一个部门的办公室,工作职责远远不止是“担负着上情下达、下情上报、对外交往、综合协调、参与政务、搞好服务、管理事务等繁重的工作。”,而且要做好领导的参谋与助手,协调领导进行工作安排,进行有效的沟通与协调等,虽然每个人每天拥有一样多的时间,但是从经济学的角度看,每个人的“时间价值”都不相同,时间价值的另一个关联词是“效率”,所以,如何有效地管理时间,就成了办公室提高工作效率的关键。
! I3 P# j0 D' G% {8 A7 m- a% w) ] c2 {1 G _4 L" y
近日,本人有幸拜读了《水煮三国》一书,内容主要讲的是三国的故事,说的是管理的学问,作者成君忆用“大话三国”的文笔娓娓道来,看似荒诞不经,其实大有深意,他以古寓今,庄谐皆备,妙语迭出。在拜读《水煮三国》后,再审视我们忙忙碌碌的办公室工作,颇有心得。
+ d& c9 f1 U3 ^# v! A: i7 \- @. O% q$ w5 @3 W) }) d8 X
《水煮三国》第十四章“让时间快速增值的锦囊妙计”,谈到关于时间的管理,概述如下:
; r1 k! C' ^0 | e% b( U! k2 v5 V' i5 Y
刘备每天总是被一些琐碎的事务弄得团团转,常常是顾了这头顾不了那头。诸葛亮认为刘备需要掌握必要的时间管理技巧。5 @, u) A9 P! |2 Z# Q% u
- w% Y. ?9 G. t* r+ c* ^ i, P& v) s
诸葛亮说:“有关时间管理的技巧。大约可以分为高、中、低三个层次。低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录,在忙碌中自行调配时问和精力。中层次的管理技巧强调行事历与日程表,反映时间管理已注意到规划的重要性。高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理,按轻重缓急进行优先解决。”
0 r2 v8 A' ^5 ]- e; b) n4 p7 M0 F% a! W0 X& ~
刘备说:“如此说来,我还是一个只会使用便条的低层次的时间管理者。可是,我怎样才能掌握高层次的时间管理技巧呢?”
' @* J* `$ g `9 C+ Q6 S: J1 p7 F, o
这时,书童已将石块、碎石、细沙、水和一只大铁桶准备妥当。诸葛亮笑道:“高层次的时间管理技巧就在这只大铁桶里面。”/ R- u' U% S( a+ |
3 v" M* i: O9 Y: A& G( w诸葛亮说:“这只铁桶最大的容量,象征着在一段时间内,一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务,石块象征着重要、但不紧急的事务,细沙象征着紧急、但不重要的事务,水象征着既不重要也不紧急的事务。”他一边说,一边画事务分类表给刘备看。
9 K# E8 Z' m S( O- \) h1 c0 M5 W- l* ~3 q
, Z" O' ]$ _8 O" M
5 U5 R# k" E6 e
5 A5 ?- a& m/ z/ D6 \5 N1 y 紧 急
6 F: J' ?/ \9 W* {' X+ s8 b2 \ 不紧急1 E5 e& h: o& P
% A% K5 M) U. T0 x' ^+ u; X
重 要
( }' F3 f# K3 f. Y A(碎石型的事务)
, Q( s7 ]* h* N4 h* [/ [# z0 n: G7 ]0 I' i' X
) |- O" p2 g' s- q, i% I·危机
( i. u8 L! {' ~ Y6 m3 [# }+ d) y, u! E" G9 O4 C9 q
·急迫的问题
; ~* W# S3 ^& l8 J% d. U. l5 e: c: M. ` ]: ] I% R1 {
·有期限压力的计划3 l9 Q0 u- P; G- y- z
B(石块型的事务): q& K- x l4 k
+ H4 @) H- P6 n6 G
·发掘新机会
5 f# j) ]! ^" Y* B e, e0 Q) u
; ^5 H7 s: [* ?) Z/ r- b! D·规划
% x: s. \! j. j, b( n, Z( ^) w+ m4 Y4 f* z9 Z! s; `
·改进产能
" R) G& t7 ~7 f
! c& i+ D% ]& L3 I# v+ c L·建立伙伴关系
/ `# b6 r/ m6 x& c$ b+ g( u n: ?3 g5 Y) q& I# }. U* U
·防患于未然
