职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 ' o& G. p, m. A: [9 v' v
, d* P; l3 @& P' I2 e
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
4 M: x' [; m# q3 x; r6 D; w' P4 G6 A) I% m1 Z, n2 i z
一、秘书的职能
4 q) T3 z: p9 H1 u2 B2 e6 Q 1.辅助决策 & V9 }* Z, z; p3 I( |, b
5 l5 V; O, u9 ?* s4 u9 o' n6 P （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 4 {& @$ H7 N) }; \4 N4 j7 Y& D
& b5 M7 O$ @1 t （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
' [! N6 `3 A, M/ L/ S* j# Q/ y: m+ ?
辅助内容的综合性 ! k+ M0 e, u# Y1 \4 z$ k
" h+ V' n' I# h& v% v) \
辅助时间的经常性 ) `0 Z, U' t5 R# M5 K( X+ \) r
4 v1 H5 o/ t. X; q) t
辅助环节的全过程性
6 g' d( ~4 ~3 z& d2 ]7 }
, I* B$ u d1 @0 s8 j, N2 ?1 c( r （3）、辅助决策的原则
" ^9 Q, Z3 b8 Y$ j% N6 ?9 U$ k, u; I" N
超前原则 ( b$ M# H: o3 U0 B, g: @, G4 t: X
* z5 m W1 p3 x5 B9 T2 p
定位原则
0 r0 \$ K! A2 J- w( x5 I6 ]: {" |2 R3 N5 U- ]
信息原则
, ~8 K9 H: k8 d
2 W! h3 w' }: S6 g% z8 {4 B 谏诤原则 / `, n6 ~8 m" M* O5 w* Z
J( [1 ] `" L" G& D9 m& I
（4）、辅助决策的过程
6 B- v" @4 O% T' {0 H
( Z8 e0 Y; l2 H7 T* D- r4 ~ 协助领导确定目标 ' u9 v' x5 ~, k
' k3 k, L6 A" u ^$ X# V1 r1 V
协助领导设计方案
& e5 e$ @- Y1 n2 I: w# G4 K' C; o8 X: Q w* h( G% V; l
协助领导评优选优
! s9 ?$ O$ h$ m: R) D7 i" H. ~# \- `& d4 c7 H
协助领导实施反馈
* a$ P4 M: u9 P7 v( e. y6 s7 m; M; M2 s: ^& t& p
2、协调关系 ) U0 a u7 o% Q& b7 ^& H7 q7 t
$ F2 Y' q+ p( _1 X
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
: P0 [% C& W9 a; A8 |
4 }5 k# X8 M. G/ |: F6 ^ （2）、协调关系的特征
& h) f- [) c6 Y6 x' I" r2 s3 w0 @( \' ^/ h9 @2 k, e
从属性
& R! L; a: k5 C% z; @( X% l+ |1 U8 K( Z7 B9 B+ J/ j% q- x9 j
广泛性
: T/ s9 k: W5 G4 M+ H6 G9 E. ?* e& w6 X R' s4 u3 _( v7 G
间接性 * A" o# H& w3 U, Y- |6 }$ F; D8 C
3 N5 T5 s* o" ?( g) N
（3）、协调关系的原则
- {/ ]( N2 w4 [ {$ y+ R/ h
' {: _) }, c; e% g; f7 X 政策指导
! }* A5 {* c3 L3 {' A* [& `- f, Y/ C
客观公正 2 f6 m) i( s! [
9 L4 `/ ^5 I( |, \ W$ A( S
平等协商
: A' H0 C# l- K0 r9 N' O8 J- C$ g2 z `
注重整体
% n3 @8 F/ x/ V# u% U! A: \+ `% `' U, R" ^2 _$ V9 P2 {
灵活适度
; t5 ^5 b& D7 `2 K, t$ T! h: ?
& H2 Y/ W& Y0 |" z （4）、协调关系的过程 * h, g" _4 L( Y \, h. U
5 g8 V m2 |: l, V+ J) g 摸清情况
' V f4 q* |0 K( e5 z' Y: C ?! F R- k+ g
找出症结 7 _: y6 r6 ?+ [4 R; v2 ?
- D! E i# Y, y) n+ h$ X% n+ @7 O
恰当协调
; b3 u' M2 P( [, G; r9 V) l5 N' f3 T5 e' }3 r4 J: s5 l3 w
督促落实
/ C- R6 o, o# }! j ]
3 u. C0 |, M2 @( M3 h 检查反馈
4 w: c7 l0 }9 ]
