浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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) d/ e% R; Z8 i) f　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　一、秘书的职能
& W. ?* B  d  `5 j　　1.辅助决策
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　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

! q! }4 @- {% u　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
4 h  T5 @5 I) y. c& l
　　辅助内容的综合性

　　辅助时间的经常性
" N- c( o0 C2 X- W6 X
　　辅助环节的全过程性
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1 X9 D( @: o0 _5 p　　（3）、辅助决策的原则
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　　超前原则

　　定位原则
! c3 y* k1 A! W9 u, q
　　信息原则

  x3 l( V( \$ Y4 A) P6 P" M4 `　　谏诤原则
, L* E/ b. q$ Y4 d9 C
　　（4）、辅助决策的过程
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8 w& Y: U. a* w. B2 F　　协助领导确定目标
: [; K9 Q/ m' x& c4 ~6 T4 Z0 ^
, E9 V3 Q& v0 W( {　　协助领导设计方案

) G+ \! L9 x/ F7 _" B( s! T　　协助领导评优选优

5 d6 I% O: r5 G6 f& q! m9 x/ r0 k　　协助领导实施反馈

% y5 e, j# L4 e/ u: _& V, A% Y　　2、协调关系
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　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

. k1 o( L) @5 [  S　　（2）、协调关系的特征

( m  b/ z- u" i　　从属性
8 F% z4 m9 m1 `9 U- R
1 P, I* K+ A# I7 A0 ]6 I' K8 |: d　　广泛性

- h% c" L+ r/ A% B8 m' j; p5 T　　间接性
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　　（3）、协调关系的原则
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　　政策指导

　　客观公正

8 i$ r5 Q7 ~% y3 L0 c+ r; A& I　　平等协商

　　注重整体
8 J$ [  w& m$ p6 F
　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程

" j5 }! r- b$ x! f! t' P　　摸清情况

! G& b! L0 r0 x$ e6 D  E' N  E　　找出症结
) m8 V: N6 g' d9 T% U
8 R+ c9 O& @4 z- }) E6 k' q　　恰当协调

5 T! V; c. q9 M　　督促落实

　　检查反馈
8 C7 w' n2 ]! S& ~6 t$ j
( A8 a  J7 o8 R! S" q: l: e/ c* ], c+ v　　3、处理信息

; T; `- i( q9 V: v# R* z　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
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5 u( `' \4 o+ r; R" U　　（2）、处理信息的原则

* y6 h: ?) U7 R8 T# S　　及时性原则

　　保真性原则

　　适用性原则

; v* I3 L% [( p3 \3 s　　预测性原则

　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息
( h2 M9 P. W" U; B
! K7 ^! ~- q, j　　上级信息
* r! b/ u* e/ t  N# s/ W) y' d
　　内部信息
" w! S9 F. p! ]
' u! w# @& a  y& I1 X5 |0 p1 c　　公众信息

: d" I/ l& H# n7 v　　社会信息
; f. p8 H  g+ Y- @: ]
# Z1 B1 }4 W% D# P　　（4）、处理信息的过程
" r. `: j) l6 {' Y- ]1 B* Y
, W. ^7 Y. J2 Z$ K! {" c; `% @8 B7 K　　信息的收集

, q; I3 a' x+ o" W; o0 G　　信息的加工
! U# [9 x4 p% Q- [: p
3 W7 P) ?/ p/ z% I3 b, ?　　信息的传递
3 a( w2 W) I) [+ S( |3 m& G
' y7 Z! w# T5 V- D& @, n3 _0 z　　信息的反馈
4 ?9 T8 o" Y& n5 g) M3 s
　　信息的储存

　　4、办理事务
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  A4 Y3 h; R4 C, K: f; E# P2 b/ X　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

/ O4 `, m4 ~- D7 g3 T- }　　（2）、办理事务的特征
- l: O' z/ X) Y- m
" O7 G/ }$ Q# ~) }* C6 ^4 v4 D　　综合性

" o% |( V. U3 [. n　　服务性
4 _9 |: h/ ~9 V) I( }0 D
　　繁琐性
$ s$ ]& J. x1 [$ M# _& {
# I0 Q/ f& G3 C# ?( J# M# @. U　　突击性
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　　（3）、办理事务的原则

# h3 g. G- x- a6 Z* _& ~　　被动中求主动

　　原则中求灵活
2 L; W0 f2 u. D# Y
　　繁杂中求规范
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& s2 g0 z8 S( T& J: n　　（4）、办理事务的程序

+ L2 I. |; y# @3 U　　自然程序

/ @! ~, y( J1 ?　　理论程序

( `4 Z; A* f* e0 K, O' }6 w　　指令程序

　　法定程序
7 I9 Z+ x9 w+ y$ }
+ n5 p) H! {# k" Y( X  |　　技术程序
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  i/ ^$ d1 T. L4 o5 C　　习惯程序

　　二、秘书的职责
6 H- V# v8 y6 n/ p$ ?, o9 p　　大致也有以下11个方面：

　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

　　接待事务（来访接待、安排服务等）

1 \! I5 Y+ `( Q; y7 X+ x　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
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　　行政事务

  ~5 g1 o* K! b) ?5 [　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
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/ o. y4 {" i$ k* H　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

7 O! ^: m* F8 d　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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0 B3 B% O1 M  u* E& A: X% m( k　　写作事务（各种文体的写作）
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# ]2 w. j+ _) B/ u　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
+ M7 {  Q, c3 q  U4 j; ]8 E/ N% H
# j) c& \  `0 _! q' c5 G! X( M　　其他领导临时交办的任务