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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  ' _: v8 e6 {* H+ B* f

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

; W5 e- G( V2 N2 X

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



4 B3 ]. B$ q" \3 W& j5 q* o

 

$ L2 q6 m, h1 ?4 Q6 Q* L, v

 

) U, c' S9 Q% c9 }

引言

. G9 w, i. P7 o) r2 r6 l

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


" E) l% x5 Z6 @5 Y B

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

% a9 @! `8 X+ m) g

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



& T( S. ]0 L+ f' G" o& b

 

/ H( p3 c, ?6 p" I* P* p

秘书的自我定位

, _8 ]1 @) f2 E1 x' c

 

4 Q( R* E {$ T( K% y/ J7 \

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

# r( V/ |0 S I4 |. W

7 J, N/ g, i" q) g, @6 n

 

; |0 L3 ~+ I" w. A" ]

1.秘书的工作内容

: g3 h" \$ g) O

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

; |: Q6 x+ a9 r) [8 m+ q8 s

?辅助决策

+ V$ I! B! F8 Z* D! R

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

5 N. q" @2 m7 z3 [5 s

?调查研究

) I) r7 Y$ p3 A$ k" y" u) z

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

+ d/ X3 }9 [# R0 C& a* J

?收集信息

$ E+ Z, f$ x4 H! K9 V

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

7 Y& w' z4 z4 G- j# k

?文书处理

; i6 E* `, G/ @* K E

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

/ e* }6 ^5 D r" {& k

?会务准备

. y2 f# X4 U& g( I0 v

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

' G# \' `) u% }. @/ U6 E1 u7 h

?公关工作

/ R, D' q# k ]% l. `; [

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

' u! B+ S/ ]* H, S! Y( S( c

?档案管理

; G0 s/ z1 [/ }' k' j7 M! D4 K

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

- o7 f% A- S+ h9 v

?工作日程安排

/ t, A9 U7 d' X' b2 H! i! ?

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

/ c r+ }2 ^% ?

?查办工作

# K+ A& ]# W8 a

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

: `( b# x# b7 i1 x9 N1 O& K" {) R: u

?接待工作

; x$ O0 Q0 h8 P5 J- B1 o

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

+ g+ G7 W' X$ s5 e7 n

?行政事务

/ n) d) O) l2 T6 _: B# R' L# r

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

, T* K8 @) W$ J! W3 J! |4 R- ]7 W

?保密工作

/ I! J$ h5 D! R; O1 y

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

# E! }) W! f- y0 X; M, b% p

 

8 p8 v9 y- z- D; i( Q! @

2.秘书应该具备的能力

9 Y# c ]" D. v

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  ' V' t: ?% g: _, |. X9 `9 W% o6 L# L

 

8 u3 Z! t( B% Y1 }

P( [; f s) D, u9 Z$ L

 

' S2 A! K% M0 V" S- f7 N" J! S9 [

【自检】

" L, Y; I) l+ m T9 b3 }- K0 R

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

# Y- o4 l5 {+ [# a4 E3 g: \; Y

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

4 m" ]& k5 k5 N- Q0 |5 h

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

* T( R! A2 I# U

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

0 R4 w W- A2 i* Q8 h+ E

 

9 v+ @1 L2 Q; ]" M

 

* j3 N# G7 m+ i2 x$ n( m# u8 G

人际关系与沟通技巧

' n; q0 v; |! t5 ~* e' F8 X; e* x; v! i

 

2 n% g0 d; _0 {7 U% l f

认知人际关系

6 S F; t5 k1 o& R

 

( d+ q+ L" j6 m- C* u, {) ~

1.增进人际互动

7 P; ]. N) y4 p0 C+ ~

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

N; @8 t* ~& v9 h u+ g4 }6 ]

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

* A; h! |3 v6 A) F b

/ x7 [6 K* e b! R

 

: T8 q, h" C* ~( X* L( h$ F! ?/ q

2.人际交往的流程

2 Y& s) v' Z) ?6 w8 t

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

, ~5 A* `* o {; }4 v

9 p. c q$ ]) K1 q1 X1 F

图1-1   人际交往的流程图

4 ` b) i( @* T+ T( M9 k# M9 K

 

% V2 X+ _* ]9 B* N2 M4 W: V! n/ r

3.人际交往的四种态度

6 ~& X7 |$ d2 T9 j# K# a

人际关系有四种交往态度:

: {" s, H5 j' D, v* @

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

8 T8 M! r4 H( O% N! c0 ~$ D4 ~: z

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

; J0 D& |7 v0 Q! d

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

; Y; d' E4 n' B, l

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

: @: [, z; J" b. [3 I5 J' h% z

 

