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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
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同事之间的相处之道

" W1 P0 m5 p4 p* Q; Q' a8 F, R. j0 v

 

: g) Q- Q0 W) f$ h, D6 b0 J' f

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

. V- O7 |, r0 K: P# V3 ^6 H

' ^+ B% x4 h d$ z% y! J/ k4 ]

 

0 `% s, R! ^& c! K3 v" S

1.树立男女平等的意识

6 ~+ y8 X6 r# p. @5 N

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

' M9 Z: b/ S/ c/ G9 M3 ?, x4 b

 

( a6 q. g4 q: g

2.规范礼貌的称呼

+ {& C3 `* m! F( z& [5 L u! J

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

5 |0 w- D. {1 b/ R

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

$ Z/ c+ U, l7 u5 P, ^4 O: W

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

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+ L( p6 d" n6 l# G3 t

3.言行谨慎

7 o3 e# D2 K/ x

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

8 F K8 @3 k& r% n1 d

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

8 \9 ~; z- J4 w# o* H

 

+ i' g* u2 I$ N& m& M: b

【举例】

- p& `9 H7 G( j5 c7 r

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

7 ?, }7 A0 s! _3 Z( M3 A

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

4 s5 Z; l4 ^, ?5 m6 s

* E) n6 m; Y4 _ }+ S

 

* r& ^# W) d$ h2 L( s

4.工作积极主动

" l& o0 k! ` x' X4 }( N

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

* u+ Q" z7 W% {2 n* d

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

U P3 s6 x, r% u

 

: m' l. t; l4 ^$ B% k; K8 I

【举例】

& l! K' D! g7 @9 Q0 d# N3 }5 B

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

6 p# M4 P* K5 O" z

 

' k$ i/ N+ R- O4 a0 y( U

5.遵守公众礼仪

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办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

y8 o( C8 D" i" m

 

+ c1 W% g0 k2 @3 V, p' q, ^

6.慎重对待办公室恋情

/ s! e$ l* s. w

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

3 o5 `) M1 m5 X0 \) x

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

0 j: J8 i% F7 r9 {

 

7 h- e! v% B- f& e1 D e' z

【自检】

& L( |3 ^. J) v# b

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

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(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

( C5 d+ P% K# q" f! z( |

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

% p- f/ |+ j9 |. [

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

% u, Y1 `* S4 |; t; Q

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

5 q6 P- Y9 y! B: E

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

5 K9 K$ W3 _' @& p

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

) ~) ~, u: J( U7 U& ^

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

' x/ B' F8 S8 J. c" i+ f) u

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

9 F9 H# C* v6 t* f; v: Z; ~! m

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

: A- E: a9 u* m% M! v6 n) }& q

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* F8 \7 D7 ~# O" h& P& T

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, ~ v" u7 V& H U7 ^

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9 K- L) N9 i! q2 M0 F# s2 g0 N: ?9 M2 t

 


9 H) j+ }2 d/ J0 p

 

8 G/ U! r, R/ T5 w( Q8 |

要有敬业精神

, V! H7 }6 X2 f, G4 C& d

 

2 s9 d( ~4 [5 g4 A7 [( A/ Y$ G

1.端正工作态度

6 w4 J9 F5 x9 s

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

! Y2 \5 J2 N3 w b0 q. ^# u( U

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

3 B) K! _( D0 x/ M- N1 _0 V, e. w& R

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

( n0 p5 L/ w1 j4 o# ]& z' w

F9 r- {: `2 j9 r' d9 I! Z( k

 

1 q$ W2 w8 C' I- H; g% b; C8 A) e

2.树立专业形象

# H4 `/ W s0 p; A

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

: w, [/ _3 t* r; k

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


$ E6 h1 P5 I$ y4 \( M; ~ D: W; N5 Y

 

0 T8 \# ~* u9 Z0 d( a# b. v

指令的接受与汇报

9 {6 o7 D3 l8 |

 

$ p5 `8 W, C1 J

指令的接受

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& s7 o, b+ E2 D$ O' D$ B- \( }* i0 O

1.接受直接上司的指令

% D+ ^6 l4 w5 ^6 G

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

- W5 E6 N' q2 J7 d- f; S& L

?清晰地响应,并即刻前往

" Q; F* u! x, m) X2 X) J( J

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

, {- E7 o& @# b# I8 y" i

?向主管询问应办事项

- G0 ^5 y7 w' C: j( A1 d( A$ N

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

q5 c9 h/ w+ i9 U3 e a

?逐条记录应办事项

7 e. A! Q6 L' S* s! d! t6 S

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

) Z& U+ P) l7 Y& [. w# q. W

 

+ B0 O, D. K1 \2 L6 Q5 Q X

【举例】

2 l9 w: v. @% c' v# b0 Z. V

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

$ c/ w, u R) q+ i

 

