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网友提问：
# D2 t. @6 H5 w6 Y& u7 O * ^; P, E6 r" W2 ]6 d
现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
7 @) D6 @) d/ K( B$ T 8 o, n1 }" H- o4 A
老秘回答： : U9 g7 J+ Q- W* s. }
6 C4 v6 R& n5 F W0 @会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效 + ~' J* N7 r1 N( u5 R2 Z
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 * g- e6 a A9 s" l2 s
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 2 @$ A( s6 ]# x6 F5 K/ N
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 + h; J; i% O, b5 I( s
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
7 `9 ~7 K, ^( L; n2 p 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 ) h9 _, g/ P3 x S: J
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
' B9 D) L' j) v 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 + p5 j( u! ~ L" b
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 # a* v7 L5 y) L( B- d0 P
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
- g. `; d5 x3 U! [+ u5 C1 r 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
. ^/ t* g- i9 O 10.信息要加以选择，避免过多。
6 D2 y/ [9 L: z( x5 t: z 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 2 S1 s& l) Q9 [: s$ d: o& O! s' {
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 ' y \5 t# K* I! M
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 # D" q9 ], U; l5 O L* r7 Q: y
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 ; U. R, M2 _9 {
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 * f$ _7 _0 c# e6 v
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 * a+ I* q+ {) I6 n
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 1 _# i) h2 {, f
18.会前先拉几个盟友。
" N% k) v8 ^; F# G 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 7 x. ~) n$ _% h# h% M8 d r& K, u! R8 E
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
6 G) l" V2 @( i3 P2 ~' c5 { ●会议准备 % L7 G4 z: ~+ C
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
9 j6 v" H3 P% w5 M2 ] 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
: s! k7 j) L/ I t: X9 { 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
P0 J! h5 S8 G: z+ u3 r7 ~7 Y& D 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 , b( s1 F5 g; x/ |& B" l% S
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 * U9 t4 V3 N! ~- a
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 2 }, u% O. z* h# L% h! _
26.任何议程变动都必须通知主持人。
0 F6 J1 K- \% r7 B$ ^ 27.议程要尽可能短小简单。 0 J0 `' }+ [1 O! A- j% T( \5 v
28.尽量将议程限制于一页纸上。 5 _" i# `+ H8 F. ^: V6 r
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 ; H& P3 S# |/ L: _* l: c. R# b M
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 1 D. M0 ~9 N; _+ Q
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 ! E0 n% V# X+ M: Q
32.必须将电话转移出会场。 . @8 m5 g3 c U) s4 A5 h6 Y
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 ' ^' J3 T7 q0 L0 R
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
- ?0 @: P q. |& ^% t. Q 35.要找个确保没有干扰的会场。 / S: b! @$ A- f
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 ) v- r" e; j3 w# E
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
3 O0 @( M [. U' I5 ? 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 8 Q8 Q; K. l; J8 z
39.座位之间应有一臂长的间隔。
& p0 q: w5 F( h% c 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 # ?$ {$ I4 i( B3 L& @; [ Z0 z
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 . V/ C8 W p' q. {4 G* K2 S t9 l. O
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
2 S8 i, l* S% \0 b) R! } 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 : @6 i. g" F g3 a# m1 P+ t0 j
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
( s* A7 C4 p/ o5 Z0 b 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 ! i" V, ?7 P4 ` M# y
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
* p/ L- \3 w& m, A- _1 n, R# H, x ●出席会议
j# H, p% k' o. ]: C6 ~ 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
' F2 R; o" ~+ q 47.会前拟出自己的发言稿。
$ i/ {0 J5 w* ^! K4 u+ E 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
) R0 Y2 |/ H4 i) T# W" q 49.要保持积极的脸部表情和音调。
4 Y: J5 ^) f0 @# V7 i R 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
7 j- `: G+ a% S
& {! [" A: h$ i7 F7 J* ] 51.开始发言前先作深呼吸。
. x4 U& e; W" w& ~& b' p 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
; b6 w8 q4 C- G7 ?' ] 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
* [, h* g' z6 c- y2 p 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
9 Q7 c e) I4 v6 |. \ 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
, U: y) }) @) j5 D/ _4 ?. h 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
- T8 g( ?% k m 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
: \0 J) `, \& M* f& Y 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
! ^% ^6 P& ~' A. @! x/ B3 N 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 ( I9 c6 |( C4 U- [$ z/ x
60.必须按照议程顺序作会议记录。
, S# ]! i( Z6 y 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
5 z* m, P3 N4 }: g3 Y 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 3 @+ R+ ^$ }: I: q: x
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
# c7 _0 G$ I0 K9 \$ A( l ●主持会议
( U* J" v1 M8 S 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
# t' |0 I; U3 i) R: ~. X/ ^! M, [# O 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 6 N2 i% f7 ~8 k; F0 w
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 . \3 F Z6 T* c r$ b$ C
66.尽量于会前认识新来者。
9 I3 w, ~: [$ G* b 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
M. ]6 A" H5 ~$ C& ^2 W 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 * `9 S7 t" l+ S# T; T$ U
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
0 v; ]. Z4 H8 {8 @6 ~' Z 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 4 H; Z. m! X) F* s
71.要制止支流辩论和私下交谈。 * z4 u4 d; X' x
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 ! ]/ S1 y9 b# d" Y) N' D e
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
# {' L& l+ R* \/ c 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 $ k6 o9 N8 R2 k. _$ Y0 W+ t5 |
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
9 Y; C5 [3 S0 R% k 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 ' h) E7 S S" E+ r
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
! u8 x6 G& c7 h% t; Z0 |* k$ k 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 9 r6 I6 e: n6 y) g+ C/ w3 M. _
79.必须清楚每次会议的规则。
4 n! Q0 S2 I3 D: x2 s+ m/ \ 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 + c- p9 o2 j) h" a1 ]5 U3 G
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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