第三专题
3 {0 b8 Y+ n ?
3 \( n* r+ ^* d- L8 b& v0 y; s加强办公室建设与管理1 B/ k4 ~1 p, ^0 M
- f+ A: l; O: r6 H# R9 h
一、办公室人员岗位认知与基本职责
8 t; y H Z4 G; M% x" k+ d9 Y" [8 a3 G+ R' H
二、加强办公室建设6 z @* P$ V3 n0 k) M( p
3 N7 r% ?/ u# o ?- S$ H( `
三、办公室办会工作基本规范
- s7 f7 x: C% O0 ~( `5 V \8 h6 I6 U/ D
四、加强办公室的日常管理
& l! H: z( j* E- M6 Y' R$ X% ^6 | [/ w) M* f# h1 m/ o1 ?) n/ f) r0 r
一、办公室人员岗位认知与基本职责: y9 [2 ~ n( @* i: ?) D
8 Z: n2 x9 w2 g; M& X& {6 H（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
% Z' Z ?/ ]0 w8 B# V' x2 E) J+ r; o
/ I( y) L0 W @( L1 B- K+ V联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
5 t! w7 n* b1 x, N
% N& \% F+ Y; A/ a" y5 W& g3 _# C y$ p4 D职能定位：
5 k$ V( z; D- e; ^" R3 Q; G9 \
$ x3 E3 O! @% [& p+ ^3 p9 I行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。' C( w5 d3 Y% F6 e
* P4 [7 L+ ^, v/ a一、办公室人员岗位认知与基本职责
! B) F8 Q6 u0 {; d: v6 w1 f6 n/ a2 ~8 n+ u0 j6 o7 F
（二）办公室工作内容与特点工作内容：, B' W" I7 r5 V" R
- s1 T4 r; ^, u! u按性质分：, x! V2 m, J/ _; K9 B/ V; U
* Q5 s$ V, s# P- C/ B
程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
: E' X( q1 v/ N7 t' |/ o# z
. T: Y0 L9 c, ]! \4 V( a# O( e按内容分：
" j* ^0 C( C. W* y7 ]* w8 f$ |9 p5 p3 K6 L
办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：/ s5 I i1 h3 t, U6 j
. b) C( H) Q; _) [6 w3 c
综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
0 Z1 T; m3 n7 }* t% y W
! q6 d* _7 Z" {; O. v; I一、办公室人员岗位认知与基本职责（
6 O ]0 ?% B1 c' ^. N+ x& ^8 L; i2 H9 X5 s; A
三）办公室人员角色定位0 n+ v% @* x4 N- R+ t# i
+ O9 F9 l5 X5 n
办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊& l0 z2 k# k H7 i! k2 |* o5 D
" O! m- ]7 m+ s9 \8 m6 n* L# N$ C
（四）办公室工作对人员的要求
/ B# b5 {* v0 t1 z
. v6 V* q8 i5 D6 B( D6 M5 N4 u2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：3 U \ I) z) P7 O5 c0 k
' N6 V% }! K% A) l" a0 ]. F一、要讲事业心和责任感；5 }, w7 e$ r9 m8 f. {
) b3 M& U3 q3 y( t* U3 a二、要认真细致；
, X3 ~1 e( h k- r- J' S
F9 @( K! y0 U2 ~7 d- O" ?* n三、要讲究程序(不要打乱仗)；5 E% w: z1 F) }# a6 G5 i7 E. S$ _& o; ^
8 i) ~5 t/ ^: L7 s2 s- Q
四、要讲工作效率。
5 t" \. X: n2 s' Y% o2 t k8 b6 ^5 F& v4 E% v. ^; ^
（四）办公室工作对人员的要求
, X9 [4 O9 w3 ^; @% ?3 q: k5 v8 Z' s
1、思想素养- e5 c' m/ V1 \) H
8 h3 `- e. q# g, ~+ q热爱本职。干一行，爱一行，专一行。 b/ b! p( h# N( C2 L7 E
5 K+ q) h, ~9 K3 O政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。! s% C' R/ P8 }3 O3 G% _8 a
6 R3 X- d8 i0 d责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
& \6 |- K- R( r" a' |1 j3 D0 K& _2 P. j0 F; X" x0 }
踏实肯干。舍得为工作投入。
$ X. ]. i m& g* `7 z) {+ @$ G' K" h! x' V7 q! x0 o9 N/ {6 i0 e
（四）办公室工作对人员的要求
! G U& j3 H$ x( F$ r" q2 _: j+ v6 r. S0 d0 c7 x* [
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
( B1 l' Z( G1 F) q2 n7 `/ {1 k8 t' |! E' m$ m u" G
