第三专题5 i+ R" i: K4 N; ^) i0 \" c
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加强办公室建设与管理" f& I( i3 g1 A% Y; [& ]/ ~; A: Z
- j+ G6 N0 L7 |0 c3 ^" o$ p! u一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设
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' U8 ^. q3 ?+ D8 t* Y0 g5 a三、办公室办会工作基本规范
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1 S. k4 T7 L4 G9 i四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责7 q, h$ B1 m; G5 {, H) w5 d/ c! `* s
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。1 s3 g4 q, Y. @- G
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。) C" H; s+ |$ m$ c; {
4 T! V+ X7 L2 `. e1 I职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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6 Z, y3 O% U9 [! H& ~8 U一、办公室人员岗位认知与基本职责: L$ C1 H7 r0 I% q8 L
0 H/ q0 ?7 K, P' M（二）办公室工作内容与特点工作内容：7 ~$ g) U5 I, J9 E- _% [% _% I
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按性质分：5 `0 o! m! I- v9 n2 Z
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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2 }; G9 _& _# K0 R# M. ^按内容分：. {* o/ j1 r( d0 p9 ?: Q% l5 ?
5 S- ~ ~8 ^% r7 q d$ Z办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：; ~1 Q7 `! Y. u0 p. H5 k
0 q1 k$ k, h. ^9 G2 g& Q综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。$ F) @9 L/ ^& p! V$ a, P$ f
" a$ P, V2 X1 @& d3 p' p一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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{( T0 o, a" X' A- C三）办公室人员角色定位
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: }* U k" g1 v! h+ p/ A办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求3 p" }, R" P4 A. G% M1 J4 o* O
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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# o' b* c2 Y) a) W二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；3 E) U: R2 q M
) O# d E6 \+ C- X3 W3 W+ [四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求8 [# [" ], ^9 v5 F4 ~
" h5 o/ n; B7 N1、思想素养
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# k( g% d4 e9 |( k( K6 s# a. Z热爱本职。干一行，爱一行，专一行。0 H4 A- |' T7 ]! j% K) L
1 s V4 e; |6 [; j l: L/ p政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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- s! B: s+ b' S3 {( p4 H3 q1 ?责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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/ A+ m2 G$ J8 z/ l8 Z7 ^踏实肯干。舍得为工作投入。, E* }8 v3 f. i" S# P; K
; x _% D$ }; W（四）办公室工作对人员的要求
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$ [" ?: A a3 o6 r! E! f2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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; S, [( R) `1 P6 E# K6 V0 B思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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& g8 s" c& @3 K( y表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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; H) j' b! c9 p# m' Q+ ~心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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+ l6 G9 v1 G- F- L调控力(控制情绪的能力)。
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7 O2 d0 H. i! S. E, m8 H意志力。2 J7 X3 u; k1 l) @
% |6 B" u5 O" t4 _（四）办公室工作对人员的要求1 ?, E# L. n2 q0 r
) U q# S, Q9 N& j8 ^7 D4、角色意识" L: m/ E; l2 k+ _ ^+ c* i
4 t- f/ T2 b) a# p" M5 x4 Z做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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( ]0 C. x/ T- P: I0 e6 z全局意识
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* B5 ^; g4 e5 ]4 v e! V) c( [+ y责任意识& g- s- X$ A; P a" P
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创新意识2 ?. c' o) D* Y& P# W, o
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奉献意识0 E# s. z- _# t! f+ B+ U
; Z4 |# O7 K6 q' Q/ m信息意识
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程序意识
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学习意识
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) e4 ], y1 J7 s; T! ?( c（五）领导对办公室人员的期待
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2 N2 Z3 _. h- }4 P领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?" L6 }. J& S1 U9 d4 i8 ~
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他是否了解你的目标和意向?
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+ [* i; w% a' y. B4 G0 [0 J) O他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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8 j7 y8 F. i% _( C2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?( F$ Z8 F+ n1 v; W5 t1 U
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?" g, ?. y- c6 h, I, c
0 ^: X9 |$ A8 R他是否很会安排时间?
