秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。2 @7 N; y. F: _% [8 H5 m% X, F3 Z3 m$ c
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2 u0 b4 w+ Y* H! u' L2 C" h 一、如何办好领导交办事项
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* Z8 p) u: g. | (一)接受工作任务要弄清"三要素"+ X: n% G* v% l# p8 G( P) Z
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领导交办工作任务,大体都有"三要素":一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量, 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把"三要素"搞清楚,为把事情办好创造前提条件。2 r o0 e" A$ M) m2 T
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6 }6 S/ Y! t" L L, V+ ~' b M (二)优化办事成果"三比较"。
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办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小"。+ s/ ^8 N8 @2 G
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, S4 k" L% x/ J5 j, T3 _# O (三)把握好办事"三形式"
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" w; r) \, o, Z- |6 M 办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
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(四)检验办事效率"三标准"/ A# {* v7 ~. A2 }5 e$ C
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2 m4 L y; ~2 e& j2 |0 y8 @) ?# j 秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。3 @! y! m9 g$ |' }' j6 @# a
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/ w/ s2 q8 E1 F7 y0 ^: o% ^: g (五)向领导复命"三注意"
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. P! i! c( z$ T2 ]# c 工作任务全部结束,或告一段落,应向赋予任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点:1.不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。
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二、如何办好请办事项
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/ s! ~0 J- `; m( j: p4 R) I" @2 I& X 做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
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(一)精心准备,提出合理建议* j7 g: X9 R8 M6 E
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' Q7 U: K. `/ Y) o, ?5 h( O (二)讲究方法,选择适当形式9 k7 u1 F+ S! t, E4 P, n3 [0 b
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' _9 d6 K- f9 M, G2 H. f+ d. S (三)注重程序,坚持逐级请办
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$ a7 p4 V* b0 y' ? (四)提高艺术,优化请办效果+ ^9 E b$ D! h9 n
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' H; V1 R3 f( _! n& M7 p: C/ J (五)以缓应急,避免紧张出错 |