办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理
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8 }; x% ^+ Y" Q2 y一、办公室人员岗位认知与基本职责
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9 X8 m8 ^& n! D- o  c, R二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范

+ N% W  C& M5 A- \四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

+ t1 s3 d( m8 Q（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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9 ]4 p" R0 J$ v) Y; U职能定位：

* ]. Z* Q( b2 I0 V行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

1 e: ?. n1 s0 P- y; w/ ?（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：

6 ?$ ]1 Q" y. @! k6 w( ^办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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" ~( e$ F! k5 k% O8 m  r2 z5 K综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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* Z' N: e/ @& x' H; O2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

2 `/ ?, n& H3 v* J; O二、要认真细致；

; Z% s  f  T) ]" ]3 w# M% m* B三、要讲究程序(不要打乱仗)；

" g7 {+ ?0 M+ N/ H8 m四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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& |( |$ X8 w/ V) U1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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) [5 q9 M3 J4 I- g; d) N政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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" Z. D& \9 g/ H责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。

# n2 {# h+ k' u! C9 ]; G（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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7 H( u8 C- y( \6 F, o7 \# s; z调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

( v' ]. z- q1 [# @) ]/ Y* ?( Y（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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8 a4 f$ d) i1 f- x0 e心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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" `9 ^! r0 g6 z% K/ A7 V调控力(控制情绪的能力)。

8 P0 P/ u5 o0 ?3 B1 C意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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, }+ |5 I3 L( p3 p4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

6 O" R! l) M0 e5 x% v! O全局意识

责任意识
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创新意识
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) _+ g, l1 e# e, H奉献意识

# F) U: H7 T+ y  ?% x, g" R' J- r信息意识
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程序意识
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学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

$ f5 S3 n1 B+ K* E  D) x7 i. H" y领导测评办公室人员的20道题目

+ x6 e6 r! P( Q: E+ |1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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3 c; _+ j* ]2 r* U) ~他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

* P7 s3 w. Q0 i: F1 m9 y0 q$ S. D2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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7 D! h6 d% @0 X$ q7 N: Z2 `3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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# I9 A& V7 y7 T" {; w他是否很会安排时间?

' _. n5 S0 v7 t, Z: I3 l6 Z4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

+ i# F! L( o% F2 ?领导测评办公室人员的20道题目

4 w3 D' p. j4 R" R5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

. a0 b, L5 N6 C+ X+ Z( a能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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; Y  g9 o! r* H1 B$ P% m6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

* B% i7 h. K0 a能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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7 j4 v6 ~8 L: G! m, O) F5 M  R能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?

( U8 I- c$ N( y7．他是一个机智的人吗?
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/ E$ H2 a& v8 K+ H6 Y3 Z能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

- c# C$ A& L9 N. e1 S. z8．他能否提高文件运转效率?
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$ Q3 u0 k6 O# T能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?

- h( U* c) u# U1 ?7 I, e. m) D当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?

1 D/ o+ g/ Z6 V3 N12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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) a0 ]) ^! K; z- O& H! l领导测评办公室人员的20道题目
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. r( \5 G* d2 ~+ p1 ]8 a13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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/ T  n  t+ n5 D* r" K7 m* b5 |$ N14．他是否有个人学习计划?
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5 j0 i2 Z2 [% T是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

! K. ^% A2 ]7 U" I' i! w是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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# K" R2 x9 E) x. c能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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" `0 R8 t+ U2 q! W16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

" y" j" J( z6 L" l/ g17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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5 u( `3 y7 I2 m能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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% S$ G" G) N5 S. S$ B& t- w& B* O启示……

. T% I. Y7 M* L) b1 ?1 n7 w- G; r( O二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境

5 Z% C3 q5 r7 m2 _' S) S2、积极推进建章立制工作

: l! }( I: O. L/ f, ^! N3、努力营造和谐人文氛围

& A. e- H3 p4 Y: T9 R/ Z4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

3 X6 R0 |5 \4 x6 M, Q良好的礼仪形象

; I9 @5 C8 d# \/ X良好的电话形象

良好的文字形象
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良好的语言形象
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' p" ~4 c$ M9 J* e二、加强办公室建设
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% y8 k7 v, m+ K, v0 F（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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7 q, |/ W% w/ K# S/ \1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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) [: s; s3 H$ T% F9 ^2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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( `8 ~% A; H0 b7 Z1 m4 ^+ ]3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

2 {8 t% a, }, {9 {4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；
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& d6 f' O) G: e; @6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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. y( ~$ T5 x" l# L1 u3 K8、不居功自傲，有容人雅量。
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. d5 ]9 M8 y9 c+ p  O% J三、办公室办会工作基本规范

# f% u- U: h& W5 U" `' W; k（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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: g* P* T% G% Y6 H1 l, Y7 A$ Q( P1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
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3 ]! @$ d6 }" k; ^/ L3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件

& C( S5 K. a% n- X6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

# \2 R+ P3 ^* B主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~