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& ]" V/ k# H1 x5 n9 J2 y9 pmso-font-kerning:0pt">2012 " o7 L/ z& q- s. U2 ]6 Qfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 " x! G( t. y' l; C' W
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容5 p( q6 n; }( I- c3 e; G: Jcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 6 S) `5 ~% i! d, h
' x) V6 D2 d( i9 h- A- M) i0 k% H, j) Q, e2 cmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。# D2 U0 D: m- m+ P$ y* W' @
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 5 p: v# A' Q# q9 q1 v6 F
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mso-font-kerning:0pt">1. 1 s$ `7 H; ]+ F- ?9 L. C9 v$ @8 ^
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 5 g3 j6 c/ ~$ m5 g# f
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mso-font-kerning:0pt">2. 9 V* d; B' p' m. n* y( t
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 / G) y/ f1 s& p) c, c
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。5 j: ~7 H8 H7 c, a% S( Fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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4 U$ C" o# [% S5 u5 G7 }mso-font-kerning:0pt">1. 7 r9 M# K- H x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 8 Y- [, f$ o7 j' N
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mso-font-kerning:0pt">2. / V* _8 b& E) R9 @$ ?9 P4 J0 a; K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 ' U- @) o6 j7 `% e7 h* C3 G
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mso-font-kerning:0pt">3. 5 P+ E0 ~. Q! ]; |% |9 F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;" S3 U. B8 _9 i7 |/ @2 k
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。8 z o4 I/ |) ]+ x2 P* ~* r( `
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: ^' |7 a( V* R9 x' x3 g3 i4 [( k2 d4 r4 Q+ Q& k. D3 u: [& U/ F
2 A( p" R* P$ B: Qmso-font-kerning:0pt">1. ; g6 A# r" C7 Z/ h6 u2 c9 z+ k
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 3 Q, x X h9 R) Y. j9 \; ]
2 \5 v4 K" A ^1 k! C, a/ r1 o# j+ }5 n1 ^6 h& A7 d0 `% H
mso-font-kerning:0pt">2. $ @ g: |2 a* ~8 \- d, B0 H! \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 + J( f" j3 d4 }; ]
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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/ ^. w. V' p3 [2 j9 _- r) {3 Cmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。8 }2 ]8 m9 ?/ S. ?
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> - @. b/ G, U) b" b
7 h' v7 z* p% O0 u1 i- C% E D% w D2 p7 _; z0 b8 K; z. [
mso-font-kerning:0pt">1. % Y1 Q7 H4 ]/ U$ F. s* I( s宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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$ d3 g3 @, b: ^6 v( [" a) O& H5 Y% H! v7 Q% j: M* k& h
mso-font-kerning:0pt">2. # C- d) \2 `/ ?% Q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 $ l. i, k8 p6 J) h
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E9 s- {0 C/ o6 k, X) }( K- i2 jmso-font-kerning:0pt">3. 4 k5 Z# m+ j& m* A- }) U
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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6 h; F9 T. c/ _; |+ Y4 ?( a( v' t. L2 W2 v/ ?6 Vmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。- T7 O& s* @0 G. f" O- fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' j1 m0 R. P; n* N4 i, l( ?+ r) k0 M
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mso-font-kerning:0pt"> ( G8 k9 A- m P2 N6 a) \ x% p
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> # a# I( M3 g' @* r. i. z! q
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8 r. S1 ` d6 S9 H) B& Zfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考# J* B u" N* U% {6 V; Z& ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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$ a: U7 Y" `- h4 X- ]; u% z, D/ B; R6 R/ _8 A12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
8 D( v% C$ j3 {$ W6 |( p0 \0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 * I- \. t3 I6 z7 M
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:6 G/ s( Y9 W. r3 I' e1 D
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ) f, E2 i3 F% n* f3 q" n, P( y$ T
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:/ K# P% b" ?- ]
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