9 ]4 B1 T/ M5 O) k$ K

1.影响人际交往的客观因素

7 B7 M5 n5 V/ q. o2 ?, _

?时代背景

( }* b+ I& C4 l0 q* I7 _2 O

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

( }% |& b4 h. L/ }% A6 f! v

?生活压力

1 B/ |( S# b- Q' X& z' o5 x

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

* W) q b o6 U }2 l

?环境的阻隔

+ n$ P$ W3 w' p; r) r

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

2 [9 h& H1 Q) `1 j

?角色定位

2 U2 l0 p6 h8 u0 b S" v& v; V' C- g

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

- O n' V J/ j7 U$ U$ P

 

* P; o* t$ W- P

2.影响人际交往的主观因素

/ o, V K% I1 s/ Z; z

?人格特质

3 o0 [& s; I* ?8 E: |% ^

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

S8 i4 I" c3 N: Z! t s- s

?认知的差距

& y' O; g' g/ E# G) q6 W

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

3 i4 t$ R7 k, K5 u1 I2 w/ Z

?态度习惯

' n A2 ^& {( a+ z) P8 N

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

! K6 S, k( {- j9 n

?沟通协调

7 @4 ^3 `% F5 K

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

* |9 U0 M* ^9 ^$ Q

?利益冲突

* S. S; l" x- S6 l7 _

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

0 `& [, [# W; T

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

2 p7 r( \" j# J/ u# W$ U

 

0 w+ J+ U" \$ R9 s n0 T8 T- Q9 ?

【自检】

" q+ c6 I9 G3 v6 W0 e2 ~

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

; Q3 M; L) w8 c: M$ Y

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

6 S7 W9 }* _) Q6 }; f j5 [1 q

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

) w5 I& V& h0 h; B. b# ]; Q* ]

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

( @& k: j' ~; \$ \/ D. h

0 S+ J" o2 ~9 d+ k

见参考答案1-2

: u- }% A6 X5 |

 

9 e ~$ L M9 M

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

: q$ w x% @8 i8 m- Q

 

H/ n J# x2 y. C$ {4 i: }/ d9 v5 t

1.促进人际关系的技巧

; M! e! `+ e/ W& x6 [9 l

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

2 B- l/ k! ?# f3 Y) |

?守信用

* h0 _& a7 R) p' T

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

4 w8 k5 w2 Z3 x/ S% E

?说好话

# A) h8 y7 K" S

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

0 e$ j0 `% t" U! `) ]) Q2 m8 A( u

?勇于认错

# `! ]9 n* L, g$ V5 ~

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

7 i# m; b, J0 `$ l+ L

?尊重他人

- `, j7 C4 M( n* |

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

$ D/ R! y( f" ?

?欣赏别人

1 J# |- b& e) O! y5 Z! K

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

$ v# T' m* t% t/ W. b$ R: t

?善于倾听

" k$ ~- q0 I+ |; B

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

9 z+ E* h+ q8 P1 g/ Y/ v

# r1 w* G! Q6 P. o6 q; p, y5 Q

?重视仪表

" C& p4 R8 y" N% H4 v) f" w- F

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

) \4 \' C! x, r, _' r

?运用语言表情

9 l9 L+ x' y: g, i% g. Z

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

% y8 L2 L5 E Z! A# ?

?运用肢体语言

+ A3 O6 i) c2 v/ K/ A

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

0 e2 }1 `5 B3 |& @& v

 

* G! ?2 S6 o6 S+ e9 ^

2.人际交往失败的原因

/ Q5 z! |6 k, b$ f

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

" T5 K3 s4 k& K; K& q6 Q8 z- P

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

5 a6 D" Q! n: H

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

- `, H- o' w1 D9 w6 ^4 a1 T

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

! U) w4 p( u/ Q9 Q, U5 j

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

b5 x) s" O$ m5 u

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

6 S& D- Q7 X1 ^( a: \% y

 

1 A: O" r8 c, Y# z5 n: c

职场人际关系的建立

) V1 ?+ R0 P, d7 ~7 U

 

o Q9 m F: b! w7 q* A) D

1.如何与上司相处

2 q- P. m- v" f5 U% s; k/ C6 u& U h

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

# R" a* i+ y& q u2 R6 o0 y2 Y

 

5 B( |- w) s5 t3 o! p" p G* r. _

2.如何与同事互动

& `( X4 F! v8 b5 a4 Y

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

: _+ r' }0 S0 x. n' C& x) u* ]

 

' _7 w* Y% _+ B$ F

3.怎样与客户建立良好的关系

1 H+ ]3 Y e; ]+ z

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

: F, w6 h: N) Z. F" i- W

 

3 }! B, d' }; i" D! r

【本讲小结】

$ v( n/ n' V: L1 C6 g

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

, D- h9 ~3 B+ I' L" b; w

 

, H. g. {: J* b; _6 R# L

【心得体会】

; u5 S& E2 z. K- C+ _4 l

____________________________________________________________

6 w4 w+ p1 _9 }$ S) G5 y& m

____________________________________________________________

& L' f( `" f$ m, `* ^3 d

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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