5 b- k# r, y, L0 L5 B+ q % c2 Q' s8 J! R2 {# O$ ]
不重要
/ t% ]) o# H, G C(细沙型的事务)
. v( N& O; X8 w [8 X0 y: u u5 L9 E8 Z! R/ T+ b- T6 l2 d
·不速之客的接待9 ]5 n! g1 _- T' f2 D
& \& `5 V k4 v ^' L3 X
·某些信件、文件、电话的处理
, C; ]* g8 F- s- u" m
- v1 }) u& D4 C W/ Z/ v, a·某些会议的出席
( R7 E, W3 u! {' ^, q; {8 Y, f+ a& D7 m5 I
·某些必要而不重要的会议、活动% \. V# s d) T L8 _2 R
D(水型的事务)* j# B3 x1 ?4 Y: b% ]; x
, p1 l) O" D/ j·一些可做可不做的杂事' t9 ^9 O# R3 @% X
/ V% A4 J6 S: l `, _% O' u
·一些不必要的应酬9 l; Q7 ^/ n4 U. u0 G9 O
, `5 z/ A9 t2 m2 T% M9 Q
·有趣的活动2 e" `/ b# `# g, ?# D# a7 T
6 q" S6 H; `* B b) T( I
9 r8 }0 ^: Z, ?( A5 Y# x“你通常偏重于处理哪一类事务呢?”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答:“当然是A类。”
9 ?" K } U& L/ C0 \7 r. G3 }8 Y8 j- {0 r# }
诸葛亮继续问道:“那么,B 类事务呢?”刘备说:“我也知道B 类事务相当重要,可就是没有时间顾及”. t& S0 ?( J2 ?2 Q/ L
/ C' V9 d9 ^7 x L
诸葛亮问:“是不是像这样?”他把铁桶中装满碎石,然后,那块石头怎么也装不下去了。
4 h, i. p' g$ c; N0 J9 c- K p4 b
$ o) V6 D2 q# O5 I& T; M0 G# z( w“是这样。”刘备点点头。
/ y3 a: I' s" t0 N0 w$ S
' A9 G2 R1 `! s" Q d' m& U诸葛亮又问道:“如果换一种装法呢?”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时,他停下了来,问:“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”
/ V- i* @7 J7 W; k* i0 l7 r+ }: h' `: Y( e
“是。”刘备回答。$ s6 j' U4 K) ~6 y
" b7 S, h+ k$ [6 c% P7 g2 E7 t- _
“真的吗?”诸葛亮问。随后,他不紧不慢地抓起一把碎石,放在已装满石块的铁桶表面,然后慢慢摇晃,然后又抓起一把碎石…不一会儿,这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”诸葛亮又问。
+ g# ~' @( l1 b1 w& [, l; l; b, g1 ]4 k
“还……可以吧。”有了上一次的经验,刘备变得谨慎了。/ w: I1 }% F/ P/ M" o2 C
; `+ m" I+ q4 z6 Y3 D
“没错!”诸葛亮一边说,一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后,铁桶的表面就看不到细沙了。诸葛亮再一次间道:“现在铁桶装满了吗?”
9 I8 T) I4 Q! s) F5 _4 t x- X; I! A6 f& x9 R1 ~) y# H% m& Y! c9 @
还…没有。”刘备虽然这样回答,但心里其实没底。
& D1 P8 ]7 A8 |8 F6 r5 ?: B4 {: x0 T
“没错!”诸葛亮一边兴奋地说,一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了,诸葛亮抬起头来,微笑着问:“这个实验说明了什么?”
* Y- G5 f9 o3 V, s6 }
2 G9 h E3 y7 y+ f, D. V灵感像闪电一样从刘备的脑海划过,他惊奇地说:“我明白了,这就是您所说的分类处理、优先解决吗?”1 r; @0 Q8 j2 P2 m3 ]+ `" s4 c
& C! _' I8 H) ]4 S$ [4 o
|