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+ C, O; N6 ~# G8 p& J) `6 ~* W 同事之间的相处之道 $ C0 ]; L! c/ E! [ ]/ V/ R Q! p
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与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。
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1.树立男女平等的意识 : s$ \5 R3 [# z8 z! O% \/ A* ~
在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。 , x- K2 e8 N# b
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2.规范礼貌的称呼
; W5 S/ ~( i5 o* c% @对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。 / j7 ^! b/ P& }1 I! D. K& I! r
上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。 ' v& Z) Q! T' g! C
如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。 ( [" Q) F+ A: G7 a
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3.言行谨慎
3 }# U; a3 k2 A/ Y不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。
/ ?% x8 `) R! G, Z% h- H喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。 # W" b& |! u, G% i% r2 I3 E
' @, W% a' `- \2 w" ^& j【举例】 5 L4 R0 F' ^; |; `& t
秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。
. I6 ]7 q* a# C1 G8 d; V; @9 q有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。
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7 j* W% p4 D2 T3 s4.工作积极主动
* R! a6 ^$ l( Y+ |& u/ Q+ H认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。
# l$ }* k$ i- K. m v在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。 # G; W' u: q5 p( E8 O: J( t
6 h9 P5 V" {$ u% P7 h【举例】
- p9 Y' C3 a5 x" _& k小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。
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: ]! S' m; j$ Z" C* N5 @4 {5.遵守公众礼仪
3 V3 R; {0 F: @: a7 t办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。
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6.慎重对待办公室恋情 6 [1 G/ W# e- t. U& y& B0 s
办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。
7 Q: u$ f( l" S' T ?此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。 8 M9 \1 I2 \* U6 j8 |/ p
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【自检】 + l3 F$ F4 { E& C( N/ G
秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。 + w/ k) j- {4 ~% J) ^: w
(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”
& t: d1 Q' {) S6 p" X回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。
* T" y) V, V% D' i; L* y/ g/ {回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。
( n1 i$ R5 {- e(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。 % s4 i( p) T% ]9 j$ U% J+ `: g% j8 ]# Q
做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。 1 E8 g0 h# O$ n& T& q
做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。
: I7 _/ K/ l2 v5 e, T$ s(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。 4 s' F% Y( N, ]) s
做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。
& \" u" u: W! C0 C/ w' P z; @做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。
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要有敬业精神
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1.端正工作态度
% f" a5 T6 u: n5 [* u工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。 9 Z+ o3 x& e( x, }7 \) _* Q
事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。 ' \' t' q! F, w4 O7 ~0 @$ L
当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。
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2.树立专业形象 ) K9 C! `; `9 n
我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。
2 R/ }4 p6 F% f6 ]% o# H需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。 # i6 r1 p8 r; q {! d0 u" C6 {
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指令的接受与汇报
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; s- `4 Z! i) k+ K# Y1 Y) ^0 [/ b; U指令的接受 ( i4 q* y2 z- ]8 I0 L2 k( y
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1.接受直接上司的指令 $ t4 b& s/ c# \7 T* x3 _5 X0 M
一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:
0 v% Y: Z Z% x' x: ~) Y" b?清晰地响应,并即刻前往 3 U! _2 Y) B& w9 ~: }
听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。
: @+ q& A9 E/ Y& d% S5 L: [?向主管询问应办事项 8 S1 J4 q4 j2 p [
在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?” 2 k0 I2 w9 ~% ]7 ^
?逐条记录应办事项 9 k( @1 T5 w. D) N
对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。” & e2 U& Q, w) _; N
. ? F, L; P) ^: q% x) {! d【举例】 + {' u! [. A- |1 m
林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。 5 T# B$ I! h9 V6 G& b$ G
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表2-1 在接受指令时的注意事项
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准备纸笔,方便记录重点 |
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接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听 |
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- Y6 _3 E/ L- N- h) w) E 听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限 | 8 ^# K! u7 r3 D) v
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如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论 | ; O3 w: ~0 {# x- j
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: ?. K9 B- m$ f" E 如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持 |
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不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟 | * {9 p2 ?9 e& R z
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2.接受其他部门主管的指令 6 }! ^# p/ x s: Z
一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。 , ^) E% ]1 g9 D! B
7 T4 \, |* F) a6 J【自检】
8 j9 y( i Y2 S- r2 a分析下面的案例,回答问题。 , f% ]4 N- p8 a
秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。 . R5 J( S$ p* @/ a6 V
小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做? ' I4 S3 b( Q8 N% e7 z
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指令的汇报 ; G# h8 T0 T7 v: I o% C ~
秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。
( Y+ v7 e+ {: ~- ^ [?汇报的时间 " q1 R7 s8 B0 U6 o
何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。
! S1 C6 E/ ~" ^- A?汇报的方式 % a5 J0 d( m1 b9 ]9 Y' B
如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。 " Q, C0 E7 l& L7 M$ n
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表2-2 汇报工作时的注意事项 1 A) B* w* I1 l+ M. |$ g( Z
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要主动进行汇报,而不是等上司来发问 | - W8 n& L: U0 ~3 j! t G
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报告的三大重点:简单、明了、具体 |
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/ M: s9 l' C% ]5 N, K" u 汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要 |
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牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明 | 2 Z& r+ S2 W9 i1 C
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) M7 p) _8 j# ~. Z7 V" f
# t% a! i5 p8 B 工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测 |
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对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责 |
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7 i. a5 A1 v$ v6 g$ l' X' O 对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任 | . l( a; f/ p! l5 @" e4 q
3 \. k# M Z1 C8 J! G【举例】 1 y6 A& h* v, n* t9 s
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。” 6 M) l6 q+ v' z
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【本讲小结】 ( A8 E' i5 Z( `& f& z
本讲介绍了办公室礼仪。首先, |