邀请书的概念与结构

1、邀请书概念
　　邀请书又叫请柬或请帖，是为了增进友谊、发展业务，邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出，邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动，也会使用邀请书，作出正式的邀请。
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4 E5 R) A0 V: W; V　　2、邀请书的结构

　　邀请书的结构一般由五部分组成：标题、称谓、正文、结尾和落款。
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　　(1)标题

" s9 T0 z3 }. h* f' c; c　　第一行写标题“邀请书”三字，并要居中。

　　(2)称谓
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8 r9 t, f3 v. P5 Y　　换行定格写被邀请者姓名或单位名称。

6 Y6 S! `+ m' S; h" K! \: G/ I　　(3)正文
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　　这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点，以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请，还需写明被邀对象和人数。

　　正文应特别注明的内容：
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2 Y6 G# Z1 R' U1 C　　附券：如有参观、文艺活动，或有礼品赠送，应附上入场券，或者领取礼品的赠券。
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' G" s0 k2 w# N1 L& N: T% ]9 v* C　　宴请：如有宴请，应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样，并注明“席设”何处，以及入座时间。
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9 n9 H+ B4 y  @( ^( p) m　　特别提示：如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船，应交代路线及有无专人接站等。

　　(4)结尾
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+ T9 X: H  x: i, M　　结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意，一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。
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+ z6 N" x0 n+ J; ^9 r　　(5)落款

　　在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章，个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
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) L) g$ z) {8 u% }　　3、发信时间
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5 G& o1 N3 X7 d' M　　通常，它应当至少在一周之前到达对方手中，一边对方有所准备。“临阵磨枪”，打对方一个措手不及，不仅给对方以逼人就范的感觉，而且也是非常不尊重对方的。

　　4、实例示析：（学校庆典活动的邀请书）

　　邀请书
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  [$ w' T* ?; |9 e8 f0 Z0 i　　××大学校长：
4 X2 Z5 G6 p6 a5 n4 U( y( `7 Q: @
, s" y# m$ m! A4 s' `7 S* C9 h　　    今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时，在我校大礼堂举行校庆庆典。
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　　敬请光临
; x, K0 G4 y1 _% N1 c* o0 Z+ e
/ ^! A: p  N& m+ J7 z　　                                                 ××学校40周年校庆筹备组
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0 j0 i) _9 s% {0 w3 x' f( @3 c& g　　                                                              ×年×月×日
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0 Y: Q4 C" r  I　　5、对邀请的回复
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+ k& E! Z0 e2 D6 i　　对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后，无论接受与否，出于礼貌，都必须及时答复。通常，应当在接到邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁，无论是否应邀，语言都应十分热情。一般用第一人称，且必须签名。
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4 S- e7 w. Z. ]　　基本内容包括:

; i& d- r0 P) R( e7 y. ]1 O3 T　　（1）感谢对方的邀请。

　　（2）愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。

; Y( Q4 e- j7 J　　（3）表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。
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2 p3 O2 i* v% ]# P" x! {  P　　如：

0 I2 q7 N& B% Y8 r# A2 ?　　答复函
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+ f( L" O/ `+ @/ K0 v. [( G　　××先生夫妇:

, X( Q1 z% H. a& ]　　    非常感谢你们的邀请，我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。

2 C, s" H) C. M; D" H　　此致

　　                               敬礼

( m* T1 f- A2 W- w  D, C　　                                                       ×××

　　                                                    ×年×月×日