调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
: }; W# h% E) z4 @- _& o: H3 G* V1 p* n0 z2 v2 d7 w; c( y2 Q
思维能力。善于思考问题，抓住关键。
, U, h' b- \; [9 i9 n
4 ]. p- }# i, I& ?表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
7 m( c; ?5 l: ?) n( `. I! T, p
( K2 U) Y7 |# _! n& ^) p（四）办公室工作对人员的要求
( Y; T) |. [, Z9 t- G4 c) Y; ?' ~) V5 O! D. s; M
3、心理素养0 J( A5 g8 ?1 Q
$ f0 T' U1 V" V心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。4 @9 X& u M& | l8 a
2 c: M4 ?8 g) z+ T( F' H I
注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。- j2 n1 ?8 J3 ?, S! F
% |! m. A9 R* E9 r
调控力(控制情绪的能力)。- y! X7 p; x+ g7 G2 P
0 ?: R8 l2 \2 n2 s5 D4 H6 ?4 h
意志力。& Z" C: g& `( ?+ E6 R/ I9 |8 {
5 ?0 E5 i8 G% y( m& n! |2 w（四）办公室工作对人员的要求
4 ]9 c0 \8 l8 I3 j# L: ]7 ~% ~
7 _- d1 k, R: t4、角色意识8 d3 k8 b2 m# {, B3 `
0 X+ G, H. s4 n% ?0 B8 G0 x- H. y+ J做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
3 Q0 A5 j$ Z+ R+ x; X6 q5 {) ~* V" j4 y% }
全局意识1 p, Z8 n) Q% X5 N- b3 {: \) J
2 U2 E0 t& f7 d" Z6 M7 v( M1 v E
责任意识
+ G( a" s% r/ X' l5 D0 i# l
^5 E* L! c0 Y& n) i6 Z创新意识0 i( X/ {( A, v$ s( S& n
9 a) `$ s9 W( f奉献意识3 q9 X, b+ j3 X7 t. Y4 q' H" c; ^: u" D
5 l* A9 o4 v4 b/ p/ r- D. y
信息意识
6 q# G" L# o8 f4 M% `8 D! C8 U, `9 _8 S4 g
程序意识2 {! M) K' e8 H% @& e7 x% j
; k8 E- X9 b" {/ R学习意识
# ]% P+ M3 |* |4 X
$ }7 Y) P5 @8 Z4 L* P" p1 I（五）领导对办公室人员的期待& h3 h$ a: Q; x; N
2 s; V0 Z+ b. O" e1 q领导测评办公室人员的20道题目
$ F3 f8 x8 Y* m# }: a# ]
% g: S3 m8 r9 O5 z" g7 H1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?$ C" H+ s+ z0 u" o
5 s* y5 F$ a4 c他是否了解你的目标和意向?
, d( |- ~2 m% V2 Q3 D
5 C6 Y9 X3 N3 [8 ~他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?6 o `4 Y8 ~, G; r. F$ g
, a# N$ }% [8 D4 g9 n/ `6 Y! n! F2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
4 f7 d* Y' s2 N4 T6 A: q
1 ]% N) H7 V& s4 w3 N3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?( \3 C) i$ p8 l# I
; W9 J2 t6 p& o9 |
他是否很会安排时间?9 ?; U+ u5 r# I' U# \! C: S# F
- g% |% {/ T" B4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
: F; h! }3 _( ^' {2 D; o; N
6 p, W" D6 q& [8 F0 j领导测评办公室人员的20道题目
! L# }5 N3 {( Y
* r5 O% g5 V( \; d5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?$ m; I1 i! ]! K' E2 A8 M
) C g; I& ?( I& o. W
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?3 S7 G- o# _) ]
! W, o* M) @$ |4 Q- _# l! x
6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?* W2 H; i3 G$ _8 L6 N) _- t$ U# N
! M) h+ c5 H( P5 m3 B' x* p4 s& x! e% n
能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?8 k9 U6 l# R) C5 \
6 S0 h P% Z- r- q i9 P2 W能否制订新的工作制度或工作程序?
" l/ A2 z2 U7 P& S j) T
' B2 L* H8 l+ x& j0 u1 V他的工作有条理吗?
' ?6 K- ]1 p0 f( }/ y# _/ N2 i7 V5 i: [9 |6 M) Z
7．他是一个机智的人吗?
