浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策
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　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
  A$ g2 w5 V2 ]* G
& l% U; s# o" X6 r0 ~% s　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

" A( z: ]! ^$ Q6 D　　辅助内容的综合性
: }6 z) a' D& p- Q
6 I; v) r' I. x% p; T7 U. w- t　　辅助时间的经常性

　　辅助环节的全过程性

( a& f5 T" N5 m　　（3）、辅助决策的原则

) m$ q: Y9 r* W　　超前原则

5 J# N( i5 z# n# X( D6 Q- v( B　　定位原则

/ O+ Z! H/ V! L! t' C4 E$ b　　信息原则

, [% ~/ {- W: `　　谏诤原则
: ^& J) P. y: T4 Q- W; o& b
　　（4）、辅助决策的过程

' B5 W: i3 t" A4 B　　协助领导确定目标

　　协助领导设计方案

　　协助领导评优选优
, ^) X4 P' c/ N
. a3 G! }. F8 b: ~, _3 ^, X　　协助领导实施反馈
  s4 Q4 z3 Q" Y0 _2 e' g
2 |- B# T& Y0 K4 M9 k  h　　2、协调关系
: x# j2 J  D: Z& M; {
　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

4 I& w8 I2 Y' J& F7 X& w' ~$ d　　（2）、协调关系的特征
( Z2 a* ]" t! o& x; V
　　从属性
/ J* \, [) w5 M$ R+ a& q* e
. Z( }; t9 g8 i( S  G- S　　广泛性

  ]1 i: p5 F( P1 R) p# J　　间接性
# Q7 d" p7 T8 t1 y
　　（3）、协调关系的原则
: z7 Q1 K' ~3 U! I
* l, F( F( L0 v( ]　　政策指导
/ M0 u( \* P# ?0 _6 E
8 N) X) M0 f8 Y$ c　　客观公正
/ t0 _- e+ v  T1 [$ R7 l
　　平等协商
6 `/ K6 ]# ^# D1 a+ B8 e! E& M
: b- E* D& r5 A; M1 W3 J1 s$ Q　　注重整体

. ]& x$ w# V" ^- Q, B7 `: s1 m' f　　灵活适度

6 ?) {7 {- w! T0 S% o　　（4）、协调关系的过程
: [( I% e: U, S. I1 m8 V
　　摸清情况
, h5 y- h2 B8 r! \, D# @3 R
9 k. {, v# S) @8 A$ Z　　找出症结

5 [& ?8 D- F4 a) v* m$ G9 U* L　　恰当协调

　　督促落实
0 P1 @% g) N. C, Q  R+ D. }$ t
　　检查反馈
. s+ g6 W( c( Z! H& Y
　　3、处理信息

　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

3 _9 x2 {1 G: ?& A　　（2）、处理信息的原则

' o6 g! Z( m; f) f- o8 r( ]9 O　　及时性原则
# u+ ]/ Z0 F& q, t$ {5 n6 V# _  v
　　保真性原则

　　适用性原则
; k( \+ f* @( x4 o
; r9 U; W4 M! |6 R  h) ?+ B2 z  `　　预测性原则

$ X5 {$ x. L7 I- Z9 Y% H* E　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息
. R: [! u" |% w! O% g! E
　　上级信息
) b" r4 E6 X0 i( W
4 l/ o! D3 Z( s5 G1 S( }　　内部信息
8 K3 ], \# n% h2 k2 [+ x4 S/ @
　　公众信息

　　社会信息

　　（4）、处理信息的过程

! e4 [/ }6 A1 B. `　　信息的收集
% E; w: M) i% G" A) q- X7 P( }
　　信息的加工
$ O5 w" F: b) C* b: J& T
　　信息的传递
( b4 P8 s8 T1 c& ?
　　信息的反馈

　　信息的储存
+ B9 h. \$ Q$ S+ N, t4 A( M. u
6 q% p0 z/ x6 g. w　　4、办理事务
" V5 H, [5 V6 B; Z# E
( `# J8 F9 _& k6 }7 ~" q/ m　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
4 U/ h' Z5 ]' R/ S
: h. w, f. n, R/ L- `　　（2）、办理事务的特征

　　综合性

' b5 ]% o  G. [( J- p" L　　服务性

/ E0 H! |; r+ z9 s2 B1 p　　繁琐性
, k8 b' D4 l/ k8 U
! O0 ?! S3 `9 e, @6 h7 E) t; b　　突击性

　　（3）、办理事务的原则
# Z0 I' k' ?& [0 z7 J0 u0 J
4 X6 R* Z! S7 B, T4 m　　被动中求主动

　　原则中求灵活
- [4 r& E/ l. n) l: Y% n; Z* Q
　　繁杂中求规范

　　（4）、办理事务的程序
1 k! k0 ]6 e. @+ A/ n1 y
　　自然程序

( i4 R' g  U, w1 r* @( W　　理论程序
) L9 Q9 Z/ e5 D
: ~" t: W4 ~5 l/ [　　指令程序
3 v9 p6 S' r3 W7 T) I' k# ]4 g# m
　　法定程序
- M8 `6 s+ E$ s8 Z. G# T
) q$ T" a3 [. ]　　技术程序

9 j" l& K" r8 e# E; Q( t# |, Y$ R: M　　习惯程序
' q: J& k% n! p5 E7 I
& A  ?- r; c  X8 u　　二、秘书的职责
3 F* M! v/ z+ f2 v　　大致也有以下11个方面：
" {4 \4 i* W9 a' d4 p
- @* L1 c1 L/ m2 f# z. o0 Y( G　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

　　接待事务（来访接待、安排服务等）

6 A5 s/ ?6 o9 [: s3 ^7 F　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
3 L* _/ W/ T0 A5 C. W+ P
　　行政事务
5 U. j  @/ z7 n
　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

# w0 u; E* V. W/ l　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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1 @6 ]1 o+ X8 [% D0 K　　写作事务（各种文体的写作）

; U: |3 `4 H) @　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

3 _* A1 R8 Q0 R1 H　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
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　　其他领导临时交办的任务