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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

: T! Y. s1 d& ~' V$ g

 

5 r) `5 l4 Q& d

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

* ~7 v/ _' i9 M, R, C9 z

 

" I* @! Z* c% F

老秘回答:

+ Q& m& C6 j5 ~4 H4 x

 

: q+ X* S# _6 u) ~0 S) Q4 @

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

, B1 L- _& |" N, d j; E' `

 

' G) }- E( ~0 s- |

●使会议开得卓有成效

& N$ J# R# k$ d" A3 {0 T) m- b$ U, B

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

1 I* P9 @1 _# L& V2 I: t

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

8 Z g0 K5 y- p+ \

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

% H3 D) X* |1 d0 c! `4 x) V

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

8 I5 s& _1 m$ l

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

- a0 ^# ?' t0 x9 c& W& C

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

3 g& h, b$ \3 H5 t: A, ?

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

/ V: U9 F# |) N

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

- R& H4 C( {7 Y5 f3 V

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

# `" J: R) T' ^( G3 }. Q

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

/ l9 S3 q+ U5 V+ F

  10.信息要加以选择,避免过多。

+ Z9 O4 l4 R1 L$ g$ ?4 C2 [

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

1 ?% V- J8 c# v2 Q7 q0 s% E- T1 Q

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

+ {3 x9 c) S; @7 ^3 N% G9 g

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

! i( C H; B1 b' V9 K7 v

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

* I, J" P- @6 E6 q& P+ \! X7 B6 o

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

- F) q) c& K8 |$ ^8 N# |. w: u5 }; Q

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

0 s6 W8 `( K* X0 |$ E& r" X# Q" ^

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

4 _- n0 Z; D% N) T

  18.会前先拉几个盟友。

' |4 T! k0 }' N( u$ t1 c; C

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

7 u/ k+ l& W5 R

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

2 Q, d2 a5 L7 b% Z+ {* |

  ●会议准备

" h' A5 M$ d& Q6 m

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

_3 n( ~3 F0 }" T

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

6 G% b7 L6 p4 p) j% ~

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

5 s o8 z8 K+ j6 G8 B# Q; w5 G

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

' Z2 F' h8 q, S' `* d( V

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

$ h$ H/ j E0 z4 z3 T7 T

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

8 {" T6 V5 H( P# v8 x

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

) L& X" c% f3 z! s: n' S5 z

  27.议程要尽可能短小简单。

, _& _* U0 A2 |) o \% w

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

2 r$ P" o) z! j) n

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

5 L/ @$ H+ |6 j: m

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

. d. ]) s8 T$ S3 K9 H

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

) v3 a; b4 S+ T! w+ \! _3 }

  32.必须将电话转移出会场。

' C# z! M6 l* H( y6 i

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

- Q9 y$ q+ Y9 ]: K8 n

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

" p- |! w1 f; y

  35.要找个确保没有干扰的会场。

' L6 c- |* N5 j: k. L/ j* c

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

! N/ E; h0 q8 ]9 U0 }0 x

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

0 c4 e1 r8 c0 Z1 V

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

0 y5 N1 {! U/ X/ D7 T0 V

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

! p: S6 W V: X! j

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

5 ^: D. ?9 [- I4 o* _3 A* a

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

7 i$ q D- \- [) e& G2 k+ d

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

9 y0 s/ Y8 o; Q) R* d

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

! A7 d2 ^6 N/ _+ e/ c

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

% y6 N4 \7 `! {: C0 B

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

6 T% U& ~ x8 d9 [. {$ j8 Y

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

3 Y" H6 ~! {1 d' A3 ]9 v; }% f8 e0 i1 I

  ●出席会议

4 n9 H5 b' I, d5 M- o

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

" Y# |- m9 ~; l6 R8 x5 O

  47.会前拟出自己的发言稿。

# U$ e( Y( d, W/ J: v' x. \

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

! q$ u- m5 _/ Z1 X& e

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

. J5 u& f. I) G

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

1 z' i3 K4 Q0 y% {; A2 a8 d2 D
/ o' \3 ^0 |9 x% R

  51.开始发言前先作深呼吸。

- E; R- s3 z' ?: U

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

2 \& U. q9 @9 a; v l. {$ E

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

- J! b( |& W( ^5 D

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

5 }5 `5 Y8 a+ E; v

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

& x0 h/ n( c% _+ n& Z' i# [

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

$ t X$ K) s0 {8 w& y# r( J x

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

0 t2 W4 u1 q1 g9 M

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

6 t% N, I, P L& [

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

i! C4 n+ U/ T6 g1 a- d8 t

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

4 p ^5 `$ l1 a7 O0 F$ r3 r2 s

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

4 s! a5 h4 }& H: j+ S- ?% `

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

5 p" l f) K3 E! r

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

4 V& E) A: R5 w

  ●主持会议

' f5 x6 V, w! ~: F5 l: p

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

7 \8 ]$ b; |4 \* V

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

; x: q( P; l; K9 D5 `

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

9 w# D/ l% m$ t

  66.尽量于会前认识新来者。

f( l/ G. e3 S) M( N$ _

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

, I, L) g6 m6 s

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

# G4 l5 M3 i7 o4 K

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

5 y b9 O/ g4 K' `5 V. @3 C

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

6 t, z. _6 o" }' N+ Y, O

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

9 h2 L, \4 |# w0 g

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

; O3 G/ n) _$ a& d

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

& j$ F3 _. z0 _2 d! A4 x- F

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

3 A& e$ Q* p) y0 @

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

* L( x) q, E$ P

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

% @+ a+ r0 e" X& W

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

9 D8 ~5 u: ~/ z0 r

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

5 {2 I6 p) X! ?; @9 C

  79.必须清楚每次会议的规则。

/ Z+ J6 A' i% t3 |, q; T

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

. K/ ]* K- U# _: S$ r; c; P

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

4 [1 N8 J+ K* j( v! v8 q# v( z4 I

  

! Y0 G: [1 a6 g

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。
3 ~4 a7 U$ s3 a( D% F" `7 {) P9 g2 K
  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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