' f6 x0 b+ ?7 U% Z: C' ?# g: D K7 D3 x3 U# A" V* Z
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?$ z, o- B% \4 e6 O: H* ]2 R( j
7 _- f0 v% ^. k6 J8．他能否提高文件运转效率?9 f! I" O, [0 v# @; s
# d6 W# v/ l3 V( i! Y. F
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
& n% [8 v: G; C: Q! c% O: l7 K3 H2 N. `
能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?; m. D+ z) q5 ~3 d! l% U+ K8 t8 Q
- J+ k7 r% x7 A$ G) b领导测评办公室人员的20道题目" L. g8 t" N2 ]. f- j) P
+ r5 f5 ^7 I+ n2 K: ?9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?* D, U5 @3 w9 O8 S) s
2 L; g. Z; t/ c1 v- c10．他在危急关头是否沉着冷静?. W) I C- G9 J7 D+ y
2 [2 m0 p( P& A0 P; I3 Y+ K# L) n* v当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
* g2 ^5 v8 ^" a- F8 G+ S/ k& n; X! c3 k' o7 T
11．他对你的忠诚值得信赖吗?# d: Y+ E& y4 B
6 |$ O1 c, [+ L你能把一些机密信息资料委托给他吗?
. \& c+ j$ M o# ]7 {: ~6 \
/ ^. i9 F1 C# L1 G; R12．他是否有较广的阅读面和知识面?0 d. O2 E( V$ o
( g: b! C% A$ i" Q! R2 P) d: z# b是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?1 P: ?; U8 \7 n) g& }3 i$ o0 c
9 _4 W" y5 P$ W; Y* T+ F领导测评办公室人员的20道题目
- N+ t9 x$ ?: y/ l# \/ Y7 r8 g
$ o1 }/ y8 E/ C- T. T- ?13．他是否成为本单位有价值的信息来源?( z# N* F9 E4 ~0 J& M
% E; @- s) k7 t( f& _而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
4 R; e1 j" u8 e# r
9 H) L0 |/ M z5 \# D14．他是否有个人学习计划?
8 e3 x E$ t3 |* a* m7 e( b6 X# k4 @. ?! A- D; H
是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
% t& X6 ^7 u) K
5 K9 U( a- \6 w" B是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
0 ]3 A; ^7 t( L8 x/ d2 w: ~. _
t" i0 s8 k7 H& x' U. ^15．他语言表达是否清晰?+ e# Z3 X5 ~; j8 i7 b
3 y. W% P" q& R# E- |4 D% L3 `能否以书面或口头方式简要汇报情况?' g; c' K& m3 j' F
( E7 Q$ ]0 F3 {6 ~% \能否准确地传达你的指示?
# J1 F) B7 ]' v9 z8 l0 R" A5 J- w( m. `/ E! t4 n
能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?2 k9 O; ?2 S8 ?
n3 [5 _: H- }: ]: e2 u" o
16．他是否按时完成每天的工作?
8 j. v8 @9 g8 t8 ?6 Z; v+ }" X3 ^+ l2 F8 r2 a
是否根据需要自愿在休息时间加班?5 l; J6 R4 }0 O% Q+ e! D3 M* @
1 W! H+ [2 g/ ]) ]7 |/ \
领导测评办公室人员的20道题目8 m' r" f! p$ e5 z( _ t
( a1 G6 P8 b5 T' C% A17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?+ T1 e% s- v0 m+ ]+ d( f- @; h( A, d
5 I3 h7 `7 b u% }& e- r
18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?9 P. N* G/ q* q; o' f U
o& I4 I+ O( g9 P$ x7 l# m19．在调研工作中他是否称职?4 |8 d" F& X! [+ r
$ j; D. X+ M" S2 e3 [2 W' x能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?8 C# V1 E/ ^3 M6 u( z1 \
/ ?& O1 K8 |' l2 F( f
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
* t7 \9 Y' k; g8 e/ W& |# A$ ?+ T$ j$ @, [" t
启示……- u+ a3 U/ F& z1 X5 z' N2 N
; z' d, G) i& O+ Y% S二、加强办公室建设
: f7 h3 J3 a ^8 Z
% a- @ A- M! @7 z5 h( h（一）办公室建设方向
8 E3 F" r, U' A% b" N! o- K4 I
0 y$ h: X* N5 O8 s: k; D$ u1、不断优化硬件和工作环境6 E" ^3 G$ C0 \! W. B( O
, @ F2 P5 v1 F1 u8 e7 y9 O
2、积极推进建章立制工作
' T# G. W7 w8 {/ X$ E7 B% @: u- T7 V A r- H e: M& m
3、努力营造和谐人文氛围" k" u5 ~6 p8 F) V
& W5 Z h, Z3 v7 w; y2 Y$ }$ P
4、大力倡导团队精神
! c. g! |" M4 K+ F! K: s6 M! n* T7 K9 i
（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
& I# c2 w8 |/ }4 b
# M9 H! \( f1 O3 l& I# M' f! r3 Z良好的礼仪形象
, X) h O+ w2 k+ X* B* n' R" N4 ?: C
良好的电话形象
( K- k Q# r' {' K. o
+ y# S9 W* ^2 ^! O+ E1 q R良好的文字形象" T: ]' G7 u1 |' X# q) U
! y( B2 X2 z! l" R8 H; F+ q
良好的语言形象; J& h: |5 z) n9 M3 B% u
$ c- }. `0 C f o9 @% H二、加强办公室建设
/ N6 a7 ?( N9 n' h3 D5 b* m6 ~5 c2 V9 J/ p- t, @7 C! v2 ^
（三）人人争作办公室受欢迎的人员3 a+ e2 ]# p/ e* c$ o3 X; R0 ?
