公文是具有法定效力和规范体式的文书,是进行公务活动的重要工具。8 i2 Q; A+ p# W# X0 ?/ T4 Y8 }
# c$ I( S" t8 g$ D(一)公文的行文原则0 ^! V1 J! s7 k- f; w" A1 w; F
9 b" O0 [( P. v% s
1、依法行政的原则;8 I* y2 F5 P, X9 g$ g; w. f
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2、职权相符的原则;
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- Z F- H; c. N d _# ]3、党政分开的原则;/ ?* I& Q6 D: `2 F. C
5 O# C0 X* g7 W& @! S/ s4、请示一文一事一头的原则;
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5、逐级行文的原则。; Q) l: N$ i9 ^8 P( v+ h
+ o6 b0 p! m. B# C(二)公文的文种" v9 _; o5 M3 u
/ w. R- }: F/ g9 E% {7 d文种就是公文的种类,它是公文的名称。; f- n/ w5 f% r+ r# c! P
, E% N/ ` n# I1、请示与报告- ?2 Z/ g+ L2 O
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“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。
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/ V- {/ p! s) B s, X“报告”适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。' T" S. J9 [2 o9 T& G+ {
, l g) V% A h% f
2、公告与通告
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; Y- N) v% ~7 ]5 [0 u9 D; F7 m! @“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
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“通告”适用于公布社会各有关方面应遵守或者周知的事项。
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3、决定9 g# m3 Q2 S; l4 b
( `$ Y$ V6 r+ w“决定”适用于对重要事项或者行动做出安排,奖惩有关单位及个人,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
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& e; u8 ?9 T8 Z1 ~4、通知0 [+ ?9 J/ N' n" Z9 O; m. }1 p
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“通知”适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知的事项,任免人员。7 n- {0 j1 B7 D% i
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5、通报
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) ?5 D k- D' R. I“通报”适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
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- U) S6 j5 I( @6 f0 ?6 ]6、意见
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: t4 P" k9 H; f6 x/ S0 c“意见”适用于对重要问题提出见解和处理方法。5 ?8 I9 r6 l3 R5 a4 M; ~
3 u, q- W5 T( q8 j7、批复
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* E4 }/ Z- ?) F% I o8 i“批复”适用于答复下级机关的请示事项。6 M W; W& o& o
* u+ A* g$ x5 c' v4 U8 E8、函& K( f# F5 ` L! {
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“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请批准和答复审批事项等。4 n2 }5 E6 f1 T& t% h
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9、会议纪要4 _4 q# s+ K0 p3 A& f9 f
; j1 i) k2 z7 C“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。
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" K7 u; K- {/ {9 B(三)公文的格式6 P% p! G1 @" Y, L4 k
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公文格式是人们在长期实践中逐步形成的,并由权威机关以法规形式确立下来,它既是一种约定俗成,又是必须遵守的规范。
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4 N' V( \* z/ D7 b1、标题: n! `' @9 ~5 o- k* R& l1 S9 f/ H$ E
4 d' f; m6 j& M1 |公文标题有四种:* O- r* m2 d) B' _& ]
# c# H- V3 x; \$ `2 ` l& U⑴ 发文机关+事由(公文主题)+文种。如《中共中央关于整党的决定》。0 c; c5 m5 `0 e5 {% x& q3 n) L0 M
7 e7 k s2 x) W8 x( N0 X! Z⑵ 事由+文种。关于×××××××××的通知。
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⑶ 发文机关+文种。如《中华人民共和国外交部公告》。
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7 T I$ \: e$ c% h# w⑷ 文种。如公告。8 o( a2 d; L8 `! V3 n$ U* F
2 P1 g; [1 K7 u草拟公文标题要注意的几种情况:8 O0 I, |) k" D7 E
V }0 I3 K9 s* Q: p① 公文标题一般不用标点符号。
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② 防止“通知”接龙。如转发××××××通知的通知。
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, E0 a! @& A. T& R" c0 p! i③ 关于对×××××××××问题的批复。“关于”、“对”都是介词,不能重复使用。
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④ 标题要准确简要地概括公文的主要内容。7 x5 M z) x6 i$ D1 S$ O: y# ]
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⑤ 正确使用文种。
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1 n% O* O- h4 Y$ p2、主题词
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主题词是由于公文计算机管理的需要,根据公文的中心内容概括的规范化的名词或名词性词组,以便以后按公文的主题进行检索。/ {* t' p1 T8 e, H- C8 O( l6 |4 @
' ?! o$ l7 s. ]4 O/ _! [标注主题词应注意:5 ~" S. r* {8 D7 }* u, L
/ l" H5 `, w) ?⑴ 主题词应当准确地反映公文的内容特征和归属类别,不要与标题混同。
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" M! E4 H% I: @& l# k⑵ 标引次序应根据主题词的含义从大到小,从内容到形式,最多不超过7个词组。第一层是类别词,即明确属于哪个类别;第二层是类属词,是反映公文具体内容的词;第三层是文种,如通知、批复等。* L/ h9 [5 d7 B
' r: S: r2 U" o! E/ k( F+ v⑶ 当词表中找不出准确反映文件内容的类属词时,可只标引类别词。
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' O7 T1 a% ~" m4 p2 Q2 h⑷ 上报的公文,应标注上报机关主题词表所规定的主题词。
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7 |7 v P2 J, Y& F! m3、签发人
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签发人是发文机关批准发文的人。
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- r& |3 v% T3 C/ S" E4、成文时间
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成文时间就是文件生效的时间(有的公文如法律、法规的执行时间另有规定),一般就是公文的签发日期,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文签发后因故没有及时印发,时间超过20天的,成文时间可由秘书部门确定。电报以发出日期为准。
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行政机关公文的成文日期必须使用小写汉写,如二○○四年六月六日。党的机关公文用阿拉伯数字标注成文时间。7 R% t Y) w1 R: P
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5、抄送机关. J* m/ W/ C* j6 @) v+ {4 {
6 W7 ` t* N# j/ f抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。这里应注意几个问题:
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⑴ 特殊情况越级行文,应当抄送越过的上级机关。
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⑵ 请示不得抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。% i% R# |/ i/ p% w" \
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⑶ 抄送机关排列顺序为:党委部门、人大部门、政府部门、政协部门、军分区、法院、检察院、人民团体、事业单位、企业单位。
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0 q% O- H7 }" @⑷ 抄送机关不分上级或下级,一律用抄送,不分“抄报”、“抄送”。
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4 W" u5 k5 F I7 r& @⑸ 不要自己给自己行文。领导代表本机关签署发出文件,然后自己又成为接受者,这就是自己给自己行文。
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