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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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1 i* G4 j: c6 N1 a& ?/ D1 f2 }老秘回答：
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+ U; z0 ^0 p7 Y8 j+ {- v1 p会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 # [, } s8 d! f6 Z! o
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●使会议开得卓有成效
$ \& d2 q1 {6 L# g3 P# C2 ^ n8 q/ h 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
9 |/ G# q) C3 v 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 2 w1 G4 o' }; A, m& A
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 # p1 Y5 S- J5 V: `: X
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 ; ]5 B4 z# B8 O/ s h
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
! X7 s' C& X* V7 Z8 k 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
$ j& [' f; d1 \7 D( k0 K1 I 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 9 X6 {* T2 Q& M# Q0 f# X4 D# k
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 , Y! ?' B' A$ K
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 ' r# h1 u% b. x5 @
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
! `/ W3 U4 n7 l, r) r" ? 10.信息要加以选择，避免过多。 / T" M) }4 v- {1 B% I) o; D$ `0 N
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
, J1 M f! t! b6 T" P& ^ 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 6 [2 G, {( ], @0 R+ R
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 3 f' M/ I+ f9 p" I* C4 x1 X
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
. z+ d- a' w8 u1 K$ [ F# W 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 ; [0 i( y4 m4 T, |$ P
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 ! L H2 C- B. O1 C) g5 b: `+ P
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
- K3 K; V( C* U$ n5 y 18.会前先拉几个盟友。
& M0 _0 x% G) Z) e% A( w 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 , G$ ?( M1 v+ y# x
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 9 L; G1 P. v" z" z+ B
●会议准备
( z6 v5 E- ?) M! {; F6 G9 Q 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
, |- R' }# m! F- v6 |/ @" i 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
7 l2 F5 b P# ?$ x; u. |7 U* x 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 # d6 Z( I; T9 C, B7 o
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 # y* e/ |! I6 R. z
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 7 u4 i f1 Q6 e+ \9 P0 {; j3 n3 I
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
7 p& h0 @( X4 e 26.任何议程变动都必须通知主持人。 ' {' n: k$ n* z! r1 M
27.议程要尽可能短小简单。
6 k- F5 a. E, {& [; F/ U5 z 28.尽量将议程限制于一页纸上。
3 J3 \9 n8 d5 B- ]& R 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 2 U$ h+ J; \" D, V! L7 {1 ]
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
* U( ~& O* F9 s) I 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
: @7 u2 L( k7 t! C( O" b9 n 32.必须将电话转移出会场。
9 y( ]( \4 j) z! X4 C, K# Y. s 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
& s. w, a {* l( `7 O 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 4 R. T. b/ b r2 [$ X6 V) j
35.要找个确保没有干扰的会场。 4 y4 P0 K) T& H4 Q8 }4 s
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
- S) y2 t# U, m: \ 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 0 Q1 f& Q" R" {, n; S# @! u
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
4 L9 w& |8 G! ` 39.座位之间应有一臂长的间隔。 3 |) o! p! @" |3 u: X0 ^( a5 O5 e$ a
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
, _9 {7 ]1 ^) G# v: s- q 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 . i8 {/ O& S2 ` V1 G/ R g
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
+ N& [5 N) j9 U5 u8 e6 t 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 # ~1 a; o! H1 `
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 " ~, C( u' l }8 \5 R4 A
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 9 H: l3 R, f+ S/ A6 K
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 8 d4 l, B& S% Y2 H1 I, l/ {
●出席会议
5 C L3 o& ~. \8 Z- {7 F' k 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
. v6 X5 O) _- S& W! p" n4 _+ \( G# t 47.会前拟出自己的发言稿。 ' s# ?" @: o& p9 x
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
0 | k- L4 ^, W& H. ] 49.要保持积极的脸部表情和音调。
8 E. l( p1 x. H I. t* I 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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51.开始发言前先作深呼吸。 ! p5 x1 q# L2 p* @ I) n
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
5 ]) \8 |% G2 |: s) Q4 x2 B 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
; h* [. b) {2 I9 O* z# T) _* K 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
& t/ R( K+ y9 ~( E! ]% U 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
' G3 u6 x. p6 P% q, J 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 ) j$ O* F* k& K
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
5 F, f W2 T1 i2 J8 C2 G 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 8 C) O; ?; f2 |5 @% O2 w
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
! J+ \7 K( O0 ]) d0 z4 u: D5 c 60.必须按照议程顺序作会议记录。 + ?4 ^# u8 l2 @, ?7 Q
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
) ?+ ?* Q7 l/ z0 J. L% T 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
$ Y" I7 ?6 A+ _$ c$ ^ 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
& o. W2 F0 `. }; | ` ●主持会议
' }/ \' s& S5 n, ^. h) q 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 8 K$ G% R5 q, _. r: w
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 1 g: O; a3 A/ P. h+ m% z, g0 E
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
$ Q1 ` |* [# K0 i- C6 E. R 66.尽量于会前认识新来者。 2 w2 L( }+ \- Z- M( _
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 & g. n; W6 G* @, r* O& c
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 3 J) L2 p( l' z$ C' v8 V8 g* z
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
5 ?( k1 o8 n9 {% \# I 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 - h1 @) g7 `3 E9 e) i
71.要制止支流辩论和私下交谈。 ; m; J" n, y; c2 s7 P2 o- t! f
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
M7 L1 }9 I2 x, K 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 ' m3 U0 _6 X: F) q6 G
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 " j, H# O9 x4 s# K8 B! U
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
: i; B2 Q4 t1 n- n: o 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 % u3 N) Z8 W% s7 M% K( e. v
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 # j9 M X5 \8 y/ f, H
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 9 `4 E3 x% J0 [' B" ` G d! @
79.必须清楚每次会议的规则。 1 ?! H9 k% ~& N' b$ P
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 ' T) b+ _& t; m8 W
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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