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" h7 O1 I% q# S1 ]- z, amso-font-kerning:0pt">2012 0 `, F, @" m/ o0 W, E6 Ffont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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7 G4 s* q$ ~7 g- \$ _ W/ C( Wfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容8 Y0 A4 h9 n {3 o* [/ A
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! u% w8 p, F: h5 o+ f
( K* r$ b" ^! c; K1 L5 t6 v8 i
1 h" `% s. ~! E; q- p; g+ J# c' W: Zmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。3 y' K; |. z. v, O: w' [
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 6 p: _* D" T. r2 H- [ G3 {
2 {" }$ y) V8 `7 L
! [6 ?* B M9 {, J7 m, F3 zmso-font-kerning:0pt">1. 6 c4 T# [% @$ {) b, c; Z+ g; V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 / I0 C! C) B# ?& p$ M _' q
' d9 h4 k9 l. F* M; D2 f1 |+ T& o" Q1 `4 x: ~mso-font-kerning:0pt">2. , Y5 {( {$ x1 {8 v$ i9 W& K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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0 p5 u4 y, R% e7 {$ [mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。7 h" F" ]8 ^; A9 y1 H" S0 B
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " U2 z o+ T. U0 c
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( B+ e- L; l7 G) y: g+ Jmso-font-kerning:0pt">1. + X# ]# I, L) k$ q* _$ d& c3 q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 6 w- \# F7 X6 u! A; ^6 G
; w* N! @8 v3 T# w- o) P, j9 @% N# O& z, |" y: C$ y' lmso-font-kerning:0pt">2. J$ }: L- U- q m3 x* J+ l" p# m% o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 . x+ M5 d2 q" e* x f" o- I! B
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mso-font-kerning:0pt">3. 8 V3 B& l& \6 ]$ J. d# T$ t3 v
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 & d3 z7 w; m- m6 j9 ?
, j+ U5 R8 {. R* k$ u9 M5 E( T
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
1 V" R$ D) t i, Pcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。1 ?5 N/ x+ }# \- S& vmso-font-kerning:0pt">
. D# k. P5 F) s/ X" d* I0 L7 \% @. j1 ?' Q' s; P5 w
$ h3 G3 r% a6 \mso-font-kerning:0pt">1. * B5 a- _! p+ Q) t宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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8 x) C' c1 g0 z) n% N; y* c: \) ]; t# b R" J% [+ E& E1 }mso-font-kerning:0pt">2. + I" I: C. s1 w p) w6 `9 c
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 , A5 B& u2 H8 |& K
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, a6 u5 \8 e0 Wmso-font-kerning:0pt">3. $ Q I! `. ~" e5 T: r$ Z! X
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 - x3 l I$ x, l0 R& l
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。- C( `# \7 M1 H ^' I/ R& A4 a
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 i( Y. [. f& d ^; I
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2 \7 u2 [6 Z% T2 P8 a8 k$ E; f! ^mso-font-kerning:0pt">1. 3 _- s5 B+ b% K$ Z5 ^) Y% E
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 8 Q# c( L- O8 D# c& @, o
5 J+ F8 C$ L% Y( h+ T. v1 U' O( [# s/ d5 d! ` k
mso-font-kerning:0pt">2. + k3 _6 q3 Z* m9 V1 u2 [宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. 1 n3 N+ |+ l* W) P/ e s" G
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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; N0 n0 M6 B/ ` I; {' S- b {7 b: o( d4 Gmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。% Q* ~( Y) [2 Y8 o) u
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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9 R* m f2 x+ v! {: B6 T4 N1 ~) M }5 H2 r- Umso-font-kerning:0pt"> 5 @* n2 l6 W2 ~- i5 G) V5 Z2 S宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! B! F* Q# g! L! B
0 i# e0 s% ]+ ]: M, [. H2 g8 O* F" v* \1 H, u+ wfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考4 r4 D i( A7 y
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
$ d1 X" o/ C! _) |4 b2 u) Y m$ y# r" E* ~0 Z
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
& L/ d6 `5 V# t5 U% r0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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9 _% T3 S- |9 ]& D3 U' ]& `- A0 p" C0 x1 r2 w* M/ ^+ P; E$ X+ Jcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
$ R6 W, C2 {. s% C$ JAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ) M% N* X% `8 f3 y% D! b5 B
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:% q3 Z2 I; |8 q3 p" W4 @
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