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邀请书的概念与结构

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世纪秘书 发表于 2012-8-3 07:02:50 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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1、邀请书概念
9 g# Z9 _5 S1 l  d( g  邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。; I. _, v' u' l0 [2 |2 `

% ?+ Z' y, Z. p' g7 i( ?$ t- |2 g  2、邀请书的结构
, U4 \1 k3 }  ?7 e2 U7 i3 B
0 E9 z0 U# }& L# n0 {/ b' y  邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。 9 L/ ^4 i( K0 A1 ^, X

' s+ @5 l- c3 k* P- r- o. o  (1)标题
& s. s, m7 L9 U- D  I( f: n( e( p6 @) y5 X6 B/ [
  第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。   d7 g+ [, Y- ~* s. V: [% l
( q: f4 H1 x5 v! S& R: n+ |4 _7 N+ [
  (2)称谓
  I- E: t1 U- X% D! b5 Q# ]
8 O3 t5 y! Q6 C( v7 c& r  换行定格写被邀请者姓名或单位名称。
9 c- e7 b3 o) ^, W, g
8 {4 K. H4 N0 o2 t  (3)正文
+ x3 K, \9 ^" A; t+ H2 x$ x( q4 e# n( r& M1 ^8 C* M8 F1 K
  这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。 $ F$ B; ^2 P% K" C+ d: A7 A, S

# e3 C- W0 O7 T: \5 Z  正文应特别注明的内容:
* M* ?$ t. ~8 E6 H5 w' E, W( t* R. g- V3 w+ v
  附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
6 q9 c: C/ e( K) I: h$ O4 N# z9 \' v, U1 |+ X
  宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。! l: W4 A. ~0 a9 P

/ y8 L) @, [& J& v: Z4 L2 q  特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。1 ^9 u% A/ I" V& N, K! t

2 I6 ?! \' Q& E  (4)结尾   v& J* ]# q5 [

# I( ~* y0 b6 F' l  }5 c6 t  结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。
) y4 n& m2 e, v5 O8 l* w. s  \0 C( W: I4 m
  (5)落款
0 r/ O: [# L5 L  p; [3 Z5 r% j0 ]- W) d# w+ X4 a: H
  在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
' h5 B/ b) u$ q  m8 H9 O0 r+ [9 @! V& `# J+ d% ]
  3、发信时间 # z4 m7 k1 V3 P/ C+ K6 s  m5 h% j

5 x: J% g0 l. F' R  通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。
- N1 I8 [' A! |* p/ L6 M5 X
/ v, {! l5 v. [  4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)8 F+ j% a5 [( X/ k
* e, d$ h: b& d6 H+ Z2 r5 e$ k  @2 v
  邀请书" T' x: Y- {+ t" k1 v8 R
* d- R0 b9 b2 H! @* v
  ××大学校长:
7 \& h) w# j3 T5 h2 F& b, u$ @
/ Z( y5 \( A4 Q      今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。
# o8 c4 r* [  j* }/ \$ I6 B8 |- H. j; b7 V* S
  敬请光临
$ n( W* x. \! b5 X; g9 `" U& _0 K( W: @3 F, k, g
                                                   ××学校40周年校庆筹备组" R5 h, i0 f! {. W/ ^* T& N$ ^

  q6 ^7 F1 z1 _& b/ a                                                                ×年×月×日* p/ E3 F% n' u2 `8 e

, ]3 d  ~* D0 e; b  5、对邀请的回复% s9 ]5 v) l+ b7 V* B5 N+ Z
/ \3 i; t! h/ C# _/ e. n# W9 o9 ?
  对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
$ a, X0 [$ G: T! g" F) t
+ ~. l- Q4 P4 P8 b2 h5 U& f& A( l  基本内容包括:
( E. _  y- B7 U7 G
/ I/ P6 D; P6 }1 Y) a  (1)感谢对方的邀请。2 J4 u) r8 l  K0 Q
7 |$ ~- m! B, w4 S( T
  (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。
. I& ], `  k2 s; E: J8 t4 |7 Z! }/ N- Q9 D
  (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。' z& n$ N% k) }. D
* M7 {5 |+ g: v0 s: s+ Y: s+ K
  如:2 G) o! Y4 ~5 W0 b5 O

; s) B, ~- O9 A. z0 u& J  答复函
9 H4 B+ U* ]+ B" V4 T/ Y
, Q/ a3 I" }; U  ××先生夫妇:
2 \. [  N. W, L# q9 x3 p6 P/ @# o1 c3 j
7 E2 f) C' [, w* m      非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
& C- V% T& n. R* W2 T8 p, A0 N! u. c) M, A6 h1 N
  此致% O& l/ h6 d9 D# k* w, L7 T
1 J, \/ i- T; H5 x  z, V
                                 敬礼& V( W8 D% l5 A1 A6 T5 I

' y, |& I2 [$ l0 d3 k& b                                                         ×××' G; T) `! Z. Z( S$ d( g; R4 x- M
, p/ g4 d4 `+ M0 z
                                                      ×年×月×日
3 q2 {0 P6 z7 A0 F! |, s
0 Z0 S- L! v# N4 T& p4 P' M
 
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