办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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( U9 |& f; b, u8 u1 U4 a加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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2 j4 |7 @2 B* ]$ w" S, ^( J- R! z四、加强办公室的日常管理
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0 l4 n( |/ p0 Q  @) L- v9 ?" }2 J1 C一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：
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3 a& F$ ?% H* I4 g" N8 k$ u行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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9 Q( ~! a% S* _  i一、办公室人员岗位认知与基本职责

- ~* i$ e4 G; q6 w) l（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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! {4 @; V& A# }! {) d, Y7 }按内容分：

- o: ~- U  g# x! Q0 ^办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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. i. E' g% ^6 \: z5 j% B( A综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求

5 d/ b" z: _9 f2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

% w, d5 v1 {% V& ?# k( ~二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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+ v  T+ T0 M8 k8 Q0 h- t) I5 j四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

  G1 p& I  |! q" `: T! i4 I# W! d责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

& O" w5 w' S: h# u$ C0 e调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

( G: y" M) T- O8 E2 m5 e$ t6 V2 e思维能力。善于思考问题，抓住关键。

9 A! Z5 A* J" Z' |' R# d表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养

' N2 B2 M. |+ Q5 b3 L$ H心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。

3 Q' E3 e( j# d! e意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

9 N: ]2 s/ P; u! S责任意识

创新意识

奉献意识
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信息意识

程序意识

( A3 \. H( T% X( j1 q$ }学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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# n, @9 I, s$ G领导测评办公室人员的20道题目
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; u9 ]8 ]8 c  b4 P0 h, j1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

3 c/ w2 n! t" M. M) i8 `他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

5 E/ ?, A% u' W. W0 d" Y8 G/ d8 v2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

8 S; k2 @2 o2 y% _0 _- x3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

1 s0 j! N  `" P. X$ E他是否很会安排时间?

" N3 z- S9 _2 |4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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9 E' h! E% S+ s领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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, F2 D& V( R8 J( H" w* l, b6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

, z1 @: W# Z8 |4 d3 u! s! \能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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# Q; H3 l- C$ i& F* F5 w6 R2 J. X5 x能否制订新的工作制度或工作程序?

& z0 M* g( {7 t; ?. A2 o他的工作有条理吗?
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, B' [9 P( |4 E9 p! w7．他是一个机智的人吗?

% {- Q2 b8 g/ ]- P5 ]! ?% \能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?

& d* _6 P; e  h4 h) H能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

2 F) i& x3 b# T, d; n( Z( C领导测评办公室人员的20道题目
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+ c( e4 w- J7 J9 n9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

" _' F6 ^! k; Q+ V6 U10．他在危急关头是否沉着冷静?

5 O2 K3 o- |% _6 F当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

5 {: U3 {7 n* F0 P+ v11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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  t  y" l% d( M! y你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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3 ^. z. ^' m+ V: {是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

* u7 G8 X) p% G* f2 T! @. t领导测评办公室人员的20道题目
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' D  h6 m* T& r' i13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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6 {" l( }. X/ L0 ]0 L4 O而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?
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& f# i( H. h0 I% [8 B  H& y是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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$ N8 N9 \' X: E6 j- `. U0 y5 g是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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( m" Y: z: ?) f4 R& H' f# j能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

1 c, J% L6 f7 T5 |+ C2 i3 M是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

% B; o7 T( r' E  l" ]17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

9 Q; r$ e7 V, [2 ^+ o+ r20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……

3 t5 f& U* F4 _9 Q6 X' P2 T9 H二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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, r' }& t1 K7 A9 Z0 H2、积极推进建章立制工作
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5 x+ I$ [" X5 c4 l3、努力营造和谐人文氛围
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0 D$ y( P! R' v: |% k4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
5 v4 N* t9 E5 ]; r+ ^& f+ I
4 L/ i7 O5 h, s良好的礼仪形象

/ r2 O! d9 m/ E7 p: y良好的电话形象
: H9 A7 t& @1 d' |( t$ n8 u8 ^
0 D; ]8 N2 _4 O+ ?良好的文字形象

* [. O8 N5 k% D: A. d良好的语言形象
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; n! y' R' h. _+ W5 Z) P二、加强办公室建设
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# N% C' I3 H' k; \9 _  W: _" f（三）人人争作办公室受欢迎的人员

' `( N, A3 u" r" p1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

1 `+ ^& K# Z6 ~% u$ l3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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# ]" C. {; H3 i; o, k1 y2 u+ t1 r5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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+ l2 U' }1 `- v0 R+ j6 A- z# @8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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  `+ b' \  K2 G（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构
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. ?$ l4 a( G& [" k: {2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
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7 K9 ~3 i  z: _5 \) C3、拟订会议财务预算和会议方案
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3 l, _& m5 a4 Y: J" }; g. r$ B5 F（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案
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5 _7 _# ~/ _1 D2 U* K# m（一）会议服务的基本内容

会前准备工作

) h0 v4 j7 c: j; x" }3 i/ H5 C4、确定会议的议程、日程和程序
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/ a% o- R  [  a# B5、分工撰写会议文件
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7 X  P5 H1 J0 F+ Q, v6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~