, D' H' R! g G. A
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；5 U1 |- `& [& R. f% ~
& B4 W4 R8 B; Y' N; v8 D' T0 H" E9 q
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；& R% g: }; f' S1 K
" M1 m+ C8 _, k$ ~* K- w+ Y3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
# S1 F0 b. F6 T/ F& E2 f
' k0 H% S, b# F4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评； i" J: r/ K1 } e9 j8 C
3 e7 g" D1 \! @. S5、随时让同事知道你对他的感激；
, @; k% Q C1 j7 K0 o5 H+ ?7 n
) y3 a, z1 l3 q, x5 [3 Q8 w9 v( g: s6、尊重个人隐私，公私之间分明；' H! c" ~; _2 `8 a6 W
. I0 @. \3 x+ g! ~7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
$ Y Q" e4 N% a
% c Y3 t/ e1 K2 U8、不居功自傲，有容人雅量。
k0 q7 I/ w+ M3 ]7 O. }
/ N% G. h n4 ?" q' P* g三、办公室办会工作基本规范, J }/ L- _+ g8 Z
7 h9 @! ~* G9 M- r' b（一）会议服务的基本内容会前准备工作
9 P- o m+ x3 k1 K
, X8 t. P! H1 N% C% _2 k1、设立会议承办部门和服务机构: _+ t, _) o x( q% E R6 \
. \: { M; f3 X+ p g2、协助领导确定会议目标和议题
! {3 A4 ]- @1 R; x8 y: }
5 {$ E* y r; K5 F（1）确定会议目标
3 W$ H3 O$ Q+ j9 ~
( w& |6 \; ~% g' _7 K（2）拟订会议议题, m6 P" C3 f/ }0 C+ T% {* Z
4 C* h B2 n, n3、拟订会议财务预算和会议方案
: H8 G# v0 I7 V0 v8 q
* m) }( \8 m0 N1 i（1）拟订会议财务预算; D/ K: q: T5 U* K* P
/ L; D4 V/ h, s9 u（2）拟定办会方案& I. |/ D, u( X# ]+ Q" R
, \) m, h. {* @# m( K1 ^6 b: M% z（一）会议服务的基本内容" z) @, \' i& y
* o; J5 m7 D" u- s* U
会前准备工作
( I" g* a) ~! R/ g9 `& b* z' q' C' ~# i' m& ~0 ]% J
4、确定会议的议程、日程和程序/ x( k% E7 F5 k; G; D* o/ J
_$ p x B' v3 Q: u! T; \
5、分工撰写会议文件
' o g& y9 k: H2 C* `+ f+ K) f2 @. ?0 w$ R" @, `) O( z. |
6、确定与会人员名单以及会议编组方案! g3 r) K, w$ J* t+ e
8 \- C7 f6 f1 V3 h
7、会场的布置工作$ m0 E0 ^7 J/ k1 \* |. x
, s' \# m# a) g A% K$ c5 m衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
+ B% e' }5 k% Q# Q- i0 c1 c1 P' w! K3 V/ Q: t$ f# o
主讲：姬瑞环
1 i- _0 U3 Q9 t2 C7 ] |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
