第三专题
( m! z" @2 G1 d: s7 D8 y, c! S, T% X* k" q
加强办公室建设与管理
2 ^0 b4 ]3 _4 H# Z* O! ^* _( ^0 J5 A0 U1 l |
一、办公室人员岗位认知与基本职责8 D0 x: T0 g5 R
9 g3 A4 f* @! o7 {" G W$ K4 l二、加强办公室建设
! l# W, s: q# K6 Y, Q s4 Q3 m3 }1 X S+ q& M8 v, M, D+ G/ ?
三、办公室办会工作基本规范& K6 [' L0 n* y
4 J+ }( q% X( L" {
四、加强办公室的日常管理
) }6 N1 c: O" X+ A d( z; r
t2 O9 Y1 c& Y一、办公室人员岗位认知与基本职责4 r4 ]' d0 k! @
) @3 j) s ?1 q（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
, D9 B, e1 r$ r/ S+ K* x" v8 \
+ c" A' b' e4 C' o/ Q) F8 ^联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
! b3 i5 Y8 G7 z$ H0 l% F, D3 d: `5 D1 e+ A7 Y
职能定位：
' L: k; {1 G" N/ o: u0 E [7 w2 P! h u* j6 V4 O
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
% h2 d! T, }; o) ~: X2 {# k& P3 D5 S, q6 G: }& M3 O- ]6 \
一、办公室人员岗位认知与基本职责
2 ^' {8 b8 g3 Y$ p# J) }7 w ~
" Y' r2 Z% ~/ T（二）办公室工作内容与特点工作内容：9 r( h, \! V1 H1 `6 j4 u- C
0 c/ h: W h7 d' _3 O1 R6 ^9 f
按性质分：9 P) c; q0 E2 y- A, I
/ L2 Y# c# G" z2 ?5 _
程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
( m4 h- ?8 {( p- J2 T5 h: F( h2 W1 u. z+ t* b1 A2 j; p+ a) K" j
按内容分：# Q' C! Y& j; {$ p3 n9 n
Z: P" X+ e7 m7 W
办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
2 j9 @- j4 e6 K) M+ @1 H5 V7 H
3 p( }* j/ L& C' x' i+ b ?综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。$ c, p8 o/ \! }
9 [2 s/ E2 j; j/ X4 F. @% p一、办公室人员岗位认知与基本职责（+ c1 H: b2 \; f# S
: o$ y1 k' e7 `: h0 F2 M1 D( a
三）办公室人员角色定位3 Z( v4 [; Z, l, b% @7 b
/ p1 ]3 p8 I6 ~4 V, }
办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊, P- v) Q- |3 R
! V% A/ ?1 P$ L# _) g: `2 ~/ |（四）办公室工作对人员的要求
- ]( G& h: w. i( z _3 y0 K; p0 M1 V' o/ Y
2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：% K( j! e8 a: [2 W) W" A% ^/ f
* ^# x) g: w' Q! q一、要讲事业心和责任感；5 c/ O5 t# G! {" Z! i2 _2 [9 M4 e
; [7 B/ Y" P. M3 a4 F ^二、要认真细致；
0 n1 V4 N0 I2 N4 u$ ~4 W% `5 z- o- _" U }- C d
三、要讲究程序(不要打乱仗)；5 N% F4 ?) g3 s3 E. b4 O! D
. o( }6 T& Z* W8 w3 ~$ e四、要讲工作效率。
! M/ m0 K' B! [& M4 g: J$ D+ I
) o7 N) b: k; j（四）办公室工作对人员的要求
& Y9 d8 ?( n1 p/ G5 T, N' C3 o) Z s8 m. O8 k( W& x
1、思想素养
9 N1 R" s& G4 _' I6 [4 s. l% Z% h& Z7 c6 [$ |$ d
热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
& j4 u- W& A6 n4 r! p7 _; R0 R9 R" L6 `! X
政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。( w* o& l" A# [+ E. r& j* U1 S
% F8 i% c7 I; D) S r
责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。5 j' i( F0 S: |# O+ R
/ r* O8 _/ d& L4 p踏实肯干。舍得为工作投入。/ P$ b1 n& y+ y$ c0 O" `
( s6 w4 o9 q9 a; l7 x
（四）办公室工作对人员的要求
2 J' k+ }" R! B. `# | B/ k( ^/ d5 I4 q# V5 r
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。5 K5 \( R ?. F% ]. N7 P
! _9 @; z* b6 S" ~. n调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
W& j0 X/ Q7 V* g$ W- C$ z* ?+ J( K6 ^4 E q
思维能力。善于思考问题，抓住关键。
5 o0 H; l0 j! B1 O( n6 k" _- ?! i' H; |( M
表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。( k# t% k" `6 @4 h0 F
( h' u8 q5 ]5 }3 g（四）办公室工作对人员的要求
: T9 `& S7 F. `* H6 O! U$ H/ j6 b' [& y3 Q" I% U
