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老秘谈如何做好秘书工作

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第一范文网 发表于 2011-12-18 11:43:17 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
一、“秘书”概说
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5 k0 W* `+ i# y1 T- F, f& U    什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。
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% n' u! J7 t& D; H0 Q9 G$ D    然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。
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' Z$ k# C9 B. z  I& Q; F1 |    秘书一词的来源! X( Y6 }5 k; F. b& _
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2 ?! x, }7 b7 z; `, e# b( e1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。9 @$ j8 R! {% Z  o2 _5 J+ ~# f

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9 d$ @- r  Y% N# P* i2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
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0 R/ ~) i+ I0 {8 i3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。/ o( P6 i9 b- i6 R
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0 O- n! G! _& k  b' l; N4、宫廷里的藏书,尤指禁书。
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5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
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    秘书的类别2 K5 |) z2 V) h" L# C) Y

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1、从服务的对象上分:
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. v4 i# F* A" u2、从所属部门来分
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5 f+ `* D( `* H- E# T4 ?! k3、从具体的工作性质分; Q& Y$ C7 x: z% t# d
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    (1)文字秘书
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    (2)机要秘书$ B' q$ W+ C3 Y) a& W/ T6 x
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    (3)通讯秘书0 y5 q5 E6 v& n" P2 ^

* I. F5 x; o/ Z! J    (4)信访秘书
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8 y1 w- _+ ~- `9 E7 V# B2 l4 S    (5)事务秘书. b% M4 L7 @3 ~/ ?1 _) m# U" y  z

+ o, {/ G  d/ L5 T/ G" ~+ Q. g    (6)生活秘书
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4 C6 @9 o5 L( p$ o8 A    关于秘书机构
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    (一)各级秘书机构
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1、中央机关的秘书机构
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, m. q0 a& D0 \7 {6 R$ C$ D
2、省、市、县机关的秘书机构- p2 a) b6 F, B6 K: ~0 P- D5 Z

' v0 P. j+ t4 Q( I. s0 ~# j
# }# [- |1 p( a! M$ C  E3、基层单位的秘书机构& J' K$ [( t+ G( t2 s" \1 a
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    (二)各类秘书机构  ]: U# J; N% i& I4 x

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1、人民解放军系统的秘书机构
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2、企事业单位秘书机构9 N0 ^1 v7 q$ ]8 B1 G
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3、民主党派
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4、人民团体
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    此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。
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& X- a' `/ ?. Q, d    二、秘书处的工作性质; z' K/ z! D& v# k' J
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    我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:
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' X* y- h$ g: c9 j  M1、法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。
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2、涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。$ N2 c8 J( T# R9 g8 v

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7 D4 T+ T- c( q3、管理性:秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序,管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。8 F* k# l' ]2 C0 ?5 C, Y! u
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4、服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。  C, A! C: }. d0 W" h

* H, `+ ~1 Y) G, n% N    只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。
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    谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
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    三、秘书人员应具备的素质
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    (一)、基本素质
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' G  E& y! |) ^# v, y0 A& X) d' Y$ U1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个
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    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。; s* t! r' m0 c* S8 t

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2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左" D& x4 j& F, @: q2 ]+ g- R
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    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对. Y- j; H0 j' p, H* [( S6 j
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    社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。9 v; W" }) ^4 v) i4 f: B

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0 z0 K# Y6 H$ I6 }3 X' Q' `3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
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    个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精% Y; Y: W% b4 }- c: ]/ Y! d

% z! V' x) M: M) e+ g9 N  Z    神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
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  v, U& [$ H  W0 _: m$ n  _    在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!
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