1、邀请书概念 3 ~+ D+ u7 _* A
邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。
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4 E5 R) A0 V: W; V 2、邀请书的结构* H. C0 ~, z: J* i7 w3 |
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邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。
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(1)标题 6 Y4 k5 J" `. q) Y/ m
" s9 T0 z3 }. h* f' c; c 第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。 6 N4 \1 d3 q' O ^) j# N
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(2)称谓
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8 r9 t, f3 v. P5 Y 换行定格写被邀请者姓名或单位名称。 / H" y! R- G$ J5 }. [" P9 t
6 Y6 S! `+ m' S; h" K! \: G/ I (3)正文
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这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。 7 O# o) }4 Q6 T" V. x% s+ P
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正文应特别注明的内容:
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2 Y6 G# Z1 R' U1 C 附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
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' G" s0 k2 w# N1 L& N: T% ]9 v* C 宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。
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9 n9 H+ B4 y @( ^( p) m 特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。3 Z! S" w& ]. z2 L: O; e3 D
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(4)结尾
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+ T9 X: H x: i, M 结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。
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+ z6 N" x0 n+ J; ^9 r (5)落款 4 H3 y1 i% }1 w! F8 x& `9 O" d
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在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
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) L) g$ z) {8 u% } 3、发信时间
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5 G& o1 N3 X7 d' M 通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。 H0 v5 [; J: _6 i0 o2 l$ b' N9 {3 X
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4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)- f, ` J' b6 m, b
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邀请书
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[$ w' T* ?; |9 e8 f0 Z0 i ××大学校长:
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, s" y# m$ m! A4 s' `7 S* C9 h 今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。
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敬请光临
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/ ^! A: p N& m+ J7 z ××学校40周年校庆筹备组
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0 j0 i) _9 s% {0 w3 x' f( @3 c& g ×年×月×日
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0 Y: Q4 C" r I 5、对邀请的回复
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+ k& E! Z0 e2 D6 i 对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
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4 S- e7 w. Z. ] 基本内容包括:1 f9 n' S2 I3 q
; i& d- r0 P) R( e7 y. ]1 O3 T (1)感谢对方的邀请。4 P2 M. @1 m; D7 |4 o l
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(2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。0 s2 G* t) d1 u+ k% a+ ?% g
; Y( Q4 e- j7 J (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。
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2 p3 O2 i* v% ]# P" x! { P 如:9 `- h N, ]2 m: |) I B0 L
0 I2 q7 N& B% Y8 r# A2 ? 答复函
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+ f( L" O/ `+ @/ K0 v. [( G ××先生夫妇:6 U2 s; h2 K7 c
, X( Q1 z% H. a& ] 非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。1 ]; U# [4 |% @. m
2 C, s" H) C. M; D" H 此致' A" e8 I% f6 }' }6 { ~0 j9 c
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敬礼& x; l) i% @' U6 o" O. E
( m* T1 f- A2 W- w D, C ×××7 T" ^7 o1 [8 u+ y4 K
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×年×月×日1 @* C5 E$ l! N# b4 n- A; c
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