, ~' I! K! Y u+ j2 A

表2-1    在接受指令时的注意事项

; ?9 V0 L3 t! R' O8 y- g
8 F' |" M% F; x( R' V& K0 S 4 W+ T3 k$ N$ X& ~+ [2 X7 O! R1 M* j- S5 N7 h0 V$ C9 M1 l! Q$ G7 u8 P: C- z7 ^+ f g4 @5 b* S% C+ X6 O% Y" b5 o1 J9 d4 h7 e$ o+ h2 a6 ~7 V- u* E8 J. D% Q- n8 _( \/ H4 a- U; x% H+ b* }+ R, y2 x4 U4 ]+ q6 B8 N" M! q, R/ M4 ~0 m# A# k& P$ j% ?& o) K" v+ y- T2 C/ R& T7 c' u {7 c0 Y. A# y% j8 y0 a3 y0 w* A. X# T% U! d* y" Z+ e* C9 F* V: u5 y" c4 P" R: M# M$ ^. I! j- y$ H: K0 a4 x, `3 \0 _' h& ?# A( Y8 M% z; ^8 T' d2 [" U* |/ K; u2 h; x* c( O4 |; d1 h# Y. s( M9 s% S
_! Q( t; w6 v N9 b

1

0 n( h' [# W. k* ]$ D

准备纸笔,方便记录重点

n& y/ B( ?- ^/ m

2

: d0 I! X. Q" {7 J" W' F

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

4 u7 Q2 L; k. u. v

3

+ M, u1 E. e" A% H( j

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

0 D8 m8 \' Y# e. H0 I; z

4

) C1 \8 E2 r; Y

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

; ~1 c' Y, o' z

5

+ `( W, M) F$ s1 r$ b, `- h

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

, ~ a# |9 W/ z! \+ t

6

- d4 W# F2 ?) r( l k

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

& e( t. H& N9 D) w

 

& Y% p6 V4 K- s: B8 r# S% F

2.接受其他部门主管的指令

h6 Q! @: g7 f8 }

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

% T1 O9 ^9 `2 O: u. N

 

( J _* [$ ? f; i& \

【自检】

! d" m- m5 a8 s. |

分析下面的案例,回答问题。

( W& t8 P7 c3 D, a, r7 R# u. [

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

! {$ U4 O, Y2 b* V$ `4 f

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

2 B- ~* ^: y. `9 s- h

@___________________________________________________________

6 M- h. x% ] B. |1 t' X

____________________________________________________________

1 R# K% I' x, t6 ~6 d

____________________________________________________________

# |! J. z/ n$ V* U k

 

' L+ r) o2 A( u. l- \

 

: i9 O6 b% e! {" o

指令的汇报

9 O4 Y7 [/ X; I5 V( Q6 n$ i

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

$ J+ U& _ l% {$ L. t& S2 J. T

?汇报的时间

% i2 {/ L' E, }. B# B3 Y

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

: n K% Q% N/ R, d6 T( C6 T

?汇报的方式

4 I' d$ x$ }% }8 z0 ?- |

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

' b- w! U, [* b% @' {. Y" ]& s

 

" y( X6 u/ `0 p* y% e9 _, K" v- t

表2-2    汇报工作时的注意事项

+ q+ c% p1 X% L/ P
1 j- C4 }' f! u5 w- G5 ] 4 L: v% \# O2 q7 A4 i6 I7 K- ]0 @0 d4 D5 _( Q1 ]+ C- Y# I9 h- [3 M6 I# Y9 n% J+ p, x: C2 N; o$ [( a+ [5 |6 q6 R& H1 m/ b' I6 n# M- l9 i4 l/ `5 d% S% B: A& T% s8 Q0 g L( g, t/ |* D" q/ A6 H' K2 Y2 W( V: D$ c3 @& O% w, U+ |6 v1 o& s. o- Q" [4 W% B: A) r9 D5 P" B9 r( R! L2 L, Z! c E+ \3 a. F- `: [9 z4 l: `. }# A3 r7 P2 v9 v0 T- u6 P6 n6 h* ]2 q' |/ l+ |# `5 K9 \5 w _$ k, g* U: M* w/ I6 O1 e2 H" g4 R f7 O" u* t' _: a$ ?, ~7 [! P9 b. l" g, X" t7 @; `& h3 Q5 K( W( i0 Z. j8 A: r7 q$ ]4 |" K( ?$ p5 c* X3 N J8 n: H" }; |* V/ b- h. m& y3 p: b7 {/ G; z
$ Q1 k$ {3 U b+ v

1

8 i0 a/ D3 M. d0 T k& L$ \& T

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

6 T$ ^2 S! p3 i

2

+ F. E O0 ?* n

报告的三大重点:简单、明了、具体

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3

7 D7 g$ j! h) b, d$ }% F

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

- A( g) ~5 G. ~

4

7 [7 T S- b) ~7 Y5 C$ a

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

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6 R$ _! |7 l# a6 y4 G" D+ j1 N9 ~3 d: B

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

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6

8 x/ n$ f/ N' K) d8 _+ E7 c

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

0 B" T4 a( o# e) i( M( R* }

7

9 Q+ V0 G2 L1 D/ y6 z/ r

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

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" M4 ]& ]! R; M' E# a8 ?& [

【举例】

0 \# Y9 x/ T- n

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

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6 ~" K- J+ P8 ~5 B) o! L& D' h

【本讲小结】

& G# B; _ Y1 P* j1 t

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测0 D. O9 `- F! T/ n& ~0 u  h8 f
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

/ N: _; y4 L6 X/ h. T

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

5 X9 v: l" \) N

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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