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同事之间的相处之道 " V/ v; F7 A( N* f8 r, ], B
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与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。
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- G( u5 t; X) C6 F: @( A2 ^1.树立男女平等的意识
/ H) H$ }) e D0 d. s% a' Z在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。 $ c5 Z& ^7 D- p: b) e1 ?3 {8 E6 o
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2.规范礼貌的称呼 7 d: z( x. j/ P8 f4 `) T5 Y, o
对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。
. e3 l1 R+ n8 t6 j/ V% y) ?: n8 ]上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。
: x* x# G* U0 E( \3 k! K4 w6 W% u如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。
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; j) P+ ~* _2 `4 o( y2 i3.言行谨慎 + B, K4 m1 ^4 _2 d5 [+ O; ?
不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。 ; f. l4 p0 W, z; N" F
喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。 4 J4 R" X0 p7 [- {/ q
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【举例】
5 ? Z1 n- c. J4 ~7 `秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。
" N4 ^/ [! a) b( k4 L$ n* j3 S有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。 - m5 [9 k7 y& F' {0 Q% O
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) L7 x9 A5 ~% ]* p' K3 z& R4.工作积极主动
3 p- |3 o7 o" r @认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。
1 \2 D$ D3 H w& X在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。
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【举例】
5 R) l9 w5 w1 s& e- D W* n小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。 3 P C9 J6 m- E0 m
% h$ h8 D) K) o& A3 w: p+ ?5.遵守公众礼仪 _) R% L f) [% X/ X2 X( k+ {( W8 `7 G
办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。
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5 F P5 s) B8 l3 ~8 ^+ Z& [6.慎重对待办公室恋情
9 }! Z8 t( ?* M$ z% h9 r' h办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。
9 Z# D" W q6 \) m此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。 0 T e( c& O3 [% g8 c
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【自检】
( m# T5 L8 m3 Y; i; `8 A秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。
7 g" f; G6 ]+ f, W! e$ H(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”
6 i" A0 ?+ H& T9 L0 g# V回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。 5 ^0 v9 E9 j0 `; J' n
回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。
! }. _. Y l" U. c1 X(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。 8 M( p8 E2 Z7 p% t( e5 s
做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。
7 Z. S, d$ `. x0 }; t( I D做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。
8 K/ e% `/ c+ {/ {' F+ [0 \6 M7 q(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。
! Q! X+ Z4 g( g2 U6 \# l5 t. E' W做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。
! X- p! I3 D8 k0 R- g6 p4 x做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。
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) g S- U" f7 S5 Q1 }4 m$ f要有敬业精神 7 T7 Z @/ V3 D1 T4 d
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1.端正工作态度 7 _ U* e( d L7 E0 u
工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。 ' z2 B2 v. x3 Y9 `; V$ u
事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。 / X0 F( E: L+ m5 C9 e7 s
当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。
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" g. k, \& @; a0 U$ u5 X$ r2.树立专业形象 ( o- k/ L% @/ B; S2 f, n+ p# A
我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。 " l% C; O+ v: w/ N A0 f; l
需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。
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8 t7 f. n8 V0 R3 X5 [1 K) r' z指令的接受与汇报
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指令的接受 : k2 |3 l7 M; v6 U% C$ b( v: H
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1.接受直接上司的指令
0 E& t8 K: N' V5 }一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:
, W$ v! S0 c& h, s& Y+ k?清晰地响应,并即刻前往 ; i! P8 b4 B% K& s# b
听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。 , [5 i7 c# l$ G3 V
?向主管询问应办事项
, @, H6 @$ _, _) [6 P0 o$ \. j在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?” 2 d. M' s* t M' e2 |; q
?逐条记录应办事项
4 k! w2 u$ O& X% U% o对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”
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1 m4 ~* Z: L- \1 e1 p6 h, n- m【举例】 ' {% t H2 t2 ]( q% T$ }; p1 j
林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。
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& A# `+ N) J! F- _表2-1 在接受指令时的注意事项
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准备纸笔,方便记录重点 |
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1 u* h8 n' F* [' v9 {' x" p 接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听 | 1 m8 z& E( ]% b3 F; D N5 J
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听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限 | + {! t! @3 u, h" s0 q4 R0 ~
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, }1 r( S* W. t) Y$ ?$ V/ h4 w 如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论 | 4 U" _" }4 G$ F) J
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如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持 | 9 O* ^ f( N/ n
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/ ~2 s8 f9 {1 @- I* J& V; \. K 不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟 | 8 m4 ?, c. a, g5 c! ]( Q- C( I
0 ]- t7 @7 j6 X7 r5 C2.接受其他部门主管的指令
$ I/ m' L# o: w( o# G7 h0 f一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。
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【自检】 ! y5 I4 S+ a* _, u' X
分析下面的案例,回答问题。
9 y1 G2 W" Y1 b3 p8 Z& p- C秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。
/ r/ u8 w! s) V小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做? , n0 H; ?5 n0 _$ z1 y8 i% I- m) f
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指令的汇报
7 _9 Y e Z9 O0 j/ c2 C3 F/ E秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。
8 l$ ^) ^$ t+ \# B?汇报的时间 8 J$ V) U: A& z; Y5 w! F
何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。 ; Q9 {- P; K* F0 C; H# G
?汇报的方式
: P$ |+ |6 Y9 V7 k如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。
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表2-2 汇报工作时的注意事项
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2 t1 z- b6 B* Q( b$ E n 要主动进行汇报,而不是等上司来发问 | ) H$ z3 `7 y2 T0 }9 C9 s7 C
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' z$ V1 @0 J; h" n' |9 k( w# K 报告的三大重点:简单、明了、具体 |
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汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要 | ; O+ g7 ~- F( t) d. F: E
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牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明 | + p, k- r/ a% Z, o8 g
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7 [% H$ ]5 I2 |, \8 F 工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测 |
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6 V, y9 @: A6 ~, H9 C
0 j$ l! u4 o" C4 ]4 o 对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责 |
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对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任 | $ j l+ ^) B' ]0 s8 L( H
# n) r, Y* h; u. F【举例】
: ]* ~0 s, X$ M+ b9 r( B林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”
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5 H6 J/ p) u) N+ x Y. N" l! d/ I; _. p# C【本讲小结】
/ t. ?6 ~9 J" ?4 z本讲介绍了办公室礼仪。首先, |