办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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. i" A" b$ b% G: P3 m( G" n加强办公室建设与管理

/ `8 M! p: z( c一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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+ s( c  F3 Y+ Q- e8 m& `( d2 f一、办公室人员岗位认知与基本职责

3 `5 K+ C( V. c, u# B（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

) W( R! [5 d* E2 U: e  n; u联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：
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/ F" p( P9 G& M  w5 E1 t- i行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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" `. K4 t7 J6 E" I一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

( [! K* V/ q5 \; [程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

1 e/ Y, n1 f5 L$ O6 ?按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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" _2 j+ v5 R  R& c) G. A5 Z2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

3 S8 N: }) p; [) b% ]* a; x一、要讲事业心和责任感；
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: x' O* @( A2 `% _9 F二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
  z( U% h8 j& i! R+ B. |5 o9 }  S7 Q
/ M) [/ v- v- p7 ?) K" f0 b四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求

# \8 }3 S$ F5 T1 n* u1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

# v3 r) G3 A( i3 \政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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3 G7 p% x' P7 f" N7 F责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求

  B9 ~. `- d4 n% ^" A2 F& ~! D) v/ V2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

" R. B0 G, V8 f' t调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

( ^$ \. ?# L. t1 T  O0 u$ w思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

5 u1 m! K& S% K0 B& {（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。
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& j% z1 D# l0 T/ @; Z, y4 z' Z（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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+ I" g) v. }5 R( y3 m做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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  ^! J0 D, b# j. A, r全局意识

+ }( i$ o% k* u% F* x4 }7 m责任意识

创新意识

7 t7 K; x7 \% }5 K奉献意识
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信息意识
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+ b7 G, u1 }- P# }& K2 S程序意识
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' x' t; R' ]' h学习意识

! h4 U8 [/ l0 v3 k5 ~* @（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

# E1 v/ T1 ?+ T! h$ S. k! \他是否了解你的目标和意向?

& z, t" S; |  e4 c6 |) ~7 p1 r( D' o他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

& V' {% }- i& e2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目
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/ {1 m7 m4 d9 U2 t. }5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

/ D8 T# x" E4 \& H! F6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

6 i& v" m) o. x, W3 L: R他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
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. z) Z% a. J7 U* I) X3 V能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?
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! {2 n5 m" f6 k, m% o- X2 B能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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5 K3 w; i2 o& T# S1 v10．他在危急关头是否沉着冷静?

" o" L. h6 i2 |7 i当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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% ]3 \" E$ }" u+ @& T/ Z8 \12．他是否有较广的阅读面和知识面?

' I0 B$ o) O5 O7 P. m  e是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?
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0 u5 h* J2 E* b/ s是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

8 m2 L; `1 F) x; b. U: _是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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7 {& C* G: z* y. ^% o! R; @. U16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目
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) p* o) O0 ]" ^8 K4 o17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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, U/ ^0 w. I$ h6 R5 B/ g( \18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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, U) I8 p( K2 r6 x4 N' V+ k19．在调研工作中他是否称职?
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) R5 W; o$ j# o& |: A' d7 b- L能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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" F2 @/ ?8 f6 S20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

% }* c, j/ a9 \  m: }启示……

3 a, ]! N) s% a, z' G二、加强办公室建设

5 W1 E" `/ T( }- p, q（一）办公室建设方向

) h# V, e- c1 S% P# O9 d1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作

- q! t, H0 t1 ?5 S( d4 Z& b. C8 s3、努力营造和谐人文氛围
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: R+ u& s3 {0 H4 j* W( Y! r$ j4、大力倡导团队精神

8 _9 C" e9 T8 B（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象

& ~! q# u: I! r7 k) s良好的电话形象
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良好的文字形象
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良好的语言形象
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$ c& ]* R. m8 c二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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* U' X" m6 r3 |# F1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

5 j$ j; P5 K- P" Y  \2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

6 y, p$ q$ x+ v1 Z  w/ t# t5、随时让同事知道你对他的感激；

1 {8 ^+ J' n, F- z6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。
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) J" G) T$ T, g! A  M6 F8 v三、办公室办会工作基本规范
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8 m7 d3 b8 z/ _9 \" Z, t; a（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

' s) A9 i- C" Y, p) q2、协助领导确定会议目标和议题
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7 F* {/ ?4 y+ |3 U. w9 Q7 g（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
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0 ~4 `: l8 K' F9 c% O（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容
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9 R+ M: J2 J5 G* U& B" p会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件

1 e& ~  C" C& e& m; k* ]6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7 ]) o( R* s) s/ g) @7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~