1、邀请书概念 $ @* c' K' m) c l' I/ t/ B
邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。
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2、邀请书的结构# h! u1 _2 k" q
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邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。 2 v9 I$ k% p) `: b, L
5 h) A7 T9 y1 X! V (1)标题 - z4 R: t1 r; h! ?
0 D( J! M$ Q. Z& V3 H, z3 }- K$ \ 第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。 % Z6 S9 W6 y) v: G7 A8 W
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(2)称谓
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4 T0 f1 W3 w7 A; O: z, { 换行定格写被邀请者姓名或单位名称。 : f2 i3 r. v9 V* _# q9 O# j( }
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(3)正文
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这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。 0 }$ E+ s/ R+ H J" V
! m0 j } ^% I' x3 W( O l 正文应特别注明的内容:
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附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
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宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。
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' l, x, Z$ H. u! s7 O9 q { 特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。' c/ K, ^# w3 v3 c+ y$ ?
/ C. b' R5 d" L' s% Y& i% Q (4)结尾 % t& Q4 F! @2 A: k+ K/ ~: t
' k- I5 H9 ?$ n! Y 结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。 ) [8 |' W. c1 R0 m% T( B
6 V5 z) |! [7 i1 l" f (5)落款 # o! j( g9 z+ {& d) W8 |
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在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
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3、发信时间 4 w! x2 ^& o$ ]% j9 f* n8 z
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通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。
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4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)- _- h3 ~( ^+ u
" l! z# g+ z+ d8 U# }7 n 邀请书
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4 c! ?# H" P+ K! O# X# h: Z ××大学校长:
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' k; i e! }" X 今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。
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敬请光临
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1 U+ {5 [1 l- z! |# g( _ ××学校40周年校庆筹备组
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×年×月×日: }3 { D; i; R
9 [+ a5 P0 L6 a, g/ l+ A7 b 5、对邀请的回复
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0 e2 O+ G) @% w* [3 M9 [" t% H 对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
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基本内容包括:
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(1)感谢对方的邀请。
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+ M! T* o+ ]) Z9 O, `6 ~) |1 J (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。2 e& E3 q+ G/ q/ j2 ?% K
! S- }# {! W! K$ h. f* U) A (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。; Z$ @" p+ @. r% q
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如:
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' m" Z# z0 U: B( R 答复函; Y& y$ g: w' m6 R
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××先生夫妇:& d% O% F2 b! V; `0 s) G& [. @/ v
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非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。) D7 [1 f3 a7 X2 p5 x( B. K
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此致
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8 `( g) Q0 z/ @1 C9 b4 s 敬礼
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9 f1 S: z8 z: u9 w ×××1 c0 \' z% z& S- F8 s8 j
# Q9 O5 i- B) f0 | ×年×月×日
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