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邀请书的概念与结构

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世纪秘书 发表于 2012-8-3 07:02:50 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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1、邀请书概念 , Y# e8 P) ?# s$ ^( W" G: D) p
  邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。$ x) u2 K! X2 F& ]

# d# t- r8 U/ {7 _' a  2、邀请书的结构
/ W9 x1 Y6 n- X6 K
$ d7 U3 K8 L* c) h7 A, S- F  邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。 2 q( {  [8 i/ B. B( x7 x' Z
3 H" B6 b9 J0 h) P
  (1)标题
( U5 G2 Q" Q8 I; {  v; y7 D3 A. B0 m" M
  第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。 . ?5 F: K2 {! Q0 w/ \, H5 R; q

) Z- d4 n% t5 b  N7 h  (2)称谓 1 ?7 {* c2 ?/ z5 l5 _& K& z; j

6 `7 h6 J6 h- B# e% ?- X8 V% I  换行定格写被邀请者姓名或单位名称。 8 s( t0 T, `0 f  j. x; E) f
! }1 @8 V2 r6 I- M7 E
  (3)正文
; h( l) ^4 [4 n3 X& L* Y7 A( O3 j2 W. m* e  ]
  这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。 1 {# \* x% b' L
' i. s/ I6 l! \% d- H6 m& x# P5 F
  正文应特别注明的内容:* S+ k+ o; H& r1 M! k, r

8 v  j5 ]* A2 P3 F  附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。+ @- ?4 T2 l% q+ \. x% E& n( X
. E$ ?8 C" y9 r3 o* |& \0 g
  宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。4 ?+ g' x8 x6 W3 l1 ^

5 F: ~4 E# A6 G0 s  @7 _  特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。
6 N' B) b7 S% R# X4 X* M# L2 ?: K2 y# b4 j( a+ L. O8 t
  (4)结尾 3 b6 ~0 F& z; f  K

: Q. p' n) R" |  结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。
7 @+ R. H; y8 p7 [/ T4 d9 f' q/ F3 {+ w% G$ V1 k6 c
  (5)落款
; @  V' }8 V. K0 |) R% b+ O/ z. ~, h9 s- w1 p5 [
  在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
2 N9 P3 H6 X1 |7 r6 F0 h" f, r. B% Q0 w6 x4 D) r5 R7 Y, W
  3、发信时间 - m8 c+ i% K2 ?

. H" M+ _  s* W, q  通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。! J% ^9 t; M9 S. e+ A
* T" ~7 Y' v+ @8 a5 {+ ^
  4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)/ n" u: v  W1 P/ L: E8 R9 B) l8 w
, B, A2 L$ s. V$ Y2 W
  邀请书
1 |& M3 o7 B8 X/ |
! D0 ~$ z0 N! q) T2 e  ××大学校长:
6 K: V" w" O) u+ f8 W) Z0 q$ h! R+ d  p8 E" R7 _3 ^) M% B/ d$ i
      今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。, E! R3 u0 t7 q0 E
& W- [! S& c0 y) w. g
  敬请光临
. e( x2 q6 r2 I9 R$ I( Y
' X& T4 _, T/ z  q                                                   ××学校40周年校庆筹备组* R7 c/ ?( V; W8 p' x* Y

2 z+ ]$ T  r% V% p: k! F  g                                                                ×年×月×日+ G! k! |% n  {: g/ M8 X
1 ?3 D) u, {9 W
  5、对邀请的回复
+ q- Y4 j! D) Q6 j9 d. @) H* Q: ?$ c2 Y% ]2 z: I$ G6 Z
  对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
9 o+ W: [$ m0 _% |: u6 C* t) [7 E& w3 Z! v7 e
  基本内容包括:
- f) H( C% n6 {* B( q1 P9 O9 y. |! W( T7 B1 U6 [9 P1 L
  (1)感谢对方的邀请。, G2 K- D$ I8 ]9 F+ G* ?: v

& T% @  f( R3 r+ Q) D1 {9 D  (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。. k: v6 D( J. `' ~
+ k+ S, }: B' ^3 ]
  (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。
# U# q' j2 T) E7 [5 f& m6 s# `0 @, B
  如:+ V- h* g1 K& d3 `$ k

1 h3 [; U. [1 p, N# v  答复函5 m/ g  l! W0 t' L9 q
2 P  r! M: V- G4 n1 U
  ××先生夫妇:& ]6 Y. D3 {# _1 n$ i! p

3 ?; a8 h3 w; ?4 T# u. X- D      非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
0 ^6 m$ a# t4 s8 s: `
  _* t: X% W! \" K( b6 a  此致
( y. g$ n" i. d3 ]7 Q) H5 X
: P$ Q% z/ L% q3 k: f                                 敬礼
% O8 s6 d5 ~5 N6 k9 f5 U, v$ l& t# C1 s2 F) p
                                                         ×××
9 o( d, W& X# F$ K+ H
' f! W) g+ ]' H* v8 h; K                                                      ×年×月×日
% G7 ^9 d% ?) i7 A/ X: M% v) g/ |+ h$ m9 a2 ^8 W; g
 
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