职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征,解决的是秘书应当做什么的问题
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职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能,它具有宏观性和概括性的特征,它不仅解决秘书工作做什么的问题,还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
, ]1 V. u) f$ |7 D) T3 Y. r( u1 C8 I9 I: s6 t5 M' |- L* E
一、秘书的职能$ c* r1 N8 g! A% @9 [
1.辅助决策
' P" X( l3 T1 M2 a5 N/ i* |5 J9 R% ~. K! [+ Z/ E( `! p
(1)、辅助决策的含义:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
A$ g2 w5 V2 ]* G
& l% U; s# o" X6 r0 ~% s (2)、辅助决策的特征:体现在以下几个方面: 6 T1 g& M! F! S
" A( z: ]! ^$ Q6 D 辅助内容的综合性
: }6 z) a' D& p- Q
6 I; v) r' I. x% p; T7 U. w- t 辅助时间的经常性 : ?" m" J" Q* h: v5 ?, m% d, s; i" M
+ e3 A/ r& e6 D, ^+ D8 ^6 G" Z
辅助环节的全过程性 # r1 O$ L+ m& |/ a- d/ j
( a& f5 T" N5 m (3)、辅助决策的原则 . P* B! \7 h4 y; |; `
) m$ q: Y9 r* W 超前原则 ( Y5 o: j2 e. k( K! D4 p
5 J# N( i5 z# n# X( D6 Q- v( B 定位原则 # ~: C3 R) E: N+ S" d8 B
/ O+ Z! H/ V! L! t' C4 E$ b 信息原则 - X" W0 Q! S: O/ O; m
, [% ~/ {- W: ` 谏诤原则
: ^& J) P. y: T4 Q- W; o& b& h$ c2 N5 W4 O( s2 T
(4)、辅助决策的过程 8 h' ?" E( B" N* C9 e+ E
' B5 W: i3 t" A4 B 协助领导确定目标 + ]5 F2 U+ D6 X
/ Y: u& i( U! {1 O
协助领导设计方案 $ A# y( }% a. O' ^9 A0 s0 i4 s
) J8 M h% A- H2 [ k. F
协助领导评优选优
, ^) X4 P' c/ N
. a3 G! }. F8 b: ~, _3 ^, X 协助领导实施反馈
s4 Q4 z3 Q" Y0 _2 e' g
2 |- B# T& Y0 K4 M9 k h 2、协调关系
: x# j2 J D: Z& M; {: e) p9 F" {( Z5 Q! }( e9 p& s$ f
(1)、协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。 6 N1 J0 q6 E0 I$ z; `/ U, P- `
4 I& w8 I2 Y' J& F7 X& w' ~$ d (2)、协调关系的特征
( Z2 a* ]" t! o& x; V) _. | _# _4 S& r
从属性
/ J* \, [) w5 M$ R+ a& q* e
. Z( }; t9 g8 i( S G- S 广泛性 * z5 \+ M8 p) ?
]1 i: p5 F( P1 R) p# J 间接性
# Q7 d" p7 T8 t1 y0 ~# M. f) K! g; h# w! R1 _+ o
(3)、协调关系的原则
: z7 Q1 K' ~3 U! I
* l, F( F( L0 v( ] 政策指导
/ M0 u( \* P# ?0 _6 E
8 N) X) M0 f8 Y$ c 客观公正
/ t0 _- e+ v T1 [$ R7 l B+ u6 {6 E3 S
平等协商
6 `/ K6 ]# ^# D1 a+ B8 e! E& M
: b- E* D& r5 A; M1 W3 J1 s$ Q 注重整体 % E" b; a& s4 z* P5 ]0 q
. ]& x$ w# V" ^- Q, B7 `: s1 m' f 灵活适度 ! ?; }% ^ u1 M3 R( V- u
6 ?) {7 {- w! T0 S% o (4)、协调关系的过程
: [( I% e: U, S. I1 m8 V0 `; h* r2 }. V/ _5 y
摸清情况
, h5 y- h2 B8 r! \, D# @3 R
9 k. {, v# S) @8 A$ Z 找出症结 # z/ `0 B" l$ Z5 A, n
5 [& ?8 D- F4 a) v* m$ G9 U* L 恰当协调 ! v, `: N1 I" d
/ k! p8 ]( W7 K! |
督促落实
0 P1 @% g) N. C, Q R+ D. }$ t) V0 P8 n( {+ O7 |7 _
检查反馈
. s+ g6 W( c( Z! H& Y$ }1 O- }* g) D) ~& W5 N, j
3、处理信息 4 s5 ]* E+ o6 z& r7 }+ I2 Y9 c6 u9 N+ [
) F* g! J0 Z/ ~" T5 J/ i4 V* y3 Z
(1)、处理信息的含义:信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。 : D, {4 V6 H8 e- U0 Q
3 _9 x2 {1 G: ?& A (2)、处理信息的原则 8 v, N2 W4 ?+ b1 a
' o6 g! Z( m; f) f- o8 r( ]9 O 及时性原则
# u+ ]/ Z0 F& q, t$ {5 n6 V# _ v( |3 ]9 ~7 W" T3 T
保真性原则 ' ~0 F9 g6 J3 h* n. A2 x* J
& x8 A7 j, z, L+ i6 ]0 T: \' r% M
适用性原则
; k( \+ f* @( x4 o
