 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。 s6 H# c5 F H
提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
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一、分步安排，按序进行
V& M; P+ S2 _, ]2 Z" \4 i/ X 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点 2 H: u7 k" _" y; D' e
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
' i0 J/ u: f7 n9 X0 u三、考虑周全，有备无患
, `7 J" `+ c) m3 F 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。 # C. f0 U, k6 H$ {
口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析
7 k3 M/ w b' G ㈠听众
7 \' j0 C0 a7 ?& e/ Z. q( y ⒈人数？ 0 J8 L8 h2 A8 V
⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？
7 U+ Q9 b j6 B' y( Y7 M2 n) S D ㈡目的与种类 3 K- |6 Z$ c- U2 x; f! w
⒈通报情况？
3 f* a5 @% d' ?$ d8 K" w1 E ⒉形成决定？
0 e$ H6 y; ^3 p- c/ z0 g ⒊审查重要细节？
- k% k4 O% T* {* | ⒋协调统一行动？ $ a' Y: ^7 \/ t. W! N5 E
㈢主题 % |4 J* _) }* h2 C( x7 ]0 P+ f2 a" a5 a, |
⒈具体题目是什么？ ) S7 u$ J6 |: m' W' M+ a
⒉涉及多大范围？
4 _4 K* @* @( _$ w4 X% l ⒊拟用多长时间？ # g# J) ~9 B: \/ @ R) o: A, }
㈣设备
* z% Z/ y) Y* \! d: C4 d" P2 ` ⒈汇报在何处举行？ 8 N# k. l; }1 m1 s8 _' L% L
⒉需要作什么安排？
4 ?1 |% Z1 E! s ⒊视听辅助器材有哪些？ * Y$ S9 c/ i) ?" S" F0 v
⒋有何不足之处？ - k* v% t. Z+ L1 F& l- U/ o
⒌需要采取什么措施克服不足之处？ / C1 F( }: \2 }/ Q c, W
二、写出初稿 " t; V; q& i0 D% C" |
㈠搜集材料 C+ Q4 T2 a7 x2 I# C/ F+ {& n
⒈认真研究。
- B( B( V1 i% p4 ^% V4 g5 C7 B; Z ⒉熟悉主题。 ] C2 \6 ~# S1 ]' f9 o4 K0 r4 F' Q
⒊搜集权威性意见和事实。 5 e; ~0 C- W- v1 y2 l2 E) ~
㈡草拟初稿 | 
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