秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就“办事”的学问作一番探讨。
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. |) S/ A' R& P& m 一、如何办好领导交办事项 # E' g7 ]& h. T: x4 o5 s
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(一)接受工作任务要弄清“三要素”1 n# O1 H, L4 Z( S. ^9 E* u6 r$ U
3 V# Z1 D- N) ~2 N' ? 领导交办工作任务,大体都有“三要素”:一是内容——办什么事;二是时限——什么时间完成;三是要求——工作质量,注意事项等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把“三要素”搞清楚,为把事情办好创造前提条件。
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7 n: r/ l8 v4 ~5 l. f2 y (二)优化办事成果“三比较”
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办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。
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(三)把握好办事“三形式”* y3 v/ I3 y5 v/ d2 M
7 s9 M" W! M( I/ B 办事可能出现三种形式:
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1.单一办事——在同一时间内完成一项工作任务;
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2.交叉办事——同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;! r8 N7 p |2 @6 e% t1 ^% [
+ j k" o; g8 X* H 3.穿插办事——三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。 9 X2 Q2 ?1 [/ W: [! a1 ^# [
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(四)检验办事效率“三标准”
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: D8 u% j# {! l4 M; |3 } 秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:# S+ ^) W/ q" R& ]5 k
0 c' x* Z7 s+ D l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;- {5 h7 L e; o# C6 l
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2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;! q( @0 i2 {6 ]7 ~
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3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
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; J! K$ d$ u' n# ^9 @# o (五)向领导复命“三注意”; {( z0 z; V* ~: T
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二、如何办好请办事项
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: I% N( F' P3 h9 J1 i, h 做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
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! U! j f7 j3 ]9 H7 X1 }( N 1. 精心准备,提出合理建议。
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2. 讲究方法,选择适当形式。 ! B1 c5 ]* j0 b' C9 x
$ U# S$ r$ d/ i5 d: z 3. 注重程序,坚持逐级请办。 $ A" L: z% Z: c9 y( x' F
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4. 提高艺术,优化请办效果。 ' l7 D/ [# @9 ~; [4 t
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5. 以缓应急,避免紧张出错。 |