; r9 U; W4 M! |6 R h) ?+ B2 z ` 预测性原则 ' S( }5 e4 h0 J% ]! y. O( x$ [
$ X5 {$ x. L7 I- Z9 Y% H* E (3)、处理信息的内容 , \$ `/ O8 W0 H5 Y8 i
$ o' [" g e# z2 o
历史信息
. R: [! u" |% w! O% g! E) T7 q) k8 d# p1 G9 @
上级信息
) b" r4 E6 X0 i( W
4 l/ o! D3 Z( s5 G1 S( } 内部信息
8 K3 ], \# n% h2 k2 [+ x4 S/ @4 o9 _: ?( Q, ?" C
公众信息 4 G0 t8 z- @6 v
7 \& M: E4 y+ P/ }9 A, `
社会信息 3 M3 r: u5 s' V5 K( X3 L! n! N5 i6 c% o
' d5 O' S0 [# B2 [* n+ J
(4)、处理信息的过程 $ q, @ ?) Z# y. S; b8 u: D
! e4 [/ }6 A1 B. ` 信息的收集
% E; w: M) i% G" A) q- X7 P( }2 P1 L \. T, b) U$ T( x: Z$ ^$ G
信息的加工
$ O5 w" F: b) C* b: J& T' B4 I5 o) E, e8 f8 O& v* g8 G
信息的传递
( b4 P8 s8 T1 c& ?( W& {0 F8 G3 i+ e: v
信息的反馈 : a; x% a/ x5 e( J3 }; @
0 \; p: w$ u6 x2 V" k
信息的储存
+ B9 h. \$ Q$ S+ N, t4 A( M. u
6 q% p0 z/ x6 g. w 4、办理事务
" V5 H, [5 V6 B; Z# E
( `# J8 F9 _& k6 }7 ~" q/ m (1)、办理事务的含义:事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
4 U/ h' Z5 ]' R/ S
: h. w, f. n, R/ L- ` (2)、办理事务的特征 , @) g2 d- P8 [7 n
8 K, a% K( V1 P" E
综合性 ' k, k b( @1 }+ |& o; S1 A
' b5 ]% o G. [( J- p" L 服务性 ; L! e) M! q# p. f4 e H1 U
/ E0 H! |; r+ z9 s2 B1 p 繁琐性
, k8 b' D4 l/ k8 U
! O0 ?! S3 `9 e, @6 h7 E) t; b 突击性 " _/ a& L X* i1 I. L1 d5 ?
) }! j! U& D4 u% E6 d' I9 W
(3)、办理事务的原则
# Z0 I' k' ?& [0 z7 J0 u0 J
4 X6 R* Z! S7 B, T4 m 被动中求主动 ! `7 s1 f5 }( J9 z0 L4 E' n4 \% f
4 m- Z7 Z- J4 u! a8 E
原则中求灵活
- [4 r& E/ l. n) l: Y% n; Z* Q4 I8 }/ T' {7 Z/ O% s; L
繁杂中求规范 ; x V, t/ X: h) r2 K5 w, N( e
0 v1 F$ o6 ^/ O' C
(4)、办理事务的程序
1 k! k0 ]6 e. @+ A/ n1 y" d/ t3 d- a4 D3 Y
自然程序 ( r( }: C, Y, M, g
( i4 R' g U, w1 r* @( W 理论程序
) L9 Q9 Z/ e5 D
: ~" t: W4 ~5 l/ [ 指令程序
3 v9 p6 S' r3 W7 T) I' k# ]4 g# m' J* g1 e* A0 ?
法定程序
- M8 `6 s+ E$ s8 Z. G# T
) q$ T" a3 [. ] 技术程序 S3 W1 C' ], X [ l- M+ Q
9 j" l& K" r8 e# E; Q( t# |, Y$ R: M 习惯程序
' q: J& k% n! p5 E7 I
& A ?- r; c X8 u 二、秘书的职责
3 F* M! v/ z+ f2 v 大致也有以下11个方面:
" {4 \4 i* W9 a' d4 p
- @* L1 c1 L/ m2 f# z. o0 Y( G 日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理) / e H% t8 E- X
8 b- ]+ N9 a; I( S; M
接待事务(来访接待、安排服务等) ! t# C- @3 c3 X1 [% d
6 A5 s/ ?6 o9 [: s3 ^7 F 会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
3 L* _/ W/ T0 A5 C. W+ P( K( T( h2 W) w; k% a
行政事务
5 U. j @/ z7 n+ \! Q G! P5 `# i5 u' G/ v- H7 ?
信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等) ) U. U- W; w1 W9 C! E& R8 \
# w0 u; E* V. W/ l 调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择) ( k2 }1 ?0 I. D; }; B) k! q
% f7 @! p' f# T, |
文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)
+ O7 P* \. Z5 ?/ ?! V- }( u, B
1 @6 ]1 o+ X8 [% D0 K 写作事务(各种文体的写作) ) j/ G Q7 z6 h
; U: |3 `4 H) @ 协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等) $ P) N; N: t9 n
3 _* A1 R8 Q0 R1 H 督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)
0 h" _. b1 L7 v2 L( w6 v* |3 j& O7 P3 w( K) r& C
其他领导临时交办的任务 |