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同事之间的相处之道 8 F( V, l6 \6 Q5 p$ Q _6 j
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与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。
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! K/ c5 ^% _+ k# {1.树立男女平等的意识 % u% ]; f, E1 M& m* j, W
在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。
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" L5 ^# p" e& M2.规范礼貌的称呼
' Y9 h4 a5 O$ m( x8 M对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。
2 z) F# P. E8 w* f9 \上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。
4 v% t3 z$ Y6 d如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。
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3.言行谨慎 3 {3 u' W7 J2 w
不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。
# O1 R4 a. I5 U+ l喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。 0 K6 d$ h; w% V) r3 `
5 d; X; R7 a) `; c' g【举例】 ( Y' J* D8 r, M4 h
秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。
" K5 A( g# g8 a1 u3 m5 q L5 K" h有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。 3 k2 ?" {5 D; c
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* _, L# u7 N; V- c4.工作积极主动
Q2 Q6 w* H* m认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。 ' a0 b4 x1 K0 {' }
在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。
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【举例】 7 z! ]& `& F0 ^( \+ i' `6 X, |
小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。
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% N, x$ d2 E) W! h5.遵守公众礼仪 ( W! |- ^7 G. l
办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。
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4 ]" ~& _1 ~, N: Y, e6.慎重对待办公室恋情 $ E# l, T7 Y y3 ?! `
办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。
. l, G1 Y% ~* f7 t# u7 o此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。
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2 a5 o, L8 M, u* V! Z ~' [. \【自检】 5 g7 R& R) [( }" T* N% e
秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。
/ o+ O& x ?" O4 v# f! y6 c6 L(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”
6 |! S/ Z# Y8 t$ m3 C: E+ v回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。
5 C5 E/ w# F8 g回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。
/ a' B! S/ n5 a _(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。 1 i& W$ D* t! ~( k$ w
做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。 2 |. x, K. `( {+ x, t7 I! z5 ]( j0 G
做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。 5 h/ L# h' _! z' p
(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。 ! P# K, e6 C) b* I% k5 \* {
做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。 0 S. [! s4 c! Z
做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。 ) H0 @' K, m- N1 A
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6 Q, e! }$ J0 B0 v要有敬业精神 ( s n7 N4 f0 c
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1.端正工作态度
4 ]$ t2 m0 T7 j: k: C- E工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。
3 J7 ^2 S% v5 F1 a6 V" z事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。
6 d7 f8 y+ y2 T- k' [当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。
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* C! I5 u2 w5 H: q r& g2 M" U2.树立专业形象
0 n" z9 `+ K# J9 X我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。
& h$ D, _8 X" l5 ^需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。
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指令的接受与汇报
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) W) L9 R4 C; M: s7 G指令的接受
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0 E) L& `1 q: a8 P/ d1.接受直接上司的指令 8 l/ J' T/ p1 I0 M3 O3 \' T# O: c( b
一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:
P" h. z; [6 E1 m?清晰地响应,并即刻前往 ( {; ^+ b; G& v5 y' [: T
听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。 # m) Y! s- D6 N" |
?向主管询问应办事项
' {: [$ @, N [在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?” . @3 j. q2 @5 g" f
?逐条记录应办事项 . p$ H0 ^5 E* I( e( U
对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。” 0 a+ v, M. ]' D: N3 N0 ], V& ~
& q/ Z& s# _* X) J, L$ y& H7 q【举例】 ' L: ]" k% o9 y
林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。 * a+ d9 h: I- I) a% q! J# z
4 G5 j; Z, k4 n% @表2-1 在接受指令时的注意事项
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7 ^5 j8 L- N3 k% s$ O 准备纸笔,方便记录重点 |
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接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听 |
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听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限 |
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如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论 | 5 A6 \1 C/ O+ L$ x' e, J
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7 B8 T! z: w9 x- D6 u# o" ` 如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持 | 4 }& O9 Z, z# i# h' P4 ~
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" a1 m+ @. i4 A 不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟 |
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" H8 k4 F, W1 Y' k" M2.接受其他部门主管的指令
( Z0 j+ M4 H; P9 k5 A. X9 P- m一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。 8 A8 {$ x/ y* o5 m- b% F! F
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【自检】 3 u! p0 `$ ]; a
分析下面的案例,回答问题。
2 r" F7 a9 Y$ T+ F* {) z2 _秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。
' i- c2 f; F- A# F: U& I, e小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?
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指令的汇报
$ r( M" u: x% k6 d9 r' L: {* l2 z秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。 3 r2 t8 A# r' x4 Q; L
?汇报的时间 8 s0 _: c2 B/ R9 Z
何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。
& s8 U1 @! R& f$ _$ T" B?汇报的方式
9 s3 H7 j) A$ T1 F如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。
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- a9 I, {8 h3 q& s3 ]3 L表2-2 汇报工作时的注意事项
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要主动进行汇报,而不是等上司来发问 | 0 F5 ~: I/ S0 X( j" p
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& H# p( ]1 K$ Z- J4 y$ i6 P 报告的三大重点:简单、明了、具体 | , s7 w( R1 r- p* D$ @! G
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汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要 |
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牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明 | % L9 r( L6 Q( p. v3 D1 w
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工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测 |
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$ z! a, x" M3 Z# Q. j; O, Y) _. B 对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责 | $ Y2 r* d; V1 W+ R8 u
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对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任 |
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4 S3 i7 O' M/ i2 [2 A3 B【举例】 1 j ]% R% C. K" w% ]
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。” - r6 {4 J/ A0 B! l- i
- j1 K) `: l4 j* _9 k【本讲小结】
/ y, R) _( q" W4 t. l0 ], M4 Z. ~, x本讲介绍了办公室礼仪。首先, |