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网友提问：
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+ B% k5 g+ \/ H& B9 D现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答：
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& E; |" ~' ?) I, r) J会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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2 w- W N2 V' L+ ^* p●使会议开得卓有成效 6 M% \7 u0 k( l- @- f# e x+ ?, E
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
) D3 a5 F2 J% F) X' S k1 G# B 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 . ^( I- N1 y' n. S
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 5 a; @0 h- u" ]) x; S
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
1 o9 _6 ]2 a" b1 }$ V 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 9 X" h; H! q Y2 o' p
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
7 \4 E# i/ W& E* ~1 w6 r 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 ! u5 X) e8 `5 {/ P* G- y
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 - K( m5 a& ]/ H6 r. Z* G& L
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
, w9 t5 C$ R( M5 y2 N 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 8 q6 O" e; x& r! f9 I8 p, ~% }) \
10.信息要加以选择，避免过多。 " ~$ i/ P. w. F3 [
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 - r$ l5 Y1 ]& r; _
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 $ n1 P; e; |. y, p' R' r, _9 E/ `
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
4 o0 g! c+ o" j" D% E* U7 N+ V2 G* D 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
% W2 Q1 f- P5 ?3 V# n+ D; h 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
% W8 ^5 O; n: I 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
5 l( W( |# Z/ F& [ 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 8 n7 J! o) g; [1 D8 t) X
18.会前先拉几个盟友。 3 ^4 }% ^% N) N6 |. f
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
z' F: R8 U( B" t' a4 Z& A 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
' w4 t0 O) m T3 ` ●会议准备 9 R0 x5 J) Z+ v3 N# D" n
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
% T1 i% b* o+ q7 `% ?- Q+ Q 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 / i7 x) j* D, r
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
) L) h; i+ q& M 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
! l8 L' a( x9 P& X+ g* K8 C$ q 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 4 y% i( Y) B- F, X
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 [! b5 `- X2 x m5 E
26.任何议程变动都必须通知主持人。 8 m, a [# e, U9 x5 }
27.议程要尽可能短小简单。 6 r h6 E- t/ ~' p; ?
28.尽量将议程限制于一页纸上。 8 U( z# t: v! y8 i. E
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 # r& C) u, _7 S- e0 E" C* `
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 - J! O1 G) o; h% A/ y* k7 @
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
0 m, J3 I7 t! n J8 R/ p% E. Y 32.必须将电话转移出会场。 ; ^7 O* Y3 B7 s* c" v
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 * c! U9 h$ d& N6 w, }' ?7 o
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 $ t9 I* u& M7 A
35.要找个确保没有干扰的会场。 0 T8 ~) o3 M8 p, I# ^
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 : b0 J5 S! {) P% E; ^# S
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 3 c6 [ a8 g5 E$ n. y! @) O
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 ! N# q( n9 W: P R$ r3 L: h+ P
39.座位之间应有一臂长的间隔。 1 k+ I$ i; B8 Y3 ?7 r
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
. p, t. u! u6 { 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
! R% T0 A! K% I4 L5 y0 W 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
; r) a0 b: X1 B 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 " C/ h, B) v {( Q) h
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
: [ U, z: C# i* V3 d9 x 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
1 M% k# D8 I# o 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 ( {1 V4 E' B: F- F( `5 L7 Z7 ?
●出席会议 ) X2 V; G* `/ J8 E$ c
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
2 E0 q5 b' V& G/ R5 V2 O 47.会前拟出自己的发言稿。
$ j8 a) R7 W; E+ { 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 0 t# ~( l$ ~' O) [/ B* g' d
49.要保持积极的脸部表情和音调。
9 y; S6 x0 [) q G 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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: a; s) l0 w6 D 51.开始发言前先作深呼吸。 % |# ]$ ?9 p# N, b( K% f
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 F: W; t& K1 q& n
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 ' g- N) U5 U* Y
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 ; v c/ Q) W" D* j
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 3 w2 r4 S" Z8 d3 ]7 x* b1 F7 |
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 # i& v3 B) [9 ?! c: c
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 : A$ r! s* \6 n) ^
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 , A- B/ \' U; `7 q& b
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
) o& `$ k' h' t 60.必须按照议程顺序作会议记录。
" o, c- \6 U3 g8 S+ F 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
5 h: X' z# M( q4 y+ p 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
$ b6 F w' G& [" ]0 w ?: I- C 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
# X9 N( E* Z8 v) ^- z ●主持会议 8 t2 g" B7 L: d H: ]
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 5 c; ^/ ~, M( G7 r" o
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 / k7 P& l& `/ {$ U
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
. X h+ ]$ S) K2 b 66.尽量于会前认识新来者。 # B0 K( N. g* \# n) B$ y
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
, Z& @5 H4 _; ^0 y8 x1 D 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
- B; m/ I& H* S; {+ c$ H 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
$ u- [" I" o+ j6 k6 d 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
5 w" A h/ v5 Q3 J, [/ ~ 71.要制止支流辩论和私下交谈。
* o& t# c( k; r2 Q9 { 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
$ q8 s# }0 r8 w; k; K% a4 K 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
+ @/ Z3 E' Z6 x' d0 ^5 D 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 & L$ t# i1 R2 e7 g5 T
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 9 j" F& p0 B# z3 i V5 ]
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 , y* p* B, B5 B( v$ o
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
# J3 ^$ K& C2 Z' _- k 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
& ?+ X/ i& m; ~7 |) t e5 {+ y 79.必须清楚每次会议的规则。 1 C ^, p' E2 I4 X0 e# a9 E
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 % q! z9 y4 ~) \
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 : z4 U7 [9 Y! k6 r- l; G# L
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