秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。
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0 z, G2 u2 J* z1 ]+ u 一、如何办好领导交办事项
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(一)接受工作任务要弄清"三要素"$ b% S$ F: v4 J/ D$ Y) m
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$ {2 L3 r, a" |' K) O% } 领导交办工作任务,大体都有"三要素":一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量, 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把"三要素"搞清楚,为把事情办好创造前提条件。+ Q( x% I/ x b$ G9 V z5 v. h" Q
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(二)优化办事成果"三比较"。
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$ j/ P" B/ H' ]6 i5 m4 j S 办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小"。, V7 c- r$ T; _8 N4 _9 E# M
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, k0 Z* g2 w8 t (三)把握好办事"三形式"0 M5 p, U/ a# }- }
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办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。) a5 ~/ |2 R5 h, q; a
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(四)检验办事效率"三标准"9 a% }7 K' q6 Q
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秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
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(五)向领导复命"三注意"
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3 u& s! C Y' Q8 j# B 工作任务全部结束,或告一段落,应向赋予任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点:1.不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。
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二、如何办好请办事项
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做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。/ M8 F E: p3 A% Y0 ^
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* o; b5 P4 p+ B+ ^8 q (一)精心准备,提出合理建议
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(二)讲究方法,选择适当形式. X3 I8 X/ x7 |
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( o# `7 @; t7 z& n( @7 q& Q (三)注重程序,坚持逐级请办, x& ]; Q+ H- C3 b* h) f4 r
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+ H- S2 a, C0 Y4 w, S% r+ H (四)提高艺术,优化请办效果
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(五)以缓应急,避免紧张出错 |