3、心理素养( t7 P4 [: s2 W. K+ `
# p' c! I2 g3 P# q% P
心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。- K( ?6 s8 j8 j7 \! N8 }! p6 `
* G( T* P' P8 \! ^ t$ K
注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
: i4 M5 B7 i1 y g2 g* `1 r: F, ^& n' _; w5 ?2 S" Z7 a" N
调控力(控制情绪的能力)。
, ?7 N7 M Z# R6 ^
@% ~& V& j& I4 x0 o, K8 T意志力。
. `; u2 F' x( B' r2 @- g W1 X n o R& X
（四）办公室工作对人员的要求
6 X7 B, s( E% s$ U1 }
5 x" p# F# p( y: c5 |; Q: t4、角色意识+ x* n5 A; U R/ ?, B: E1 c
; t& h7 o7 i) P$ P# x T做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
' T& n, y d0 a3 g3 F
W3 @. v; k# i全局意识
4 p+ c" [7 \ M3 u; p$ x" \" s/ J Z: `$ @( D/ Z
责任意识3 W5 s4 f$ s7 q+ a6 U' z
5 y9 d, q" S8 {! l" t' V- ?' [
创新意识
7 v4 a! O4 i r$ d2 e$ C5 ~/ w6 k
奉献意识
5 F4 p4 m6 ]. c5 v" _; o* @3 {/ E: y8 s& k2 ]3 y/ E
信息意识, { J9 c/ j3 \8 v: K
+ C2 J' V" N" l0 A5 u
程序意识
) V: b& j2 l; H b) h# S p5 G! e) `
学习意识0 _ l N. m% M; T" s
$ t6 l+ u' h9 \8 R: V+ t; h（五）领导对办公室人员的期待
0 n- p O7 R8 B0 i) t# e4 W* Y( H: s" A+ v$ L( c( h
领导测评办公室人员的20道题目
3 q4 A4 G: d$ V
2 H1 |3 T9 G. M( l) m* F) y: q1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?8 `8 X3 n! {) B& ^/ [+ Q7 w
6 h/ U3 n9 e) Z6 ^) D他是否了解你的目标和意向?
/ E8 t# _0 Z7 Y8 v) F. z
- H2 X F6 X! |+ e, f& v. O z他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
7 p4 x$ K, z# `) F1 H
5 R/ t4 j% ?5 U+ F. O# P, B2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
% Y, E7 b9 W$ e
# \! m. d1 H6 @ x. o7 ^* p3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
/ `+ S T1 U0 x1 A8 L
7 t E& [) v, z& n) K" t他是否很会安排时间?
; E/ f+ ^3 W5 p! K0 ~, z8 E2 X) [# [
4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
. Y2 U. u" {4 I4 H: q' L9 t+ G! M% f7 ^" V
领导测评办公室人员的20道题目
; V7 u8 r! F) s* F7 r7 d8 Y4 |
0 W" j. M: x' a* B* e4 e0 d$ F* y5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
1 `3 \8 o/ [: r. ~' t+ @ j3 p3 V; _! Y$ M6 u" ~
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?$ q: ~) P3 o3 l
) d1 A; y% y4 |8 l6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
- m' O6 b/ n. o5 x5 X. m5 N1 |4 m8 q* a. i# t9 K& y$ k
能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?! V% e5 _) h) d% r5 u9 k( ?- b Q
3 ` I: W% O1 E. ~6 j3 G4 c能否制订新的工作制度或工作程序?8 N- q7 R9 L- q5 W3 I r9 {- Q
7 x6 O/ `4 D7 y$ K& Q) |: }
他的工作有条理吗?9 C3 j! r& v8 e9 ^1 J' x0 f
& {. y8 h i. E4 a) k& K6 r# A7．他是一个机智的人吗?, Z* w- ~" r g R
3 L7 F% {" T6 ]' n2 W
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗? U, Q1 g' \0 E0 @+ X% G
! X* d( k0 v [! a
8．他能否提高文件运转效率?" N! u1 r- W! J; a9 | h
( `$ P) t2 R6 v% Q' |3 P- ^+ g能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?% u8 ]5 ? u7 s$ w& T
f0 Q {8 ~* Q" i& m4 U5 z. t+ [能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
7 Q# Y+ |+ m* X3 W0 F, Z$ C2 R
+ ?1 {0 ?. k' I# z领导测评办公室人员的20道题目
( T# ~$ L2 U, k' x6 Z- g0 y X3 L+ L: B
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?6 c+ H3 q4 u) U" R
. ]. A$ c" Y0 n- D" F6 q
10．他在危急关头是否沉着冷静?
