 M; e& i9 r

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

- `3 F$ C3 ^5 e+ [/ C

?利益冲突

6 s1 [1 I8 d9 L+ T

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

! T( y' }+ t1 X1 o3 C

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

- a+ k0 g- `5 E5 l; \0 d+ N

 

$ @; t. m8 T2 K5 }1 H) u. J

【自检】

, l4 k4 ~4 Z( N" f+ T

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

9 w1 ~9 Q7 x* |$ x

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

/ ?0 n: o$ h" m- n

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

) N( w4 ?3 M7 T2 {$ g' ^

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

; s. Y- X6 E- ]* V' i7 E1 `

. w D! t% R4 `0 T3 U. ^

见参考答案1-2

4 f9 `- @1 v j+ D, A( k) z- ]

 

s9 @( |4 X5 d% Y* T' o

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

/ ]8 @0 Q0 P H' w0 i/ ?" p7 K' p

 

8 q! m# K" k7 h/ n5 W, K# `. ~

1.促进人际关系的技巧

" U! h6 i2 g R' K7 {

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

5 b4 c6 G: M# y1 z& s8 S. q

?守信用

! s6 A' J- L% z

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

% H5 P$ u3 E% |$ |6 ]

?说好话

/ z; i. ^1 A5 r! D: X8 P( n! L

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

- n0 H; p7 s0 G6 d0 X6 Z- E+ G

?勇于认错

- n- d+ \" Y+ B" ]

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

; f: t6 l& I* h% ]8 v) [2 a. ^8 b

?尊重他人

9 Y/ U( h/ r/ X0 @! A9 x# p

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

9 z D, T. X8 m, I* ^

?欣赏别人

2 j6 }( W. |: Q

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

. S7 r( M- k5 D) e/ I2 E" b

?善于倾听

( ~0 I' H* ?, Q' r" e

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

2 o1 J4 M8 A- M3 t3 D# I

$ z# J9 q/ a9 z7 Z7 r# M- v: _" d1 C

?重视仪表

6 j6 `4 m. W+ k+ x2 @7 R$ Z

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

2 |2 F/ ?/ h# H0 Q

?运用语言表情

& c' n/ j9 |- c) J$ j

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

1 h0 U# h7 P6 B4 ]# w( ]

?运用肢体语言

- q: {1 R+ E/ i4 F3 P% j

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

6 u! o2 b6 W4 b" J# l- Y

 

# e7 {0 ~% v# `& V+ ?" m% l* c

2.人际交往失败的原因

* u6 G4 c) k0 _0 g# {! k

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

7 A* g+ j/ N9 ^- H6 u: y- y( C

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

- ], j; x& k3 M' W" O

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

5 }5 [% l* _" A1 z/ B- D! ]

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

{3 n4 A* c& z% Q

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

2 V0 E) H0 h. Y/ S8 }

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

/ M, u1 D6 T- X; q# N/ G

 

# M1 P6 V. f- @# ?% C0 t( A

职场人际关系的建立

+ `- c% W4 F+ ~

 

! P' T4 ?5 } b L5 [( M

1.如何与上司相处

]. C, e2 t0 a2 N: R1 }

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

0 `( n+ ], J x+ d

 

; A; {7 R9 d1 q. Y

2.如何与同事互动

/ n$ V( T ` b; i& ?7 Y# g

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

/ K8 {& D; _ K& K

 

2 Z2 {- V+ ]4 W5 `

3.怎样与客户建立良好的关系

9 [1 v2 B( v) a

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

0 X# \. l: H- o( f) a3 u; b3 k) Q0 ?

 

( R5 \9 P" S [

【本讲小结】

4 E! g! }: G- W

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

1 x# A% y; O7 ?/ B% T, r

 

: x# s" M }; a5 S

【心得体会】

1 I& ~. B; L/ n" ^) u

____________________________________________________________

3 J3 s" @" ]; t7 m: q0 y3 V, {

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3 \& U9 N6 v0 z5 R6 c

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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