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R4 k: q. x4 D8 y4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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! Y" d! C( n; d7 k( ~% K D领导测评办公室人员的20道题目
& r* |1 w% |( [; a" }3 B0 F9 X1 C2 L; W+ T; W
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?! u) G: E1 Z0 a* e$ t- { w
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?* B+ u- [6 y4 ]& g2 s5 D& q
& g( } _& m8 ]% i能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?8 \- W7 w: S. Q+ K* k9 Y! `: b
! Z4 _' e% ]$ E* w! q7．他是一个机智的人吗?1 E0 j4 K$ |! h) \( y' a
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?: C3 w) r$ p# T, L" y
: J6 w+ ^1 m. w8 B8 E+ k8．他能否提高文件运转效率?
' ]7 }& Q" ?. m2 Q) N7 H' o4 `
4 p: A) r3 P/ o0 e, v. [+ ]; I能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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4 M" f3 W& {2 v# B能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?1 V* o" N( {0 Z, L% B
6 S7 i4 _" ]' p0 A5 G
领导测评办公室人员的20道题目
4 }" i4 G1 d( _' r2 Y% Y3 e9 w ]
* Y6 D/ m$ x7 [9 |+ Z* d# o6 h9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?8 Q; _, o l. c- z
, Q2 r' m Y! O8 s+ x10．他在危急关头是否沉着冷静?
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' n, D8 G: p" p! M& ^/ W" I" H当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?% x" D5 l" \( C3 f% D
& h. d0 C* V0 U& W8 t
11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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! e. ]+ {: n2 t/ A1 D你能把一些机密信息资料委托给他吗?$ @- v7 i% F" e2 k7 c8 f
0 P0 Z$ F( H+ A. f5 y8 w
12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?6 |, S6 D8 P/ G6 J' C
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领导测评办公室人员的20道题目
: A/ |- a4 ]* Y% W6 q( b" O% B4 x4 X) |0 x' k- _* k
13．他是否成为本单位有价值的信息来源?; `- U/ Q! k G9 P
2 W8 C' b4 R8 v" \而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?+ [$ I- }- f8 s: \0 d0 |
4 A1 I1 t$ f' |; s3 M. ? o4 D14．他是否有个人学习计划?
5 z0 K8 b8 p$ ]" L- ^, a0 J! h, K8 C3 E% ^+ ~( X) c! A" \
是否学习管理方面的知识或参与管理活动?# k- X8 R, e! w' s4 u+ l) o; Y
# o4 B% u5 K% J2 k7 I7 X7 w是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?% W- J3 f* F: _, q0 E) D
! T* r% o& i! S& p15．他语言表达是否清晰?
6 w9 h% j, ?" F6 D# _% z* U- S2 g1 I, q( r
能否以书面或口头方式简要汇报情况?( g, o$ D* {4 x* D1 T
; D6 @8 I5 }8 e& ~5 L h9 ^7 S能否准确地传达你的指示?
* k: M: w7 U9 w; a: @9 S3 C: Q; C9 r A, w" |1 G8 E
能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
6 ^% T: Z+ `% `5 [: N
( r h4 T, ~- l16．他是否按时完成每天的工作?1 u. r; F* |1 |1 t! A% l: v5 L
' i2 N7 B" r" a5 j$ P8 s是否根据需要自愿在休息时间加班?
0 @, V; w* C2 W# D
/ h8 a/ L; H9 M1 {7 B领导测评办公室人员的20道题目* a9 c% d2 J Y5 E" i! W
4 c' k- y2 j7 R. q. T4 k, E
17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?: o$ H$ G( o4 g& F; ^3 S. M+ j
, [) v. f* h P$ E' H! f18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?4 O" ?* ~; Q b( I
t) C# U! O1 t
19．在调研工作中他是否称职?& q5 x, w% }! ~+ ^5 ]5 R4 \9 w. m
