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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
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同事之间的相处之道

# A+ T/ X P4 G2 f" ?$ G' o

 

4 m9 h! N/ R6 d$ I/ Y F* h

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

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6 j# O2 h- q7 {* L2 z1 |& Q$ A

 

& |) |5 _4 ]. [$ [7 U1 p6 J

1.树立男女平等的意识

8 m/ d3 k. c0 O

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

9 r! E2 _0 y/ o

 

: K) X9 k4 l3 L- L- S

2.规范礼貌的称呼

# m) O) J7 L5 X: `; a$ M- V

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

/ L/ Y* {! I3 V5 y- W% L( r

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

9 l2 [3 j0 o0 O' j

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

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8 V- }4 ^1 h) n( I

3.言行谨慎

7 _( i5 z. G y! A4 u1 ]9 I5 K D

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

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喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

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: H6 Z+ J0 _8 W3 K

【举例】

" a0 O! m# T9 Y2 [$ Q1 S

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

& u8 U$ @' X; X) ^* W

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

7 X: V# [5 k' A2 p

M7 I) |1 E' s9 v( T$ x

 

$ r& G# n1 `# Z" [; I- K8 ~5 R

4.工作积极主动

8 b# h9 P- o$ c0 i* l! a4 |0 m

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

5 a; L; @4 ~; s$ D9 F

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

. `4 D) P1 s' x

 

) s K* y H) A5 T& I1 U- f' o

【举例】

: S; C( r4 z8 h( k5 r; ]+ s

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

" z, I# t+ }3 j9 U

 

5 s" p: H# a# x7 T

5.遵守公众礼仪

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办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

9 [8 t% S. {1 ~/ ^7 z2 `/ N

 

( n9 L+ [0 g( P3 B

6.慎重对待办公室恋情

0 G0 T1 e D, k. g4 h

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

2 w* s5 p- ~$ V- Z- s# E

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

% b, K$ R n1 @9 l; V/ Z; s1 c

 

1 v: l( j. }: Y- t$ j. Q

【自检】

/ L/ ?$ q. m; v3 T

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

& f3 x3 D4 J3 [ ]# H! P8 ]7 _: b$ u

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

& p" y+ o1 F3 r

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

0 F0 z. H& k. ~8 [" F1 y3 Z

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

6 d" n$ h% G4 F/ u+ P% s3 b

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

, H1 @0 N E+ g/ L

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

* U7 F3 L# E, S* `) T5 R- V

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

$ B% I) p' w$ x( t% J, a! D( E% w e

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

f! Z5 ^; ~# J9 ^; G' }6 v/ i' D& W

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

! n0 }" n5 l# k$ j! T9 A" g7 P

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

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2 O3 }* U6 [0 O

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% ], d0 Y# |" ~1 V& x: G9 W! E

 


3 a+ e* j* y2 W* R2 U

 

# I/ k& \$ c3 y5 F

要有敬业精神

# i" ?5 z K( ]7 R4 E- b

 

8 t1 C1 u- X- x4 U

1.端正工作态度

) t+ k2 I f5 n6 _

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

* h: C0 l [' C9 |% s

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

$ A4 {* U% H& m0 F4 w! d. o* C

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

* X" q! Z/ R$ G% c! n" k

0 _" W+ U3 t( J

 

0 v8 Y% I# o- e! ?' E8 D1 P

2.树立专业形象

; p& s- |0 I3 k- n) r

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

% M* y4 P# C" y0 U

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


& O0 t) W6 v; g

 

3 r9 ~' f6 F% C# j, C' W2 P

指令的接受与汇报

) d c, D: {0 r y

 

' i& n9 ]& @4 q* S/ \, @

指令的接受

- \( t* b0 T) q2 Q+ v4 L' a

 

% P) C4 [8 O7 j& s8 q7 |4 M/ K9 r' A

1.接受直接上司的指令

/ J+ M1 H, g+ C' l3 |* Q

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

8 m5 t: A; b! W4 X6 M3 o

?清晰地响应,并即刻前往

- e5 K* T4 I6 t

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

8 Y% N' \' j- h4 P* m

?向主管询问应办事项

9 E' Q" d8 n* f1 E3 W4 M

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

! @1 D& { r h

?逐条记录应办事项

( s# J4 K& |# h

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

! V, B0 t; Z) X& C2 ^) w' h

 

# p, Y8 U; ^$ K6 T: I' H/ F

【举例】

& r$ G; }" s) Y/ q7 T

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

. p% p; F6 ^! H% A

 

