秘书学课程：上下双方关系协调的方法

(一)学习目标
: ?- V7 C, ^8 A6 J: L& J
$ y1 l& F* H/ t# x' ?3 n* e0 i7 G上下双方关系协调是指对本部门的上级与本部门的下级进行协调。目标是理顺上下关系，使得上下思想、行动保持一致。进行这项协调工作的秘书处于中间环节，作用大、责任重。

& P4 B) y  m5 }, T(二)运用上下双方关系协调的方法进行协调

. {6 u/ u' r5 L" {8 [; `# L& ~. X1.对政策变化后的协调步骤
* ?' s5 X9 [3 S% N% W1 O5 _; B" M
: g5 s# C: O1 Z. S) x" z大凡已经形成的决策或上下知晓的动议，突然因情况有变需要撤消，准备形成新的处理方案，这就要求秘书对上下双方进行工作关系的协调。此时，一要使上下对新情况认识一致，二要对撤消原动议上下认同；三要对处理问题的新方案经反复讨论，上下均表示满意。上下级机关的秘书部门在沟通、联络、交换意见、草拟方案等方面，能起到不可低估的作用。通过协调可避免下级对上级产生"政策多变"的误会，避免上级对下级产生"不尊重领导"的看法。
) d; R- f9 K9 J1 o
1 X0 }9 {' H, m  [) y: `; h  M8 |4 y2.上下关系协调工作的一般程序
: N# R; P" D- ^  }" @
* J: v& f/ J& _& C9 r" N: ~纵向协调工作没有固定的程序，但一般来说其工作全过程可以分解为若干步骤，循因求果，步步推进。
( T, I7 J5 v, a! O& g# W  s
(1)找准问题
8 g( v, Q$ q+ ~* b  k
6 o% \) B. t6 A4 k% u1 @9 ]这是协调工作的开始，强调一要找，即秘书人员要主动深入实际，深入群众，通过调查，发现需要协调解决的矛盾；二要准，即找准那些必须通过协调才能解决的问题，然后，报请领导同意，请领导直接出面协调，或受领导之托去行使协调之责。
6 n1 B3 u) M" x! q+ i7 |2 J
(2)拟定方案
9 U7 i  K4 l2 V/ @0 O
通过对协调课题的分析论证，提出切实可行的协调工作方案，包括协调的时间、地点、参与人员、拟采用的协调工作方法、所要达到的目的，并尽可能设计出几套方案，陈述其利弊，请领导同志定夺。正确的工作方案可避免走弯路，但工作方案很难做到尽善尽美，只能在协调工作实施过程中不断修正。
8 M) d4 u) s- z* ?" }2 _2 E, u
(3)实施协调
3 P# K& l4 h6 u0 G8 }
实施协调工作方案，既要有原则性，又要有灵活性，瞄准协调目标，随机应变。但对协调过程中出现的新情况、新问题要及时向领导反映汇报，以便得到领导的支持。
  K2 {2 B- d  V, k1 H
实施协调中多采用的方法是：
7 J/ W) `: k* V# Z- X
 文字协调法

这是经常采用的协调形式，如通过拟订工作计划、活动部署、订立制度、集体审订修改文稿等形式统一认识，协调行动，使组织内部上下各相关方面的工作协调运转；用征求文稿意见、会签文件、会议备忘录、会谈协商记要等形式，协调组织与外部各方面的关系。这种形式具有规范性、稳定性，是较长时间内保持协调关系的依据。

& B$ \, a0 |' O4 V( y) a  ?6 M5 z 信息沟通法
# s9 l- E9 G! Q0 t, ~, x; g! p! ]
现实生活中的很多矛盾，是由于不了解情况，凭主观臆测，加上偏听偏信造成的。医治此症的良药，就是沟通信息。将有关部门、单位和人员召集起来，如实介绍情况，就能解除误会，消除隔阂。心情一舒畅，事情也就好办了。
5 C, ]/ s' \- P
4 V$ q- D* x$ \" w! g7 ] 政策对照法
! D# Z3 \% {! W- P
' H5 t5 i. T3 n- U' p对同一项工作，有的部门认为该办，有的认为不该办，不能办，往往众说纷纭，各持己见。在这种情况下，就要对照党和国家的方针、政策、法规，用政策统一思想，形成共识。
% O0 ~# T- k0 g; K1 S
(三)相应知识

秘书机构的协调功能。秘书机构是各类管理组织的综合办公机构。在其办文、办会、办事等业务活动中，能有效地维护组织协调运转；秘书机构联系内外、上下、左右，便于发现组织运转中随时可能出现的矛盾和问题，并协助领导者进行协调；秘书机构作为领导者的参谋部和办事机构，经常为领导者发现、控制和处理失调现象出谋划策，并在自己的职能范围内，或经领导授权后，代表领导和领导机关，处理矛盾纠纷，进行组织协调。总之，秘书机构的职能位置和职能活动，使之具有一定的组织协调功能。

7 H2 b8 K; U, d# L* K/ q  F3 N(四)注意事项和要求
+ Z# {, m( ]) s$ d0 ^
. }" v3 D9 i( ]- {5 X& j3 G) y1.捕捉有利的协调时机
。

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

技巧, 工作, 秘书, 学习目标, 上下级

先回复 后学习~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~