1、邀请书概念 & B; |. e6 ~% k- r7 y
邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。
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2、邀请书的结构
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. |9 ^; n2 X1 _4 y+ [7 ~- A 邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。
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- s! @/ W% f- K0 G" w9 N (1)标题
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第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。
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(2)称谓
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换行定格写被邀请者姓名或单位名称。
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6 p9 m5 k* x0 J0 ?. ~$ |3 p1 K n (3)正文
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这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。 ' l" `) Y$ C8 D9 U( n
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正文应特别注明的内容:& F9 A5 q6 Y! ? G% o
2 F5 W1 g' ^% N [" q3 ?1 X1 S 附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
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宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。
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: O/ q! T0 O9 u% H2 F$ A. } 特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。' Y- @) V3 a- C# J: H
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(4)结尾 8 z/ h$ p" u0 H% T1 C) F/ F
8 T, {1 R5 a2 O" u$ x4 e 结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。 4 t1 H( J/ V6 U7 X. Q& ]$ t6 ]
6 S! q$ B7 Q z1 p8 V (5)落款
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在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
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3、发信时间 % Q3 h+ l# c" t
( j. I% n& n* P- ]( y 通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。
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& Z: h: w5 c X$ }0 U% h 4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)
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邀请书
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# r4 |* ]# v% M7 H( C ××大学校长:8 h( K3 K$ `9 r3 K+ S
( a% \6 X4 B6 X 今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。$ I ]" j" S4 K! F- h% D9 e
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敬请光临9 R6 H, @: k( C: y
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××学校40周年校庆筹备组, X6 d: d) i! {8 u, F
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×年×月×日
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6 O& _4 f/ K+ T( H 5、对邀请的回复
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+ T8 U, b4 C3 b, L: k. i+ N 对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
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1 ?) c) e& N2 b/ ] 基本内容包括:
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/ q( T9 `. t( v" D \" Z0 v (1)感谢对方的邀请。
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& X. `6 v. g: e3 a (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。. w3 F0 N0 o" q2 s3 L2 Z7 \
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(3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。& i L- h0 C) i- _% w8 F3 d$ j" n
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如:
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% i, N% g* b) O 答复函3 t) i# ^& |% n8 y6 e" _/ K
" o4 i: C3 A$ I ××先生夫妇:3 I' k6 p4 o+ T- j
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非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
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/ Z8 Z0 }) U5 D* [1 @ 此致
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敬礼
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