/ {1 r3 t i+ u! \0 z; w

表2-1    在接受指令时的注意事项

6 R+ ]) A7 S' C, T" {# a
* Q$ I6 z/ l( O8 x. F& W6 L4 z 5 |7 F3 ~0 Z8 y6 [. L( R- b9 [& V6 {1 n0 }) R' S! f6 c& C$ ~, {! Q3 }) i- d/ P; v! E4 j/ a2 t9 ?+ H; B: Q9 L" y3 |% ?" j4 Q+ U+ s4 b- b# d; B% f' q) v3 j) g4 m. P' O; n" O$ o, S+ y/ Z; y4 I1 E8 n* X8 l) ~$ Q: [2 f8 o9 l' h; s& D/ ~) _' J, g0 `* S9 m: ? U; }$ ^' d0 C6 w) q. ^1 ]9 F( d! D/ j7 P$ q: B; P4 L- Q; p! K+ `6 M5 A) U$ Q: R& e" }3 F$ _) s X. @* q' g- T. ?5 v# g+ V( `& }5 [& \5 k3 z. C5 Z) c/ [9 ~! C m) c, Y6 G% n) ^# { [) P8 u6 m6 W# v+ G% y+ Y R* t; v" R0 ?7 n! H+ m
8 o. w* u9 |) u

1

) f; S* i5 s! O5 L7 `

准备纸笔,方便记录重点

2 p9 v0 S# R; G2 h) j

2

, r& T+ \) X9 N5 a+ H

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

0 t6 n0 G- ]: F* o

3

9 Q% z; B+ f$ T. _

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

. F# j0 z8 h: X( B9 g% c h$ e

4

0 n1 C& C- n& x9 e

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

: r* v# b O' [" S7 s4 A: M( L8 E9 G0 _

5

$ b# w7 b9 V: F" N5 c

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

0 y% ]8 ^. e. z! b4 _+ D

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* O' c0 \5 `) L, n- C. s

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

9 s2 q. f9 {- O# `+ _0 }

 

# S7 ~0 W0 M# x n

2.接受其他部门主管的指令

, ^5 L2 l p" P- `3 R: c) D& R" J

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

' Z5 K1 d1 f5 W$ d8 D x/ c' v

 

B C7 ^0 K/ l( o

【自检】

1 c5 `# @8 }2 S# E5 g+ e8 K- V- C

分析下面的案例,回答问题。

- N2 R. e3 l$ d

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

- Z: c, M9 }+ ?- M8 }! c+ Z3 k: Q

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

$ x. f; w/ S; [1 M

@___________________________________________________________

! l- a% l3 C% b% s; P" f' i3 u) L

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1 K: H' n, V: z; O6 L1 W% q

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5 c( O& l6 S( c/ k

 

* _! c; o3 U" X: T) v R0 l1 B

 

8 k. S& [0 J& k) K+ I

指令的汇报

" m8 A# H3 P) v) S$ t. z

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

- B5 t* Z9 o/ n# S# i, m

?汇报的时间

9 N ^$ s! {- D+ T! c

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

8 H( ^! y, C: y+ D# Y" p

?汇报的方式

( Y z5 O' W5 s

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

/ [3 H: k8 v4 h% q( h" O

 

! l! d W2 |5 z+ u* Z

表2-2    汇报工作时的注意事项

7 ~9 k3 h: k7 {6 F4 D/ Y
% r- s w& A: H( v) j % h- s: W o( A2 E8 R4 y+ ?9 u. i( L( {; l1 I" {& R% Y6 v! V0 J. V1 `. N4 L u: I% g# {/ v+ ~: K0 `' r8 ]) \( l, {/ e2 n! C7 l! q( V) S3 h. M a! |4 U; \7 o- H; H' x" N% @6 T0 J. o4 A% M( ]2 |6 t9 U& _! x( `- M: k% \8 v6 J3 a1 b& g# @, s, M- B; M3 R3 e4 S! x9 x1 M- Z0 B F" O0 q- k4 o$ [" z6 R9 T3 k, @& ~$ J3 f9 ?% L0 J5 u* \. t0 C0 \3 }9 t |7 f7 e( [) O6 n" o: ]/ {/ k, r! e2 o# M s |$ h( x8 K# }9 X; K' q( O) w: L K) k3 Q' B% O2 r2 F; |7 {2 k% R6 O0 s6 t! u0 j, H# t: K, H+ \! Q. {/ R( W1 X' S: y# S# p, k6 b$ u: E3 H
6 Q$ N5 L) {& j F% U

1

& W0 i: l& y7 C+ T6 l. M$ k

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

+ [+ e, ^9 A. d: u! q8 n

2

3 f3 j. e& Q. ?

报告的三大重点:简单、明了、具体

0 i/ T) G% B( ~

3

$ @8 x; h, _9 U k }- M

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

7 y) E- E! i- n2 ?: b: e3 B+ y! A% ~

4

, \5 e& G. u9 }' B

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

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5

5 e3 L9 k. T ~4 m8 c+ T" x- I/ }

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

# q6 H# G7 O% I

6

$ q! [! q, P- \5 N8 x

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

$ S& o! W( y- P

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" ^9 D6 a) L$ |* r

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

/ X! t% k; K+ t

 

$ _6 f0 x1 q3 D

【举例】

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林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

6 j" S; q( i0 {0 _- X; L( p

 

3 l9 {+ r& l9 D- f% W; d% O% l

【本讲小结】

, I" v5 k$ _) Y/ t7 u2 |& A% y

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测
: {7 j; h" z# q% w- ?
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

5 `; w& Q$ V! x+ Y2 `% l0 ~

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

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cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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