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网友提问： 3 l0 v$ @; g# w
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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& z' Q+ e7 W. w' ^$ l老秘回答： " N+ T+ I% }5 r+ b% o
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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8 i7 i+ q1 X# F●使会议开得卓有成效 " p1 C$ N7 _, o. j& P5 i; G4 t% c. p
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
' G$ R: v& o6 U9 _5 i+ b ~- f 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
* O; B1 {" v2 O D; u 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
6 n! s/ E$ q$ J b, E$ w 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 ' h0 Y( ]" E" V2 I0 z
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
4 ^7 K) p) `0 T* ~: K 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
W. O) Q& ^% _4 Z8 ^- f 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 W! @( h7 p9 G1 ^4 P
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
5 k& u# ^( B" e8 g1 x5 N0 Y 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 / N4 X4 i2 m$ I+ ]9 Y5 o: M
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
6 w6 K4 V% Y, ]% h. S 10.信息要加以选择，避免过多。
; I K6 |5 j8 @& |3 E) B% ]7 G, ~ 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 0 O% u4 j' [& e- U- z' C
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 ' x8 u5 y" P8 l- x. g/ b# c
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 4 b- V! ]3 ]% ^3 |
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 7 }1 u$ U/ c7 w# G6 {* Q* @ l. p3 v
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 # x* J5 V K7 [( `
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 d) r f7 s7 H& x9 a
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 : s0 M: P# @, @7 k/ [1 O; C1 ]8 c
18.会前先拉几个盟友。
( \ `! V9 _* z' u- d5 J6 m4 f 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
2 F3 ]' X' t1 g& { 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 + h: ?; k3 W& k5 C9 A
●会议准备 $ S) V& y& c3 g1 |) o3 N
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 ' @, r& i1 z. f) G8 [4 B
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 / g: u3 i8 J8 b0 l- c/ j' }, x
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 0 t, \' K y3 e$ I, T! t- Y) a
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
( Q: j2 g1 L8 |7 [# `4 x 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
. }0 j; @( a2 ?: r 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 ; x3 K, j4 g( r0 a9 Z' S( {* ]
26.任何议程变动都必须通知主持人。
: A y, X, ] A 27.议程要尽可能短小简单。 ^0 q) W7 q7 A$ G6 w7 c6 h
28.尽量将议程限制于一页纸上。
+ w5 D. W2 A/ L8 ]/ P3 W 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 . F7 E* l9 ?. V3 C: x, T) ]: ~
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 & |% D5 \) J/ J. u: _
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 0 [9 u7 z( [ s1 ?2 t3 x
32.必须将电话转移出会场。
: w* Y3 E: [- @ 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
: I: z' Q! s- f# S 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
) B [, H8 l8 u% c 35.要找个确保没有干扰的会场。 # J* A; L7 a/ D
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 - n- `5 a Z; v" I/ N
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
9 G4 y" z r" b6 I2 {6 i 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
) |9 Y. ]1 s2 t; e# Q3 T 39.座位之间应有一臂长的间隔。 6 b) A& \6 [! S( R+ t0 K
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 2 [0 Q1 \5 A1 @5 V
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
h" K2 D4 y3 d 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
0 _9 v: z( j! ~ Z 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
$ R3 H, F+ S% }* V) T2 s/ N# U2 g 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
+ J+ e+ n8 [3 ~3 b# e% K' D 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
8 c* [- Z& _* z6 Y( d 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
$ v) w( r& [) e) U ●出席会议 , M6 q" n; A; Q
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 # L. Y5 Z+ m% b. u- p2 `. y
47.会前拟出自己的发言稿。 ' e% n. n z6 I! D5 Z* {& e1 Y0 m
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
9 |5 l1 p% X- H; Q' |, s 49.要保持积极的脸部表情和音调。 ( X4 z3 w4 h9 \4 I( ?$ @- u' V) Z
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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, c! V% q( Q G1 m: t* r& v 51.开始发言前先作深呼吸。
5 u" z! q( z, J 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 d2 W! O" r9 Z) w3 v+ C
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 5 Y P/ j: F2 L$ E$ x# B& e
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
' q8 ]7 N2 E" O 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 $ }* ^0 d8 W/ u9 ^! V* }& |$ e' y
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
3 ]% ~4 K1 \4 z: O- ?2 n 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 # F4 |+ ^7 f7 F: M
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 , q8 |$ X2 x( }9 w& q6 ~( \
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 ! L8 X+ e9 {( q) C+ ?2 A$ T2 T
60.必须按照议程顺序作会议记录。 " N) ]4 S( [- k# q
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
+ X# T$ K0 d) } 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 S. E" u h# T) _+ T
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
7 \4 n! i$ m: D9 O. O! E( e ●主持会议
7 D, l% w& c" l" k5 P 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 ' }3 L& F; ?0 g- h
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
) d2 ]' B! n s8 E9 g 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
: W8 w J7 T* J8 N+ _ 66.尽量于会前认识新来者。 2 h2 p9 n$ @* j; c$ F
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 9 `% _( W1 E0 j; k2 G5 n) P0 z
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
' u' [9 @) F* g9 v5 j3 s6 c/ ? 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 7 U" p7 ^) p6 M; j9 G j. ?6 ^4 k
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 " y- B% T. f" i$ B) @) f
71.要制止支流辩论和私下交谈。
6 A6 I0 L9 S" K! a4 A8 L1 ~0 P' D* ^ 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
" `4 G* q; V) L& O( w' M: x* M" L 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 $ N& @* p3 `) Z& P5 @7 q+ E0 D Z
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 / g2 F5 Y3 I$ T% z. g
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 ( i; \: f9 [! ?3 _7 [/ L9 g
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 # O# R4 ^' U" U( U& E$ v2 c
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 * k- B* ?6 d& p# }, V l; d- t! o
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 6 c' V. B" X& n* v% W$ u9 p+ ]1 {
79.必须清楚每次会议的规则。 + V' U/ G# S+ s; f; i* H
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 , _) T; e5 l/ h# H0 P
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 ; L9 S+ |$ |5 Z: f0 |
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