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mso-font-kerning:0pt">2012 2 ~9 O9 j ~, x. n4 |2 y( zfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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6 `% D6 j0 M& G Tfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容$ s9 H+ A( }1 F3 T
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
( n% Z! p0 n+ R. i2 k1 {) T2 n; S8 w6 G* S% |/ b: b
9 Q- M# W! i; T2 \5 m9 {mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。' w/ h \! M1 v& tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' E+ V9 |% j- [' y' z4 x& d Y4 ]
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mso-font-kerning:0pt">1. ' S5 r; ^4 ]2 d
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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9 |# c. I4 Z' q7 l) H9 y8 Lmso-font-kerning:0pt">2. ; @' U. ?1 t( h宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 2 I. _. \ q/ @, ~# x
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。! o) h: p2 h; [' `/ \( i
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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+ ~! D. q3 ?$ \6 c n& p" y3 i9 [$ t+ K6 n, p# T% imso-font-kerning:0pt">1. d3 O0 Z& W( K' U8 u宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 : M8 w, w- g# _; [! v D) z
7 y& l! v# S: E' A/ ^, ^* z Hmso-font-kerning:0pt">2. 1 Q x# V; d2 E" P7 w$ K宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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; m9 C4 w$ V) }5 u" r9 C- rmso-font-kerning:0pt">3. 6 |5 {: K5 U9 z" E! q, k
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 6 s9 D. V4 `" }; c: y
S. r5 L# G# P% z, Q0 b a5 F4 }
font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;# Q0 D5 g2 b) y+ Z& U1 \$ S
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。: V- L( J! |- J% ?6 l+ f/ pmso-font-kerning:0pt"> 2 \) J7 L1 f4 l7 G1 ^" i( N! m
" J b: x6 `$ e$ U$ h- p. ^
2 X3 V* q7 w4 b( vmso-font-kerning:0pt">1. ; t5 _; Y2 u8 `0 U7 L$ H宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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3 U; d+ ^, Z/ H0 S# \3 omso-font-kerning:0pt">2. : f M5 y5 `/ ]. [1 L7 z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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mso-font-kerning:0pt">3. # D8 D, i7 L* Q( B; q" R
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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5 N% {; }/ G& t3 m ?2 W# p3 K* z& a0 o: I/ i$ H" Lmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。$ N& d% ]$ c; R8 u% N# c+ H
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
0 p) ~/ ~2 U: b
8 `& l8 u5 v" v0 ~! X1 m* q& Zmso-font-kerning:0pt">1. 1 c0 f) s* Y6 \& D! K- ~宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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[- u( n8 t! C: a9 M# [% q, @mso-font-kerning:0pt">2. $ l* C; s' |2 J0 `+ I( E
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 ( u- Q, Q3 K! x. V
6 K: I9 v: \# C" s, X0 J1 X) J+ Z# d- m. C. T& h) i g& Tmso-font-kerning:0pt">3. ' Z9 H7 F- s( s7 z/ q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 % y6 ?% w% e) T/ k
9 q; ?+ K, L9 s" `; y0 z O. P
' c4 b$ R8 p ~' A- Q7 `. \mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。/ A Z; S; q" {. Z( T' R
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
1 o# s' F& N5 ]/ w! e( K' `9 M
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mso-font-kerning:0pt"> 4 l/ S& k8 K. w6 a) H
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> + T) n1 k1 p9 i" l6 _
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1 h* v$ d6 A- b( A: c) Ofont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考( J+ @! x7 {& X
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> , K$ ]+ L& p9 c2 k* O
' ~: T" L4 S0 t+ j/ J
- R% k) _8 O7 T8 Q) x$ d6 }12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
0 D3 t' b7 y- Q y# ~0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:/ n$ D+ S' S [) s' F0 _: J
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 & i/ j2 E6 c, r1 x4 K6 q6 acolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:1 O; P( G) I( J% D
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