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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

5 {2 R- g3 p7 |

 

) N5 Q, X' V& w2 P5 f$ f

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

, L; k0 h ~5 s7 ?

 

3 G; j9 T6 b1 a7 {' j

老秘回答:

0 h' V% ~8 ?! i/ ^* _

 

& L1 l! ^9 [& S% E: ?0 I* M

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

! a: R# z0 j p8 l

 

. E7 q h5 ]8 [7 G O/ y4 x/ F

●使会议开得卓有成效

F5 g8 z* v2 G9 D1 d& r

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

1 ?8 m. L% _/ z

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

; T- b9 d0 j \$ W# K) m; i# R# l

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

3 Z6 b& _9 b0 @" }& F

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

5 o5 [ S$ W7 u0 N9 p

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

; w* P* H; A. G- i3 q

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

$ n9 |$ A+ i" G

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

$ A% o6 o4 ?2 B0 J# ^ z6 o, x

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

5 e* O2 Y! ~3 I) _" x8 B

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

' E' z% l/ b7 s l, T \

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

- b# G) V, X ]. M Z/ J _

  10.信息要加以选择,避免过多。

; `) r+ P4 W" [+ b, m- \5 T

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

' {. v# t( ]3 Q* R P

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

9 a( ^/ T6 f% [

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

$ D* V- w& h" j) ]% H9 d* G& w2 h

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

. [- k5 h' @4 A( ]% v6 w

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

$ e4 P0 x2 V& `8 o

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

; b% C7 h4 b s( l: f Y

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

0 k( _' ^& K9 X* G

  18.会前先拉几个盟友。

; S" g, u( b6 G4 j2 R% {

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

( f3 z7 E) F) j5 K

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

, S4 h( n* Y9 O, k% Q* a

  ●会议准备

Z) R% m, f+ v4 C

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

+ q; [& X5 [% U6 M6 ?

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

5 n, z! K( u- n6 {8 y0 M4 K0 {3 N5 a

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

, |: }8 E( [/ U* |! V; P

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

& f8 P# S0 [% R# c8 Q/ n4 Z) j, l

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

2 v% i2 z* V) D+ {1 W

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

1 `0 `- P* w# g# ]

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

- l1 X3 v* d% Y. }$ W' ?

  27.议程要尽可能短小简单。

, m: O& k& @, i5 | I

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

+ v& z: D+ l1 h, H6 d; J9 i7 _

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

& f9 r1 X6 X" z5 k, j

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

1 \, l9 Q% \# O

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

: [1 t' N2 w, y3 w$ H

  32.必须将电话转移出会场。

4 K3 j& d5 e* N; s T3 M

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

( h' O0 e% W9 A) O3 d

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

/ R* k: x7 ?2 v/ x% ]

  35.要找个确保没有干扰的会场。

- ~: } m) S' e

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

& n4 x- [' @) T9 ^& |9 z# m" w. o

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

6 G! C: w! M1 V$ c

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

( Y( `' I" K4 w' B9 L8 N8 Z+ e5 b

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

+ H6 Z! `/ i1 w: p: E2 H1 f N

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

. E9 K( _$ ^6 y0 y

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

4 ~% x% s$ A$ P) X$ r

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

, M2 _+ h5 Z0 M, m; g

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

" z0 A7 p: }( { G4 g, o8 O

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

5 Q; R' ~6 t# N* G0 q: o( Q8 \$ y

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

/ d; I6 a) N6 B0 Q( }, l" _ g2 B8 k

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

% m4 b" y. p3 t2 l; ^# Y* c

  ●出席会议

' }2 i# ~; x$ v. b: E

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

: B4 f) E' C }! U+ `5 Q+ n( H

  47.会前拟出自己的发言稿。

0 n4 G2 S7 @. o! L5 N( m$ Z

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

8 B' Z+ ?8 R7 f3 ^+ z' E

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

! V8 I0 W! b9 Y" h

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

/ _ r8 b! _5 a8 { `+ q
4 N0 |# ]6 p2 \' m

  51.开始发言前先作深呼吸。

' g+ H. r# S$ ^6 r

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

/ i' J1 B2 Q% N& W! W+ w# O/ B! l

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

* r& T& Z9 Q9 |

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

( r* k; N6 U! B0 `( n2 ?) T

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

/ C |) z6 s, x. n2 \- r

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

3 N! m7 T2 P4 c

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

+ I/ H4 ]& P1 s4 f

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

. {" `4 ]4 ], B/ L( R

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

) p1 V5 ~; i# X) X7 S

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

- }( \& \2 O% G6 \* ~

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

( x' D! H) M" D) r% ]

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

7 c: i0 }0 }3 c( W

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

9 ^! [# p0 W. P$ @* Y

  ●主持会议

7 W& Q- ?2 ^" p

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

) |% O6 q( R: x* u" P3 @

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

5 _0 v( ?5 e* t, b

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

5 L5 p9 C# X4 Y0 _, `

  66.尽量于会前认识新来者。

7 }' b: ~: r' f& U# G; R

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

8 w3 e' r$ T, ?

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

5 Q6 w0 r: x: W, u0 P; V% g, \ k

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

8 z! J+ i3 P$ R- J0 Y

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

5 P) r& p: K& m5 P( v

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

. a- M0 U7 u4 w7 I9 Z

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

4 `% O8 S( C1 G7 H7 B% U

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

4 w! G/ F2 r: ]3 x4 G

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

. @ O0 W' x3 k4 g+ M% Q. C

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

" E: ~' d8 g5 m& u; y# {6 a3 W: t7 P; }2 l

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

( N3 H" S9 k9 E6 Q; J% o

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

) o m* @/ c# {* y8 t J( Z/ }

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

% c' O% m# }- }- {5 f* L) V

  79.必须清楚每次会议的规则。

5 q$ [- T) S; f0 q) [! C% z

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

. _' u( @* Y9 U

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

. [* [. c& M* u+ q$ g

  

; b( A8 f4 R' x& a# p; u! v2 P

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。* u1 Q1 s: P  U: E$ Q$ V
+ R5 Q# @& r6 K5 ^( ?
  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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