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mso-font-kerning:0pt">2012 $ n. h" Q9 o" R7 T& ffont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 5 D3 h! H$ w- a, i' ]4 O s
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0 C' b$ g: ^- Rfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容- S G) L2 Y/ @; J9 lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。* ]; F; U% N; }. l3 ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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3 u9 n- @2 P7 C3 n2 P5 `" F- d! \' f" jmso-font-kerning:0pt">1. 8 h4 e/ h, z7 {宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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" A( j, m! O, s" p V0 }2 }; _2 E: q7 a! ?5 Y/ M' v) Nmso-font-kerning:0pt">2. ) O" B. I% R' G# r& I8 j
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 Z! l* F( G' o) Z9 T& |% @/ H L
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。+ C& h. r% N. u5 D3 G; W) X
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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5 D9 p; b4 _$ Y$ ]" pmso-font-kerning:0pt">2. # F' y" V& a0 o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 7 Q% Z# M9 Z) `+ R
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mso-font-kerning:0pt">3. ; j. e. W2 n4 Z8 r宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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9 p1 V; r) H( z c4 [+ X2 }# n2 _font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
0 {! u3 T$ n0 S; Q8 y3 Y0 i5 l7 w: Pcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。( A1 F; N! E/ B+ [mso-font-kerning:0pt">
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1 j& i4 Y/ U* ~8 w' [! N: mmso-font-kerning:0pt">1. 4 }* Q! `( x# w1 F
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 - {" Y' r1 X4 k9 @
9 ^6 {/ j z9 \2 q0 ^" P# ]/ K' N% u! w% d1 v: Tmso-font-kerning:0pt">2. 8 e+ T1 P# z4 ]/ A" i4 }: q* c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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4 i8 l" x( c3 b Y* c+ K Fmso-font-kerning:0pt">3. + ~- x/ f% g" ]; U" Y2 T
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 8 V5 }6 _' ]# c: v
7 w7 z- v+ t& g" x5 X8 a. _5 T! o& T; Hmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。4 |& }: y: Q" p( b7 a& \1 `# s
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 9 P! v( g; z. M. h0 D4 ]2 l( f2 r. _
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mso-font-kerning:0pt">1. + k) X. @1 ]; P8 g- Q& m
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 3 Z. G) n" B$ D/ A4 b' w. @; ?
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mso-font-kerning:0pt">2. 1 M1 O, o' G) r& o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 6 @' H& H# S: [
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. l' A; |7 Q7 I' p7 f0 p7 Xmso-font-kerning:0pt">3. & k5 `9 T5 }; I6 O( c) J8 }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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$ A' n9 Y D% P' L6 R" }3 `6 D; @" w$ Qmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。4 `% M: D1 `5 k' Xcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . _! N N6 {% J u! c
/ O3 o6 @0 M( G ` K: I9 ?: [' f3 j4 Y' B# ^0 H0 Xmso-font-kerning:0pt"> & i7 O+ a) B a; A; M6 E. C H
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4 c: q! t. E0 Yfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考$ S0 Z; ?1 H9 `% ?: |9 {
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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- ?5 n5 s O8 ^. r7 {12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
5 |* @" h# c' C; ~2 b# j0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 0 j1 x* C4 v# ^7 ]- G/ z& G
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' n) {+ v( P) V8 \color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:- ]- c( V/ g9 ?1 e# N5 Q
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 1 \1 c2 b4 Z3 a8 l/ |color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:( i" o% O/ Q# ]' ]3 G! \
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