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3 v- F& c$ j& I5 d$ X/ i+ cmso-font-kerning:0pt">2012 4 S( i0 |8 F3 s7 yfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容7 `2 W! {1 ^1 \' \7 D. \1 P3 ]" }color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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6 t- s4 F$ i9 L* _9 [. c7 w, Z+ G+ u1 f- u" Mmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。; w1 l( v( n/ r2 Jcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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" t. P6 {* o/ p2 `" J# h% A( r) u5 i3 z7 l8 q6 e
mso-font-kerning:0pt">1. - v7 V9 ?5 F) {( a' t6 }- s宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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0 W) G- ~% \8 E: c G% g* }" k4 f+ X* W$ z! @mso-font-kerning:0pt">2. - j" g; k( w4 C3 [. L! j; a
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 * o4 Y/ |( g: N
8 Z& I- X7 Z0 i1 ?. ^* w( f/ T3 @7 r$ e6 b7 w( Q6 Rmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。6 z4 S& c* k: e ?. @1 R
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> # m: w% \9 C, \
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: `" _9 l. _; amso-font-kerning:0pt">1. . z6 |9 a7 H$ Y2 X& `7 j
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
( }9 m# f" \8 d0 R( p# w, L' l. U5 w
; t5 Q/ }1 P1 V, N' d0 h2 B: e5 b Dmso-font-kerning:0pt">2. ! d' t4 D: Q6 w9 @4 k3 o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 3 C/ d+ ?7 f' \( |' u
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mso-font-kerning:0pt">3. ) Y; j) X+ d7 J0 l& F: L宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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5 p% \0 j# D1 ~! I: H. Nfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
& T+ y0 Q; |( `9 v7 ^0 H. n& Lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。" I y5 H) ~' _9 l2 _- z% ?$ t
mso-font-kerning:0pt">
6 j6 L$ X* q% D- S+ K1 I# g3 J4 c( L5 T. h: H1 Q; W" A
* H$ p& g J$ n. A: w* b' r) [mso-font-kerning:0pt">1. 1 e+ A% j6 E" o. D
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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. H) u1 ` ?) Z6 {' N: a# B5 s1 S- S' e- ]$ Xmso-font-kerning:0pt">2. : f: n4 Q9 w3 U8 T" I' U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 : `+ D! `; m9 l5 V* L+ L
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mso-font-kerning:0pt">3. % [5 @0 r r6 w" P# X1 m
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 % j: Q# Y) N6 N K$ a
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。/ X. S v; z: t7 ccolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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4 n8 E& n- w2 D, jmso-font-kerning:0pt">1. : \# ?. s! U0 F+ V! N2 X' \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 : X* S2 R: W5 ]' o
7 ?& l5 |- n5 [# F( x# k: F; @$ `1 z( t: a" P8 ymso-font-kerning:0pt">2. / R Y/ f0 Z( A' @' {0 y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 2 J1 p) [) t( h2 `9 v5 _) P0 k
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% f+ @' U1 Z/ N6 @" n: O( F4 Imso-font-kerning:0pt">3. . W9 O( C9 x: w5 @! i, o! k宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。; q& Q# L5 B! ^- o3 dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考1 }0 J% f, H# r8 Ecolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
% h- c, K" @8 U: U+ ~$ i0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 6 ~% N( w. q( z) P0 h# a
" p/ \! R" y& B3 p& B# F9 }6 Z9 z1 y' U5 w8 }& [9 Dcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:5 g+ k; W/ y* S( o3 y |
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 2 p- X$ c- `! O+ ?color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:. T0 P( r0 W% ?: p0 u& {1 W
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