办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设

6 s" m; e6 t3 @: a/ x+ w, q三、办公室办会工作基本规范
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. \5 {" j1 g% F9 O0 v4 G四、加强办公室的日常管理
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- b) @, Y" J5 `+ v; C0 h9 |* f一、办公室人员岗位认知与基本职责

( H, r$ ?: A, f: N; w4 j（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

1 z- S0 a: `( v5 \' Z联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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& y) Y& K. i6 ?* x% q6 [# B* A职能定位：

5 X" K# O; K# s6 d) f4 s2 H行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

0 z8 {% ^! ~" e4 S一、办公室人员岗位认知与基本职责
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1 H" R8 e2 t* @（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：

+ b- f" q1 M* f程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

- E+ Q, S; q' h' t& X. d( z. |按内容分：

0 o  }# z; A* ^* N2 ]办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

; P& ~& w. ^! v3 n, x/ @三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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) q( g$ o% ]* q2 h一、要讲事业心和责任感；
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3 o' Y! }4 u# G1 Y) O" h) p# E二、要认真细致；
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% l5 _, S$ i) P1 z5 |+ H+ N三、要讲究程序(不要打乱仗)；

! k9 W$ r8 v) |6 w5 o$ y四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

" T* j; h( S. R: |+ H政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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) k- A+ q4 Y. B- j$ F: e责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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; f7 X7 s: @" w' z: B* A# H踏实肯干。舍得为工作投入。
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$ `# B0 c8 n" k2 }5 V7 V  |7 `) Y（四）办公室工作对人员的要求

. M7 g1 L: W: q8 n8 I1 }3 U6 ?2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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6 y5 t- U5 h1 b9 y$ x8 k* {# W8 k/ `调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

4 M2 ~4 z" ^2 j5 ~: c思维能力。善于思考问题，抓住关键。

% ^9 O8 f  _3 ^2 m, S8 H8 O表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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$ @# M3 }5 T% M/ I+ O7 g' r, ], `心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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" ?9 d: ?) M0 k2 u6 N注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识

& p0 I7 k) H" X7 N0 y7 O做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

! ~( y1 A) H2 @, {4 \' f8 L4 V责任意识
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创新意识

/ n& B' E2 f. H4 D6 C, X$ Q" l奉献意识
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信息意识
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! ^6 m5 u* x' N/ R程序意识
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6 X: @! n- H& O6 O) u2 f, C* F8 w学习意识
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! B# N0 F' a, g9 i（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目
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6 F3 |2 E/ w' |1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

; `8 W. D% H. u8 L! K他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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4 u7 K% P/ @+ c3 }2 ~% `: p2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

# B. P0 d' b  ^% x/ L3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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. i3 V* J& a4 ?2 K# ~' ^他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

1 w5 H- }* I" s/ M0 Q6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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' d! t" w: e! ~' P6 k能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?
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# V) u& ^( X. U7 J4 f( j- y# {7．他是一个机智的人吗?

% W* t$ _' F0 B  b9 i' [能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?

1 g2 t2 z& [; f) W# d; @, F能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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, R( L! O# M& q& `4 S8 R# ?能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

  N: O' a/ j, P. M/ u4 [: \" Z6 j. a4 l领导测评办公室人员的20道题目

3 K# b% o; {$ s! y  M9 w9 N5 j  Z9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

7 b6 k: m0 D. X9 @7 {10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?

6 q5 x( `$ _" a4 d12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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5 T2 H3 G  M8 Q7 D/ A8 B6 [是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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+ a8 B" U, j* {: E3 F0 w: Q9 Q14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

$ t7 L, l* u8 R% M是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

  Q( r4 {4 T; q* L  r7 z0 R15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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! E+ f( S6 v9 U! J1 s3 n3 O能否准确地传达你的指示?

3 [* u/ h" V, ], E! ^能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

0 Z% u; k$ n/ E" i; F0 S% ^# k是否根据需要自愿在休息时间加班?
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& F+ ], o7 f3 L% R2 b2 u2 ?$ {领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

3 Y# |: F8 g. E/ `  ]* K19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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" s8 f! g, g1 o4 w7 K20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

( e1 [' l0 ~6 N9 J9 l& i启示……
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二、加强办公室建设

/ m* z# s- k7 ?" x$ ~& A（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
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1 n, T! v) f: N/ Q! ~7 Y4 e2、积极推进建章立制工作
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! v. s+ A5 L# `3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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8 F0 Y% N4 R2 Q& D8 c7 B良好的电话形象
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3 s4 \' r1 @" O4 ~良好的文字形象
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良好的语言形象

' _6 G# s! t0 w: H8 ?/ R! u: |二、加强办公室建设
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6 M& q9 b6 B/ V! i# \1 K' ^（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

0 I) j8 w7 I9 x/ M3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

. O6 {6 Y5 J& g8 r# v! I$ J5、随时让同事知道你对他的感激；

, h3 c( p  y: `( a2 c6 V8 a7 s6、尊重个人隐私，公私之间分明；

) M, ^* e0 a2 l7 H+ w# S: k8 v1 t7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

+ j$ A! c  M- C& w, Q) Y8、不居功自傲，有容人雅量。
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3 O: s* {: s1 v) R( Z2 E: D三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

: M. }% H5 @9 R8 E4 e（1）确定会议目标

2 j8 E1 H# Z% b4 X( p- N（2）拟订会议议题

8 L; J+ o! ?/ U$ n+ L3、拟订会议财务预算和会议方案

* o: L8 X# l8 |* H2 D- v* ^2 E（1）拟订会议财务预算
3 `+ f' X& e9 F6 z$ n, i
" q) V& r! Y; H; t( m# q# B（2）拟定办会方案

, d) L8 ]0 z6 J( I（一）会议服务的基本内容

9 i/ d! J: [6 g# ^5 {会前准备工作

$ L9 g: G% e' T- r; Z4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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0 h, t: F4 R- T8 ~" F. C" t8 H6、确定与会人员名单以及会议编组方案

1 o! H* _& P0 X: p# N$ R' r. z, b7、会场的布置工作

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+ _# b9 l) Y- n, a+ ~
1 s* _9 N+ ^5 a衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

7 m3 q+ j- n; O+ m主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~