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4 V; G& G$ `: E; @/ V+ X, e+ K 同事之间的相处之道 * ?, s$ m0 [0 u$ v2 o9 ~- L
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与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。
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7 F! z( W: K P, \1.树立男女平等的意识 , e- p! M" M! _9 q! V
在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。
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2.规范礼貌的称呼
% b! n" e6 V1 L对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。
2 B% [" I7 w8 M8 y上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。 3 d+ ^" ]. @; Z7 [. P d: K* M
如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。 1 ?- i8 }7 V' j S! H
: K' C4 x: M% X3.言行谨慎
3 l# k/ |% H, V( ~8 l- S5 a不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。
8 n, I/ O. D& O) ]喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。 ! x/ P# j1 c* K8 Q
/ e% J' G4 X+ U+ Y2 O8 y【举例】 + T6 \ Q# A5 ?- B$ E/ O
秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。 $ {- d# M" e9 z( d! s- M
有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。 0 S- _8 |/ Y4 k1 {' |" `
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4.工作积极主动
2 s/ E$ a, Z9 M+ [) _6 n认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。
1 A0 o! Y Z; N6 p: w: E在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。
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6 U t( o8 ^: } m j【举例】 + b0 u" z0 H0 R2 H: L" P; Y
小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。
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5.遵守公众礼仪 5 B3 u! b6 V4 Z; n# o# ?3 P
办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。
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8 w4 S( \* Q, M1 e( h6.慎重对待办公室恋情
* a& _! Y% E/ ^办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。
, ?" n0 n2 L: R2 _1 V此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。 8 j; h9 @$ N& M1 ]3 g
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【自检】
, _1 J" | u; `秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。 0 ^+ Y& w4 V4 r b$ q7 G; z% W6 ]6 u
(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?” 8 \, r( \% D: m n
回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。 4 N( ?- _& @/ F
回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。
5 P' \8 E& t: S/ U(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。
* Y- ?& B c) \% Y做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。
( \, Z+ E% n9 C; b; O! ~# w做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。
3 K, U( V6 G0 c% o1 O) y6 D7 D0 A(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。
- e" A7 Y, K( C% V i ]' g做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。
4 Q: w. y" o. c( U& y做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。
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+ A+ S0 y( i. ]要有敬业精神
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4 C4 `7 E& q1 X4 ?' [1.端正工作态度
9 }( s! \3 ?- j8 T! R4 O工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。
/ L" J' }9 t1 K% h! q事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。 U2 r* `4 _$ z3 ^- ^; @
当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。
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2.树立专业形象 7 f/ Y2 w, b4 A0 O8 i; s
我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。
/ b( D0 |- U$ N' z! S3 @( k7 O- {需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。 : T( ^7 t+ i$ X& P/ G/ p
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指令的接受与汇报
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指令的接受 ) i6 n% k$ ~6 r- S+ d
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1.接受直接上司的指令 : [# E- @/ L7 V' K- S {, Z
一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤: - ~4 W* t, j H3 V+ A
?清晰地响应,并即刻前往
1 O, L. c, [+ B. Q' [. S( ], j听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。
. H. W9 F" B5 T, N" V4 u7 J?向主管询问应办事项
0 D0 u: ~) y( ~! ]在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?” 7 I: n2 f$ q# k, _$ c0 q
?逐条记录应办事项 & A# f% e0 M- K6 t8 N* y7 a
对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”
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" X" j6 S6 E4 }# P" s5 i8 B4 j【举例】 * \3 c& n1 g8 h8 V
林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。
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R5 }& I' B5 [$ ^+ u+ z表2-1 在接受指令时的注意事项 Z1 e/ b( z" Y1 R4 g# M
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) p3 J1 z3 H9 V; ?, y, T: R4 c( `7 I" r
! @! ?3 n4 p$ O+ j7 }/ T' S, D 准备纸笔,方便记录重点 | 1 h" Z: P0 Y% m! y" T* M
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) j. P9 p, ]* ^& `, P) D. G( s9 W 接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听 |
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$ M% @( h: ^* _! t1 }9 g r 听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限 |
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. t6 e7 ~" y5 _- T+ i 如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论 |
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如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持 | % M! O" H0 W. G8 i
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' z& @( i# |. u* u# f 不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟 | . i0 j5 m+ f* N" V8 B
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2.接受其他部门主管的指令 $ F/ f2 p. x' }/ g! h
一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。 1 N- z9 Y, t+ S
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【自检】 2 T7 b, _# e% N3 ~
分析下面的案例,回答问题。 / U+ k6 S: l3 d2 Z9 i
秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。
; N( Z( q( B Y小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做? 8 g) p( E, I: v7 b; B6 T
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9 ~4 u' P3 \* T( J! m指令的汇报 8 u, \8 K. D1 F. `& M% c+ G
秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。 5 F/ a* d3 i8 o9 i1 _+ P2 n
?汇报的时间 ( v; U6 i. ~0 e, }( D; z
何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。
4 c! r+ _( O$ v- h8 f1 |, ~?汇报的方式
6 W9 N- N- A3 y( ?7 G如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。
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1 z+ S# \) N, }% H k7 m. T! g表2-2 汇报工作时的注意事项 ! { ^4 m" i# m
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( F' s- o% I6 i5 L 要主动进行汇报,而不是等上司来发问 | 9 _. [. i' T# F$ _( P; N" e( G
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报告的三大重点:简单、明了、具体 | & |7 B! u/ h* e4 D! e- W2 h
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汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要 |
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" w( G9 T! S. Y0 }& ]6 B) | 牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明 |
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工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测 |
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" N! F& E4 G; V! D8 e" p7 q 对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责 |
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对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任 |
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【举例】
9 Y8 R) _7 A8 X" t6 C: f林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。” . I) E9 R4 c0 }3 f& Z% i% B7 u
! V4 X! ~9 U- W' J( v" }【本讲小结】 % ? n1 J& ^8 x0 O. x1 M6 F% z+ F
本讲介绍了办公室礼仪。首先, |