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网友提问： 5 n6 u( x3 X# j, a7 x
9 q3 U% j4 F+ p现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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& T$ F8 ] t Y" }) l+ m9 a老秘回答： % v5 h. v0 o3 z3 U* | b5 q
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 ; c: _3 Y$ W6 L) }! S1 t
( m8 h# i' k# H& z2 e●使会议开得卓有成效
$ L/ c, i2 w' Z( z 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
* S8 E D0 E- |+ C3 g1 _: z 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
& [4 O, c$ ?" D9 ~. z) ?) a( t 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
9 p2 v& m% D( B: b8 n% L 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
8 j9 q. R) Q& M* v$ B 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
2 Y0 z; }) l. Z" d- B: E0 K 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
3 f5 {- N; [: @9 O) l 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
* W/ D0 V$ s, U9 q- ]" k 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 ' h& j5 C9 b M' Q" e3 t# F
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 [/ p b) ? W- |5 x
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
0 x/ o6 g& p* O6 y, d 10.信息要加以选择，避免过多。
' i9 d% s" q4 e9 T& }% ] 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 3 g% S% a5 s- D6 E9 z" n, M2 s" d; L
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 1 J2 J& J/ U# G7 D3 u/ J4 l
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
" |0 M' d# l. W7 \# ^* X9 t 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
0 n3 n* \' `% c) o$ U 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
- ~; z" H) D# B+ H' R# x 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 ! D. b/ x# O# R, s6 p
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 ; J" z' ? n8 [' \, q# _6 G+ Z
18.会前先拉几个盟友。
# |9 l+ G+ L& k/ Y( d {% [( u" p 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 % R, c' N2 O0 v, i" P6 p! T
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 8 ^0 h) x, o$ B' g5 @( F, c
●会议准备
$ N8 X1 e. \1 \7 M& [' }+ E9 \ 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
/ _4 N' Z: m/ r# x& k2 z9 e 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 1 \6 `# j4 ^% b( `1 O: A3 C* @
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
+ e6 ?- Q! l9 i' } 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 ; Z2 C7 ?; j7 b* y
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
0 n; u! Z9 v. @/ D$ e 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
# u7 H3 W) }8 s8 }/ M& b5 y3 V 26.任何议程变动都必须通知主持人。 - Y8 T2 z4 k+ W0 j5 A' v7 h
27.议程要尽可能短小简单。 + |3 b$ E) X) ?2 C+ S
28.尽量将议程限制于一页纸上。
% L" [7 h3 V8 B7 o# @, M& X 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 ) z5 s0 t4 V( ~$ B# i
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
! I! l. Q9 C; B* [8 [ 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
+ N4 @' V* Y6 Z! t3 u 32.必须将电话转移出会场。 % {' k( C# G! W! C2 M
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 $ R% M% ]* G' x+ l
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
& U+ Y5 d( T9 C4 p+ C 35.要找个确保没有干扰的会场。
/ T8 l8 T- ]0 n+ g9 R2 w. l) k7 ` 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 ; }& ^0 `2 a. K- p
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
7 ?3 P v% {# v5 z+ ^, r 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
2 }; _$ ? B! X- [0 k9 h 39.座位之间应有一臂长的间隔。
3 ^; H3 D. e5 I9 ^ 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 . |! ~# v3 L9 R% O8 e5 E
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 & m! E! |% A2 m3 F/ x. G& s. @/ v
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 * Q9 `2 d0 x- f( D$ Y
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 # c' ~4 H/ m% T4 Z* O
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
9 L" r9 x: m' h4 d1 Z T: {/ n 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 ; g, I$ [ C* C- ?" \( M
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 3 O2 z/ l# Q2 Q. _ R' j
●出席会议
) A0 J' _" N+ ?$ O6 D+ p; c 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 + l) S8 T9 u% h. l" D# i
47.会前拟出自己的发言稿。 + N0 J7 `- M% c l ~2 @
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 / x! s; o+ E0 y$ f5 E" r: l5 g8 e
49.要保持积极的脸部表情和音调。
4 G u! I6 `# K1 R4 P$ ~2 l9 t6 D" b 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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' L. N- f2 E+ S& |! I* G 51.开始发言前先作深呼吸。
) g/ G% V+ D: M0 g6 ^8 M 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 # i: w6 T0 n8 ^; U% h
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 ( L$ j0 ~0 N9 B' K, Q) _
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 * `; [7 H; Z$ _! f
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 4 l0 _( e0 {: p/ l8 X5 b @6 U
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
2 {7 Y" W7 z% t5 Z6 E' ^. I 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 # U8 q2 z. S1 ^9 w" b, i
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 0 d9 p- ^0 D+ }0 u1 f
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
+ U+ s( U3 b* R7 U9 `9 q 60.必须按照议程顺序作会议记录。 7 k4 S0 z% _0 o) W8 X) a1 H, z9 P$ N
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 9 @* R4 _0 t$ z+ o1 @7 c; A* ^7 y/ G
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 , I. E; G% f% y' |6 E% U/ |1 u
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 ! t, A& z- N: \% U$ E1 A8 C7 z
●主持会议
3 P3 I6 M8 }- a, j- {' M; f 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 0 G! {8 N2 `6 i2 B4 {' o0 m
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
k9 [5 A3 o9 l; m9 H 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
$ z' A( J. z) _) G2 v) _ 66.尽量于会前认识新来者。
; l: g/ ~% }' G) |9 l. ~ 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
8 K4 h" p; i3 y- k! g$ t5 J- M: G 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
' V M7 F! a. l$ X8 A( J% ~ 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
$ W/ l) i. W3 ]3 ?; m0 n5 R N0 B9 N 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
8 T7 X& b9 J0 q! P; j2 c1 Z5 c 71.要制止支流辩论和私下交谈。
% S5 P& s R: g7 p$ N! K 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
. O) ~/ ^) R' r0 n5 j 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 + B" Z! K4 h, p. K$ e
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
3 z$ ?/ R' x3 B1 O! M5 [" t 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
4 p* Z0 L8 ]/ ] 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 _* V6 o) ^1 [
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
2 _! u6 {7 M2 e' w" ? 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 % O: R4 P, y2 ]; W8 y; h
79.必须清楚每次会议的规则。
, U' W% N1 j7 Q) h3 m( p7 W% o 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
( Z7 \ Y: D) w# w" |. b 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
* R+ E5 E" y* ?) _* R . r$ r7 `/ Z# [$ M; a! y0 h
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