% j# M5 e0 U/ e5 v
# P7 ?6 B+ A. x5 @* ?6 _" t2 n9 S当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?' r1 w% r* a$ P+ t$ n! U2 G
% S1 I' W2 |6 T8 X4 n6 j1 R: X11．他对你的忠诚值得信赖吗?
- A# T; F8 L, X6 S- n4 n% Y6 u
5 X) m1 i W8 `* d- }+ \0 n你能把一些机密信息资料委托给他吗?
6 V$ I7 Q5 U& j; T) s3 @9 [- p& O- h9 ^" U8 `
12．他是否有较广的阅读面和知识面?
1 ?& S- U: {! i9 h0 F! X& h& s" A
是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
7 {& `- J+ N8 x& j {
, W9 J6 R4 F7 Z! e; L领导测评办公室人员的20道题目4 c: q" w7 Q7 q6 @- O1 j- o% {
) R% b! k u `2 H* p7 Z7 N2 d, T9 J& l
13．他是否成为本单位有价值的信息来源?1 m! `/ P. ^' x- M# M9 z
* k. A: _3 I. l3 Z
而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?* E- r4 `' K5 z5 l7 o- P/ y
# U. }7 u6 ~& v R1 q( x' t. Q14．他是否有个人学习计划?
$ F' @% ^$ V; y9 |# j4 T% |4 q7 Y0 [6 [& O, k4 _
是否学习管理方面的知识或参与管理活动? L7 U3 v4 ^, b
) X! E0 r8 g' P' U2 c, P
是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?& ~: ^0 A* {/ t& z# s" u9 ^/ y
* E- A3 M" u2 y
15．他语言表达是否清晰?
7 T/ L" S' n7 D2 M# C; W: U/ S6 T1 P# g- I, M
能否以书面或口头方式简要汇报情况?
/ s1 h3 L, }, E, }! Z3 t1 `5 T* C$ `! Y3 \0 K3 [
能否准确地传达你的指示?
8 Z. `3 N1 v: _2 N0 `! e7 c3 w9 L) N/ ~& x9 N5 S( c4 {. k' Q8 C
能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
/ _2 ^! ^$ R2 x, v5 ?7 J- K7 j' {
7 `4 G3 n3 x/ F4 F3 }16．他是否按时完成每天的工作?' f. ]2 G8 b! k7 h
$ k6 D4 p" P0 Q, s, _8 f
是否根据需要自愿在休息时间加班?2 f$ r( ?. R5 t
- G. f8 W) f; J) R. V% i领导测评办公室人员的20道题目7 A* C7 l y5 A8 a
$ l; i4 D5 t" d$ s0 B# j
17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
& M: h1 E I! o, s! f- i/ S7 w( u! _" h9 f. w K
18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?6 d8 }$ O% p6 l8 t. t5 |0 g$ O2 j
9 ^ k% {2 t: u, E$ U19．在调研工作中他是否称职?