9 X$ L; z2 Y- Q# V 3、处理信息
0 y: e+ M; @) J; x Z$ ^5 V5 A. B7 c- ^; K6 r& W) c1 B/ ~
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
) ^ y! n) X+ C" t W1 d: P5 _
, Z, e, F+ k0 j （2）、处理信息的原则
0 z/ A% \3 \$ n/ Q1 ?6 j- ~* \) K' z w" c: J5 U
及时性原则 8 a2 h% ~* A* _+ n& j& v
4 {( I8 L d& _* C 保真性原则
& ]0 x, @: i7 m% ^
! w0 x$ @$ i* B# [ 适用性原则 ' Y: n z$ K' b
1 I- ]1 p7 U5 D; I 预测性原则
5 [ g1 F2 R" t, r( S3 J a/ E. h; V# k. R5 w
（3）、处理信息的内容 & F! y3 C% I) Q
% @, W) Q! k$ V. O, E: T0 ~ 历史信息
9 T: a( a! T. ~) m6 T) h+ Y& G8 s" L% ?1 |! J% ?
上级信息 / j, x2 ]$ R, f6 x4 Y; {. E
# O" |1 Q9 |$ }1 q 内部信息
8 r* D$ U( F) _7 @8 W( y/ w
6 o- G& I3 T! f' {" g9 |; E" [ 公众信息
- k7 Q( D& Z* y2 _; _
0 M% d4 q s0 M5 L- a 社会信息 # P$ U5 p3 ~9 k
2 w; ^# f+ B+ |9 [% k9 S （4）、处理信息的过程 % d$ b+ s: R3 V, Y N z
$ V7 C. g+ `) Y0 s
信息的收集
{/ D0 i/ x9 ~8 S6 t1 p" {! I! a: ^9 ?5 _
信息的加工 & y+ \8 z1 [1 g" H' x, [- _
$ C1 ~0 l) e; [( q
信息的传递 & F0 p9 A: t# ?: J" z
6 ]" }5 L! h: F: c I) D: B
信息的反馈 ' A& c1 T% m0 {/ U
8 I1 i: y* u5 @ 信息的储存 4 ^: G: F/ e, M; M" z8 Y0 E: }
6 h2 |' _( M M0 t _0 \3 K
4、办理事务
- O; ^7 m4 o" Q! K+ O- z; ~( @& N8 P. L# V7 F' B* i) x5 ?' I
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
' h5 W4 Z# q4 ?" }- B! m. w* D* |0 g3 i# E7 L
（2）、办理事务的特征 ; O# F. B: d8 L8 d' t1 `. z8 Q
) x2 g$ f& P4 C) ~; ?; m8 A4 ?
综合性 7 f3 Z' f9 Q: w2 r% u
. S" q; W/ E" h" E9 S/ |* p# }3 B 服务性
9 P7 |. d0 l' X6 o' Y& y( _1 L6 I
繁琐性
# x _3 g' D' k0 c- x- P3 K% V r9 f( G4 W
突击性
2 y3 _" H& ]5 k3 W8 | K
, |0 e9 ~3 M# m+ x0 q9 b （3）、办理事务的原则
, F" d6 a% Y2 r4 m
# Q" n4 x4 k, p4 A% H7 @6 r! O 被动中求主动 * B8 |( C% U- A
/ q9 ]0 Z) j: ]# b# c! f 原则中求灵活
9 y/ u1 ^/ Q5 W# c6 {0 r- ?. V/ `. q8 \8 Z8 e j
繁杂中求规范
+ \9 F5 p* N/ l- X. W- P
0 k. k5 v5 }, V9 o& u8 B2 J" [6 r* \ （4）、办理事务的程序 % j6 p( B; y/ w( V3 @3 U
0 M- h R+ n+ \. m
自然程序 4 R8 N( m/ A2 }7 G9 O
8 W' `" m6 ~$ O. N+ H' ~ 理论程序
: i8 |) Z& j; n
3 W' ~& z% d. Y2 J4 s 指令程序
; e7 ~3 h7 ~% W: S0 y Z& ?
" l7 F" s. T1 A J2 Z5 X 法定程序 - e, y% t' q& y7 N: Z
Y0 t2 T, E. g/ E8 K, ~# S4 a1 \ 技术程序 # o) L7 X" C# M
% g2 j% Z% }; A: @% \5 D/ p 习惯程序
3 l3 g: x" y; e! V0 x9 ?, x" n6 Q0 \' y5 E
二、秘书的职责 c1 c+ K: @9 Z/ s# Q7 N
大致也有以下11个方面：
1 A. n5 [3 w$ \' w1 a8 [
8 ^6 ?: z9 H" I! C2 s& \ 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
8 Y; F( }' n- C6 f2 v( Z6 Y6 ~2 e8 @5 ]- t M$ K
接待事务（来访接待、安排服务等）
3 D8 E9 Q _" F. z. d! p R" |' z2 X9 Y& L' Y
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 2 v7 d( U+ }* j. y* Y
7 @4 Q- u) w+ g! w 行政事务
# ^# o9 r3 J: |* G% U$ _
4 |: j7 [" n6 i' J \; b; n2 l 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） 1 C0 L8 O. z9 E) T3 V
0 e- o( b( J V" c+ n7 I
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） ' e m. C9 P: y# r) N% w) s9 E
- C U; q3 l% d1 M* B 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
! P" W. V$ Y0 f( P4 K' l- J; ]0 \7 ?
1 G0 w/ j7 f5 k 写作事务（各种文体的写作） + ]0 V/ D3 e8 q' {; j
5 k( F$ h) V% r/ f) n 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
: J6 {/ M5 v, S6 ^2 ^0 q9 r0 m; t4 T$ Y
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
4 }% o" A) a- R- n: N5 G* H5 D
6 O7 v9 V' O! l3 s/ A. ?/ M 其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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