/ F/ }9 D, E/ ^能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?9 m& |8 z6 [' Q# E/ }/ B
* L% O4 p9 L! `: o( d
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?7 O5 d; }. y& r& C/ j
+ X# S$ r z2 B U# o7 \+ h8 P启示……" {5 j5 u3 Y" m9 g$ Z; e, N
5 G2 i; ~8 H3 f
二、加强办公室建设
; H+ L( N( [" @* N$ F6 A
. C) d* ~5 F5 q: z( n9 m（一）办公室建设方向
: K0 H% R/ ~3 P- n4 p: P" ?# A" `7 H) t- d" S8 w- W' X4 A8 j
1、不断优化硬件和工作环境- ~& s, I/ l; ~( m6 G) X
9 V5 ^) ~2 x5 |+ \! c2、积极推进建章立制工作
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3 t% F0 C$ Y1 }& b, t3、努力营造和谐人文氛围8 P& Q* M* p$ r" A
7 P5 W% [7 ]* |9 ?- X
4、大力倡导团队精神
; M4 Z2 J: ]; H2 c/ |' t5 g* K4 N/ E2 T7 x4 U
（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
% t- M: a$ t, ?0 w7 z" E5 u- V8 `% j& n
良好的礼仪形象
% Q* I0 Z" i4 |+ Y9 o: x. M/ O7 i8 P% \/ x& F
良好的电话形象0 g2 S! k. C3 C) Z9 }4 W! u
3 ~5 ~; M/ _" g" w: A4 F( ?) H
良好的文字形象
# d, ~% u* E" |6 h7 ^9 W: s9 E |+ s) C |" B6 Z
良好的语言形象
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. w' j/ P& s( t; S h3 J. n二、加强办公室建设
* t) A. V2 b$ S/ e8 o- w3 |% @6 f) ] a* e1 G' q
（三）人人争作办公室受欢迎的人员$ }" Q& p& C( Y' V5 x
/ Q4 j# r/ S. e) O' L1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；! m5 t* o- Q( @+ t- J
# H/ y! X2 P4 K/ A
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；9 [" I* y4 q+ u" Q3 ?0 E
' M7 ~4 D3 ]4 @7 N& M3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；- S7 h8 Y, |. t) s, l4 M* |& l: _
5 F* ?4 _' ?, R/ ]4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；5 O4 @6 H% i0 T; c' D6 f6 }6 w- B
# j6 F% N$ F: O' m. Q6 s; O% r
5、随时让同事知道你对他的感激；
( T0 r# t5 c F1 Z& ~% P
' b0 E* y: [% d6、尊重个人隐私，公私之间分明；
) |* ?4 l0 G; Z% C2 w
- |& D* ^# b; r7 q5 r7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；: r$ a! m( q$ z5 `
: @* {. _* n: U) y$ Q
8、不居功自傲，有容人雅量。- o$ u0 [0 p+ u% ?* _! x2 e
3 L$ {: r4 K; {; {$ m7 f6 Q# q
三、办公室办会工作基本规范
3 H: d- T# n9 U: n6 H4 ~, i* U
0 s/ u7 ^8 x+ R' L（一）会议服务的基本内容会前准备工作: L9 [" s& c7 S3 M0 l: T
5 {" z3 I8 W# W1 X" n! d
1、设立会议承办部门和服务机构( L2 m6 D4 U& _ s2 L( n
* y# D8 F3 Q3 M+ E5 J2、协助领导确定会议目标和议题
9 d; U$ q( L1 X& G c' D* H8 |! x2 j0 a0 f' i2 k& c/ l3 ?9 c. K% p
（1）确定会议目标8 b1 L# k( t# O% Q) t
2 i/ _# {5 Y, `$ j# l1 G6 A3 b
（2）拟订会议议题( Y: `- o' \2 a2 y" b, \7 Z. p
9 b) w6 d# r/ L; ]2 Z) J2 {, K8 O3、拟订会议财务预算和会议方案
1 `/ H# p1 g0 a3 `5 ]' Z( D+ d5 n- o( W+ G
（1）拟订会议财务预算
& Z/ L4 A! p% d! L- A5 y
/ i$ g! x. y2 d9 k（2）拟定办会方案1 N+ s% C6 H8 {3 e/ T- H% B' C
, L ]6 ]/ }% R' M1 ~- \2 N
（一）会议服务的基本内容$ Q7 t9 g) k' S+ A6 V
6 a( `0 u* K, U+ f' R6 i3 q: z$ O
会前准备工作
( ~ v i) H& J/ L6 J% @; D5 M8 b# B9 ~9 m/ C P) C
4、确定会议的议程、日程和程序) a/ W/ m$ F* T9 f2 F
' L1 @$ D' u: C( [
5、分工撰写会议文件
. n# J4 u/ S& S& ]( @2 J9 C4 b) t7 t7 a" s% w: b5 ?5 L& |
6、确定与会人员名单以及会议编组方案
W+ y2 i) e8 S+ @9 @0 T2 x
. v1 D0 v/ b- w7、会场的布置工作
5 [. a# G! a; h# [
5 i% |' q5 P# M衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。+ T; b$ J4 o, \
. f/ S+ r* J/ f- [
主讲：姬瑞环
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