% d) e5 a8 F$ V! H8 c5 O Q
1 a- X" N4 g. e$ t( A4 D+ [/ O能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
6 t* A$ {! u7 Q. D5 z% n; d- k6 p5 m
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
( x: b, {8 e) ] O- T+ j: S. P: j$ \+ z: ]
启示……/ a/ @/ ^1 d4 Z" z" J+ R
- [5 y( `( ^9 L9 C' P3 u
二、加强办公室建设
7 ^ t8 [; t# v1 s& i( d- k9 `2 E! b- N( Z
（一）办公室建设方向, a) w' U; |4 L2 C9 f
/ Q: W! K" C- O3 U1、不断优化硬件和工作环境
! N$ |" ]( z$ f. e. T
. c4 N; K2 c! J* Q6 y$ d4 f' K2、积极推进建章立制工作% l- J$ u: w! s, _: _
: D- p" ~ h0 ]$ @$ b- \7 X" @0 {
3、努力营造和谐人文氛围$ w! Y9 ^' r' \3 q, X9 S) |
6 S8 }4 c6 h! g; z8 A% ?) I7 t' `
4、大力倡导团队精神8 o% I9 }1 X& g
* s+ _3 a% E# X: I( G1 W9 k（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规7 B# Z) e3 n( Q/ d: c
( t# \9 s+ `$ Q7 X+ u# C
良好的礼仪形象
$ c& A n+ y5 P; U8 D1 x
( w1 C& l( I" X2 _% n) R1 \, P良好的电话形象- N* I: L' ~& S* R8 S7 t
& W3 m" f( V0 d) [良好的文字形象
- U7 q. ~" [0 C/ w$ Z: e& f. |8 S0 z( x8 |4 Q: J5 c4 R I) Z0 A9 Q
良好的语言形象
& v4 w. o& u5 s0 ~
3 i Q8 C$ {& Z二、加强办公室建设
! j, m7 ?9 W5 U
& t- W: \' n2 R5 [# `（三）人人争作办公室受欢迎的人员
9 b1 n( {5 P v2 O L% r T6 `4 t7 v: O% d" e% X4 @, S% F; b; U4 Q7 R
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；8 d& @ ~6 F; V' I" l: P
5 W" A* I, F5 H9 H+ r1 o
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；5 `8 K6 c I2 q, P% H6 w! I$ f
( R% w/ t$ j$ r7 V
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；; H9 v$ b' X5 x) \# V3 E) J2 ]
/ B+ i7 ?$ b* w- z" Y
4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；% x p1 `! ~& B, T
4 f+ a T1 P6 G" m9 t
5、随时让同事知道你对他的感激；8 g* J) I/ o) D. N: @$ h
6 d& ?. G) \% ], v( B3 _
6、尊重个人隐私，公私之间分明； w( g) ]3 Z- q% V) N
+ N: }0 e5 w( p8 i9 w& ~6 I7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
" [6 ~9 t7 r0 ]- F Z9 t9 t4 }% D0 B
8、不居功自傲，有容人雅量。
6 o7 g1 c% ^( `2 _; o# _5 l0 }
5 Y- Q! V& Q1 Z) r1 C9 ^# @% x3 A三、办公室办会工作基本规范
( Y1 @, r: N% e
7 d5 G d/ A: s# A（一）会议服务的基本内容会前准备工作+ c5 A3 K/ D6 c7 h% n
0 |9 o8 G2 Y$ m# e; p- u
1、设立会议承办部门和服务机构9 u! N! `) r: ~& r
; f {7 h; ?& e. X: W8 C5 W! `$ l
2、协助领导确定会议目标和议题
( C2 A, Y2 {: E$ D K$ b& \) ~. ^: ]4 `
（1）确定会议目标
0 e. r% f0 O3 |! b- j; z
0 B4 o, }) N# ?7 T（2）拟订会议议题/ t8 g* e) F2 J% i
% J" y* y0 _( d4 A+ o( [* e5 J
3、拟订会议财务预算和会议方案7 t6 a; a3 g+ M' j5 ?+ @$ u. j
) T% K* L% [4 }1 w（1）拟订会议财务预算1 \/ F6 s: X9 }
8 Z8 O3 y4 Q0 N- H) s5 \& h& @* b（2）拟定办会方案
" B p/ |. Y4 G+ R# l |: k5 P m4 N9 Y$ m, T
（一）会议服务的基本内容! G. {7 [+ A [ f6 Z
) @7 }# u+ [ D8 g" ~+ t h
会前准备工作. S9 D* J7 v2 I# }. p7 T
% z! N% O5 P3 q. Q
4、确定会议的议程、日程和程序
K, U0 }+ h$ J: W4 p: V2 K
" |4 J6 _! `/ k: M T" k5、分工撰写会议文件. {+ E8 D$ j+ d
# b! ^; x* ~5 z+ `& \6、确定与会人员名单以及会议编组方案
4 C* \4 C' e: Q Z1 c V$ u# O% N/ m) f s2 o
7、会场的布置工作5 A) _3 Z/ {! e: L' V
5 \- \5 F8 V+ W8 j5 k: X
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。/ `5 r6 m' n4 s. |
7 J y: i( g; o/ R4 S0 ~2 [4 H主讲：姬瑞环
1 a6 d+ J( M" G- u; F* Z |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
